3.6.8. Поиск информации в базе данных

Поиск и предоставление данных из БД – одна из основных задач СУБД. Естественно, сред­ства, позволяющие извлечь информацию, достаточно многообразны. На рис. 3.17 приведена классификация этих средств. В зависимости от информационной потребности можно использовать простые приемы поиска данных или более сложные, позволяющие формировать непростые крите­рии отбора.

Рис. 3.17. Классификация средств извлечения информации из БД

К простейшим видам поиска относится использование команд Правка – Найти и Правка – Заменить или кнопка . В условиях поиска могут быть использованы операции сравнения (>, <, <=, >=, =, <>), а также подстановочные символы: *, ?, !, [ ], #.

3.6.9. Использование фильтров

Фильтр – это способ показать в окне только те записи БД, которые удовлетворяют требова­ниям пользователя. Фильтры – это одноразовые запросы, без имени. Они просты в использовании. Можно применять фильтры к таблице, запросу или форме, но фильтруются всегда данные только одной таблицы. В фильтре отображаются все поля.

В СУБД MS Access несколько видов фильтров.

Для установки фильтров необходимо выполнить команду Записи – Фильтр или воспользо­ваться одной из кнопок на панели инструментов .

Они позволяют соответственно:

• установить фильтр по выделенному;

• изменить фильтр;

• применить/удалить фильтр.

Кроме того, существует фильтр, который устанавливается при помощи вызова контекстного меню на нужном поле таблицы – это фильтр по вводу.

Фильтр по выделенному. Необходимо выделить фрагмент содержимого нужного поля и уста­новить фильтр одним из способов: Записи – Фильтр – Фильтр по выделенному, инструмент , контекстное меню – Фильтр по выделенному. В результате останутся записи, совпадающие по этому полю или по его части. В исходной таблице Договоры выделим код тура 12 (рис. 3.18) и нажмем на соответствующую пиктограмму.

Рис. 3.18. Содержимое таблицы Договоры

В результате этих действий таблица сокращается и отображает данные только по выделен­ному коду тура (рис. 3.19).

Рис. 3.19. Отфильтрованные данные

Инструмент приведет таблицу к исходному виду.

Фильтр по форме или изменение фильтра. При использовании фильтра по форме получается свернутая в строку пустая таблица с пиктограммой списка в каждом поле, где можно задать критерий отбора. В критерии можно использовать и логические операторы AND, OR, NOT.

Например, нужно в БД Туризм просмотреть только те записи, в которых Дата начала тура после 01.06.2006. Нужно открыть таблицу Договоры. Нажать кнопку . В поле Дата начала тура набрать условие >#01.06.06# (рис. 3.20), имея в виду, что константы типа Дата/Время заклю­чаются в #. В результате на экране останутся только соответствующие критерию записи (рис. 3.21). Эти действия произведем для отфильтрованных данных (код тура 12).

Рис. 3.20. Строка таблицы, в которой можно задать условия фильтрации

После этого нужно нажать кнопку Применить фильтр .

Рис. 3.21. Результат отбора данных

Инструментом сортировки можно найденные записи упорядочить.

Фильтр по вводу. Устанавливается при помощи вызова контекстного меню на нужном поле таблицы. Может применяться в таблицах и формах. Позволяет найти записи, удовлетворяющие нескольким условиям одновременно.

Расширенный фильтр. Вызывается командой Записи – Фильтр – Расширенный фильтр. В окне бланка фильтра пользователь имеет возможность создать фильтр, введя условия отбора, с помощью которых из всех записей в открытой форме или таблице выделяется подмножество, удовлетворяющее данным условиям. Кроме того, в бланке фильтра задается порядок сортировки для одного или нескольких полей.