3.6.4. Создание таблицы с помощью мастера таблиц
Для быстрого создания таблиц используется Мастер таблиц – специальная программа, которая, задавая вопросы, обеспечивает выполнение 90% работы.
При открытой БД вызов Мастера осуществляется:
вкладка Таблица – Создать таблицу при помощи Мастера,
кнопка Создать в окне объектов открытой БД – Мастер таблиц;
Первый экран мастера представлен на рис. 3.11.
Рис. 3.11. Создание таблицы с помощью мастера
Слева находится список образцов таблиц, при выборе которых меняется список Образцы полей. Можно выбирать подходящие поля из разных таблиц. Выше списка находятся две опции Деловое / Личное применение, которые переключают набор таблиц.
Сначала следует выбрать образец таблицы, похожий на создаваемую. Затем выбрать поля таблицы. При этом имена полей можно переименовывать, используя кнопку Переименовать поле.
Определив имя таблицы, можно выбрать первичный ключ или предоставить его установку системе. Далее выбираются варианты продолжения работы:
просмотреть таблицу в режиме Конструктора;
начать ввод данных в таблицу;
создать форму для ввода данных.
Лучше всегда выбрать первый вариант ответа, чтобы убедиться в верности структуры таблицы.
3.6.5. Создание таблицы путем ввода данных
Следует выполнить команды:
вкладка Таблицы – Создать в Режиме таблицы,
кнопка Создать в окне объектов открытой БД – Режим таблицы;
В появившейся пустой таблице (рис. 3.12) 10 полей и 20 строк (Поле1, Поле2 и т.д.). Сначала можно изменить имена полей, вызвав контекстное меню на заголовке, затем заносить информацию. Незаполненные поля в правой части таблицы MS Access проигнорирует.
Рис. 3.12. Создание таблицы в режиме таблицы
При сохранении таблицы MS Access предложит создать первичный ключ для нее, но лучше установить его вручную в режиме Конструктора, а также убедиться в том, что лишние строки и столбцы удалены.
3.6.6. Связи между таблицами
Каждая таблица способна функционировать полностью самостоятельно, но связи с другими таблицами помогают работать лучше, предоставлять больше сведений. Связи устанавливаются между двумя таблицами. Одна из них содержит поле, значение которого совпадает со значениями первичного ключа другой таблицы.
Главная таблица содержит первичный ключ и составляет часть «один» в отношении «один-ко-многим», подчиненная таблица содержит такой же тип информации со стороны «много» в отношении «один-ко-многим».
Связи автоматически устанавливаются Мастером подстановок. Вызов мастера подстановок осуществляется из списка свойств поля (см. рис. 3.10).
Просмотреть, установить, отредактировать связи можно командой Сервис – Схема данных или инструментом .
Если связи устанавливаются первично, то откроется окно Таблицы (рис. 3.13). Двойной щелчок на нужной таблице позволит перенести их в окно Схема данных. Если связи устанавливаются повторно, то откроется окно Схема данных (рис. 3.14).
Рис. 3.13. Окно Добавление таблицы
Для установки связи между таблицами вручную нужно перетянуть связываемое поле из главной таблицы и наложить его на соответствующее поле подчиненной таблицы.
Рис. 3.14. Установка связей между таблицами
Удаление и изменение связей производится с помощью контекстного меню на линии связи, а также клавишей DEL.
В окне Схема данных двойной щелчок по линии связи позволит открыть окно Изменение связей (рис. 3.15). В нем можно установить флажок у опции Целостность данных, линия связи станет гораздо более темной и появятся значки «1» и «», означающие отношение «один» или «многие». Если система определила тип связи «один-к-одному» или «один-ко-многим», то можно поставить флажок Поддерживать целостность данных.
Рис. 3.15. Диалоговое окно установки целостности данных
Целостность данных – это набор правил, защищающих данные от случайных изменений или удалений с помощью механизма поддержки корректности связей между связанными таблицами.
Если связь определена и система взяла на себя поддержку целостности данных, то при просмотре главной таблицы (отношение «один») слева, рядом с полосой выделения появится колонка со знаками «+». Щелчок на «+» позволит открыть подчиненную таблицу (отношение «много» или «один»).