1. Синтаксичні норми української літературної мови

Загальна характеристика документа, що виражається в чіткості й логічності викладу, дотриманні правописних норм, а також дотриманні правил, обов’язко­вих для ділових паперів, досягається, зокрема, за рахунок синтаксису.

Стислість викладу інформації визначає і специфіку синтаксису. Найчастіше надається перевага простим реченням. Якщо ж використовуються складні, то вони невеликі: одне-два підрядних речення чи дієприкметниковий або дієпри­слівниковий звороти.

Важливою ознакою ділових паперів є і часте використання дієприкметнико­вих і дієприслівникових зворотів, що надають діловим документам стислості. Крім того, в діловому листуванні переважає непряма мова, а пряма вживається ли­ше в тих випадках коли є необхідність дослівно передати зміст деяких законодавчих актів.

Перевагу слід надавати простим реченням, у яких зберігається прямий порядок слів: підмет іде перед присудком, означення – перед означуваним сло­вом. Вставні слова, які пояснюють окремі поняття чи систематизують виклад, пере­важно стоять на початку речення. Щодо структури речень ділових до­ку­ментів, то майже всі присудки вживаються в теперішньому часі. Наприклад:

Неправильно	правильно
Було досягнуто високого рівня якості продукції, запланованого нашим підпри- ємстом.	Наше підприємство досягло за- планованого високого рівня якості продукції.

Речення слід будувати так, щоб ключова фраза була розміщена в його першій частині. Набагато легше сприймається на слух зміст, коли речення починається Н.в., ніж декількома конструкціями в непрямих відмінках із прийменниками. Наприклад:

Неправильно правильно

В останньому університетському Професор Бойчишин

збірку , у першому його розділі, у своїй статті, яка

розміщено статтю професора розміщенна в основному

Бойчишина, де йдеться… університетському

збірнику зазначів…

Наявність правильно побудованих дієприслівникових зворотів (або їхніх за­мін­ників), як правило, на початку речення, дозволяє більш образно подати навіть сухий технічний текст, наприклад:

Неправильно	правильно
Не дивлячись на обмежене фінансування… Дарма що нам обмежили фінансування… По закінченні навчання… При рахуванні треба… По одержанні коштів…	Незважаючи на обмежене фінансу-вання… Попри обмежене фінансування… Закінчивши навчання… Рахуючи, треба… Одержавши кошти…

Негативно впливають на мову зайві слова й тавтологія:

Неправильно правильно

звільнити із займаної посади звільнити з посади

потелефонувати телефоном зателефонувати

у 21 вечора о 21.00

ми з колегою удвох ми з колегою

узимку в січні місяці у січні

порахувати рахунки полічити рахунки

глухий тупик(безвихідь) глухий кут

захисний імунітет імунітет

пам’ятний сувенір сувенір

Не можна будувати речення з одночасним підпорядкуванням одного слова двом стрижневим.

Неправильно	правильно
Школярі навчалися у просторому класі, який переобладнали.	Школярі навчалися у просторому,переобладнаному класі.

Спільними для писемного й усного варіанту текстів є висока частотність у використанні та повторюванні стійких словосполучень (кліше) і водночас відсутність зайвих слів, які ускладнюють сприйняття:

Неправильно	правильно
Ми, на нашому підприємстві, можемо розраховувати лише на свої особисті сили.	Підприємству доводиться розра­хову­вати лише на власні сили.

Поширеними є пасивні структури типу: закони приймаються; наказ виконується; вимоги ставляться.

Синтаксис ділової документації визначається ще й вживанням інфінітивних конструкцій: створити комісію з національних питань; відкликати працівників сільського господарства.

Типова ознака ділового стилю – використання віддієслівних іменників. Вони створюють загальне уявлення про дію. Наприклад: провести огляд машин до 15 вересня 2011 р.; подати звіт до 29 серпня 2011 р.

Віддієслівні іменники забезпечують однозначність, узагальненість змісту і на­дають документам певної офіційності. У ділових документах вживають роз­щеп­лені присудки, це мотивується тим, що вони конкретніші за дієслівні від­повідники. Наприклад: Пропонуємо проводити змагання за містом; Рекомендуємо надавати перевагу одягу з натуральної сировини.

До складу розщепленого присудка може входити іменник-термін або кілька означень.

У мові ділових документів є такі словосполучення дієслівного типу, які ба­га­то разів використовуються у конкретній виробничій чи адміністративно-вироб­ничій ситуаціях, зокрема: взяти за основу; взяти до уваги; взяти на себе обов’язок; зобов’язання тощо.