- •Оглавление
- •Введение
- •Глава 1. Язык и речь
- •1.1. Язык и связанные с ним понятия
- •1.2. Формы существования языка
- •Вопросы для самоконтроля
- •Рекомендуемая литература
- •Задания
- •1.3. Разновидности речи
- •Вопросы для самоконтроля
- •Рекомендуемая литература
- •Задания
- •Глава 2. Культура речи
- •2.1. Понятие культуры речи
- •2.2. Нормативный аспект культуры речи
- •Вопросы для самоконтроля
- •Рекомендуемая литература
- •Задания
- •2.3. Нормы ударения
- •2.4. Нормы произношения
- •Вопросы для самоконтроля
- •Рекомендуемая литература
- •Лингвистический (фонетический) комментарий
- •Задания1
- •2.5. Лексические нормы
- •Вопросы для самоконтроля
- •Рекомендуемая литература
- •Задания
- •1. Длинный – длительный
- •2. Праздный – праздничный
- •3. Освоить – усвоить
- •2.6. Грамматические нормы
- •2.6. 1. Характеристика морфологических норм
- •Вопросы для самоконтроля
- •Рекомендуемая литература
- •Задания2
- •2.6.2. Характеристика синтаксических норм
- •Вопросы для самоконтроля
- •Рекомендуемая литература
- •Лингвистический (синтаксический) комментарий
- •Задания
- •2.7. Коммуникативный аспект культуры речи
- •2.7.1. Коммуникативные качества речи
- •2.7.2. Основные правила ведения разговора (коммуникативный кодекс)
- •Вопросы для самоконтроля
- •Рекомендуемая литература
- •Лингвистический комментарий
- •Задания3
- •2.8. Этический аспект культуры речи
- •Вопросы для самоконтроля
- •Рекомендуемая литература
- •Задания
- •Глава 3. Функциональные стили речи
- •3.1. Общая характеристика стилей
- •Вопросы для самоконтроля
- •Рекомендуемая литература
- •3.2. Научный стиль речи
- •Вопросы для самоконтроля
- •Рекомендуемая литература
- •Задания
- •Сущность и основные функции рекламы
- •Задания
- •Рождение открытия
- •Озеро Байкал
- •Магнитные бури
- •1. Текстильные материалы
- •2. Воздействие музыки
- •3.2.3. Структура, содержание и языковое оформление реферата
- •1) Информативный реферат на основе темы
- •2 Часть – Основная.
- •3 Часть – Заключение.
- •2) Информативный реферат на основе одного текста
- •Задания
- •Культурология как учебная дисциплина
- •О соотношении понятий человек, природа и искусственная среда
- •1. Реклама – двигатель торговли
- •2. Сущность рекламы
- •1. Глобализация экономики и туризм
- •2. Туризм как показатель социального статуса
- •3. Российский турист: каковы нынешние предпочтения?
- •3.3. Официально-деловой стиль
- •4. Стандартизация лексической сочетаемости:
- •5. Прочитайте предложения и определите их функционально-стилистическую принадлежность. Обратите внимание на выделенные слова и охарактеризуйте их с точки зрения стилистической окраски.
- •3.3.1. Наиболее типичные ошибки при овладении нормативным аспектом деловой речи Лексические ошибки
- •Ошибки, связанные с нарушением грамматических норм
- •Задания
- •3.3.2. Жанры деловых текстов
- •Основные особенности личных деловых бумаг
- •Жанры-побуждения
- •Жанры-обязательства
- •Повествовательные жанры
- •Образец
- •19 Сентября 1978 г.
- •Вопросы для самоконтроля
- •Рекомендуемая литература
- •Задания
- •3.3.3. Деловое письмо и основные требования к его составлению
- •Стилистика текста делового письма
- •Вопросы для самоконтроля
- •Задания
- •Особенности языка рекламы
- •Вопросы для самоконтроля
- •Рекомендуемая литература
- •Задания
- •3.4. Публицистический стиль
- •Вопросы для самоконтроля
- •Рекомендуемая литература
- •Задания
- •3.5. Разговорный стиль
- •3.5.1. Понятия «разговорный стиль», «разговорная речь»
- •3.5.2. Языковые особенности разговорной речи
- •Задания
- •Глава 4. Речевое общение
- •4.1. Содержание понятия «общение»
- •4.2. Структура речевой коммуникации
- •4.3. Доказательность и убедительность речи
- •Вопросы для самопроверки
- •Рекомендуемая литература
- •Задания
- •Заключение
3.3.3. Деловое письмо и основные требования к его составлению
Неотъемлемой составляющей профессиональной компетенции делового общения является владение навыками и умениями составления деловой корреспонденции. Деловые письма являются особым типом документов, регулирующих экономические и социальные отношения между корреспондентами. Разнообразие содержания деловых писем обусловлено тем, что с их помощью решаются многочисленные вопросы, возникающие в управленческой деятельности. Данный факт обусловил необходимость классификации писем по аспектам в зависимости от содержания (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-просьба, письмо-рекламация, письмо-подтверждение, гарантийное письмо и др.)5
Формирование навыков и умений овладения деловой перепиской связано с усвоением следующих составляющих, лежащих в основе требований, предъявляемых к составлению современной деловой корреспонденции: структура письма, текст письма (требования к содержанию, оформление текста с использованием стандартных языковых клише), этикет деловой переписки, особенности используемых лингвистических приемов.
Структура письма
Структура (или композиция) официального письма – это последовательное расположение его составных частей. Их двух выделяемых структур (2-х частная и 3-х частная) наиболее рациональной признается структура текста, состоящая из двух частей. В первой части излагаются факты и события, послужившие основанием для составления документа, во второй части – выводы, просьбы, предложения, решения, распоряжения.
Структурной частью текста делового письма нередко выступает заголовок, который отражает тематику, содержание и основную идею послания. При формулировании заголовка следует обратить внимание на то, чтобы он был недвузначным, логически связан с текстом.
Предлагаем ознакомиться с Таблицей 2, в которой в соответствии с принятой классификацией видов писем и в зависимости от их содержания приводятся языковые конструкции, используемые в текстах деловых писем. Предлагаемые клише могут быть использованы в практической работе как справочный материал.
Таблица 2
|
Вид письма |
Цели и намерения, которые реализует автор |
Языковые формулы-клише, используемые в письме | |
|
Сопроводительное письмо |
Информирование о направлении адресату прилагаемых к письму документов или материальных ценностей |
Направляем (возвращаем, представляем) на утверждение (согласование)аправляем (возвращаем, представляем) на утверждение (сьму документов или материальных ценнотей приводятся языковые конструкти и | |
|
Письмо-просьба |
Изложение просьбы от имени предприятий, организаций, учреждений. Сообщение о заинтересованности предприятия в исполнении просьбы. Побуждение к какому-либо действию адресата в форме просьбы. |
– Прошу (просим)… дирекция, администрация, кооператив просят (просит)… | |
|
– Обращаемся (к Вам) с просьбой – Прошу (просим) Вас – Мы просили бы (вас) – Не могли бы Вы – Мы будем благодарны, если вы сможете – Мы хотели бы – В соответствии с нашей договоренностью |
прислать выслать направить (нам)
сообщить
получить просим | ||
|
Информационное письмо |
Сообщение о каких-либо фактах или мероприятиях. Извещение, уведомление, информация о предмете, представляющем взаимный интерес Пропаганда различной продукции или деятельности предприятия |
– Извещаем, уведомляем, информируем, сообщаем, – Ставим Вас в известность, доводим до Вашего сведения, – Нам приятно сообщить, – в ответ на Ваше письмо |
что…
сообщаем, извещаем, что… |
|
Письмо-подтверждение |
Уведомление отправителя о получении документов, ценностей. Подтверждение фактов, действий |
– Подтверждаем получение (Вашего заказа…) – Подтверждаем условия поставки – Образцы товаров Вашего производства нами получены | |
|
Письмо-напоминание |
Напоминание о необходимости ответа на запрос. Напоминание о необходимости выполнения принятых решений, договоренностей и указания мер, которые будут приняты в случае их невыполнения. |
– Напоминаем, что Вам необходимо в срок до… |
направить предоставить, выполнить |
|
– При неполучении Вашего ответа мы будем вынуждены… | |||
|
Письмо-благодарность |
Благодарность за что-либо (за полученные образцы товара, каталог, информацию, приглашение и т.д.) |
– Благодарим Вас – Мы признательны Вам – Выражаем благодарность – Заранее благодарим (Вас) |
за то, что… |
|
Письмо-рекламация |
Предъявление претензий к стороне, нарушившей принятие на себя по контракту (договору) обязательства, требования возмещения убытка |
– Мы официально заявляем Вам рекламацию на…(в отношении…) – (При этом) направляем Вам товар, рекламационный акт в связи с … – К нашему большому сожалению сообщаем Вам, что… – Прибывшая партия не соответствует по качеству присланным ранее образцам – К сожалению, мы должны поставить Вас в известность, что… – Акт экспертизы показывает, что… | |
|
Письмо-приглашение |
Приглашение на какое-либо мероприятие (заседание, совещание, конференцию, семинар и т. д.) |
– Приглашаем Вас… – Имеем честь пригласить Вас на … посетить… принять участие в… – Просим принять участие в… | |
Речевой этикет письма (формы обращения)
В официальной письменной речи сложились формы обращения, используемые при составлении деловых писем. Наиболее распространенные обращения с учетом ситуаций, в которых данные формулы обращения используются, приведены в Таблице 3.
Таблица 3
|
Формула обращения в письменной речи |
Ситуации, в которых используются данные формулы обращения |
|
Уважаемый господин… (фамилия)! Уважаемая госпожа… (фамилия)! Уважаемые господа! |
Наиболее общая формула обращения |
|
Уважаемый Анатолий Иванович! |
В письмах-приглашениях, поздравлениях, извещениях допускается обращение по имени отчеству |
|
Уважаемые коллеги! |
При обращении к лицам одного профессионального круга |
|
Уважаемые друзья! |
В письмах-поздравлениях, обращенных к коллективу |
|
Уважаемый господин мэр! |
При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления. |
Согласно правилам делового этикета, если письмо начинается с личного обращения, то заканчиваться оно должно формулой вежливости: «С уважением…».
Заключительная формула вежливости выбирается на усмотрение автора, в соответствии с тем насколько официальным или неофициальным является послание. «С уважением…» соответствует строго официальному посланию, «С уважением, Ваш» – полуофициальному, «Искренне Ваш» – неофициальному.