Доповідна записка

Це письмове повідомлення на ім’я керівника установи, ор- ганізації, у якому описується певний факт, подія, повідомляється про виконання окремих завдань, службових доручень. Доповідна записка укладається з ініціативи її автора або за вказівкою керівника. Розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, адресовані керівнику вищої організації. Доповідні записки бувають також інформаційного, звітного й ініціативного характеру. Зміст доповідної записки повинен бути точним та лаконічним, поділеним на частини. У кінці подаються висновки і пропозиції.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок.

3. Посада, прізвище та ініціали керівника, якому вона подається.

4. Текст.

5. Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку

(може розташовуватися після адресата).

6. Дата.

_{7. Підпис.}

Зразок:

Директорові Чернівецького

індустріального коледжу

Харині В. Т.

викладача української мови

Посполітак О. В.

Доповідна записка

_{про збільшення кількості годин}

Мовна культура – один з найважливіших показників нашої духовної культури. Усне й писемне мовлення кожної людини

свідчить про рівень її освіченості, інтелігентності. Щоб грамотно говорити й писати, потрібно, передусім, постійно вивчати рідну мову, вдосконалювати знання, набуті в середній школі. Писемне мовлення студентів І курсу хибує численними відхиленнями від орфографічних і пунктуаційних норм української мови. Заняття з практичного курсу допомагають повторити й удосконалити знання студентів з орфографії та пунктуації української мови, виробити навички грамотного письма. Значна частина занять з української мови зорієнтована на вдосконалення зв’язного мовлення. На жаль, таких занять лише дві години на тиждень. Просимо розглянути це питання й збільшити кількість тижневих годин на вивчення рідної мови.

10.07.11. Підпис

Телеграма

Це службовий документ, що становить буквено-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв’язку (телеграфом).

Тексти телеграм друкують без абзаців. Вони повинні бути стислими і недвозначними. Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (крім частки „не”). Не допускається: переносити слова тексту телеграми з одного рядка на інший; робити будь-які виправлення. У разі потреби замість розділових та інших знаків використовують умовні позначення: КРПК, КМ, ЛПК, НР (номер), ДВК (дво- крапка). Знаки „–” (мінус), „+” (плюс), % (відсоток) пишуть словами; однозначні числа – переважно словами, багатозначні – цифрами.

Службові телеграми оформляють на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу (формат А5) у двох примірниках (перший передають до відділення зв’язку, другий підшивають у справу).

Розрізняють ініціативні телеграми і телеграми-відповіді.

У телеграмах-відповідях на початку тексту зазначають номер документа, на який дають відповідь, а в кінці – вихідний номер, після чого зазначають назву підприємства (скорочено), посаду (у разі потреби), прізвище особи, яка підписала телеграму.

Реквізити службової телеграми:

1) назва виду документа;

2) категорія телеграми;

3) вид телеграми;

4) телеграфна адреса одержувача;

5) номер документа, на який дають відповідь;

6) текст;

7) вихідний номер телеграми;

8) скорочена назва підприємства, що надсилає телеграму;

9) посада особи, яка підписала телеграму;

10) поштова адреса та назва підприємства-відправника телеграми;

11) підпис;

12) дата підписання телеграми;

13) відбиток печатки підприємства-відправника.

Телефонограма

Це документ, який передається телефоном, фіксується у спеціальній книзі (журналі) і містить розпорядження, інформацію вищих органів. Особа, якій адресується телефонограма, після ознайомлення з текстом ставить свій підпис і таким чином підтверджує свою відповідальність за виконання переданих розпоряджень або доведення інформації до відома. На відміну від телеграми, телефонні повідомлення, як правило, обмежені у відстані: їх передають у межах міста, району, області.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Номер.

3. Дата.

4. Адресант.

5. Адресат.

6. Текст.

_{7. Підпис.}

_{Зразок:}

Телефонограма No 348 від

6 листопада 2011 року

Від кого: Чернівецький індустріальний коледж. Телефон: 58-57-94.

Кому: Житарюку В. А. Передав: Чернівчан В. Я. Прийняв: Зубровський В. М. Год. 12 хв. 45.

Просимо професора Житарюка В. А. взяти участь у конференції 14–18 листопада 2008 року. Запрошення надсилаємо поштою.

Директор В. Т. Харина

Радіограма – це повідомлення, передане по радіо.

Факс

Це спосіб передачі різних за змістом документів за допо- могою телекомунікативного зв’язку та принтера.

Реквізити:

1. Місце відправлення.

2. Адресат.

3. Телефон місця відправлення.

4. Дата й час відправлення.

5. Кількість сторінок (при потребі).

Вони подаються англійською мовою або українською зліва і записуються латинськими літерами. Текст факсу пишеться без скорочень.

Факс – це поширений, але менш доступний спосіб передачі інформації, ніж телефон або телеграф. Тому одне й те ж саме місце відправлення (місце призначення) може бути адресою різних авторів (адресатів). У цьому полягає особливість реквізитів факсу.