Таблиця 1.3
Класифікація документів за різними критеріями
|
|
|
|
|
|
|
Ознака класифікації |
|
|
Групи документів |
|
|
|
|
|
|
|
|
Призначення |
|
|
Розпорядчі |
|
|
|
|
|
виправдні (виконавчі) |
|
|
|
|
|
бухгалтерського оформлення |
|
|
|
|
|
Комбіновані |
|
|
Форма представлення і зберігання |
|
|
Паперовий |
|
|
інформації |
|
|
Електронний |
|
|
|
|
|
|
|
|
Порядком складання |
|
|
Первинні |
|
|
|
|
|
Зведені |
|
|
Спосіб охоплення господарських |
|
|
Разові |
|
|
операцій |
|
|
Накопичувальні |
|
|
|
|
|
|
|
|
Місце складання |
|
|
Внутрішні |
|
|
|
|
|
Зовнішні |
|
|
Характер задокументованої операції |
|
|
Грошові |
|
|
|
|
|
Матеріальні |
|
|
|
|
|
Розрахункові |
|
|
|
|
|
|
|
Первинні документи, як правило, реєструються в накопичувальних відомостях, регістрах (журнал обліку рецептури, оборотна відомість, книга обліку доходів та витрат тощо), показники узагальнюються та агрегуються у звітність.
1.4.Автоматизація системи обліку
Усучасних умовах для покращення результатів фінансово-господарської діяльності підприємств слід використовувати нові методи управління та впроваджувати сучасні технічні засоби, які дають можливість автоматизувати систему обліку, контролю, аудиту й аналізу.
Автоматизація обліку – це використання обчислювальної техніки
для спостереження, вимірювання, реєстрації та обробки даних про господарські операції та процеси в фармацевтичних організаціях, що надає інформації вигляд, який дає змогу раціонально управляти діяльністю цих організацій з метою підвищення її ефективності.
34
Можливості використання персональних комп’ютерів та технологій локальних мереж не лише забезпечують універсальний характер побудови інформаційних систем обліку даних, виходячи із загальних методологічних підходів організації бухгалтерського та інших видів обліку, а й дозволяють налагодити надбудову, пристосовану під конкретне підприємство, специфіку його організаційної моделі. Загальні складові компоненти комп’ютерної форми обліку представлені на рис. 1.7.
Інформаційне
Нормативно- |
Методологічне |
|
правове |
||
|
Комп’ютерна форма обліку
Організаційне |
Технічне |
Програмне
Рис. 1.7. Складові компоненти забезпечення комп’ютерної форми обліку
Тобто практичне застосування обчислювальної та комунікаційної техніки в облікових процесах залежить від набору технічних засобів і вибору організа-
ційних форм їх використання, серед яких:
ведення облікового процесу на персональному комп’ютері – така форма має локальний характер, формується на певному місці обліку та потребує об’єднання інформації в кінці звітного періоду за певним принципом;
35
об’єднання персональних комп’ютерів у локальну мережу в межах конкретного підрозділу або системи обліку – це більш продуктивна форма для ведення обліку, яка дозволяє здійснювати, скажімо, в рамках бухгалтерії розподіл функцій різних ділянок бухгалтерського обліку, але потребує об’єднання інформації в рамках цілого підприємства із набору локальних інформаційних масивів підрозділів або систем обліку. Така організаційна форма, як правило, базується на застосуванні різних програмних продуктів для різних облікових систем;
утворення комп’ютерної мережі підприємства з одним або кількома виділеними серверами для утворення єдиного інформаційного простору підприємства, що об’єднує накопичення інформації та її обмін між всіма функціональними розділами. Едина інформаційна база на сервері будується на базі інтегрованого програмного забезпечення, а кожне окреме місце на підприємстві утворює спеціалізоване автоматизоване робоче місце (АРМ). Наприклад, АРМ бухгалтера, АРМ провізора по придбанню товару.
Ключовим моментом комп’ютерної форми обліку є те, що в реальній практиці початковий етап створення первинного документу може існувати в двох формах: ручній та комп’ютерній, яка передбачає використання електронного до-
кумента (ЕД).
Спосіб оформлення господарських операцій відповідно визначається електронною документацією. Згідно з п. 2 ст. 9 Закону № 996–XVI від 16.07.1999 р. (зі змінами і доповненнями) та Положенням про документальне забезпечення записів бухгалтерського обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України за № 88 від 24.05.1995 р. первинні та зведені облікові документи можуть бути складені як на паперових, так і на електронних носіях (тобто електронним носіям інформації надана юридична сила).
Електро́нний докуме́нт — документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.
36
Таке визначення електронного документа дає Закон України «Про елект-
ронні документи та електронний документообіг» від 31.05.2005 р. № 2599IV. Під електронними даними слід розуміти будь-яку інформацію, яка подана у формі, придатній для її оброблення електронними засобами. А обов’язкові реквізити – це обов’язкові дані в електронному документі, без яких він не зможе бути підставою для його обліку та не матиме юридичної сили. До обов’язкових реквізитів електронного документа відносять, насамперед, електронний цифровий підпис (ЕЦП), який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб’єктами електронного документообігу. Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.
Слід зауважити, що використання ЕД в системах обліку не завжди пов’язано с накладанням електронного підпису. Так, при веденні бухгалтерського обліку в комп’ютерній формі, маємо справу з представленням первинних паперових документів в електронному вигляді. При цьому більшість зведених і накопичувальних облікових документів існують лише в електронному вигляді. У даному випадку документи зберігаються в електронному вигляді, а їх паперові копії набирають юридичної сили при засвідченні підписом платника податків або його посадової особи та скріпленні печаткою (за наявності) згідно листа Державної податкової служби від 26.12.11 № 10406/7/18-4017 „Про визнан-
ня органами ДПС електронних первинних документів“ («Пам’ятка платника податків про ведення обліку господарських операцій в електронному вигляді та подання документів в електронному вигляді до органів державної податкової служби»). Вказане вище стосується, як правило, ведення електронного документообігу всередині організації та використання ЕД при перевірках контролюючих органів. Так званий зовнішній документообіг завжди потребує при використанні електронних документів електронного підпису для ідентифікації відправника, особливо коли не потрібно паралельно мати паперову копію документа.
Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою по-
37
дання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для сприйняття його змісту людиною.
Поняття «електронний документ» (ЕД) в інформатиці більш складне та розглядається як сукупність наступних складових (рис. 1.8):
перша складова стосується апаратного способу зберігання інформації: різноманітні пристрої її зберігання (вінчестери, оптичні диски, USB-пристрої та ін.);
наступна – це екранна форма подачі інформації у форматі комп’ютерної програми і, нарешті, використання її в подальшій діяльності; остання складова – певна діяльність, що перетворює певну інформацію в доку-
мент, і, навпаки, при відсутності процедури обробки документ перестає існувати.
Електронний
документ
фізична реєстрація |
форма подання |
активізація |
|
визначенної |
|||
даних |
інформації |
||
діяльності |
|||
|
|
Рис. 1.8. Складові частини електронного документу.
Використання ЕД вносить зміни і до самої організації первинного обліку, яка полягає, по-перше, у використанні електронних носіїв первинних електронних документів, та, по-друге, у їх автоматичному складанні. Таким чином, всі операції первинного комп’ютерного обліку, а саме складання, оформлення та зберігання, мають відмінності від класичної паперової обробки даних. Для
38
розгляду цих відмінностей розглянемо порядок ведення комп’ютерного первинного обліку (рис. 1.9).
Форма первинного обліку
Ручна |
Комп'ютерна |
Паперовий |
Електронний |
первинний |
первинний |
документ |
документ |
|
Паперовий журнал |
Електроний |
|
Облікова фраза |
реєстрації |
журнал реєстрації |
|
первинних |
первинних |
||
|
|||
|
документів |
документів |
Журнал операцій
Рис. 1.9. Порядок ведення різних форм ведення первинного обліків
При ручній формі первинний документ може складатися вручну на паперовому носії безпосередньо на місці здійснення господарської операції без створення відповідного електронного документу (наприклад, видаткової накладної на складі при реалізації лікарських засобів). При комп’ютерному обліку первинний документ може бути створений як в бухгалтерії, так і на робочих місцях працівників, відповідальних за облік господарських операцій.
39
Особливості технології електронного первинного документування в автоматизованих облікових системах представлені на рис. 1.10. Це можливо за умов використання локальної мережі підприємства.
Накопичення та первинна обробка облікових даних відбувається на АРМ відповідних працівників
Обробка первинної інформації здійснюється за принципом об'єднання процесів складання та введення їх до бази даних підприємства
Автоматична реєстрація первинної інформації за допомогою різноманітних технологічних пристроїв, характерних для того чи іншого господарського процесу
Оформлення паперового первинного документа, що відповідає електронному (у разі потреби), який юридично підтверджує господарську операцію
Рис.1.10. Особливості технології первинного електронного документування
На основі первинного документу складається облікова фраза – сукупність реквізитів для зберігання в базі даних, у тому числі й бухгалтерські проводки, які додаються до журналу операцій. Різниця тільки в тому, що паперові документи потрібно передавати з місця обліку до бухгалтерії, а в локальній комп’ютерній мережі цей процес відбувається автоматично. Паралельно паперові документи реєструються в журналі реєстрації паперових первинних документів з подальшою реєстрацією в електронному журналі первинних документів, у той час як електронні первинні документи автоматично реєструються в цьому журналі.
40