Складання предметного покажчика книги

Предметний покажчик книги не може бути складений автоматично, тому що для його складання обов'язково логічне осмислення матеріалу. Проте PageMaker надає комплекс засобів автоматизації цього процесу. Задача полягає у визначенні загальної структури алфавітного покажчика, а відстеження і відновлення посилань при зміні номерів сторінок здіснить програма. За допомогою PageMaker можна створити не тільки найпростіший покажчик для пошуку за ключовими словами, але і довідник інформації цієї книги.

Два типи покажчиків

Існує два типи покажчиків: алфавітний і предметний.

Алфавітний покажчик (Concordance)являє собою список основних термінів книги (ключових слів), що зустрічаються в ній імен назв і особистих імен із приведенням номерів сторінок, на яких вони згадуються.

Предметний покажчик (Index)– це упорядкований за алфавітом список, розглянутих у книзі назв і імен, із приведенням номерів сторінок, на яких вони згадуються або обговорюються. У такому покажчику теми організовані в ієрархічну структуру, між темами при необхідності встановлені перехресні посилання. У предметному покажчику наведені усі важливі теми, розглянуті в книзі, не залежно позначається їх предмет одним словом або описується цілою пропозицією. Наявність повного логічно обґрунтованого списку посиланнь дозволить читачу знайти потрібні йому відомості.

Порядок побудови предметного покажчика

Елемент предметного покажчика складається з двох частин:

– теми;

– входів посилання.

Тема – пункт покажчика. Вхід посилання – місце в тексті книги, де згадується або обговорюється дана тема. Це місце в тексті позначається спеціальним маркером, видимим тільки в режимі текстового редактора (ця дія називається кодуванням входу посилання). Маркер є вкладеним спецсимволом і призначений для збереження інформації про конкретний вхід покажчика. При розташуванні маркерів у тексті PageMaker встановлює точні адресні посилання. У процесі генерації алфавітного покажчика PageMaker обирає з публікації входи покажчика і сортує їх за абеткою.

Теми покажчика зібрані в базу даних і можуть мати три рівні підпорядкування. Вводячи маркер входу, можна вказувати, на яку тему буде здійснено посилання. Список тем можна обновляти і перебудовувати.

Тому, завдання полягає в складанні списку тем і кодуванні входів посилань на них за допомогою маркерів. Предметний покажчик можна складати:

– за готовим рукописом. При цьому здійснюється попереднє складання списку тем, а потім кодування входів. Цей варіант найпростіший.

– в процесі написання, кодуючи входи покажчика за мірою набору текста. Цей спосіб заснований на поступовому поповненні списку тем і одночасно – кодуванні їх входів.

Список тем.Необхідно заздалегідь скласти список тем покажчика. Це дозволить підійти до роботі з кодування входів більш методично, наявність списку дозволить звірятися з ним у процесі кодування входів. Можна відразу організовувати теми декількох рівнів.

При непослідовному кодуванні утворених покажчиків необхідно здійснити редаккцію входів. Список тем, заготовлений заздалегідь, забезпечує мінімальну послідовність у кодуванні входів. При необхідності потім можна змінити тему.

При складанні предметного покажчика засобами програми PageMaker необхідно скласти список тем за допомогою будь-якого текстового процесора, а потім імпортувати його в PageMaker. Теми будуть занесені в список предметного покажчика публікації PageMaker, що дасть згодом можливість кодувати нові входи покажчика вибором назв тем зі списку.

Кодування входів.Безпосереднє кодування входів покажчика – найпростіша частина роботи зі складання предметного покажчика. При її виконанні засобами програми PageMaker досить виділити місце розташування теми в тексті і скористатися комбінацією клавіш для того, щоб внести топографічне посилання на неї в базу даних предметного покажчика. Можна створювати прості теми, вкладені теми, топографічні посилання на окремі сторінки і на діапазон сторінок, а також декілька типів перехресних посилань. Для кодування можна скористатися операціями пошуку і заміни, що істотно знижує трудозатрати.

Збирання, розміщення і доробка предметного покажчика.Команда Create Index (Створити покажчик) переглядає текст публікації, з нього виділяються усі входи, які потім організуються в предметний покажчик правильної структури. Після збору програма показує піктограму розміщення тексту. Необхідно натиснути на сторінці, і зібраний покажчик "матеріалізується". Текстовий матеріал предметного покажчика розміщається у відповідному місці публікації. На цьому етапі створення предметного покажчика здійснюється аналогічно створенню збору змісту.

Наступним етапом є корегування предметного покажчика. Для цього необхідно віддрукувати його на папері, усунути дублювання входів, помилки, настроїти стилі предметного покажчика, генеровані PageMaker.

Розберемо кожний етап побудови покажчика докладніше. Підкреслимо, що покажчик працює тільки з англійською мовою, тому деякі приклади в наступних розділах будуть дані по-англійському.

Кодування входів покажчика

Для кодування входу тем необхідно створити елементи покажчика. Перша частина в цьому елементі – тема, друга – входи посилань на тему. Тому завдання полягає у знаходженні місця в тексті, де зустрічається тема, зазначенні їх спеціальним маркером і заданні цьому маркеру відповідність даної темі.

Кодування входів краще виконувати у вікні редактора матеріалів. У цьому режимі можна швидше переміщатися за текстом і розташовувати встановлені маркери входу. Маркери входів не займають місця на сторінці, тому їх розміщення не викликає зсуву тексту та інших порушень верстки сторінок. Крім того, можна застосовувати інструменти пошуку і заміни для часткової автоматизації роботи.

Для встановлення маркера входу необхідно поставити точку вставки в потрібне місце тексту або виділити текст, що відноситься до теми. Потім необхідно обрати у меню Utilities (Сервіс) команду Index Entry (Вхід покажчика), що приведе до відкриття діалогового вікна Add Index Entry (Додати вхід покажчика), у якому можна задати властивості входу проставляємого покажчика. У верхній частині списку знаходяться два перемикачі Туре (Тип посилання), які відповідають двом типам посилань:

Page reference (Пряма) – посилання на конкретне місце в книзі (сторінку або групу сторінок), у якому згадується дана тема.

Cross-reference (Перехресна) – посилання на іншу тему предметного покажчика, у якому присутні посилання на першу.

Прямі посилання.При цьому перемикач повинний бути встановлений у положення Page reference (Пряма). Нижче в діалоговому вікні Add Index Entry (Додати вхід покажчика) розташовані три поля тем посилання, що відповідають трьом рівням посилання. Якщо перед початком створення входу покажчика можна виділили фрагмент тексту, то цей текст за умовчанням з'явиться у верхньому полі (тема верхнього рівня). Можна відредагувати текст теми або зовсім змінити його. Якщо заповнити тільки поле теми верхнього рівня, то утвориться адресне посилання верхнього рівня; якщо заповнити перше і друге поля – утвориться посилання другого рівня; якщо заповнити всі три поля рівнів теми, у покажчику утвориться посилання третього рівня (при цьому номера сторінок в адресному посиланні будуть поміщені після назви теми самого нижнього рівня).

Теми, визначені для даного входу, можна змінювати місцями за допомогою кнопки Move (Підсунути) з піктограмою (дві зустрічні стрілки). При натисканні цієї кнопки теми рухаються за колом – перша на місце другої, друга на місце третьої, третя на місце першої. Відповідно змінюються і рівні цих тем у предметному покажчику.

Можна вводити теми покажчика з клавіатури, а можна скористатися заздалегідь складеним списком. Для обрання теми з раніше складеного списку необхідно натиснути мишею на кнопці Topic (Тема). На екрані відкриється діалогове вікно Select Topic (Вибрати тему). Це діалогове вікно являє собою базу даних за всіма темами, що введені в матеріал діючої книги. Кожну з тем, імпортованих з текстового процесора або створених колись при кодуванні входів, можна обрати в цьому діалоговому вікні. Теми згруповані в розділи за першою буквою. Для переходу до іншого розділу можна скористатися списком Topic section (Алфавітний розділ) або кнопкою Next section (Наступний).

При роботі з книгою, у структурному списку якої зазначено декілька публікацій, необхідно натиснути мишею на кнопці Import (Імпорт). Після цього програма PageMaker перегляне файли всіх публікацій, перерахованих у структурному списку, і відобразить усі знайдені в них теми всіх рівнів у діалоговому вікні вибору теми. Таким чином, кнопка Import (Імпорт) існує для синхронізації позначення тем у різних розділах книги. Це – дуже важливий момент, зневага яким може привести до непослідовності кодування тем. Після вибору теми небхідно натиснути мишею на кнопці ОК. На екрані залишиться відкрите діалогове вікно Add Index Entry (Додати вхід покажчика), але тепер його поля рівнів теми є заповненими.

Вибір тем у діалоговому вікні Select Topic (Обрати тему) приводить до повного стирання всіх рівнів тем, введених раніше. Однак, якщо в момент натискання мишею на кнопці ОК була натиснута клавіша <Ctrl>, то тема, обрана в діалоговому вікні Select Topic (Вибрати тему), буде скопійована в порожні поля рівнів тем діалогового вікна Add Index Entry (Додати вхід покажчика), а його заповнені поля збережуть свої значення.

Настройка сортування елементів покажчика

PageMaker впорядковує предметний покажчик лексикографічно, відповідно до порядку проходження символів у кодовій таблиці ASCII. Спочатку теми впорядковуються за першим символом, потім – за другим та ін. Пробіли, спеціальні символи і цифри в кодовій таблиці ASCII передують буквам алфавіту. При сортуванні чисел PageMaker розташує поруч такі числа, як 1, 100 і 1000, і тільки потім за останнім з них розташує числа 2, 20 і 2 000 000.

Для правильного сортування елементів покажчика призначені поля вводу Sort (Сортувати), що розташовані паралельно рядкам вводу рівнів тем. В них можна задавати порядок сортування тем для кожної теми індивідуально. Змінити порядок сортування елементів неможливо. У рядки поля Sort (Сортувати) додається відповідна тема, таким чином, щоб при сортуванні покажчика вона була розташована в потрібному місці. Введений рядок стає атрибутом теми і переміщається разом з нею при зсуві рівня тем.

Присутність текстового рядка в якому-небудь полі Sort (Сортувати) свідчить про те, що дану тему необхідно вставляти в покажчик не відповідно до її фактичного написання, а відповідно до написання цього текстового рядка.

Види адресних посилань

Адресне посилання повинно вказувати на єдину сторінку, на якій і згадується тема. Однак, у випадку докладного обговорення теми в тексті, у предметному покажчику зустрічаються посилання на послідовність сторінок. Для визначення радіуса дії посилання в діалоговому вікні Add Index Entry (Додати вхід покажчика) призначена група перемикачів Page range (Діапазон). Встановлюючи необхідне значення діапазону сторінок, що згадуються в посиланні, можна досягти точної відповідності посилань тексту публікації. Існуючі перемикачі групи Page range (Діапазон):

Current page (Поточна сторінка).Цей перемикач відповідає формуванню посилання на одну сторінку, прив'язаної до місця розташування точки вставки на момент вибору команди Index Entry (Вхід покажчика). Застосовується найчастіше. У великих публікаціях використовується для коротких згадувань.

Те next style change (До першої зміни стиля).Даний перемикач відповідає формуванню посилання на діапазон сторінок до першої зміни стиля абзаців. Це дуже зручно в ситуаціях, зв'язаних зі стильовим форматуванням. Таким чином легко встановити посилання на фрагмент основного тексту, що починається в точці вставки і закінчується наступним підзаголовком будь-якого рівня. Якщо весь діапазон укладається в межі однієї сторінки, у покажчику буде оформлене звичайне посилання.

Те next use of style (До наступної появи стиля).Цей перемикач відповідає формуванню посилання на діапазон сторінок до наступного застосування заданого стилю абзацу. У випадку, коли топографічне посилання вказує діапазон усіх сторінок, озаглавлених заголовком якого-небудь рівня, необхідно встановити дійсний перемикач і обрати у списку назву стиля, призначеного таким заголовкам.

For next ... paragraphs (Для наступних ... абзаців).Якщо тема розкривається в декількох наступних абзацах, даний перемикач дозволяє задати число таких абзаців, що і сформують діапазон посилання. Це найбільш точний метод завдання діапазону посилання.

Suppress page range (Без вказівки діапазону сторінок). У деяких випадках необхідно створення входу покажчика без посилання. Найчастіше даний перемикач застосовується при попередній роботі з покажчиком, коли ще до кінця не ясно, яким виявиться в остаточному варіанті діапазон сторінок посилання.

Форматування номерів сторінок у покажчику

Для номера сторінки в посиланні будь-якого елемента предметного покажчика можна призначити спеціальне форматування символів за допомогою прапорців, що входять у групу Page # override (Накреслення номера сторінки), розташованих у нижній частині діалогового вікна Add Index Entry (Додати вхід покажчика). Для виконання цього можна виділити посилання на сторінки з ілюстраціями курсивним накресленням, або виділити посилання на сторінку, що найбільше розкриває зміст теми, напівжирним кресленням.

Прапорці, що входять у групу Page # override (Накреслення номера сторінки), у встановленому стані інвертують локальне і стильове форматування посилань, задане стилями абзаців покажчика, у частині відповідних їм атрибутів. Тому, якщо стиль абзацу предметного покажчика припускає його форматування курсивним накресленням, установка прапорця Italic (Курсив) приведе до протилежного ефекту – номер сторінки буде виведений прямим накресленням.

Зроблений вибір стану прапорця запам'ятовується і використовується за умовчуванням доти, поки не буде змінений користувачем. Усі входи покажчика, створені після установки прапорця, будуть форматироваться відповідно до включеного режиму спеціального форматування. Якщо після створення входу з курсивним номером сторінки скинути прапорець Italic (Курсив) забули відключити, то це може привести до небажаного форматування безлічі визначених після цього входів покажчика. З іншого боку, якщо в декількох входах, обумовлених безпосередньо один одним, необхідно вивести номер сторінки курсивом, немає необхідності щораз змінювати установку цього прапорця – він залишається встановленим.

Теми, що перекриваються

Під терміном теми, що перекриваються, (overlapping topics) розуміють ситуації, коли декілька одиниць предметного покажчика посилаються на ту саму ділянку текста. При роботі з темами, що перекриваються, необхідно обов'язково визначати кількість входів предметного покажчика з загальним посиланням.

Для зв'язування з тим самим місцем тексту за декількома входами предметного покажчика немає необхідності виходити з діалогового вікна Add Index Entry (Додати вхід покажчика) для установки додаткових маркерів у редакторі матеріалів, можна натиснути мишею на кнопці Add (Додати). Після цього на екрані з'являється діалогове вікно Add Index Entry для нового входу. У ньому необхідно здійснити операції за створенням нового входу предметного покажчика. Після кожного натискання мишею на кнопці Add (Додати) у вікні редактора матеріалів автоматично з'являється новий маркер.

Інформація в полях діалогового вікна зберігається, так що при створенні додаткового входу можна скористатися її частиною, однак, щоб уникнути виникнення цілком співпадаючих одиниць покажчика кнопка Add (Додати) залишається недоступною доти, поки не зміниться позначення тем хоча б на одному з рівнів.

Кнопка зміни рівня теми (дві зустрічні стрілки), що зрушує рівні тем за колом, дозволить прискорити процес створення таких одиниць покажчика.

Швидке додавання нової теми з тексту

Список тем можна оперативно поповнювати фрагментами з тексту. Якщо корегувань теми не буде здіснюватись, то операцію можна виконати і без відкриття діалогового вікна. Для цього досить виділити фрагмент тексту і скористатися комбінацією клавіш <Ctrl>+<Shift>+<Y>. У цьому випадку перед виділеним фрагментом відразу з'явиться маркер покажчика і діалогове вікно Add Index Entry (Додати вхід покажчика) не відкриється. Вхід предметного покажчика створюється з врахуванням значень за умовчуванням, що діють на момент натискання комбінації клавіш <Ctrl>+<Shift>+<Y>. Темою в даному випадку буде виділений фрагмент тексту. Потім завжди можна відредагувати створений вхід, виділивши його і натиснувши комбінацію клавіш <Ctrl>+<Y>.

Перехресні посилання

Входи предметного покажчика з перехресними посиланнями не містять колонцифр. Перехресне посилання встановлює зв'язок двох тем за допомогою словесної ремарки типу "див. також".

При виборі перехресного типу посилання діалогове вікно Add Index Entry (Додати вхід покажчика) змінюється порівнянно з варіантом для прямого посилання. Деякі з елементів керування діалогового вікна є в ньому незалежно від обраного типу посилання. Це стосується кнопки зміни рівня тем (дві зустрічні стрілки), полей групи Sort (Сортувати) і групи Topic (Тема), а також кнопки Topic (Тема), що відкриває список тем покажчика, у якому можна обрати потрібну тему з існуючих. Група прапорців X-ref override (Накреслення Х-посилань) аналогічна групі прапорців Page#override (Накреслення номера сторінки), за винятком того, що спеціальне форматування, що задається ними, належить не до номера сторінки посилання, а до тексту теми в складі перехресного посилання.

Кнопка X-ref (Х-посилань) має таку ж дію як і кнопка Topic (Тема), відкриваючи аналогічне діалогове вікно. Однак призначення цього діалогового вікна зовсім інше. Діалогове вікно Select Topic (Обрати тему), що відкривається кнопкою Topic (Тема), надає можливість вибору теми, у якій буде розташоване посилання. Кнопка X-ref (Х-посилань) відкриває діалогове вікно Select Cross-Reference Topic (Обрати тему для Х-посилань), у якому необхідно обрати тему, на яку буде здійснюватись перехресне посилання.

Перехресне посилання не має прив'язки до конкретного діапазону сторінок, тому група перемикачів Page range (Діапазон) відсутній. Замість її тут знаходиться група перемикачів Denoted by (Вигляд посиланнь), кожний з яких відповідає тому або іншому варіанту словесної ремарки, що зв'язує дві теми в перехресному посиланні.

Існують такі перемикачі:

See [also] (Див. [Також]).Ця позиція відповідає автоматизованому вибору варіанта ремарки: see або see also. Принцип вибору між двома названими ремарками – коли тема входу з перехресним посиланням збігається з темою якої-небудь одиниці предметного покажчика та у цій одиниці є прямі посилання, програма PageMaker обирає варіант see also. Іншими словами, у книзі існує два місця: перше з них відповідає темі входу з перехресним посиланням, а друге – темі, на яку переводить перехресне посилання. Таке перехресне посилання можна розглядати як симетричне, оскільки в темі, на якій відсилає перехресне посилання, швидше за все, повинний бути вхід з перехресним посиланням на вихідну тему, тобто "у зворотному напрямку".

Якщо тема входу з перехресним посиланням не збігається з жодною іншою темою предметного покажчика та у ній немає входів із прямими посиланнями, то потрібні відомості в книзі необхідно шукати тільки в одному місці. У такому випадку PageMaker вставляє ремарку see. Таке перехресне посилання несиметричне, воно вказує в одному напрямку – на тему, у якій існують прямі посилання, за якими необхідно шукати потрібні відомості. При виборі ремарки програма PageMaker переглядає тільки один рівень тем.

See (Див.).Якщо за тією або іншою причиною необхідно обійти автоматичний вибір ремарки перехресного посилання та встановити несиметричне перехресне посилання, можна застосувати названий перемикач.

See also (Див. також).Цей перемикач застосовують, коли є впевненість у тому, що згодом в одиниці покажчика, що відповідає даній темі, з'являться входи з прямими посиланнями.

See herein (Див. далі) і See also herein (Див. також далі).Ці два перемикачі працюють так само, як перемикачі See (Див.) і See also (Див. також), за одним виключенням: їх застосовують при встановленні перехресного посилання на тему, що не має підтеми. Це здійснюється для того, щоб читач не пропустив важливої інформації в тій частині покажчика, де він насичений великим числом підтем.

Автоматичне кодування посилань

Після визначення першого входження теми в текст зручно відразу кодувати всі посилання на цю тему так, щоб кожному згадуванню того або іншого терміна відповідало пряме топографічне посилання в предметному покажчику. Такий докладний предметний покажчик незамінний у підручниках. Операцію кодування посилань на усі входження теми в текст можна автоматизувати, якщо скористатися командою контекстної заміни.

Необхідно ввести слово або словосполучення, на яке варто встановити посилання, у полі Find what (Знайти текст) діалогового вікна команди заміни. У полі Change to (Замінити на) досить ввести тільки символи ^; , не дублюючи саме словосполучення. Символ ^ розпізнається у полі заміни як спеціальний код або метасимвол, що відповідає маркеру входу предметного покажчика, тому контекстний пошук і заміна здійснюються в особливому режимі. Після цього кожне входження слова або словосполучення буде зазначено маркером входу.

Якщо в публікації спеціальні терміни застосовуються групами, то кожний вхід терміна буде позначений маркером входу. У процесі збору предметного покажчика PageMaker усуває дублікати посилань на ту саму сторінку. У кінцевому варіанті покажчика всі спеціальні терміни зведуться до одного входу з єдиним прямим посиланням на дану сторінку. Однак, необхідно фіксувати всі випадки застосування прийому маркування входжень контексту – ці помітки можуть знадобитися на етапі заключного редагування покажчика.

Іменний покажчик

У тексті звичайно спочатку пишуть ім'я людини, а потім прізвище. При створенні іменного покажчика необхідно встановити сортування за прізвищами. Для цього необхідно змінити місцями ім'я і прізвище особи в рядку теми або сортування. У PageMaker можливо частково автоматизувати операцію сортування іменного списку за прізвищами. Для цього передбачена спеціальна комбінація клавіш. Якщо в тексті зустрічається ім'я і прізвище особи в звичайному порядку, то необхідно виділити це сполучення і скористатися спеціальною комбінацією клавіш <Ctrl>+ +<Alt>+<Y>. Її дія практично не відрізняється від дії раніше розглянутої комбінації клавіш для швидкого створення теми за виділеним текстом <Ctrl>+<Shift>+<Y>. Перед виділеним текстом з'являється маркер входу. Якщо виділити маркер і натиснути комбінацію клавіш <Ctrl>+<Y>, то буде створене звичайне посилання з темою з виділеного тексту, але перше і друге слово (ім'я і прізвище) змінюються місцями. Ця операція є автоматичною перестановкою першого і другого слова. Таким чином, при інверсному написанні імені і прізвища особи в основному тексті для вводу посилання необхідно скористатись звичайним прийомом швидкого створення входу покажчика за допомогою комбінації клавіш <Ctrl>+<Shift>+<Y>.

Програма PageMaker не може без допомоги справитися з перетворенням у тему імені, що складає більш ніж із двох слів, навіть якщо порядок імен і прізвищ звичайний. Для вирішення цієї задачі необхідно замінити звичайний пробіл між словами на нерозривний (комбінація клавіш <Ctrl>+ +<Shift>+<H>). У цьому випадку перші два слова імені будуть розглянуті PageMaker як одне слово і вона правильно перетворить текст у тему іменного покажчика.

Посилання на всі входження імені в текст

При автоматичному формуванні прямого посилання на всі згадування про особу необхідно скористайтеся прийомом контекстного пошуку і заміни. Лише з однією відмінною – необхідно ввести в поле Change to (Замінити на) не ^; , a ^z. Після цього метасимвола необхідно обов'язково ввести те ж ім'я, що було введено у полі зразка пошуку.