3.6.1. Объекты ms Access

Как видно из рис. 3.4 и 3.5, база данных Access может иметь следующие объекты: таблицы, формы, запросы, отчеты, страницы. Кроме того, квалифицированные пользователи могут работать еще с макросами и модулями. Макрос – это набор специальных макрокоманд (например, Открыть Форму, Печатать Отчет и т.п.), а модуль – это программа написанная на языке Access Basic или Visual Basic для приложений.

Рис.3.5. Объекты Access

Таблица – базовый объект MS Access содержащий данные. Все остальные объекты являются производными и создаются только на базе подготовленных таблиц.

Форма не является самостоятельным объектом Access: она просто помогает вводить, просмат­ривать и модифицировать информацию в таблице или запросе. Форма – это объект, предназна­ченный для удобного ввода и отображения данных. В отличие от таблиц, в формах не содержится информация баз данных. Форма – это всего лишь формат (бланк) показа данных на экране компь­ютера. Формы могут строится на основе таблиц и запросов. Построение форм на основе запросов позволяет представить в них информацию из нескольких таблиц.

Запросы и отчеты выполняют самостоятельные функции: выбирают, группируют, представ­ляют, печатают информацию. Запрос – это инструмент для анализа, выбора и изменения данных. Запрос представляет собой инструкцию для отбора нужных записей из данной БД в соответствии с определенными условиями. По сути дела, запрос – это вопрос, который пользователь задает Access о хранящейся в базе данных информации.

Отчет – это объект, предназначенный для создания документа, представляющего информа­цию в необходимой пользователю форме, и который впоследствии может быть распечатан.

Страницы доступа к данным представляют собой специальный тип Web-страниц, предназна­ченный для просмотра и работы через Интернет или интрасеть с данными, хранящимися в базе данных Microsoft Access или Microsoft SQL Server. С помощью страницы пользователи могут вводить, редактировать и удалять данные из базы.

Каждый объект MS Access имеет имя. Имя должно содержать не более 64 символов, может включать любую комбинацию букв, цифр, пробелов и специальных символов за исключением точки, восклицательного знака и квадратных скобок. Имя не должно начинаться с символа пробела, не должно включать управляющие символы (с кодами ASCII от 0 до 31), не должно включать прямые кавычки в именах таблиц.

С каждым объектом базы данных работа выполняется в отдельном окне, причем предусмот­рено два режима работы:

• оперативный режим – режим в котором просматривается, изменяется или выбирается информация;

• режим конструктора – режим в котором создается или изменяется макет, структура объекта (например, структура таблицы).

Кроме этого, в файл базы данных входит еще один документ, имеющий собственное окно: схема данных. Схема данных – это окно, в котором создаются, просматриваются, изменяются и разрываются связи между таблицами. Эти связи помогают контролировать данные, создавать запросы и отчеты. Если выбрать команду Сервис-Схема данных... (или нажать соответствующую кнопку панели инструментов ), на экране появится окно документа Схема данных.

В окне базы данных имеются три командные кнопки (Открыть, Конструктор и Создать) и семь вкладок (по числу объектов Access): Таблица, Запрос, Форма, Отчет, Страницы, Макрос и Модуль (см. рис. 3.4). Если выбрана какая-либо вкладка, то в ее окне отображается список сущест­вующих объектов этого типа данной БД.

Например, если выбрать вкладку Таблица, то в окне отображается список таблиц открытой базы данных (рис. 3.6). Чтобы открыть таблицу, надо выделить ее имя в списке и нажать кнопку Открыть. Чтобы включить в БД новую таблицу, надо нажать кнопку Создать. Чтобы исправить макет существующей таблицы, надо выделить ее имя в списке и нажать кнопку Конструктор.

Рис. 3.6. Вкладка Таблицы

Такие же операции выполняются со всеми другими объектами базы данных Access.

Набор пунктов горизонтального меню и состав панелей инструментов зависят от типа и режима окна документа, которое в данный момент активно. Например, окно таблицы в оператив­ном режиме имеет кнопки Вырезать, Сортировать по возрастанию и др. (рис. 3.7), а в режиме конструктора – кнопки Свойства, Определить ключ и др. Работа с панелями инструментов подчи­няется стандарту Windows.

Рис. 3.7. В окне базы данных активно окно таблицы в оперативном режиме