Крок 4: попередній перегляд злиття і його виконання.

Після додавання полів до головного документа можна зробити попередній перегляд результатів злиття. Якщо попередній перегляд влаштовує, то можна виконати злиття.

Для попереднього перегляду, необхідно виконати один з наступних пунктів:

• Перегорнути кожен з'єднаний документ за допомогою кнопок «Наступна» і «Попередня» в області завдань.

• Зробити попередній перегляд конкретного документа, натиснувши Найти получателя.

• Натиснути Исключить получателя, якщо вирішили не включати даний запис.

• Натиснути Изменить список, щоб відкрити діалогове вікно Получатели слияния, де можна відфільтрувати список, якщо є записи, які не потрібно включати.

• При необхідності внести інші зміни натисніть кнопку Предыдущая в області завдань, щоб повернутися назад на декілька кроків.

Якщо ви задоволені результатами злиття, натисніть кнопку Следующая в області завдань. Подальші дії залежать від типу створюваного документа. Якщо ви об'єднуєте листи, ви можете їх роздрукувати або змінити кожне з них окремо. Якщо потрібно змінити листи, Word їх всі збереже в одному файлі з одним листом на сторінці.

1.5. Використання засобів рецензування і управління версіями в ms Office

Для полегшення перегляду документів в мережі Microsoft Word надає користувачеві можливість зробити і переглянути записи виправлень і примітки в документі. Примітка – це замітка, додана автором або рецензентом в документ. У Microsoft Word примітки відображаються у винесеннях на полях документа і в області перевірки.). Для збереження розмітки документа деякі позначки виправлень елементів відображаються в тексті, а інші — у винесеннях, які виводяться в полі.

Мітки виправлень – це коментарі і виправлення, такі як вставки, видалення і зміни форматування. Мітки виправлень допомагають в обробці виправлень і коментарів. Для переглядання виправлень, внесених до документа, його можна роздрукувати з відображенням виправлень.

У режимі попереднього перегляду або режимі веб-документа коментарі і виправлення відображаються у винесеннях на полях документа. Такі винесення дозволяють спростити перегляд і відповіді на коментарі і виправлення рецензентів.

Записи виправлень – це позначка видалення, вставки і інших змін, внесених до документа.

Рисунок 1.6. Мітки виправлень, що відображаються у винесеннях документа.

1.5.1. Внесення змін в режимі запису виправлень

Розглянемо алгоритм внесення змін в режимі запису виправлень:

1. Відкрийте документ, в який потрібно внести виправлення.

2. У меню Сервис виберіть команду Исправления. При включенні режиму запису виправлень в нижній частині документа в рядку стану з'являється елемент «ИСПР». Коли запис виправлень відключений, цей елемент забарвлений в неяскравий колір.

3. Внесіть необхідні зміни, вставляючи, видаляючи або переміщаючи текст або малюнки. Також можна змінити форматування.

1.5.2. Відображення або приховання приміток або внесених виправлень

Щоб швидко відобразити записи виправлень або примітки, виберіть в меню Вид команду Разметка. При виборі в меню Вид команди Разметка всі позначки виправлень в документі для вибраних рецензентів будуть відображені або приховані. При відображенні всіх позначок виправлень в меню Показать будуть виділені всі типи позначок.

1.5.3. Відображення або приховання області перевірки

Microsoft Word не у всіх випадках може відображати повний текст записів виправлень  або приміток у винесеннях виправлень. Для перегляду цих елементів, а також таких елементів, як вставлені або видалені малюнки або текстові поля, використовується «Область перевірки». Для її відображення на панелі інструментів Рецензирование натисніть кнопку Область проверки .

1.5.4. Перегляд виправлень і приміток

1. Якщо у відкритому документі розмітка не відображається, виберіть в меню Вид команду Разметка.

2. Для послідовного перегляду елементів на панелі інструментів Рецензирование натисніть кнопку Далее або .

3. Натисніть кнопку Принять исправления або .

4. Натисніть значок із стрілкою на кнопці Отклонить примечание об изменении или удалении .

1.6. Управління версіями

Управління версіями здійснюється за допомогою команди Файл  Версии.

Приклад перегляду версій можна знайти на рис. 1.7:

Рисунок 1.7. Управління версіями. (Файл  Версии)

Методичні вказівки до виконання роботи