Конвертирование числовых данных хранящихся как текст в числа

Для конвертирования числовых данных хранящихся как текст в числа выберите в меню Сервис команду Параметры и откройте вклад Проверка ошибок. Проверьте, что установлены флажки Включить фоновую проверку ошибок и Число сохранено как текст. Выберите ячейку с зеленым индикатором в верхнем левом углу. Рядом с ячейкой нажмите кнопку с восклицательным знаком и в появившемся меню выберете команду Преобразовать в число (рис. 2.6).

Рис. 2.6. Конвертирование числовых данных хранящихся как текст в числа

Отображение данных в ячейках таблицы

Если введенные текстовые данные превосходят ширину ячейки, то не вмещающаяся часть будет отображаться в соседней справа пустой ячейке. Если же соседняя ячейка не пуста, то есть содержит какие-то данные, на экране отобразится столько знаков, сколько поместится в ячейке, остальные обрежутся. При этом сам текст в памяти компьютера сохранится неизменным.

Числа располагаются в пределах ячейки. Слишком длинное десятичное число округляется до требуемого количества знаков. Если этого недостаточно, число представляется в Экспоненци­альном формате. Если же ширина ячейки и для этого мала, ячейка заполняется знаками # (решетка), сигнализирующими о том, что ширина ячейки недостаточна для отображения данных.

Отображение числовых данных зависит не только от выбранного формата, но также и от ширины колонки (ячейки), в которой эти данные располагаются. Ширина колонки при текстовом режиме экрана устанавливается в знаках, а при графическом режиме экрана – в независимых единицах. Количество знаков в ячейке зависит от ее ширины, кегля, гарнитуры, а также от конкретного текста. Так, например, не составляет проблемы расположить число 12345 в формате с запятой без дробной части в ячейке шириной в 9 знаков. Однако вы не сможете его расположить там в денежном формате с двумя десятичными знаками, поскольку число $12,345.00 занимает 10 разрядов, превышая тем самым ширину ячейки. В данном случае необходимо изменить исполь­зуемый формат представления числа либо увеличить ширину колонки.

Быстрое заполнение повторяющихся записей в столбце

Для ускорения ввода данных в Excel используется средство автозавершения. При вводе последовательности символов в ячейку, совпадающей с последовательностью, ранее введенной в этом столбце, недостающая часть набора будет произведена автоматически. Законченная запись по формату полностью совпадет с существующей записью, включая символы верхнего и нижнего регистра.

Вариант ввода также можно выбрать из списка записей, которые уже имеются в столбце в рядом расположенных ячейках. Чтобы просмотреть список (рис. 2.7), нажмите клавиши Alt+стрелка вниз или нажмите правую кнопку мыши и выберите в контекстном меню команду Выбрать из раскрывающегося списка.

Рис. 2.7. Ввод в ячейку ранее использованных слов

2.6. Редактирование таблицы

Редактировать содержимое ячейки можно несколькими способами:

1. Выделить ячейку и редактировать ее в строке формул, переместив курсор на нужное место.

2. Дважды щелкнуть ячейку мышью или выделить ячейку и нажать клавишу F2 В этом случае редактирование данных можно производить непосредственно в ячейке или в строке формул.

Завершив редактирование ячейки, нажмите клавишу Enter или кнопку Ввод в строке формул. Если вы ошиблись во время ввода данных в ячейку, то нажмите клавишу Backspace и удалите ненужные символы.

ОЧИСТКА ЯЧЕЙКИ. Чтобы очистить ячейки, строки или столбцы, выделите их и нажмите клавишу Delete или в меню Правка выберите команду Очистить, а затем одну из команд: Все, Форматы, Содержимое или Примечания.

Если выделить заполненную ячейку и ввести в нее символы, то эти символы заменят данные, которые находились в ячейке раньше. Чтобы вносить изменения прямо в ячейке, а не использовать для внесения изменений строку формул, выберите в меню Сервис команду Параметры, откройте вкладку Правка и установите флажок Правка прямо в ячейке.

ВЫДЕЛЕНИЕ ДАННЫХ. Выделение в Excel используется перед выполнением таких опера­ций, как копирование, перемещение, удаление, форматирование. Можно выделить одну или несколько ячеек, строк, столбцов, листов или книг. Для выделения можно использовать мышь, команды меню или клавиатуру.

Выделенная ячейка является активной. В нее производят ввод данных. Вокруг выделенной ячейки, группы ячеек или диапазона видна черная рамка. Выделение отменяется при последую­щем щелчке мыши вне места выделения или при нажатии на клавишу управления курсором.

ВЫДЕЛЕНИЕ ДИАПАЗОНА ЯЧЕЕК. Диапазон образуется двумя или более ячейками листа. Ячейки диапазона могут быть как смежными, так и несмежными. Соответственно совокупность двух или более выделенных ячеек или диапазонов, которые не граничат друг с другом, называют несмежным диапазоном. Обычно в качестве диапазона рассматривается прямоугольная область, содержащая ячейки нескольких столбцов и строк. Активная ячейка выделенного диапазона имеет белый фон, остальные отличаются цветом.

Прямоугольный диапазон смежных ячеек определяется адресами левой верхней и правой нижней ячеек, между которыми в качестве разделителя ставят двоеточие (А3:С4 на рис. 2.8). Адреса ячеек можно набирать как в верхнем, так и в нижнем регистре.

Рис. 2.8. Выделение диапазона ячеек

Диапазон ячеек можно выделить следующими способами:

• ввести в поле Имя адрес левой верхней ячейки (ее называют ячейкой привязки) и через двоеточие адрес правой нижней ячейки, затем нажать клавишу Enter;

• мышью с нажатой кнопкой, перемещая ее, например, от левой верхней ячейки к правой нижней. В процессе выделения в поле Имя будет отображаться количество выделяемых строк (R) и столбцов (C), например, 2R3C. После того, как вы отпустите кнопку мыши, в поле Имя отобра­зится адрес ячейки привязки;

• с клавиатуры, удерживая нажатой клавишу Shift и расширяя клавишами управления курсо­ром зону выделения, например, от левой верхней ячейки к правой нижней.

Для выделения несмежных ячеек или несмежного диапазона ячеек необходимо выделить первую ячейку или первый диапазон ячеек, затем, удерживая нажатой клавишу Ctrl, выделить остальные ячейки в диапазоне.

Диапазон ячеек непрямоугольного вида определяется как последовательность адресов, составляющих его прямоугольных поддиапазонов, отделенных друг от друга точкой с запятой, например С6:Е8;С9; С10:Е12;С13. Чтобы добавить новый диапазон ячеек к ранее выделенному, нажмите клавишу Shift, а затем укажите на последнюю ячейку, которую следует включить в дополнительно выделяемый диапазон.

ВЫДЕЛЕНИЕ СТРОК ИЛИ СТОЛБЦОВ. Для выделения всей строки щелкните ее заголовок (рис. 2.9) у левой границы окна или установите в ней курсор и нажмите клавиши Shift+Пробел, аналогично для выделения столбца щелкните его заголовок в верхней части таблицы или устано­вите в нем курсор и нажмите клавиши Ctrl+Пробел. Для выделения группы строк или столбцов переместитесь по их заголовкам, удерживая нажатой кнопку мыши.

Рис. 2.9. Выделение листа: 1 – заголовок столбца; 2 – кнопка выделения листа; 3 – заголовок строки

ВЫДЕЛЕНИЕ ЛИСТА. Для выделения листа целиком нажмите кнопку , расположенную в левом верхнем углу листа на пересечении заголовков строк и столбцов. С клавиатуры лист можно выделить, нажав на клавиши Shift+Ctrl+Space или CTRL+Ф (Ctrl+А).

ВСТАВКА СТРОК И СТОЛБЦОВ. В ряде случаев для ввода новых данных необходимо вставить дополнительные строки или столбцы. Для выполнения этой операции на месте вставки выделите ячейку или диапазон ячеек. Затем выберите команду Строки или Столбцы в меню Вставка или выберите требуемую команду в контекстном меню после щелчка правой кнопки мыши заголовка строки или столбца. Будет вставлено столько столбцов/строк, сколько было выделено ячеек. Строки вставляются над выделенной ячейкой, столбцы – слева от выделенной ячейки.

УДАЛЕНИЕ ЯЧЕЕК, СТРОК И СТОЛБЦОВ. Для удаления ячейки (ячеек) ее необходимо выделить и выбрать команду Удалить в меню Правка.

Появится диалоговое окно Удаление ячеек, переключатель Удалить которого позволяет задать направление сдвига прилегающей ячейки, строки и столбца для заполнения пространства, освобо­дившегося после удаления ячеек (рис. 2.10):

• ячейки со сдвигом влево;

• ячейки со сдвигом вверх;

• строку;

• столбец.

Рис. 2.10. Диалоговое окно, используемое для удаления ячеек, строки или столбца

С клавиатуры, чтобы удалить выделенные ячейки, нажмите на две клавиши Ctrl и знак “-”. Появится диалоговое окно Удаление ячеек. Клавишами перемещения курсора вверх или вниз установите переключатель в требуемое положение. Нажав клавишу Tab, переместитесь на кнопку ОК и нажмите клавишу Enter.

При удалении строки находящиеся ниже ее строки перемещаются вверх, при удалении столбца все расположенные справа от него столбцы перемещаются левее. При удалении ячейки соседние ячейки перемещаются и заполняют освободившееся место. При очистке ячейки удаля­ется ее содержимое (формулы и данные), форматы (включая числовые, условные форматы и границы) и примечания, но пустые ячейки остаются на листе.