1.1.4. Адміністрування

СМЗ і процеси створення і розподілу знань не можуть ефек­тивно працювати без відповідної адміністративної підтримки.

На етапі розроблення і впровадження така підтримка здійсню­ється командою, що взялася за амбітне завдання створення МЗ, і вищим менеджментом, що схвалює ці роботи і виділяє необхідні ресурси. Надалі має бути виділена посадова особа – власник процесу створення і використання знань, яка відповідає за розвиток і вико­ристання МЗ. Для її ефективної діяльності необхідно:

• формальне призначення;

• наділення функціональними правами і обов’язками щодо всіх співробітників;

• визначення правил моніторингу;

• розроблення критеріїв оцінювання ефективності;

• розроблення методик, які визначають, що входить в інтелек­туальний капітал і ноу-хау.

1.1.5. Мотивація

Навчання. Створення МЗ пов’язане зі змінами культури в організації і неможливе без створення спеціальних механізмів, що дають змогу мотивувати роботи зі створення МЗ і його ефективне ви­користання.

МЗ припускає бажання ділитися отриманими знаннями, досяга­ючи синергетичного ефекту, і, отже, вимагає вищого рівня мотивації, ніж просто грошова винагорода.

Тут повинні застосовуватися такі способи мотивації, які сприяють визнанню і самовираженню. І першим серед них має бути такий могутній мотиваційний засіб, як розвиток персоналу.

МЗ може надати співробітникам широкі можливості|спроможності| для само­нав­чання і подальшого|дальшого| просування по службі. Можна пропонувати спеціальні внутрішні курси навчання|вчення| з використанням кваліфікаційних градацій і складанням іспитів в режимі “on-line”. Має забезпечуватися найширший доступ до знань і, головне, виділені ресурси для здо­бування|здобуття| освіти в робочий час.

Гарантії. Отримання знань вимагає витрат. Співробітникам не­об­хідно знати, що ці витрати плануються, і їх використання в заданих рамках заохочується, інакше ніхто не забезпечуватиме МЗ інформа­цією і не користуватиметься нею.

Використання в МЗ особистих знань має гарантовано винаго­роджуватися і, за необхідності, патентуватися або отримуватися від спів­робітника за спеціальною угодою.

Всі ці можливості мають передбачатися в договорі про найм або у спеціальній процедурі, що гарантує винагороду. Інакше мотиваційна сила винагороди втрачає сенс.

Визнання. Сильнішим мотиваційним чинником є, звичайно, визнання.

Тому МЗ повинен містити елементи, що дають змогу співро­бітникам заявити про себе, обмінятися думками і вислухати критику.

Люди, як правило, не віддають свої особисті знання в загальну “скарбничку”, якщо вони не уявляють, що їм це принесе.

Тут може сприяти відкриття дискусійних клубів і заохочення виступів.

Активна участь в МЗ повинна забезпечувати підтримку в зо­внішніх публікаціях і офіційних знаках визнання. Хорошим мотива­ційним чинником є можливість під’єднання до Інтернету й Інтранету.

Впровадження МЗ зазвичай перебуває у сфері діяльності менеджера з персоналу, перед яким постають нові завдання.

МЗ має бути важливою ланкою в керуванні організацією, і його ефективність з погляду ресурсів, що витрачаються, і отримуваних ви­год повинна постійно оцінюватися і надаватися найвищому керівництву.

Розроблення таких оцінок, їх моніторинг і аналіз, проводить адміністратор, який відповідає за розроблення, впро­вадження, під­тримку і постійне поліпшення МЗ.

Залежно від отримуваного ефекту він повинен мати бонус, який зможе використовувати для мотивації співробітників.