4.3. Покращення інформаційного забезпечення менеджменту

1. Програма покращення інформаційного забезпечення

2. Система класифікаторів техніко-економічної інформації

3. Аналіз потоків інформації

4. Індексація інформації

1. Програму покращення інформаційного забезпечення управлінських процесів можна розглядати як проект.

Етапи проектування можуть бути такими:

• визначення потреб в інформації,

• проведення системного аналізу,

• здійснення системного проектування (дизайну),

• створення і підготовка програм,

• впровадження,

• ефективне використання комп’ютерів.

Необхідний для управління обсяг інформації визначають з урахуванням об’єктивних та суб’єктивних факторів.

Об’єктивні фактори:

• розмір, спеціалізація підприємства,

• його організаційна структура,

• характер розвитку внутрішньо-виробничих зв’язків і зв’язків з іншими підприємствами та організаціями.

Суб’єктивні фактори:

• освіта і досвід керівника,

• його організаторські здібнос­ті,

• методи і стиль керівництва та ін.

2. Нині ведуться роботи по створенню єдиної системи класифікаторів техніко-економічної інформації:

• класифікатори продукції окремих галузей,

• класифікатори робіт і послуг,

• органів державного управління,

• державні класифікатори стандартів і технічних умов.

Розробляється єдина система економічних класифікацій і номенклатур так званої інформаційної мови, що дає змогу однозначно описувати систему показників та зв’язок між ними за обсягом поняття і орієнтувати об’єкт на використання сучасної техніки для обробки, зберігання і пошуку даних.

3. У процесі аналізу потоків інформації визначають:

• особливості діючої системи менеджменту,

• методи і стиль роботи управлінського апарату,

• недоліки в організації управління,

• загальний обсяг інформації, яку збирають і обробляють,

• забезпеченість керівних працівників потрібною інформацією,

• потребу у технічних засобах збирання і передачі інформації тощо.

Аналіз потоків інформації дає змогу перейти до створення інформаційних моделей, які відтворюють технологію підготовки і маршруту документів, алгоритм формування показників, а також взаємозв’язок між структурними підрозділами і особами, що беруть участь в обробці та використанні інформації.

4. На практиці застосовують різні форми індексації інформації:

• цифрову – цифровий запис у документах, цифрове зображення на лічильниках, табло та ін.;

• алфавітну – словесний запис у документі, підписи на лічильниках, табло і т. ін.;

• символічну – умовне зображення на кресленнях, мнемосхемах, тактичні сигнали і т. ін.;

• предметно-телевізійне зображення, фотознімок тощо.

Економічна інформація найчастіше фігурує у вигляді алфавітно-цифрових сигналів. Для того, щоб підвищити аналітичні властивості інформації і привести її до форми, зручної для вибору рішень, треба широко використовувати різні таблиці, схеми, графіки тощо.

4.4. Комунікації в сучасній фірмі: сутність, елементи й етапи комунікаційного процесу

1. Сутність комунікаційного процесу, його елементи та етапи

2. Зворотний зв’язок і перешкоди

1. Комунікаційний процес – це обмін інформацією між двома чи більше людьми. Основна його мета – забезпечення розуміння інформації, що є предметом обміну, тобто повідомлень.

В обміні інформацією розрізняють чотири базові елементи:

• відправник – особа, яка генерує ідеї чи збирає інформацію і передає її;

• повідомлення – власне інформація, закодована з допомогою символів;

• канал – засіб передачі інформації;

• одержувач – особа, якій призначена інформація і яка інтерпретує її.

При обміні інформацією відправник і одержувач проходять кілька взаємозалежних етапів. Їхнє завдання – скласти повідомлення і використовувати канал для його передачі у такий спосіб, щоб обидві сторони зрозуміли і схвалили вихідну ідею. Зазначені етапи такі:

• зародження ідеї;

• кодування і вибір каналу. Відправник повинен з допомогою символів закодувати інформацію, використовуючи слова, інтонації і жести. Кодування перетворює ідею на повідомлення. До загальновідомих каналів належить мовлення і передача письмових матеріалів, електронні засоби зв’язку, зокрема комп’ютерні мережі, електронна пошта, відеострічки і відеоконференції. Часто для досягнення ефективності повідомлення використовують два чи більше засобів комунікацій;

• передача повідомлень;

• декодування – переклад символів відправника на думки одержувача.

2. Якщо є зворотний зв’язок, відправник і одержувач міняються комунікативними ролями. Одержувач стає відправником і проходить через всі етапи процесу обміну інформацією для передачі свого відгуку початковому відправнику. Зворотний зв’язок може сприяти значному підвищенню ефективності обміну управлінською інформацією.

Двосторонній обмін інформацією хоча і триває повільніше, але більш точний і підвищує впевненість у правильності інтерпретації повідомлень. Зворотний зв’язок підвищує шанси на ефективний обмін інформацією, дозволяючи обом сторонам усувати перешкоди. Джерела, що створюють перешкоди на шляху обміну інформацією, варіюють від мови (у вербальній чи невербальній формі), розбіжностей у сприйнятті, через які може змінюватися зміст у процесах кодування і декодування, і до розбіжностей в організаційному статусі між керівником і підлеглим.