7.6. Автоматизація обліку заробітної плати
Системна обробка інформації щодо обліку праці та заробітної плати є однією з найбільш складних і трудомістких ділянок роботи, що характеризується значним обсягом вхідної інформації і, відповідно, розрахункових робіт. Аналіз літературних джерел свідчить, що за трудомісткістю ця ділянка становить майже третину усього обліку по підприємству, при цьому тільки незначна частина (близько 10%) вказаних робіт не піддається автоматизації. Тому в організації обліку та складанні звітності з оплати праці широко впроваджуються сучасні інформаційні системи з використанням засобів комп’ютерної обчислювальної техніки. Їх особливістю є можливість систематизації інформації, що узагальнює облікову інформацію відповідно до потреб управління, контролю, аналізу та складання фінансової звітності.
При системному збиранні і обробці інформації з обліку праці і заробітної плати в автоматизованих системах забезпечується виконання таких облікових задач:
облік складу і руху працівників (по різних якісних і демографічних ознаках) та складання документів які характеризують кадровий склад підприємства; табельний облік робітників і службовців, а також облік використання ро-
бочого часу у різних аспектах; нарахування основної та додаткової заробітної плати (різних доплат,
премій, виплат тощо); розподіл нарахованої заробітної плати за видами оплат, категоріями і
професіями працівників, по структурним підрозділам і підприємству в цілому, а також контроль за використанням фонду заробітної плати;
облік та обчислення розміру сум для соціального страхування і належних платежів у бюджет тощо;
облік утримань податків та різних внесків (за видами та по кожному працівнику);
215
облік відпрацьованого часу та неявок на роботу;
облік і контроль виробітку та заробітної плати робітників-відрядників;
облік і нарахування погодинної та інших видів оплати;
розрахунки різних видів утримань із заробітної плати;
аналітичний облік за працівниками (за видами нарахувань і утримань);
складання відомостей розподілу заробітної плати за відповідними групувальними ознаками;
формування зведених реєстрів;
розрахунок утримань з фонду оплати праці;
облік депонованої заробітної плати
Рис 7.3. Блоки автоматизованої системи обліку праці та заробітної праці
Найбільш розповсюдженими програмними продуктами з автоматизації обліку праці та її оплати на території України є програми таких розробників як "1С”, "ПАРУС – Підприємство 8”, "Галактика”, "БЕСТ ЗАРПЛАТА”, "Стиль” та ін.
"Стиль” – сучасна програма, що виконує весь спектр операцій з обчислення та обліку заробітної плати, починаючи з формування особистих карток працівників, забезпечення автоматичного ведення і обробки даних про доходи працівників, утримання податків, зборів і нарахування у фонд заробітної плати.
Система "Галактика” – це комплексна система автоматизації управлін-
217
містить: типовий перелік видів оплат, фондів та їх нарахувань; типові комплекти необхідних згідно законодавству України звітів, сформованих за вимогами державних структур, до яких подається звітність; простий та універсальний механізм імпорту даних для інтеграції з іншими обліковими системами та управління підприємством. “БЕСТ ЗАРПЛАТА” автоматично передає сформовані звітні документи в систему формування звітів до державних структур “БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС”.
Найбільш популярною та використовуванною для цілей бухгалтерського обліку в Україні є программа «1С:Підприємство». Для підвищення ефективності управління підприємством в цьому програмному комплексі створена конфігурація по управлінню кадрами та розрахунку заробітної плати. Якщо раніше такою програмою була конфігурація “1С: Зарплата і Кадри 7.7”, то з розвитком ринку і появою підвищених вимог до інформаційних технологій фірма “1С” випустила більш досконалий продукт “1С: Зарплата і Управління персоналом 8”, яка відповідає всім запитам працівників, які здійснюють кадрове управління, планування і розрахунок заробітної плати. Причому остання версія програми “1С: Зарплата і Управління персоналом 8.1” є найбільш досконалим продуктом у своїй галузі.
"1С: Підприємство 7.7 Зарплата + Кадри" призначена для розрахунку заробітної плати і кадрового обліку, може використовуватися як на госпрозрахункових підприємствах України, так і в організаціях з бюджетним фінансуванням. Вона дозволяє не тільки автоматизувати розрахунок заробітної плати, але і організувати облік співробітників, реєструвати службові переміщення, отримувати статистичні довідки по кадровому складу. Універсальність системи дозволяє реалізувати будь-який підхід до рішення цих задач і отримувати будьякі звітні документи.
Програма містить цілий набір довідників і класифікаторів, що містять початкові дані і призначених для роботи з такими поняттями, як посади, категорії працівників, єдина тарифна сітка. Довідник підрозділів дозволяє відобразити багаторівневу, довільної складності структуру підприємства. Можна вести шта-
219
планування потреби у персоналі, управління атестацією, навчанням та фінансовою мотивацією працівників;
ефективне планування зайнятості персоналу; ведення обліку кадрів і аналіз кадрового складу;
ведення штатного розпису підприємства; розрахунок заробітної плати персоналу;
розрахунок регламентованих законодавством податків, утримань із заробітної плати та нарахувань на фонд оплати праці;
автоматизацію розрахунку нарахувань та утримань за будь-якими алгоритмами; відображення нарахованої заробітної плати і податків у складі витрат підприємства; управління грошовими розрахунками з персоналом, включаючи депонування; проведення розрахунків “заднім” числом;
формування розрахункових листків будь-якого виду;
формування платіжних відомостей з впорядкуванням інформації за різними критеріями шляхом розподілу її за категоріями, підрозділами та іншими ознаками;
розрахунок лікарняних листків, відпусток, оплати по середньому заробітку на основі даних за попередні розрахункові періоди;
тощо.
Дана конфігурація формує всі необхідні уніфіковані форми з обліку праці і заробітної плати та інші необхідні звіти, які дозволяють отримувати інформацію за будь-який розрахунковий період.
В програмі паралельно ведуться два види обліку: управлінський і бухгалтерський. Управлінський облік ведеться по підприємству в цілому, а бухгалтерський – окремо для кожної організації (підрозділу). Це дає змогу отримати необхідну інформації різним ланкам управління підприємства:
керівництво буде мати повний контроль за тим, що відбувається, задавати структуру підприємства і складових його організацій, аналізувати кадро-
221