1.3. Основные направления и формы организационной деятельности в коммерции
В коммерции сложилась и функционирует система организации коммерческой деятельности, неразрывно связанная с рыночными функциями купли-продажи. К ним относятся операции сбыта и продажи товаров, для чего используются следующие инструменты: маркетинговые и логистические методы отпуска, перемещения и хранения товаров, с продажным и послепродажным обслуживанием.
Результаты коммерческой деятельности в значительной мере зависят от человеческого фактора. Умелая организация торгово-сбытового процесса, высокая квалификация его участников, заинтересованность в результатах и т.п. помогают сохранять хороший моральный и психологический климат на предприятии, обеспечивать ровные деловые взаимоотношения и позволяют предприятиям поддерживать оптимальный уровень производительности труда.
В большинстве коммерческих организаций и предприятий созданы и функционируют соответствующие службы, возглавляемые, как правило, коммерческими директорами или равными по рангу руководителями. Коммерческий директор – обычно один из руководителей предприятия, фирмы, ведающий продажей и сбытом продукции, торговлей, закупкой товаров.
В управляющую часть входят: дирекция, менеджеры и информационные подразделения, обеспечивающие работу руководящего звена. При этом соблюдается принцип усложнения технологии менеджмента по мере укрупнения предприятия. Управленческие технологии, т.е. набор средств и методов, предлагают использовать следующий аппарат управления, включающий ряд служб:
оперативного и стратегического управления предприятиями;
коммерческой деятельности;
управления персоналом;
экономической и финансовой деятельности;
административного управления;
маркетинга и сбыта;
юридические службы;
технические службы.
Следует учитывать специфику управления акционерными предприятиями. В частности, общее стратегическое направление сбытовой политики определяется общим собранием акционеров или его правлением (советом директоров) с участием наблюдательного совета, а в оперативной деятельности – генеральным (или исполнительным) директором. Совет директоров – это избираемый акционерами высший орган управления акционерного общества и решающий принципиальные вопросы управления обществом в период между собраниями акционеров, а также осуществляющий общий контроль и аудит.
Администрацией коммерческого предприятия является его руководство, т.е. круг лиц, уполномоченных осуществлять оперативное управление, выступать в качестве юридического лица, официально представлять организацию, учреждение. К администрации (правлению) предприятия, фирмы принято относить руководителя фирмы (президента), его заместителей (вице-президентов), исполнительных директоров, главного бухгалтера, ведущих менеджеров (топ-менеджеров). Администрацией формируется соответствующий аппарат управления. Считается, что директоров (президентов), топ-менеджеров компании нанимают ее учредители, иногда их назначают из состава руководства, или приглашают на работу назначенные ранее директора.
Вице-президент компании – одно из высших должностных лиц предприятия, замещающее президента, но, кроме того, он может руководить одним из основных направлений деятельности предприятия. В крупных предприятиях вводится должность исполнительного директора, ведающего вопросами оперативного управления, а также должность коммерческого директора, в круг обязанностей которого входят вопросы продажи и сбыта продукции, закупки товаров и т.п.
На руководителя предприятия и его коммерческую службу возлагается достаточно много сложных обязанностей, в частности, комплектация этой службы специалистами, повышение их квалификации, планирование их работы, координация подразделений службы между собой и другими подразделениями фирмы, организация внутренних и внешних связей и т.д. Кроме того, работники некоторых подразделений коммерческих служб должны уметь выполнять определенные экономические и статистические расчеты. Поэтому очень важно, чтобы руководитель коммерческой службы обладал комплексом знаний, которые позволили бы ему выполнять свои функции и контролировать деятельность своих подчиненных.
Руководитель коммерческой службы должен обладать высокой степенью самостоятельности и ответственности. Как правило, он входит в состав высшего руководства фирмы и подчиняется непосредственно ее главе. Это способствует авторитету коммерческой службы, выводит ее на одно из первых мест в административной иерархии по влиянию на принятие управленческих решений. Хотя организационная структура сбытового или торгового коммерческого предприятия основывается на принципе единоначалия, довольно часто при руководителе подобного предприятия создается коммерческая служба (иногда в ней вводится должность коммерческого директора). В качестве примера приводится схема управления коммерческой службой торгового предприятия1(см. рис. 1.4).
Рис. 1.4. Организационная структура коммерческой службы торговой организации
Коммерческая служба занимается маркетингом, в том числе изучением и прогнозированием спроса, организацией закупок и снабженческой деятельностью. Внутренняя организация подразделений и служб, занимающихся проблемами маркетингового исследования, подчиняется интересам фирмы, зависит от ее возможностей и, как правило, не имеет жесткой структуры. В качестве примера организации управления приведем организационную структуру некоей крупной оптовой фирмы1(см. схему на рис. 1.5).
Рис. 1.5. Схема управления коммерческим предприятием (на примере оптовой фирмы)
Организационная структура коммерческого предприятия может иметь матричное или дивизиональное строение. Матричная структура управления коммерческой деятельностью предполагает создание подразделений, связанных между собой по вертикали и горизонтали. Она построена по функциональному принципу, т.е. система управления разделена на функциональные службы, за каждой из которых закреплен определенный круг работ, причем, их сочетание образует матрицу. Связи такого рода позволяют децентрализовать принятие решений. Поэтому она обеспечивает гибкость управления и более высокую степень адаптивности к нововведениям. Главным недостатком этой системы следует считать нечеткость отношений типа «руководитель-подчиненный».
Наиболее простая, но малоэффективная схема управления – это функциональная схема, когда осуществляется прямая связь: начальник → подчиненные. Отечественная практика показывает, что в России более других получила распространение линейно-функциональная система управления. При этой схеме организации коммерческие предприятия наделяются только организационными функциями, тогда как управленческие функции выполняют руководящие организации. В зарубежной практике классические линейно-функциональные структуры присущи лишь малым предприятиям и небольшой части средних фирм. Например, прямое руководство сбытовыми предприятиями (см. рис. 1.6):
Для крупных компаний с середины 80-х годов доминирующим стал дивизиональный тип структуры управления, предполагающий деление компании на самостоятельные бизнес-единицы, которым передается часть или все управленческие функции. По оценкам специалистов, от линейно-функциональ-ных структур к дивизиональным перешло большинство из 500 крупнейших компаний США по причинам растущей диверсификации бизнеса и трудностей управления географически удаленными структурными звеньями из одного центра.
Сущность системы линейного управления бизнесом заключается в том, что руководство сосредотачивается в центре и берет на себя ответственность за деятельность всего подразделения. В линейно-функциональной схеме управления руководство координирует и контролирует результаты выполнения только одной определенной функции, но в рамках предприятия или стратегического бизнес-подразделения. Дивизиональная структура управления имеет значительную производственно-хозяйственную самостоятельность при отсутствии статуса юридических лиц.
Рис. 1.6. Линейно-функциональная структура управления
Часто имеет место комбинация функционального и матричного принципов. Например, выделяются подразделения по товарному принципу, а структура каждого из них строится по функциональному принципу. Число функциональных подразделений (отделов, секторов, групп) зависит от возможностей фирмы, допускается объединение нескольких функций или всего блока в одном подразделении. Например, отдел инновационной политики может включать в свой состав аналитическую группу.
Дивизиональная система управления имеет то преимущество, что она является саморегулирующимся механизмом, способным приспосабливаться к меняющимся условиям. Во-первых, она обеспечивает более тесную связь производства с потребителями; во-вторых, позволяет ускорить реакцию деятельности предприятия на изменения во внешней среде; в-третьих, обеспечить улучшение координации работ в подразделениях вследствие подчинения одному лицу. В то же время распространение дивизиональной системы управления может его усложнить за счет усиления степени иерархичности в вертикали управления. Кроме того, не исключено дублирование как функций управления на разных уровнях, так и работ для разных подразделений, что в свою очередь приводит к росту затрат на содержание управленческого аппарата.
На следующей схеме (см. рис. 1.7) приводятся два варианта схемы дивизионального управления коммерческими предприятиями.
