Вопросы для самоконтроля

1. Охарактеризуйте основные виды деловых писем и объясните, чем обусловлено разнообразие их содержания.

2. Расскажите об особенностях речевого этикета делового письма.

3. Что представляет собой стилистика текста делового письма.

Задания

1. Прочитайте и дополните приведенные ряды стандартных конструкций, которые употребляются в деловых письмах для формулирования:

а) причин обращения:

по причине задержки….

в связи с неполучением счета-фактуры…

ввиду несоответствия ваших действий...

ранее принятые договоренности….

ввиду задержки получения товара…

вследствие изменения цен на…

б) целей:

в целях скорейшего решения вопроса…

в целях выполнения ранее принятых договоренностей…

для согласования спорных вопросов…

во избежание конфликтных ситуаций…

в) ссылок:

ссылаясь на Ваше письмо от…

в соответствии с достигнутой договоренностью…

ссылаясь на Ваш запрос от …

на основании распоряжения о…

2. Укажите, какие глаголы-перформативы (от англ. to perform – ‘действовать’) используются в письмах-напоминаниях, письмах-подтверждениях, информационных письмах.

3. Укажите, в каком случае вы употребите в деловом письме модель «В соответствии с…»:

а) если вы хотите выразить претензии к стороне, нарушившей принятые на себя обязательства;

б) если те или иные мероприятия вытекают из ранее предпринимаемых действий.

4. Определите, какая форма лица (одна какая-либо или все три из приведенных ниже) используется для передачи предпринимаемых действий, если автор письма лицо «юридическое» (организация, учреждение, предприятие, фирма):

а) первого лица мн. числа;

б) третьего лица ед. числа;

в) третьего лица мн. числа.

Приведите примеры использования данных форм в письме-просьбе, письме-подтверждении, информационном письме, которые отправляются совместным российско-английским предприятием «Рэнк ксерокс».

5. Закончите фразы информационного письма, в котором а) сообщается о каких-либо мероприятиях; б) речь идет о предмете, представляющем интерес для адресата и адресанта.

1) Извещаем Вас, что… 2) Информируем … 3) Ставим Вас в известность, что… 4) Просим принять участие… 5) Нам приятно сообщить, что…

6. Продолжите начало сопроводительного письма, в котором содержится информация о направлении адресату материальных ценностей или пакета документов.

1) Направляем… 2) Высылаем… 3) Возвращаем… 4) Представляем на согласование… 5) Посылаем…

7. Вставьте вместо точек в нужной форме глаголы, подходящие по смыслу, которые могут употребляться в письме-просьбе, сопроводительном письме, письме-подтверждении.

1) … проверить ход выполнения работ по изготовлению заказанных каталогов. 2) …подробные чертежи сборки машин. 3) … запрошенные Вами протоколы испытаний. 4) …Ваши условия поставки оборудования. 5) … сообщить о возможности приезда к нам Вашего представителя. 6) …получение заказанных нами каталогов.

8. Назовите вид письма, в котором употребляются следующие фразы:

1) Мы официально заявляем Вам, что присланные Вами чертежи не отвечают современным техническим требованиям. 2) Акт экспертизы показывает, что качество втулок не соответствует ГОСТу. 3) К сожалению, мы должны поставить Вас в известность, что мы не удовлетворены качеством изделий, выпускаемых вашим предприятием.

9. Составьте заключительные фразы писем, с помощью которых вы а) просите не задерживать ответ; б) выражаете благодарность за помощь; в) надеетесь на быстрый ответ; г) рассчитываете на дальнейшее сотрудничество.

10. Укажите, какие этикетные формы официального письменного обращения вы употребите, если: а) вы обращаетесь к лицам одного профессионального круга; б) вы обращаетесь к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления.

Какие наиболее общие формулы обращения используются в современных деловых письмах?

11. Продолжите ряд приведенных профессиональных идиом, которые используются в деловой переписке.

В порядке обмена опытом

В порядке оказания технической помощи

В порядке исключения

Согласно Вашей просьбе

В соответствии с достигнутой договоренностью

12. Разверните по образцу фразы, в которых выражаются гарантии.

Образец: Оплату гарантируем – Оплату гарантируем через отделение Госбанка с расчетного счета № … – Оплату гарантируем через отделение Госбанка с расчетным счетом №… в месячный срок до завершения работ.

1) Возврат станка гарантируем. 2) Производство ремонта гарантируем. 3) Свертывание фронта работ гарантируем.

13. Ознакомьтесь с текстом деловых писем. Выделите в них смысловые части. Укажите, какие языковые формулы используются для передачи того или иного смысла. Отметьте те элементы структуры письма, которые являются обязательными. Определите вид письма.

1) Совместное российско-американское предприятие «Меддиагностика»	24 февраля 2006 г.
Санкт-Петербург, 197177, Большой проспект, 10, корп. 2.

Уважаемые господа!

Научно-производственный центр «Медтехника», как Вы, возможно, знаете, является одной из крупнейших фирм в стране, производящих и реализующих медицинское оборудование. Центр проводит также научно-исследовательскую работу по созданию новейших компьютерных методик медицинской диагностики. Мы экспортируем свою продукцию в десятки стран мира. Специалисты шести наших филиалов работают в тесном контакте с ведущими клиниками страны.

Мы с удовольствием посылаем Вам наши проспекты и два последних каталога, в которых представлены новейшие образцы диагностического оборудования.

Мы надеемся, что некоторые из наших новых аппаратов заинтересуют Вас. По Вашей просьбе мы вышлем Вам интересующие Вас образцы для детального изучения.

Мы рассчитываем на начало диалога и на дальнейшее установление взаимного сотрудничества.

С уважением Генеральный директор НПЦ «Медтехника Приложение: проспект. 2.	М.В. Михайлов
НПЦ «Медтехника» 121076, г. Москва,	18 марта 2006 г.
ул. Красносельская, д.6

Уважаемые господа!

С благодарностью сообщаем Вам, что присланные Вами материалы вызвали интерес у сотрудников нашей фирмы.

Мы внимательно изучили Ваши новые каталоги. Рады сообщить Вам, что диагностическая аппаратура, представленная в последнем каталоге (позиции 5, 8, 11, 24), полностью соответствует направлению деятельности нашей фирмы. Мы готовы к сотрудничеству с Вами. Нам было бы интересно ознакомиться с Вашей работой по созданию компьютерных методик медицинской диагностики.

Мы были бы очень признательны Вам, если бы Вы позволили мне и главному инженеру нашей фирмы посетить Ваш центр для обсуждения перспектив нашей совместной деятельности. Мы можем приехать в любое удобное для Вас время.

С надеждой на плодотворное сотрудничество и наилучшими пожеланиями

Директор Совместного российско-американского предприятия «Меддиагностика»

Питер Уайт

14. Составьте начало писем-благодарностей официальному лицу в соответствии с приведенными ниже фактами. Начните письмо с обращения. Вам необходимо поблагодарить за:

– быстрый ответ на письмо;

– информационное письмо о сроках и месте проведения конференции;

– письмо, в котором вам сообщают о том, что вашу просьбу выполнили.

15. Проанализируйте текст письма-запроса. Укажите, какие фактические сведения в нем являются лишними, а каких не хватает. Отметьте нарушения этикета деловой переписки.

Уважаемые товарищи!

Я окончил три курса дневного отделения химико-технологического института и с 2006 года работаю в АОЗТ «Никель» в должности мастера и учусь на заочном отделении института. С 2005 года сотрудничаю в многотиражной печати, имею опубликованные работы.

Очень прошу написать мне письмо, чтобы я знал, на каких условиях возможен перевод на факультет журналистики из технического вуза. Какие предметы нужно досдать? Какие нужно представить документы для перевода?

16. Составьте гарантийное письмо, в котором адресату даются гарантии качества и оплаты выполненной работы или предоставления каких-либо услуг (помещения, жилья и т.п.). Используйте клише, выражающие гарантии: качество продукции фирма гарантирует; оплату гарантируем.

17. Составьте письмо-рекламацию в адрес нерадивой организации-поставщика, которая должна была по договору поставить в I квартале 2007 года кожаной фурнитуры на общую сумму 20000 рублей. Продукции недопоставлено на сумму 5000 рублей. При составлении письма необходимо учесть, что рекламация должна включать основание (факты) для предъявления претензии; доказательства (например, акт экспертизы или ссылку на соответствующий документ); конкретные требования.

18. Составьте ответ на рекламацию (см. задание 17). Учтите следующие особенности составления подобных писем, в котором вы должны сообщить следующее: претензия принята к рассмотрению; претензия удовлетворяется (полностью или частично с указанием срока и способа удовлетворения) или отклоняется (полностью или частично с указанием мотива и ссылкой на документы, обосновывающие это решение).

При составлении письма используйте следующие стандартные выражения:

Приносим свои извинения за… Сообщаем, что Ваша рекламация удовлетворяется (принята к рассмотрению)… Сообщаем, что недопоставленное количество товара будет отгружено Вам… Ваша претензия признана необоснованной.

19. Закончите письмо-напоминание, в котором вы напоминаете адресату о необходимости выполнения принятых договоренностей. Укажите на те меры, к которым Вы вынуждены будете прибегнуть в случае невыполнения договоренностей (принятых решений).

Напоминаем Вам, что Ваша фирма до сих пор не представила заказанный нами проект строительства котельной. В соответствии с договоренностью Вы должны были разработать проект до 15 марта с.г.

20. Какого типа письмо вы пошлете одновременно с поставкой товара покупателю в соответствии с заключенным с ним контрактом. Составьте это письмо.

21. Вы получили предоплату, после чего по условиям контракта должны отправить деловому партнеру товар. Подтвердите письмом факт получения предоплаты.

22. Составьте деловое письмо, в котором сообщите, что Вы уже получили образцы товаров, поблагодарите за своевременный ответ на Ваше письмо, попросите выслать Вам новый прейскурант. В конце письма выразите надежду на скорый ответ.

23. Вы получили письмо от руководителя фирмы «Ортекс» Николая Петровича Селезнева. Он пишет, что прочитал рекламу о вашей фирме и заинтересовался направлением ее деятельности, в связи с чем хотел бы получить некоторые дополнительные сведения о вашей фирме. В частности, его интересует структура фирмы, информация об учредителях фирмы, ее параметрах, а также уставной фонд, годовой оборот и прибыли фирмы.

Напишите ответ на письмо.

12. Составьте один из видов делового письма на производственную тему.

3.3.4. Реклама как разновидность деловой коммуникации

Реклама в настоящее время стала развитой индустрией, рекламная деятельность является непременной составляющей развития рыночных отношений. Основные задачи рекламы в условиях развитого рынка – информировать потребителя не просто о товаре или услуге, а об имеющемся выборе и быть для компаний-производителей эффективным средством борьбы за деньги потребителя. Поэтому рекламу рассматривают как форму коммуникации, которая пытается перевести качество товаров и услуг, а также идеи на язык нужд и запросов потребителей.

Будучи частью маркетинговой коммуникации, реклама выполняет ряд функций: экономическую, общественную (социальную), информативную, воздействующую.

Реклама как сфера маркетинговой коммуникации реализует себя в рекламных обращениях посредством рекламных текстов. Дадим рабочее определение рекламного текста.

Рекламный текст – коммуникативная единица, функционирующая в сфере маркетинговой коммуникации для продвижения товара, услуги, лица или субъекта, идеи, социальной ценности.

Составитель рекламного текста должен решить несколько задач - привлечь внимание, заинтересовать, сформировать положительную оценку рекламируемого товара или услуги и сделать так, чтобы человек из потребителя рекламной информации превратился в потенциального потребителя рекламируемой продукции или услуги.

Различают несколько типов рекламы: информативная, сравнительная, напоминающая, подкрепляющая. Тип рекламы определяется целями, которые ставит перед собой рекламодатель.

Информативная реклама преобладает в основном на этапе выведения товара на рынок, когда стоит задача создать первичный спрос. Информативная реклама рассказывает потребителю о новинках или о новых применениях существующего товара. Она информирует рынок об изменении цены, объясняет принципы действия товара, описывает предлагаемые услуги, формирует образ какой-либо фирмы, рассеивает возможные опасения, сомнения потребителя.

Увещевательная реклама приобретает особую значимость на этапе роста потребителя какого-либо товара. В задачу увещевательной рекламы входит убеждение потребителя совершить покупку не откладывая. Увещевательная реклама формирует у потребителя предпочтение к какой-либо марке, поощряет переключение покупателя на новую марку, увеличивает посещаемость магазинов.

Часть увещевательных объявлений смещается в категорию сравнительной рекламы, которая стремится утвердить преимущество одной марки за счет конкретного сравнения ее с одной или несколькими маркам в рамках данного товарного класса. Сравнительной рекламой часто пользуются производители дезодорантов, зубных паст, автомашин.

Напоминающая реклама чрезвычайно важна на этапе зрелости фирмы, для того чтобы заставить потребителя вспомнить о товаре. Цель дорогих объявлений «Кока-кола» в журналах - напомнить людям о напитке, а вовсе не в том, чтобы проинформировать или убедить их.

Успешной реклама станет в том случае, если составителю рекламных текстов удается найти запоминающие слова, привлекающие внимание зрительные образы.