7. Контроль за виконанням документів

7.1.Контроль за виконанням Законів України, Указів і Розпоряджень Президента України, постанов Верховної Ради України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, а також постанов правління та наказів Пенсійного фонду України та наказів Головного управління ПФУ у Київській області, протокольних рішень правління і нарад Пенсійного фонду України, доручень голови правління Пенсійного фонду України та його заступників, наказів, планів роботи і доручень начальника головного управління та його заступників, наказів, планів роботи і доручень начальника управління (далі документи ) в управлінні здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства в Пенсійному фонді України, затвердженої наказом Пенсійного фонду України від 15.12.05р. № 206 та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднання громадян, на підприємствах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 № 348.

7.2.Відповідальність за організацію виконання документів несуть заступники начальника управління -начальники відділів, начальники відділів та інші посадові особи управління.

За виконавську дисципліну відповідає начальник управління.

7.3. Керівник структурного підрозділу, який, відповідно до резолюції начальника управління в переліку виконавців документа стоїть першим, організовує його виконання і, в установлений строк, подає на розгляд начальника управління необхідні матеріали про виконання документа, завізовані безпосереднім та іншими виконавцями, які зазначені у дорученні, або мають відношення до його виконання.

Заступники начальника-начальники відділів, начальники відділів, або інші посадові особи, які зазначені у документі, несуть однаковою мірою відповідальність за якісне і своєчасне його виконання.

7.4.Безпосередній контроль за додержанням строків виконання документів, пропозицій, заяв і скарг громадян в управлінні покладається на загальний відділ.

7.5.Загальний відділ здійснює контроль виконання документів за реєстраційно - контрольними картками.

Реєстраційно - контрольні картки заповнюються головним спеціалістом з діловодства у кількості, необхідній для виконавців.

Перший примірник контрольної картки зберігається в контрольній картотеці загального відділу, а інші, передаються до відділів, які організовують виконання документа.

7.6.Заступники начальника управління - начальники відділів, начальники відділів, або інші посадові особи, які контролюють виконання документа, подають за своїм підписом документ, що підтверджує факт виконання документа, не пізніше контрольного терміну до загального відділу.

7.7.У разі невиконання в установлені строки документів, або окремих їх пунктів, начальники відділів, які забезпечували безпосередній контроль за їх виконанням, подають начальнику управління відповідні письмові пояснення.

7.8.Для продовження строку виконання документа заступники начальника управління - начальники відділів, начальники відділу, або інші посадові особи готують і подають керівнику управління доповідну записку з проханням продовжити строк виконання документа із зазначенням причин неможливості його виконання в установлений строк, але не пізніше як за 3 дні до закінчення терміну виконання.

Новий термін виконання документа встановлюється начальником управління.

7.9.Підставою для зняття документа з контролю є :

• повна реалізація вказаних у документі заходів;

• вичерпна інформація про цей факт органу або особи, яка надіслала документ.

За умови виконання цих вимог загальний відділ знімає документ з контролю, зробивши відповідні записи у реєстраційно-контрольній картці.

Рішення про зняття з контролю наказів та доручень Головного управління Пенсійного фонду України у Київській області, розпоряджень міського голови, наказів управління приймається начальником управління.

7.10.У випадку, коли резолюція передбачає ознайомлення з документом, що надійшов, заступників начальника –начальників відділу, начальників відділів, або інших посадових осіб, відповідальний виконавець здійснює ознайомлення з документом шляхом засвідчення підписом осіб, що ознайомились з документом.

7.11.При необхідності передачі оригіналу документа з одного відділу в інший, відповідальний виконавець фіксує цей факт в журналі реєстрації вхідної кореспонденції та в реєстраційно - контрольній картці.

7.12.У разі, коли документ, який надійшов до відділу не відповідає функціям, які покладені на відділ, то передача його до іншого відділу здійснюється після внесення змін до резолюції тією особою, яка її наклала.

7.13.У випадку, коли в управління надійшов лист не за призначенням, за розпорядженням начальника управління відповідальний працівник повертає лист в установу, що його направила. Коли подібний лист надійшов від фізичної особи, лист також повертається із роз'ясненням куди з приводу викладених в листі питань можна звернутися.

7.14.Загальний відділ щотижня готує інформацію про стан виконання взятих на контроль документів і подає її відповідним виконавцям.

Аналіз виконання взятих на контроль документів здійснюється загальним відділом щомісяця. На розгляд начальнику управління до 15 числа наступного місяця, подається довідка про стан взятих на контроль документів.

7.15.Виконані документи формуються в справи, відповідно до затвердженої номенклатури справ.