Стилистика текста делового письма

Чтобы составить убедительное аргументированное деловое письмо, нужно уметь правильно использовать некоторые лингвистические приемы. В частности, необходимо обращать внимание на употребление залога, смысловую функцию порядка слов, правила построения предложения и соединение предложений в единый текст.

1. Выбор залога

Действительный залог употребляется тогда, когда следует выделить субъект действия. При употреблении действительного залога фраза, как правило, начинается с подлежащего. Например: «Юридическая часть Министерства образования РФ разъясняет…», «Старший технолог Дмитриева Н. Н. грубо нарушает правила техники безопасности».

Если субъект действия не указывается, а подразумевается, то подлежащее отсутствует. Например: «Высылаю Вам наложенным платежом…».

Страдательный залог употребляется тогда, когда факт свершения действия имеет большее значение, чем указание на лиц, совершивших действие. Например: «Оплата гарантируется. Письмо отправлено. Сроки выполнения работ срываются. Ваше предложение одобрено».

Составителям деловых писем нужно помнить, что с помощью залога выражается этическая оценка предпринимаемых действий. Например:

Действительный залог	Страдательный залог
Вы не выполняете моего указания по производству текущего ремонта в сети наружного освещения. Цель высказывания – невыполнение указания вменяется в вину конкретному человеку.	Мои указания по производству текущего ремонта в сети наружного освещения не выполняются. Цель высказывания – внимание концентрируется лишь на факте невыполнения указаний, а конкретный виновник прямо не называется.

2. Роль порядка слов в передаче информации

Составление деловых писем требует учета информационной роли порядка слов в предложении. В письменной речи она возрастает к концу предложения, поэтому сначала до сказуемого идет вспомогательная информация, а затем – основная.

Смысл фразы меняется в зависимости от того, где расположена информация: в начале или в конце предложения.

Например:

По решению арбитражного суда задолженность необходимо погасить до 12 августа 2007 года. Цель выказывания – указать срок погашения задолженности.

Задолженность необходимо погасить до 12 августа 2007 года по решению арбитражного суда. Цель высказывания – указать на организацию, которая вынесла решение.

3. Правила построения предложений

Выделим лишь некоторые из них.

1. При построении сложных предложений не следует соединять в одно предложение несколько самостоятельных законченных простых предложений.

Например:

Транспорт и строительство – отрасли развивающиеся, все время что-то меняется, нужны профессионалы для работы в новых условиях. – Вариант редакции – Транспорт и строительство – отрасли развивающиеся и поэтому подвержены постоянным изменениям. Нужны профессионалы для работы в новых условиях.

2. При построении сложноподчиненных предложений с союзом «который» следует помнить, что слово «который» формально соотносится со словом, стоящим в главном предложении пред придаточным. Нужно стараться исключить наличие в главном предложении двух или более слов, соотносящихся со словом «который», чтобы исключить возможность двоякого прочтения предложения.

Например:

Проект возвращен на доработку автору, в котором было много спорных вопросов. – Предложение составлено неправильно, т.к. неясно, в ком (или в чем) было много спорных вопросов (в проекте или в авторе?). Правильный вариант – Проект, в котором было много спорных вопросов, возвращен на доработку автору.

3. Составление предложений с параллельными синтаксическими конструкциями, позволяющими представить в виде одного распространенного предложения значительный объем информации.

Например:

Справочно-информационный фонд проводит следующие виды работ: готовит экспресс-информацию по тематике отрасли; комплектует фонд новейшими материалами в соответствии с отраслевым рубрикатором; проводит комплекс мероприятий.

4. Соединение предложений в единый текст

Смысл предложения во многом определяется контекстом. Несет информацию и характер соединения предложений в единый текст.

Между предложениями, входящими в один абзац, может устанавливаться цепная связь: плавное, последовательное развитие мысли от «известного» к «новому».

Например:

На всероссийской вставке, проходившей с 20 по 27 марта 2006 года в Москве, к сожалению, не были представлены Ваши предложения. Но при посредничестве третьих лиц удалось узнать о них много хорошего. Отзывы о Вашем стремлении к освоению новых рынков сбыта вселяют оптимизм.

«Новое» предыдущего предложения становится «известным» в последующем, способствуя появлению новой информации. При этом один из членов предшествующего предложения употребляется в последующем предложении. Цепная связь между предложениями осуществляется повторением одного и того же слова, заменой слова на местоимение, введением синонимов, использованием связок однако, вместе с тем, несмотря на это.

Другой тип связи между предложениями в тексте – параллельная связь. Она предполагает однотипность грамматического построения предложений, самостоятельных по содержанию.

Например:

Сроки публикации рекламы мы обсудили с Вами при первой встрече. Ваше электронное письмо свидетельствует о желании Вашего руководства поставить рекламу книги. Ваш ответ о месте получения книги для фотографирования говорит о признании сроков публикации.