2. Текст і його оформлення

Головною складовою документа є текст, який визначається назвою та метою ділового паперу. Укладаючи текст, слід дотримуватись певних технічних вимог, а саме:

– на бланку друкується тільки перша сторінка, а друга й наступні – на чистих аркушах однакового з бланком розміру, кольору й ґатунку;

– підпис укладача чи відповідальної особи можна переносити на другу сторінку лише за умов наявності на ній не менше двох рядків тексту;

– у складних документах текст рубрикується для зручності та швидкого опрацювання й уникнення плутанини.

Рубрикація – це поділ тексту на логічні складові частини, які графічно відокремлюються одна від одної. Більшість текстів містять такі основні логічно взаємозумовлені частини:

– вступна частина – у якій зазначають привід та безпосередня причина укладання документа;

– доказова – у якій наводяться конкретні докази, пояснення, міркування та інші матеріали;

– закінчення – містить пропозицію, рішення, висновки. Укладаючи документ, слід дотримуватися певних правил,

які допоможуть виробити точний, стислий та послідовний стиль письма, а саме:

– використовувати мовні засоби, які були б зрозумілими широкому загалу та відповідали нормам літературної мови, конкретного стилю чи підстилю;

– від першої особи однини викладати текст у таких документах: автобіографія, заява, доказ, службова записка;

– від третьої особи однини викладати текст у таких документах: акт, трудова угода, контракт, договір, інструкція, запрошення, оголошення.

– доцільно вживати прямий порядок слів у реченні: коли підмет передує присудку; коли означення стоїть перед означуваним словом; коли додаток стоїть після керуючого слова; коли вставні слова стоять на початку речення.

– уникати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій та суб’єктивного ставлення до викладеного. Тон службового документа повинен бути нейтральним;

– не переобтяжувати текст іншомовними словами, якщо є їх українські замінники;

– використовувати лише загальноприйняті, стандартні скорочення та абревіатури;

– уникати немилозвучності;

– уникати вживання скорочень, якщо вони без цифрових позначень і не в таблицях та схемах;

– слідкувати за дотриманням логічної послідовності викладу матеріалу, фактів; – надавати перевагу простим реченням, мовним кліше і „канцеляризмам”;

– пам’ятати, що лише своєчасність викладу факту чи опе- ративного реагування робить документ дієвим, доцільним і потрібним.

3. Реквізити ділових документів

Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів. Розрізняють постійні й змінні реквізити документа.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок – це модель побудови однотипних документів.

Для оформлення документів використовують такі реквізити:

1. Державний Герб України.

2. Емблема (логотип, фірмовий знак) організації чи під- приємства.

3. Зображення державних нагород.

4. Код організації за класифікатором підприємств і організацій.

5. Код форми документа за класифікатором управлінської документації.

6. Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа.

7. Повна назва установи, організації або підприємства автора документа.

8. Назва структурного підрозділу.

9. Індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, вихідні дані електронних засобів зв’язку, номер рахунку та назва банку.

10. Назва виду документа.

11. Дата.

12. Індекс (вихідний номер документа).

13. Посилання на індекс та дату вхідного документа.

14. Місце укладання чи видання.

15. Гриф обмеження доступу до документа.

16. Адресат.

17. Гриф затвердження.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту.

20. Відмітка про контроль.

21. Текст

22. Відмітка про наявність додатка.

23. Підпис

24. Гриф узгодження.

25. Віза.

26. Відбиток печатки.

27. Відмітка про засвідчення копії.

28. Прізвище виконавця та номер його телефону.

29. Відмітка про виконання документа та направлення його до справи.

30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій.

31. Відмітка про надходження.

32. Запис про державну реєстрацію.

Розрізняють два основних види формулярів – із поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів. У різних видах документів склад реквізитів неоднаковий і залежить від змісту, призначення і способу опрацювання. Кожний реквізит має чітко визначене місце, що робить документи зручними для зорового сприйняття і спрощує їх опрацювання.

Бланк документа – це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, відведеним для змінної. Бланки заповнюють конкретними відомостями. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів. Застосування бланків під час складання документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.

Питання для самоперевірки

1. Що таке документ?

2. Які види документів?

3. Що таке формуляр?

4. Що таке реквізит?

5. Які основні правила оформлення документа?

6. Коли відбувається затвердження документа?

7. Яких правил слід дотримуватися, складаючи текст документа?