1. Складання документів щодо особового складу

До документів щодо особового складу передусім належать

такі: автобіографія, резюме, заява, характеристика, трудова книжка, особовий листок з обліку кадрів.

Автобіографія

Це документ, у якому особа повідомляє основні факти своєї біографії. Він характеризується незначним рівнем стандартизації. Основні вимоги під час його написання – вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Текст, у якому зазначаються:

– прізвище, ім’я, по батькові;

– дата народження;

– місце народження;

– відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося навчатися);

– відомості про трудову діяльність (коротко, у хронологічній послідовності назви місць роботи й посад);

– короткі відомості про склад сім’ї.

3. Дата написання.

4. Підпис.

Заголовок („Автобіографія”) пишеться посередині рядка, трохи нижче за верхнє поле. Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу. Дата написання ставиться ліворуч під текстом, підпис автора – праворуч. Автобіографія має дві форми: автобіографія-розповідь (з елементами опису й характеристикою згадуваних у ній людей); автобіографія-документ (з точним поданням фактів).

Зразок:

Автобіографія

Я, Крушельницька Олександра Романівна, народилася 14 січня

1978 року в м. Чернівцях у родині лікарів.

У 1985 році була зарахована до першого класу середньої за- гальноосвітньої школи No 38.

У 1995 році вступила на навчання до Чернівецького індустрі- ального коледжу за спеціальністю „Розробка програмного забез- печення”.

З 2000 року працюю на посаді програміста відділу договірно- правової роботи концерну „Світ комп’ютерів”.

Склад сім’ї:

батько – Крушельницький Роман Сергійович, 1954 року на- родження, лікар-терапевт Лікарні швидкої медичної допомоги

м. Чернівців;

мати – Крушельницька Марія Василівна, 1958 року народження, лікар-терапевт Чернівецької поліклініки профоглядів;

сестра – Крушельницька Анна Романівна, 1989 року народження, учениця 9-го класу середньої школи No 38 м. Чернівців.

Проживаю за адресою: вул. Першотравнева, буд. 34, кв. 12, м. Чернівці, 58000.

15 листопада 2011 року Підпис

Резюме

Це документ, у якому коротко викладаються особисті, освітні та професійні відомості про особу.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Текст, що містить таку інформацію:

– домашня адреса, телефон, e-mail;

– прізвище, ім’я, по батькові;

– мета написання документа;

– особисті дані (дата народження; сімейний стан; націо- нальність);

– відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися; ступінь володіння іноземними мовами (при потребі));

– відомості про професійний досвід (яку посаду обіймає зараз, попередні посади, із зазначенням стажу роботи);

– відомості про публікації (якщо потрібно);

– інша інформація на вимогу роботодавця.

3. Дата (при потребі).

4. Підпис (при потребі).

Резюме повинно бути детальним і водночас лаконічним. Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу. Для того, щоб досягнути успіху, під час складання резюме варто дотримуватись певних правил:

1. Формулюйте свою мету зрозуміло, чітко, дохідливо.

2. Намагайтеся вжити якомога більше фахових слів, що відповідають посаді, яку ви хочете зайняти.

3. Для кожного конкретного конкурсу складайте окреме резюме.

4. Намагайтеся не вживати такі слова, як „я”, „ми”. Замість них вживайте на початку речення активні дієслова: організував, створив, керував, вивчав, обізнаний з.

5. Не надсилайте своєї фотокартки, якщо цього спеціально не передбачено.

6. Не вказуйте розмір заробітної плати й особисті відомості.

7. Для передруку резюме використовуйте якісний папір стандартного розміру.

8. Якщо ви обіймаєте не надто високу посаду, то під час складання резюме краще зосередитися на великому досвіді роботи й набутих навичках.

Зразок:

_{Р е з ю м е}

вул. Т. Шевченка, 350/23, тел. дом.: 556072,

м. Чернівці, тел. моб.: 80507638549,

58000 e-mail: marta@meta.ua

Лозинська Марта Іванівна

Мета: заміщення вакантної посади економіста відділу марке- тингу з умовою професійного вдосконалення і зросту.

Особисті дані: українка; 1980 року народження; одружена;

маю сина.

Освіта: 2001–2005 рр. – навчання у Чернівецькому індустрі- альному коледжі за спеціальністю „Маркетингова діяльність”;

2006–2009 рр. – навчання на економічному факультеті Черні- вецького національного університету імені Юрія Федьковича за спеціальністю „Маркетинг” (заочна форма навчання).

Досвід: 2008–2009рр. – приватне підприємство „Експрес”

(м. Чернівці), маркетолог.

15 травня 2011 року Підпис

З а я в а

Це документ, який містить прохання особи або установи

щодо здійснення своїх прав чи захисту інтересів.

Р е к в і з и т и:

1. Адресат (назва установи або посада, прізвище та ініціали

керівника у давальному відмінку, на ім’я яких подається заява).

2. Адресант (назва установи або посада, прізвище, ім’я, по

батькові у родовому відмінку (іноді адреса і паспортні дані)

особи, яка звертається із заявою).

3. Назва виду документа.

4. Текст.

5. Підстава (додаток): перелік документів, доданих до за-

яви на підтвердження її правомірності.

6. Дата.

7. Підпис.

Заява пишеться власноруч в одному примірнику. Різно-

видами заяви є заява-зобов’язання (прохання про надання

позики), заява про відкриття рахунка, про притягнення до

відповідальності тощо.

З р а з о к п р о с т о ї з а я в и:

Директорові Чернівецького

індустріального колледжу

Харині В. Т.

студента І курсу групи П-21

спеціальності „Програмування

для електронно-обчислювальної

техніки і автоматизованих систем”

Савчука В. Л.

З а я в а

Прошу звільнити мене від занять з 23 лютого по 27 лютого у зв’язку з участю в обласній олімпіаді з інформатики. Пропущені заняття зобов’язуюся відпрацювати.

9.9.11. Підпис

З р а з о к с к л а д н о ї з а я в и:

Директорові банку «Аваль» Кордубі Валерію Миколайовичу Іваненко Марії Василівни (мешкаю за адресою:

вул. Зелена, 36/4, м. Чернівці, 58023, тел. 58-11-12)

З а я в а

Прошу зарахувати мене на посаду касира з 1 вересня

2009 року.

До заяви додаю:

1) копію диплома;

2) трудову книжку;

3) медичну книжку;

4) особовий листок з обліку кадрів;

5) автобіографію;

6) чотири фотокартки.

25.08.11. Підпис

Х а р а к т е р и с т и к а

Це документ, у якому в офіційній формі висловлено громадську думку про працівника як члена колективу і який складається на його вимогу або письмовий запит іншої установи для подання до цієї установи.

Р е к в і з и т и:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок (прізвище, ім’я, по батькові у родовому відмінку особи, якій видається характеристика; рік або повна дата народження; національність; посада; при потребі – місце проживання).

3. Текст, який містить такі відомості:

– трудова діяльність працівника;

– ставлення до службових обов’язків та трудової дисципліни;

– моральні якості (риси характеру, ставлення до інших членів колективу);

– висновки;

– призначення характеристики (при потребі).

4. Дата складання.

5. Підпис керівника установи (при потребі – інших відпо- відальних осіб).

6. Печатка.

Характеристика оформляється на стандартному аркуші паперу в двох примірниках: перший видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи.

З р а з о к:

_{Х а р а к т е р и с т и к а}

Слупського Тараса Миколайовича, студента комп’ютерного відділення Чернівецького індустріального коледжу,

1992 року народження, українця, освіта середня

Слупський Тарас Миколайович навчається на другому курсі Чернівецького індустріального коледжу за спеціальністю „Про- грамування для електронно-обчислювальної техніки і автомати- зованих систем”. До навчання ставиться сумлінно, середній бал

– „4,5”, постійно підвищує свій професійний рівень. Із навчаль- них предметів найбільшу увагу приділяє „Вищій математиці” і

„Комп’ютерній схемотехніці”, також бере участь в олімпіадах та вікторинах із природничих та гуманітарних дисциплін. Зареко- мендував себе як хороший організатор під час підготовки посвяти у студенти першокурсників.

Слупський Тарас Миколайович виконує громадські доручення, є старостою групи КС - 21. Вимогливий до себе, користується повагою серед товаришів і викладачів коледжу. Володіє винятковими здібностями в написанні пісень та організації розважальних заходів.

Характеристику видано для подання до приватного підприємства „Німфа”.

28.06.2011.

Директор Чернівецького

індустріального коледжу (підпис) В. Т. Харина

(печатка)

Т р у д о в а к н и ж к а

Це основний документ, що фіксує трудову діяльність працівника. Трудова книжка служить для встановлення загального, безперервного й спеціального трудового стажу. До трудової книжки заносяться відомості про його звільнення, переміщення.

Трудова книжка зберігається у відділі кадрів підприємства, організації або установи, де працює її власник. Праців- ник забирає її лише тоді, коли переходить працювати до іншої установи. У разі її втрати дублікат видається за останнім місцем роботи. Згідно з чинним законодавством, працівник має право взяти трудову книжку з відділу кадрів на деякий час за заявою.

Трудові книжки оформляються на всіх працівників підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності, включаючи осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, установ, фермерських господарств, сезонних і тимчасових працівників за умови, що вони підлягають дер- жавному соціальному страхуванню.

Трудові книжки не оформляються на працівників, які працюють за сумісництвом та на умовах трудового договору в підприємців, що не є юридичними особами, а також на працівників, які працюють в окремих громадян з їх обслуговування (домашні робітниці, няньки, водії, охоронці та ін.).

Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення – у день звільнення.

Відомості про працівника записуються на 1-й і 33-й сторінках українською мовою. Прізвище, ім’я, по батькові, дата народження вказуються на підставі паспорта або свідоцтва про народження.

О с о б о в и й л и с т о к з о б л і к у к а д р і в

Це обов’язковий документ, що заповнюється громадянином під час зарахування його на посаду, навчання, для участі в певному конкурсі тощо. Той, хто заповнює особовий листок, обов’язково мусить наклеїти свою фотокартку (місце для фотокартки визначено на бланку документа).

Особовий листок з обліку кадрів заповнюється особисто працівником чорнилом або кульковою ручкою, розбірливо, без виправлень. Правильність заповнення особового листка обов’язково звіряється із записом у паспорті, трудовій книжці, документі про освіту тощо.

Р е к в і з и т и:

1. Назва виду документа.

2. Прізвище, ім’я, по батькові, дата і місце народження.

3. Фотографія особи, яка заповнює документ.

4. Відомості про освіту, наукові ступені, вчені звання.

5. Якими мовами володіє.

6. Трудова діяльність.

7. Державні нагороди.

8. Вітчизняні, зарубіжні та міжнародні наукові відзнаки.

9. Відомості про родину.

10. Паспортні дані.

11. Домашня адреса.

12. Особистий підпис.

13. Дата заповнення.

С к л а д а н н я р о з п о р я д ч и х д о к у м е н т і в:

Найбільш поширеним із розпорядчих документів є наказ. Наказ – це правовий акт, що видається на підставі й і на виконання чинних законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищих органів. Наказ з особового складу – це розпорядчий документ, що видається керівником установи. Накази з особового складу регламентують прийняття на роботу, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення. У заголовку такого наказу зазначають: „Щодо особового складу”. Реквізити наказу такі:

1. Назва підприємства або установи, що видає наказ, або назва посади керівника.

2. Назва виду документа.

3. Назва місця видання наказу.

4. Номер.

5. Дата підписання.

6. Короткий зміст наказу (заголовок).

7. Текст наказу.

8. Підстава для складання.

9. Підпис керівника підприємства (установи).

Наказ повинен також мати позначення про безпосереднього виконавця (прізвище та ініціали, посада, номер телефону), а також візи посадових осіб, з якими погоджено проект наказу.

Кожний пункт наказу починається з дієслова в наказовій формі (прийняти, призначити, перевести, звільнити, оголосити), яке пишеться великими літерами. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його складання.

Накази щодо особового складу, за винятком окремих випадків, мають лише розпорядчу частину, починати яку рекомендують з прізвища, імені та по батькові працівника. Після тексту розпорядчої частини зазначається підстава підготовки наказу (розпорядження).

Проект наказу (розпорядження), у разі потреби, погоджується з відповідними посадовими особами, коло яких встановлює керівник підприємства, установи, організації. Завізований проект наказу (розпорядження) подається на підпис керівникові. Після підписання наказ (розпорядження) реєструється у книзі реєстрації наказів:

Зразок наказу (груповий):