3. Організація роботи з документами

3.1.Організація роботи з документами здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства в Пенсійному фонді України, затвердженої наказом Пенсійного фонду України від 15.12.2005р. № 206, та розробленої відповідно до Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, місцевих органах виконавчої влади , затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.1997 № 1153.

Робота із документами, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, здійснюється відповідно до Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, в Пенсійному фонді України та його органах, затвердженої постановою Правління Пенсійного фонду України від 27.06.2002р. № 11-1, зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 12.07.2002р. за №583/6871 (із змінами), яка розроблена відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 27.11.1998р. № 1893.

Питання, що стосуються режимно – секретної діяльності, вирішуються відповідно до вимог Закону України “Про державну таємницю”, Порядку організації режиму секретності в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02.10.2003 № 1561-12, та інших нормативно правових актів з питань забезпечення режиму секретності.

Відповідальність за організацію діловодства в управлінні покладено на головного спеціаліста з діловодства загального відділу.

3.2.Загальне керівництво роботою діловодної служби в апараті управління здійснює начальник управління. Начальник управління зобов’язаний:

Забезпечувати дотримання строків виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем’єр міністра України, строків, установлених для вирішення питань, що порушені в листах Президента України, Голови Верховної ради та його заступників, голів комітетів Верховної ради і депутатських фракцій, Голови Конституційного Суду України, Голови Верховного Суду України та голів вищих спеціалізованих судів, Генерального прокурора України, а також строків виконання інших документів, що надходять до установи.

3.3.До основних видів роботи з документами належать:

• реєстрація вхідної кореспонденції;

• робота з документами в структурних підрозділах;

• підготовка документів для доповіді керівництву;

• підготовка та узгодження документів;

• організація виконання постанов, наказів Пенсійного фонду України, рішень та наказів головного управління у Київській області та наказів начальника управління у м. Броварах;

• підготовка та оформлення документів до нарад при начальнику управління;

• оформлення копій та додатків до документів;

• реєстрація та відправлення вихідної кореспонденції;

• організація та здійснення контролю за виконанням документів;

• складання номенклатури справ;

• підготовка до архівного зберігання та користування архівною документацією;

• ведення обліку, зберігання та використання бланків, печаток і штампів управління.

3.4.Номенклатура справ розробляється щорічно і вводиться в дію з початку нового календарного року. До номенклатури справ включаються всі справи і документи, що утворюються в управлінні.

3.5.Зведена номенклатура справ складається загальним відділом наприкінці року, погоджується з експертною комісією, архівним відділом і затверджується начальником управління.

3.6.Усі документи, що подаються на підпис або візування начальнику управління, мають бути завізовані начальником відділу, які зацікавленні у їх підписанні або візуванні, а також завізовані виконавцем.

Проекти наказів повинні бути завізовані керівниками структурних підрозділів або окремими спеціалістами, які зацікавленні у їх прийнятті та завідувачем юридичного сектору, а документи, пов’язані з витрачанням коштів – головним бухгалтером.

3.7.Документи, які необхідно підписати (візувати) начальнику управління або першому заступнику начальника управління керівники структурних підрозділів та окремі особи подають самостійно.

3.8.Документи для розгляду начальнику управління або першому заступнику начальника управління подаються у встановлені ним години, а акти законодавства, доручення вищестоящих органів, запити і звернення народних депутатів України, інша кореспонденція, що надходить від органів вищого рівня, терміново, відразу після їх реєстрації.

3.9.Працівникам управління забороняється приймати кореспонденцію від представників інших установ, без її реєстрації в установленому порядку діловодом;

3.10.Справи з документами з закритих питань за минулі роки залишаються в структурних підрозділах протягом терміну, передбаченого номенклатурою справ, але не менше періоду між комплексними ревізіями, після чого передаються на зберігання в архів;

3.11.Системи електронного документообігу та обробки інформації повинні відповідати державним стандартам і примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади.

Терміновий інформаційний обмін документами з використанням електронної пошти між управлінням та головним управлінням здійснюється відповідно до положення про використання електронної пошти у центральному апараті пенсійного фонду України, затвердженого наказом Пенсійного фонду України від 03.06.1999 № 73 та наказом головного управління від 12.07.1999 № 98.

Інформаційна мережа загального користування Internet використовується для зв’язку з органами вищого рівня та іншими організаціями, а також для передачі чи отримання повідомлень, які не мають службової таємниці.

3.12.Контроль за виконанням документів в апараті управління здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства в Пенсійному фонді України, затвердженої наказом від 15.12.2005р. № 206, а законами України, постановами Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем’єр – міністра України, здійснюється згідно з орієнтовними графіками