2. Определение потребности и разработка плана закупок материальных ресурсов

В процессе планирования закупок необходимо определить:

1) требуемые материалы;

2) количество требуемых материалов;

3) время, когда материалы должны поступить на склад и в производство;

4) возможности поставщиков относительно сроков, ассортимента, качества и других параметров;

5) приблизительные площади складов;

6) расходы на закупку;

7) возможность собственного производства средств производства и предметов труда.

Методы определения потребности в материалах:

1) детерминированный (применяется в случаях, когда известны период выполнения заказа и определены потребность в материалах по количеству и сроку);

2) стохастический (основой такого метода являются математико-статистические методы расчета, дающие ожидаемую потребность в материалах);

3) эвристический (такой метод применяется, когда потребность в материалах в производстве определяется на основании опыта работников).

Выбор метода определения потребности зависит от следующих факторов:

1) профиля работы фирмы;

2) возможностей заказчика;

3) типа производимой продукции;

4) количества и вида имеющихся складских помещений;

5) системы контроля и управления запасами. Основные аспекты осуществления закупок.

Мероприятия по планированию закупок:

1) прогнозирование спроса на конечную продукцию;

2) корректировка спроса по последним поступившим заказам;

3) календарное планирование транспортных перевозок;

4) планирование потоков и движения продукции;

5) оперативное планирование производства;

6) календарное планирование снабжения (закупок);

7) составление плана закупок (снабжения).

Управленческие мероприятия, связанные с планированием закупок:

1) управленческая обработка заказов клиентов (сортировка, составление списка);

2) контроль за качеством предоставляемых услуг;

3) контроль за рейсами с отгруженным товаром;

4) учет и проведение инвентаризации запасов готовой продукции, сырья и материалов, полуфабрикатов, комплектующих;

5) оформление заказов региональных складов центральным складам;

6) обработка и анализ заказов производственных подразделений;

7) управленческий контроль за качеством предоставляемых услуг;

8) управленческая обработка заказов поставщикам.

Основные мероприятия по перемещению товаров:

1) подготовка полученных заказов к реализации;

2) осуществление поставки;

3) организация размещения изделий на складах;

4) осуществление поставки с центрального склада на региональные;

5) упаковка, сортировка, распределение;

6) внутрицеховые и межцеховые перевозки;

7) транспортировка с момента отгрузки с производства до поступления на центральные склады;

8) организация перевозки и перегрузки комплектующих изделий, сырья и материалов;

9) организация поставки производственных ресурсов;

10) подготовка и организация поставщиками заказов к отгрузке.

Виды планирования закупок: 1) стратегическое планирование (на этом уровне принимаются решения относительно формирования структуры сети товародвижения);

2) текущее планирование закупок (включает в себя средства контроля и регулирования поступления сырья, материалов, комплектующих и полуфабрикатов. Основная задача — обеспечение наиболее эффективного использования ресурсов в производстве).

Закупки можно осуществлять несколькими методами, выбор которого зависит от ряда характеристик:

1) сложности конечного производимого продукта;

2) состава комплектующих изделий и используемых материалов;

3) особенностей производимого продукта и используемого материала;

4) периодичности заказа;

5) величины партии единовременного заказа;

6) объема закупки;

7) уровня постоянных затрат;

8) службы снабжения и ее организации;

9) от уровня затрат на формирование и содержание запасов.

Основные методы закупки

1. Закупка товара одной партией (оптовые закупки) Предполагается, что такой метод осуществляется поставкой товаров одной большой партией. Преимущества: простота оформления документов, гарантии поставки всей партии, повышенные торговые скидки, небольшой документооборот, Связанный с заказом. Недостатки: большая потребность в запасах и складских помещениях, медленная оборачиваемость капитала — эффект замораживания финансовых средств, негибкость ценового фактора, большие потери от порчи материала при хранении.

2. Регулярная закупка мелкими партиями (в этом случае заказ поставляется несколькими размельченными партиями). Преимущества: ускоряется оборачиваемость капитала (по сравнению с предыдущим методом), товары оплачиваются по мере поступления на склад, производится сокращение необходимых складских помещений, уменьшение арендной платы, расходов на содержание помещений и дополнительного складского персонала, небольшой документооборот, связанный с заказом товара, т.к. заказ оформляется только один раз. Недостатки: вероятность заказа избыточного количества, необходимость оплаты всего оформленного заказа (по частям.)

3. Регулярные закупки (ежедневные, ежемесячные) по котировочным ведомостям. Такой метод закупок используется при покупке недорогого быстро используемого товара. Чтобы проследить потребность, регулярно составляются котировочные ведомости, в которых указываются полный перечень товаров, количество товара на складе, требуемое количество товаров. Преимущества: ускоренная оборачиваемость капитала, низкие затраты на хранение и складирование, низкие издержки от порчи товаров при хранении, отсутствие дополнительного обслуживающего персонала, своевременность поставок. Недостатки: зависимость от поставщика, постоянный учет товаров — большие трудозатраты, большой документооборот на заказы.

4. Получение товаров по мере необходимости. При этом методе поставщик поставляет заказ мелкими партиями, при этом в заказе количество товара определяется не точно, а приблизительно, поставка каждой мелкой партии осуществляется при согласовании с заказчиком, оплачивается не то количество, которое было оговорено в договоре о поставке, а то, которое было действительно получено при согласовании, по истечении срока договора заказчик не должен принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть доставлены. Преимущества: отсутствие жестких обязательств по покупке определенного количества товаров, возможность корректировки договора о заказе; ускоренный оборот капитала; минимальный документооборот, связанный с осуществлением связи с поставщиком, необходимость минимального количества складских помещений.

5. Закупка товара с немедленной сдачей. Этот метод применяется только для тех товаров, которые редко используются и требуются в производстве. В этом случае заказ получается сразу и вывозится со складов поставщиков на склады заказчика. Недостаток: увеличение издержек, связанных с оформлением необходимой документации для заказа, измельчение заказа, необходимость налаживания связей со многими поставщиками.

Определение потребности в материальных ресурсах — составная часть планирования и является важным фактором, влияющим на результаты его деятельности.

Для определения потребности в материальных ресурсах наиболее целесообразно использовать нормативный метод, основанный на нормах расхода и программе выпуска продукции или выполнения работ:

(5.2)

где V — потребность в материале;

H_i — норма расхода материала на 1 единицу продукции или выполнения работы;

Qi — объем выпуска 1-го изделия (или выполнения работы);

m — количество изделий или видов работ, при производстве которых требуется данный материал.

При нормативном методе определения потребности требуются следующие исходные данные:

• программа производства изделий (или выполнения работ), которая формируется путем исследования товарного рынка (или рынка услуг);

• нормы расхода материальных ресурсов в расчете на единицу продукции (или работы).

Использование нормативного метода требует интеграции производства, сбыта и заготовок (снабжения). При этом производиться должно только то, что нужно покупателю, а заказываться поставщикам должны только те материальные ресурсы, которые необходимы для предприятия.

При стабильном потреблении материальных ресурсов целесообразно применять метод статистического прогнозирования. Главным для этого метода является определение потребности будущего периода на основе показателей прошедшего времени.

Практическое использование этого метода должно дополняться эмпирическими оценками, основывающимися на опыте специалистов и исследовании конъюнктуры сырьевого рынка.

После определения потребности в материальных ресурсах разрабатывается план закупок. Этот план нужен для рациональной закупки материальных ресурсов. Составить план закупок — это означает определить объем закупок на определенный период, а также вид закупок. Объем закупок определяется по формуле:

(5.3)

где L₃ - объем закупок определенного вида сырья или материалов за установленный период времени;

V — потребность предприятия в материале (или сырье) за определенный период;

Он — остаток (запас) материала на складе отдела снабжения на начало периода;

Зк — запас материала на складе на конец периода;

Мз — заказанная поставщику, но не поступившая на склад отдела снабжения предприятия партия материала.

Так как в Украине существует материальное обеспечение предприятий, ориентированное на создание запасов, то при определении объема закупок (L_З) учитывается уровень производственных запасов на складе отдела материально-технического снабжения. Снабжение, ориентированное на создание запасов, имеет положительные и отрицательные стороны. К числу положительных сторон относятся:

1. Использование ценовых льгот (скидки с цены для крупных покупателей);

2. Определенная защищенность от рыночной конъюнктуры.

Отрицательными сторонами являются:

1. Интенсивная иммобилизация оборотного капитала;

2. Увеличение процентов за кредит при росте запасов. Образование запасов в различных сферах общественного воспроизводства носит объективный характер и определяется разделением общественного труда и несовпадением в пространстве и времени производства и потребления продукции, а также необходимостью удовлетворения потребностей в непредвиденных ситуациях. Задача определения экономически целесообразного уровня материальных запасов в условиях современной рыночной экономики весьма актуальна, поскольку размер запасов в значительной степени влияет на конечные результаты деятельности предприятия.

В зависимости от объема закупок материальных ресурсов устанавливается возможный вид закупки. Известны следующее виды закупок:

• напрямую у изготовителя;

• оптовые закупки через посредника или биржу;

• закупки мелкими партиями в магазинах розничной торговли;

• закупки через торги.

Прямые закупки материальных ресурсов, как правило, осуществляются при больших объемах потребления.

Через оптовую фирму закупаются материалы и сырье небольшими партиями или делаются срочные закупки для обеспечения бесперебойного хода производства. В развитых странах фирма-посредник имеет возможность поставить товар быстрее, чем производитель.

Весьма распространенными являются закупки через биржи и аукционы. Через них промышленные предприятия закупают сырье, цены на которое испытывают резкие сезонные и конъюнктурные колебания. Так закупают большую часть сельскохозяйственного сырья предприятия пищевой, кожевенной и текстильной промышленности. В настоящее время вид закупок посредством проведения торгов широко распространен при закупках машин, а также крупных партий сырья. Покупатели, принявшие решение о закупке каких-либо видов продукции, создают тендерные комитеты, в состав которых входят технические и коммерческие эксперты, представители администрации. Председателем тендерного комитета, как правило, назначается руководитель предприятия, закупающего материальные ресурсы. Тендерные комитеты организуют работу по проведению торгов: публикуют объявления о торгах, распространяют условия торгов между участниками, анализируют предложения потенциальных продавцов, принимают решения о передаче заказа. Условия торгов включают технические и коммерческие условия контрактов, которые будут подписаны между покупателями и выигравшими торги поставщиками. Таким образом при закупке через торги покупатель объявляет конкурс среди продавцов (поставщиков) на определенный товар с заранее установленными свойствами и характеристиками и после сравнения полученных предложений подписывает контракт с продавцом, который предложил товар на более выгодных для покупателя условиях.

Для каждого вида сырья или материалов может быть выбран вид закупки, применяется и сочетание их видов.

В процессе планирования материального обеспечения предприятия в целях сокращения затрат должен осуществляться стоимостной анализ, результаты которого используются в процессе увязки (согласования) плана закупок со сметой затрат на производство. В смете затрат на производство определяются все затраты на выполнение производственной программы, однако материальные затраты составляют наибольшую долю, в некоторых отраслях промышленности они могут достигать 80—90% общей суммы всех затрат.

Из затрат на материальные ресурсы, входящих в себестоимость продукции, исключается стоимость используемых возвратных отходов, к которым относятся остатки сырья, материалов и других видов материальных ресурсов, образовавшихся в процессе производства и утративших полностью или частично свои потребительские качества.

Возвратные отходы могут оцениваться:

1)либо по полной цене исходного материального ресурса, если они реализуются на сторону для использования в качестве полноценного ресурса;

2) либо по пониженной цене, если они применяются для основного производства по повышенным нормам расхода или используются для изготовления предметов широкого потребления или хозяйственного обихода.

1. Передача данных о рыночных закупочных ценах на материальные ресурсы экономическому отделу предприятия, полученные отделом снабжения в результате изучения рынка сырья и материалов.

2. План закупок материальных ресурсов в натуральных единицах измерения.

3. Цены закупки материальных ресурсов, рассчитанные экономическим отделом в рамках ценовой политики предприятия.

4. План закупок материальных ресурсов, согласованный со сметой затрат на производство. При формировании ценовой политики предприятия наибольшее распространение получили два метода. В основе первого лежит принцип: средние издержки плюс прибыль, в основе второго — получение желаемой прибыли.

Для достижения уровня цены закупки, установленной экономическим отделом предприятия, в отделе снабжения осуществляется стоимостной анализ. Например, обувная фабрика должна приобрести мех для зимней обуви. Задачей отдела материально-технического обеспечения является закупка меха по цене, соответствующей общей ценовой политике предприятия, т.е. по экономически целесообразной. Отдел снабжения по существу должен закупать не определенные виды меха, а нечто, по своему функциональному назначению призванное защитить потребителя зимней обуви от холода. Поэтому, отдел снабжения исходит из того, что одну и ту же функцию могут выполнить несколько видов материалов. Заготовительную политику должны определять функциональные возможности материала, устанавливаемые посредством стоимостного анализа.

Для проведения стоимостного анализа в отделе снабжения предприятия должен быть один или несколько специалистов по стоимостному анализу и изучению рынка сырья и материалов. Основными задачами этих специалистов являются снижение затрат на материальные ресурсы, повышение их качества благодаря смене поставщиков, замены материалов альтернативными, концентрации объема закупок. Проведение стоимостного анализа предполагает сотрудничество отдела снабжения с другими отделами предприятия.