1.3.3. Використання полів в колонтитулах документів

Колонтитулами називають області, розташовані у верхньому і нижньому полі кожної сторінки документа. У колонтитул зазвичай вставляється текст і/або малюнок (номер сторінки, дата друку документа, емблема організації, назва документа, ім'я файлу, прізвище автора і т. п.), який має бути надрукований внизу або вверху кожної сторінки документа.

Рисунок 1.3 Колонтитули

Для вставки однакового верхнього або нижнього колонтитулу на кожній сторінці виконайте одну з наступних дій:

1. Виберіть в меню Вид команду Колонтитулы, щоб відкрити на сторінці область верхнього або нижнього колонтитулу.

2. Щоб створити верхній колонтитул, введіть текст або графічний елемент в область верхнього колонтитулу.

3. Щоб створити нижній колонтитул, на панелі інструментів Колонтитулы натисніть кнопку Верхний/нижний колонтитул для переміщення до нижнього колонтитулу, а потім введіть текст або графічний елемент.

4. При необхідності відформатуйте текст за допомогою кнопок, розташованих на панелі інструментів Форматирование.

5. Після завершення створення колонтитулів натисніть кнопку Закрыть на панелі інструментів Колонтитулы.

1.3.4. Використання полів в таблицях

Для додавання формули в таблицю використовується команда Таблица  Формула:

Рисунок 1.4 Розрахунок суми в таблиці

1.4. Злиття документів

Злиття застосовується в тих випадках, коли необхідно створити набір однотипних документів, кожен з яких містить унікальні елементи. Наприклад, при підготовці оголошення про випуск нового продукту, що розсилається поштою, в кожну копію необхідно включити стандартну емблему компанії і опис продукту, при цьому адреса одержувача і рядок привітання мають бути унікальними.

Щоб почати процедуру злиття, необхідно виконати наступні дії:

1. Запустити програму MS Word.

2. У меню Сервис обрати команду Письма и рассылки, а потім — команду Слияние.

Відкриється область завдань Слияние. Для навігації при виконанні злиття використовуються гіперпосилання в області завдань. Для виконання злиття також використовуються кнопки на панелі інструментів Слияние (у меню Вид виберіть Панель инструментов, а потім Слияние).

Процес злиття складається з 4-х кроків:

Крок 1: вибір типу документу і головного документа.

Перший крок процесу злиття включає дві можливості. Перша — це вибір типу документу, до якого потрібно приєднати дані. Потім ви вибираєте головний документ, який хочете використовувати. Якщо головний документ (в області завдань – початковий документ) вже відкритий, або ви починаєте з нового документу, ви можете натиснути Текущий документ.

Крок 2: підключення до файлу даних і вибір записів.

Щоб приєднати унікальні відомості до головного документу необхідно підключитися (або створити і підключитися) до файлу даних, де зберігаються ці унікальні відомості. Якщо не потрібно використовувати всі дані в об'єднуваному файлі, можна обрати записи, які потрібно використовувати.

Крок 3: додавання полів до головного документа.

Після підключення головного документа до файлу даних можна додати поле, вказуючи, де з'являться унікальні відомості в кожній копії документа, що створюється при злитті. Щоб переконатися в тому, що Word може знайти стовпець у файлі даних, відповідний кожній адресі або елементу привітання, може знадобитися співставлення полів.

Рисунок 1.5. Додавання полів злиття, попередній перегляд результатів і завершення процесу злиття