4.Порядок проведення нарад та інших заходів

4.1.Наради у начальника управління проводяться з питань діяльності управління, забезпечення координації роботи його структурних підрозділів та у терміни, що визначаються ним особисто. Склад присутніх на нарадах визначає начальник управління.

Наради з організації виконання оперативних завдань управління проводяться у перший та третій четверг місяця, але не рідше двох разів на місяць.

Позачергові наради проводяться за рішенням начальника управління, а в разі його відсутності – за рішенням першого заступника начальника управління

Головний спеціаліст з діловодства повідомляє про нараду всіх її учасників.

Керівники структурних підрозділів, які запрошуються на нараду повинні мати при собі інформації:

• про виконання планових завдань відділу;

• про виконання доручень начальника управління на попередній нараді;

• питання та пропозиції, які неможливо вирішити самостійно.

4.2. Під час наради головний спеціаліст з діловодства занотовує доручення начальника управління, після чого готує протокол наради. Протокол наради підписує начальник управління (перший заступник начальника управління) та головний спеціаліст з діловодства (секретар). Реєстрація протоколів ведеться в окремому журналі.

4.3. На виконання рішень нарад можуть видаватися накази. Накази після їх підписання та реєстрації доводяться до керівників структурних підрозділів та окремих спеціалістів.

4.4. Порядок проведення нарад заступниками начальника управління -начальниками відділів, начальниками відділів управління визначається ними самостійно за погодженням з начальником управління.

4.5. Організація семінарів ( підготовка матеріалів, запрошення учасників, виступаючих, тощо) покладається на відповідні відділи та спеціалістів, які ініціювали проведення семінару.

Матеріали до семінару подаються начальнику управління для погодження, не пізніше як за 3 дні до дати його проведення.

4.6. Після закінчення семінару відповідальний працівник подає до загального відділу копію плану та звіт про результати проведення семінару.

5. Робота із засобами масової інформації

5.1. Взаємозв’язок між управлінням та засобами масової інформації організовує загальний відділ управління відповідно до вимог законів України «Про порядок висвітлення діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування в Україні засобами масової інформації», «Про інформацію», Інструкції про порядок обліку, зберігання та використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, в Пенсійному фонді України та його органах, затвердженої постановою Правління Пенсійного фонду України від 27.06.02 № 11-1 та Переліку відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, в Пенсійному фонді України та його органах, затвердженому наказом Пенсійного фонду україни від 03.10.02 № 80.

2. З метою організації ефективної взаємодії між управлінням, засобами масової інформації та громадянами управління забезпечує:

• інформування громадкості про діяльність управління шляхом проведення виступів по радіо та на телебаченні, розміщення в засобах масової інформації статей, коментарів, розповсюдження інформаційно – презентаційної продукції про діяльність управління;

• організацію виїзних прийомів громадян на підприємствах міста;

5.3. Організація взаємодії управління з міськвиконкомом та засобами масової інформації покладається на загальний відділ управління.