Вопрос 18. Автоматизированные системы управления гостиницей.

АСУ- это специальные пакеты программ обеспечивающие работу гостиницы персонала на своих рабочих местах и оперативное принятие решений на всех этапах технологического цикла,т.е осн резервирование мест до получения отчета по деятельности гостиницы в целом. АСУ – основа информ системы отеля; – инструмент и ср-во управления; - способ повыш уровня сервиса для гостей и кач-во раб персонала; - новые возможности в области управления сервиса.

Ответ: АСУ предназначена для обеспечения эффективного функционирования объекта управления путем автоматизированного выполнения заданных функций. Степень автоматизации функций управления определяется производственной необходимостью и возможностями формализации процесса управления. Функции АСУ: - планирование и (или) прогнозирование; - учет, контроль, анализ; - координацию и (или) регулирование. Выбор системы управления: Правило выбора системы: - Необходимо провести первичное исследование рынка. Создается список определенных компаний, которые занимаются производством и продажей систем управления. На каждого производителя составляется запрос, где должны быть указаны все функции, которая должна выполнять выбранная система; - оформление запроса на коммерческое предложение; - демонстрация системы. Определяется на сколько четко и правдиво поставщик предоставлял информацию о системе. Перед демонстрацией составляется список вопросов, которые будут заданы при демонстрации. Должны быть прописаны все ньюансы, с которыми сталкивается отель. Зарубежные системы – Epitome (Libica), Fidelio, Opera. Отечественные системы – Эдельвейс, Отель-3, Русский отель, Key Hotel, Невский портье и Shelter. Сравнительная характеристика отечественных и зарубежных АСУ. 1. Стоимость зарубежных АСУ дороже (от 10 тыс.$), отечественных от 1 тыс.$ 2. Зарубежные системы предназначены для автоматизации всех сфер деятельности гостиницы. Наши включают в себя набор основных операций в гостинице. 3. Формы выходных документов – у наших систем уже адаптированы по требованию российского законодательства. 4. Базовая валюта в зарубежных одна, в наших многовалютный режим. 5. Ночной аудит в зарубежных проводится, в наших нет. 6. Расчетный час. В наших возможна почасовая оплата проживания, система автоматически начисляет сумму, в зарубежных менеджер за пол суток должен сам начислять. 7. Техническая поддержка. В наших системах процесс связаться по поводу модернизации, чем в зарубежных. Этапы автоматизации гостиничного сервиса: 1. Руководство должно четко осознавать необходимость автоматизации всех технологических и технических процессов. - цели и задачи автоматизации; - уровни усовершенствования системы. Основные преимущества автоматизации гостиничного сервиса: 1. замена устаревших информационных систем; 2. получение конкурентных преимуществ; 3. расширение ассортимента предлагаемых услуг; 4. автоматизация внутренних фирменных процессов; 5. автоматическая работа с клиентами, с партнерами, с филиалами. 6. оптимизация управления. 7. дополнительные возможности использования систем предприятия. 2. Полный поиск информации о системах бронирования, представленных на российских рынках. Принять решение о форме собственности. На сегодняшний день существуют следующие варианты: - создание системы исключительно под себя (по заказу); - приобретение прав пользования и распоряжения системой; - приобретение системы разработанной для нескольких гостиниц. 3. Подсчет средств, используемых на автоматизацию (от прокладки кабелей, установки нового оборудования до обучения персонала работе АСУ). Цена зависит от номерного фонда, от количества купленных модулей (кол-во служб, которые будут автоматизированы). + Дополнительные системы: система управления ресторанами и барами, система электронных замков и т.д. + Средства коммуникации и связи (локальная сеть, интернет). Необходимо заложить средства на техническое обслуживание системы. При отключении питания необходимо установить бесперебойное питание от дополнительного генератора. Необходимо заложить средства в GOS (глобальные сети бронирования). => Рассчитать эффективность внедрения АСУ, оценить риски, которые могут произойти. Предусмотреть возможность совместимости программного обеспечения. При заключении договора всегда есть риск неполучения обслуживания в том объеме, который прописан в договоре (чаще всего с неуплатой).

4. Поиск организаций, которые будут предоставлять АСУ => переговоры => договор на подключение. 5. Процесс внедрения системы на предприятие (2-3 дня). Обучение персонала (с помощью специальных небольших модулей (2-3 недели)). Специализированное программное обеспечение, используемое в гостиничном бизнесе Не входят в основной пакет систем, устанавливаются и поставляются отдельно. Все они устанавливаются на единую платформу и используется единая база данных. 1. Система Бух. Учета – 1С, Парус. Ф-ции : передача в автоматическом режиме всей финансовой информации, где она в последствии обрабатывается, анализируется. 2. Система управления ресторанами и барами – Майкрос, R-kuper, Рауз, Ресторан 2000. Могут работать как отдельно так и с АСУ. Функции: - на счет гостей могут посылаться счета за услуги ресторанов; - могут вести учет пакетов питания гостей; - системы могут работать с неограниченным количеством блюд, группируют блюда по категориям; - ведется учет ассортимента продуктов, движение продуктов; - может быть заложено 5 различных цен на одно и тоже блюдо; - на одно и тоже блюдо хранится до 12 рецептов приготовления; - ведется учет цен в зависимости от времени суток; - ведется учет и заполняемость столиков; - может распределять гостей по столикам; - может вести сенсорный прием заказов; - ведется жесткий учет продуктов; - ведется учет клиентов, которые пользуются услугами ресторанов извне; - работают с кассовыми аппартами. 3. Система автоматизации мини-баров. Автоматический перевод денежных средств за пользование мини-баром. Каждая бутылка стоит на своем датчике. 4. Система программирования АТС – связана с базовой системой. Функции: - открытие и закрытие телефонной линии в номере гостя; - возможность работы с различными линиями (международная, внутренняя, региональная); - автоматическое начисление на счет гостя стоимость разговора; - продолжительность разговора, указывается категория звонка, телефонный номер без последних 4-х цифр, даты звонка; - можно оставлять голосовые сообщения для гостей; - можно изменять статус номера. 5. Система платного интерактивного телевидения. Функции: - просмотр платных телеканалов - начисление на счет за просмотр - возможность открывать и закрывать доступ к телеканалам - можно оставлять сообщения для гостя - гость может получить любую справочную информацию - через телевизионный канал можно заказать дополнительные услуги - можно менять статус номера - можно начислять на счет сумму за использование мини-бара, интернета Смартвидео, Видеолюкс. 6. Система контроля доступа в номер (система электронных замков) Функции: - автоматическое создание ключа – карты, куда сносятся все зоны действия, куда может попасть гость Ключи – карты могут быть одноразовые и многоразовые (перепрограммирование) - электронные замки имеют большой объем памяти (более чем на 10 тыс. входов) - возможность работы с огромным количеством отчетов - служебные карточки меняются часто - электронные замки работают на обычных аккумуляторах или батарейках Таймлюкс, Теса 7. Система управления энергосбережением и кондиционированием Функции: - изменение в автоматическом режиме статуса номера – автоматически отключается свет, кондиционер, горячая вода 8. Система электронных киосков – связана с системами складского учета, которые ведут учет наличия продукции, списания продукции. У всех киосков есть единый пульт управления. 9. Контрольно – аналитические системы. Функции: - ведение управлением отчетности - свободная информация про расходные и доходные части - статистический контроль - оптимизация прибыли - бюджет.

Зарубежные автоматизированные системы управления:

1.Епитоме (америк сист-ма. Разраб-на Либро интернешнл)- система многомодульная.Осн-ая хар-ка: большой набор различных функ-ций для управл гост.2.Групповое и индивид бронир-ние 3. Поселение гостей. 4.Расчеты с гостями 5.Работа горничных 6. Работа с дебиторскими счетами т/а. 7. Расчет тарифов 8. Подарочн-ые сертификаты 9. Проведение ночного аудита. Возможность настройки системы доп. Модулями.

Наиб.распростр.универс.продуктом явл. Фиделио (немецкая система) распростронена в России-поддерж.все этапы работы гост, подходит для любых гостиниц. Функциональный комплекс разбит на несколько модулей:брон,блок упр.номерн.фондом,упр.тарифами,пакетирование услуг,регистр.и выписка гостей, подготовка отчетов и т.д. полностью русифицирована.

Опера –м.б совместима с системой ресторанов и баров, с системой электронных замков, система автоматизир минибаров. В этой системе действует ночной аудит,программа постоянного клиента. Система поддерживает много языков. Одна базовая валюта.

Отечественные системы управления гостиницей:

АСУ отелем Edelweiss/Medallion (разработка компании «Рексофт», Санкт-Петербург), установленная в нескольких десятках российских и союзных гостиниц и работающая более чем в 600 отелях по всему миру, полностью автоматизирует фронт-офис гостиницы. В отличие от своих аналогов данная система, помимо соответствия западным стандартам, имеет специфические российские особенности. Edelweiss построен по модульному принципу, что позволяет настраивать систему под нужды конкретного заказчика (номерной фонд, услуги, тарифы).В зависимости от набора модулей система успешно функционирует на различных предприятиях индустрии гостеприимства: в гостиницах, малых отелях, домах отдыха, пансионатах и санаториях. Система может работать и с группами и со счетами и т..д В этой системе можно поселить гостя на койко место т.е одно место в многоместном номере.Система многовалютная.

Отель 3 – 94г .Основные фун-кции такиеже. Система не может работать с неск-кими интерфейсами. Каждый пользователь может изменять систему,видоизменять систему.

Русский отель- 99г. Производ-ль москва. Сист-ма вкл-ет: сист-му управл-ия гостиницей +систему управл ресторанами и барами .Сист-ма может работать как локально так и в сети. Ф-ции: прием, размещение,бронир-ние,работа со счетами. Многовалютный режим

На сегодн.день в мире существ. 4 по-настоящему глоб.сист.резерв.: амадеус,галлилео, сейбр,ворлдспан. В России еще сахара

Амадеус –глобальная система, распространена в Европе. 139 стран используют услуги. Информац о себе,здесь расположили 800 авиакомпаний,62000 гост-ц,компании по прокату авто, 9 круизных компаний. С этой системой работают и страховые компании. Сист-ма появилась в 83 году, разработч-ми этой системы были авиакомпании аэр фрэнс. На росссийс-ом рынке с 93г представлена,гл офис в Мадриде. Гл. комп-р – где вся база данных наход-ся в Германии. Амадеус занимает 75% всего рынка.

Галлилео-комплекс подсистем. Осн-ые функ-ции как в амадеус. Появилась система в 87г. Гл офис находится в США. Чуть больше 500 авиакомпаний,14000 гост-ц,также можно посмотреть информ-цию О погоде. В системе нет никаких скидок.

Ворлдспан – распростр-на в Америке.Появил-сь в 90-ые г. По европе заним-ет 3-е место. Сэйбр – 66г. Самая 1-ая система. Все российскиеавиакомпании перешли на сейбр с этого года.