1.1.2. Формування знань

Цілі. Розпочинаючи впровадження СМЗ, необхідно чітко ви­значити, для чого це робиться, який результат повинен досягатися.

Не можна здійснювати МЗ тільки тому, що це просто добре. Ство­рення СМЗ має випливати із загальних цілей організації і по­в’язуватися з цілями другого рівня в різних сферах діяльності. Воно має підвищувати здатність організації генерувати і розвивати оригі­нальні і корисні ідеї і рішення.

Структура запиту. Щоб|аби| СМЗ могла надати користувачеві знання, він повинен правильно сформулювати запит. Структура запиту по­винна піддаватися кодуванню і декодуванню|, а процес його постановки – чітко описуватися.

Користувачі повинні вміти правильно скласти запит, а особи, що вво­дять інформацію, – правильно її кодувати.

Програмні засоби повинні забезпечити швидкий пошук і декоду­вання, а також архівацію, розподіл і необхідну конфіденційність.

У процесі проектування програмного забезпечення має бути виз­начена стандартна форма подання інформації за запитами. З погляду МЗ, деякі автори пропонують видання інформації у вигляді анотацій, що описують ситуацію, яка склалася, і рекомендації з отриманого досвіду.

Програми повинні також забезпечувати перегляд|передивлятися| і затвердження інформації і використовуваних знань так, щоб непотрібна або застаріла інформація своєчасно вилучалася (наприклад, блокування через термін перегляду або перезатвердження|передивлятися||).

1.1.3. Введення даних

Введення документованих знань. Під документованими знан­нями розуміють знання, які отримані із зовнішньої та внутрішньої ін­фор­мації, що перебуває в документообігу, ідентифіковані та зареєст­ровані за прийнятими в організації правилами. Вони можуть легко фор­муватися з електронних джерел або вводитися скануванням з друкарських текстів.

Основна складність – розроблення і застосування|вживання| правил коду­вання і декодування |, виконання яких вимагає спеціального навчання|вчення| і досвіду|досліду| у сфері дії документа.

На першому етапі впровадження МЗ потрібна ревізія наявних архівів і відбір інформації для введення її в систему МЗ.

Подальше збирання знань може визначатися спеціальними про­цедурами. Наприклад, можна передбачити обов’язкові стандартні по­значки про необхідність внесення даних у систему МЗ для всіх типів документів. У цьому випадку виконавець документа, особа, що за­тверд­жує його, або його одержувач, автоматично залучаються до про­цесу збирання інформації й уповноважені приймати рішення про введення даних.

Найскладнішим, як і раніше, залишається запитання, куди підуть документи з позначками і хто здійснюватиме остаточне вве­дення інформації.

Відсутність достатньої мотивації, складність процедури прий­няття рішень або введення знань можуть призвести до того, що вони просто не вводитимуться і система перестане працювати. Тому необ­хідно створити захисний механізм у вигляді вибіркового моніторингу або формалізованого розгляду стану справ із введенням знань. Го­ловним має бути призначення власника процесу, який повинен нес­ти відповідальність за конструювання такого механізму і оцінювання ефективності розгляду і надходження даних.

Введення недокументованих знань. Недокументовані знання, як правило, мають найбільшу цінність для МЗ і водночас найменш до­ступні для колективного використання і введення в СМЗ.

Недокументовані знання становлять страховий фонд працівника організації, який він ретельно оберігає і ніколи не віддасть у колек­тивне користування. Існують, правда, обдаровані особи, готові безпе­рервно ділитися своїм досвідом і знаннями, з огляду на переконання, що зростання їхніх знань і досвіду випереджає запозичення і використання з боку його колег по роботі.

Такі люди, як правило, мають своїх учнів і послідовників, і саме вони – лідери в розвитку МЗ. Ці люди можуть і хочуть працювати в командах, і їх треба виділити і залучити до робіт з побудови і впро­вадження МЗ.

Правила введення недокументованих знань можуть бути мо­тивовані і примусові. Під примусовими правилами розуміються вста­новлені процедурами або розпорядчою документацією дії з доку­ментування отримуваних даних і введення їх у відповідні бази знань. До них можна, наприклад, віднести:

• обов’язкову звітність (конференції, виставки, контакти із замов­ником);

• визначення відповідальності за поповнення бази знань і її моніторинг;

• обов’язкову реєстрацію оригінальних розрахункових методик і про­грам, які використовуються під час проектування і виготовлення;

• реєстрацію листування із замовником.