3. Основные принципы и методы построения выставочной экспозиции. Организационная работа по созданию и обеспечению функции выставки

Выставочный стенд представляет собой оформленную с помощью элементов конструкции или других выразительных средств часть выставочной площади (в кв. м или кв. дюймах), которую устроитель выставки/ярмарки предоставляет в аренду конкретному участнику для организации его экспозиции и демонстрации своего участия в этом мероприятии.

Выставочный стенд – лицо фирмы, поэтому успех участия турпредприятия в выставочных мероприятиях во многом зависит от искусства построения экспозиции.

Построение экспозиции включает в себя:

• отбор материалов, которые будут демонстрироваться;

• разработку стендов фирмы с учетом выделенных площадей, высоты выставочных помещений;

• возможности в обеспечении электроэнергией, водой, и т.д.;

• генеральную компоновку экспозиции фирмы в соответствии с логикой раскрытия основной темы экспозиции.

Очень большое значение имеет оригинальное оформление экспозиции, привлекательная реклама, слаженная работа стендистов, внимательное отношение к посетителям.

Выставочный стенд, как визитная карточка предприятия, должен по размерам и обстановке соответствовать представляемым товарам и значению фирмы-экспонента, отражать его общую предпринимательскую культуру. С точки зрения технического исполнения, стенд должен быть безупречен и соответствовать конкурентным стандартам. На первом плане стоит задача презентации экспонатов, ориентированная на клиента. Выставочный стенд, срок жизни которого совпадает с периодом выставки-ярмарки, должен быть приятен зрению и слуху, ибо только в этом случае он сможет апеллировать к эмоциям посетителя.

При разработке дизайна стенда важно стремиться представить товар в самом выгодном свете, поэтому основное внимание следует уделить цветовому решению – краски должны быть нейтральными и конструктивное решение не должно отвлекать внимание от экспозиции, ярко освещенной и расположенной на такой высоте, чтобы посетителям было удобно ее рассматривать. Огромные корпоративные логотипы и щиты с названием фирмы, скорее всего, не остановят посетителя, если это не логотип всемирно известной фирмы или продукции. Вывеска на стенде должна быть простой и эффектной.

Стенд всегда должен быть убран и содержаться в чистоте, вряд ли следы пальцев украсят экспонаты.

По мнению выставочников-профессионалов, выставочный стенд может: воплощать образ предприятия-экспонента, но не быть складом всего ассортимента товаров, возбуждать интерес и производить впечатление, но не показное, казаться скромным, но не выглядеть убого, стандартно, быть заманчивым, «вести» к себе, но ненавязчиво, казаться строгим, но не отталкивающим, становиться шоу, но не балаганом, быть удобным для работы персонала, но не демонстрировать расточительность экспонента на покупку лишних площадей.

Стандартных рекомендаций по оформлению стенда быть не может. Важно, чтобы был четко определен тематический план экспозиции. Оформление стенда должно быть выдержано в едином стиле, привлекательность стенда для посетителей обеспечивается броской или, как говорят, «ударной» частью экспозиции, которая видна издалека. Это можно обеспечить плакатами, фотографиями, обилие которых, однако, не должно быть чрезмерным, т.к. большие объемы информации на стенде не усваиваются посетителями

Наиболее выигрышное месторасположение стенда фирмы – в центре или справа от входа, т.к. в основном естественное движение, как правило, от входа к центру против часовой стрелки.

По возможности следует избегать расположения стенда вдали от выходов и центральных проходов, позади больших колонн и лестниц, в задней части зала.

Успех деятельности фирмы на выставке во многом зависит от стендистов - сотрудников, работающих в публичной зоне экспозиции.

К стендистам предъявляются следующие требования:

• привлекательная внешность;

• обаяние;

• коммуникабельность;

• выносливость;

• профессиональная компетентность;

• знание иностранных языков.

Сотрудники фирмы, работающие на стенде, должны выглядеть солидно и аккуратно, желательно в выдержанном общем стиле. Во время выставки необходимо, чтобы каждый стендист находился в отведенном ему месте.

Основные функции стендистов сводятся к установлению первичных контактов с посетителями, выявлению среди них серьезных клиентов и партнеров и обеспечению их дальнейших контактов с коммерческими представителями в зоне переговоров.

Процесс организации выставки представляет собой сложный комплекс организационных мероприятий. Организация крупной международной выставки занимает около года. Характерной особенностью современного этапа развития отечественного выставочного дела является резко выраженная коммерциализация выставок. В подавляющем большинстве случаев их организаторы ставят своей основной целью получение дохода от выставочных мероприятий.

Подготовка и проведение крупной выставки включает следующие этапы:

1. принятие решения о проведении выставки. В зависимости от характера выставки, ставящихся перед нею задач, особенностей экспонентов, решение может приниматься на разных уровнях: правительственном, уровне конкретного министерства, органов местного самоуправления. При организации коммерческой выставки важным фактором принятия решения о проведении является проработка спроса на выставочные услуги.

2. официальное объявление о проведении выставки с указанием целей, основной тематики, сроков работы выставки и представления заявок.

3. формирование структуры управления подготовкой и проведением выставки.

4. прием заявок на участие в выставке. На крупных выставках прием заявок заканчивается иногда за полгода до начала работы выставки.

5. Комплекс подготовительных организационно-технических мероприятий:

• распределяются выставочные площади между участниками выставки;

• фирмам-участницам направляются планы выставочных помещений с четким нанесением плана стенда экспонента;

• производятся расчеты за выделяемые площади и материальные ресурсы, оговариваются размеры авансовых платежей, разрабатываются транспортные инструкции.

6. монтаж экспозиции.

7. торжественное открытие выставки и официальный осмотр с приглашением официальных лиц.

8. открытие выставки для посетителей.

9. обеспечение рабочей программы выставки.

10. официальное закрытие выставки.

11. демонтаж выставочной экспозиции.

12. подведение оргкомитетом итогов выставки с точки зрения достижения поставленных целей.