Документационное обеспечение управления

1. Документационное обеспечение управления. Значение документального обеспечения в системе управления

туристского предприятия. Документ. Его характеристики. Функции, классификация

видов документов, требования и оформление

ДОУ – это деят-ть аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и орг-ции работы с документами в процессе осущ-ния ими управленческих функций.

Документирование – это процесс создания и оформления документа.

Документ – это рез-тат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений, объективной действительности и мыслительной деят-ти чел-ка на спец. материале.

Функции документа:

1. документ – источник инф-ции;

2. документ – хранитель инф-ции;

3. передача инф-ции.

Задачи документа:

1. служит основанием для принятия решений;

2. явл-ся способом док-ва, т.к. имеет юр. силу;

3. в док-тах отражено, закреплении гос. устройство;

4. док-ты служат ср-вом общения;

5. явл-ся основой для справочно-аналитической работы;

6. служат историческими источниками.

Виды документа:

В любой орг-ции исп-ся док-ты, отражающие организационную, распорядительную и исполнительную деят-ть. Их совокупность сост-ет систему организационно-распорядительной документации (ОРД):

• организационные – устав, положение, инструкции, правила;

• распорядительные – приказ, распоряжение, указание, решение, постановление;

• справочно-информационные – справки, письма, телеграммы, телексы, акты, планы, отчеты, докладные записки и др.

Классификация документов:

Для того чтобы выработать опред. принципы составления, оформления док-тов и работы с ними производится их классификация по ряду признаков:

1. по способу фиксации (закрепление инф-ции):

• письменные;

• с помощью оргтехники;

• графические;

• фото-, кинодокументы;

• аудиодокументы.

2. по содержанию:

• организационно-распорядительные;

• финансово-расчетные;

• по личному составу и др.

3. по назначению:

• как ср-во фиксации фактов (акт, протокол, договор);

• как ср-во передачи инф-ции (письмо, телекс).

4. по видам:

• типовые;

• примерные;

• индивидуальные.

5. по месту составления:

• служебные;

• личные.

6. по наименованию:

• вид – акт;

• подвид – акт о списании имущества.

7. по происхождению:

• внутренние;

• внешние.

8. по кол-ву отраженных вопросов:

• простые (содержат один вопрос);

• сложные (несколько вопросов).

9. по срокам исполнения:

• срочные (в течение трех часов);

• не срочные.

10. по срокам хранения:

• кратковременного (до 10 лет);

• долговременного (свыше 10 лет);

• постоянного (вечного).

11. по степени подлинности (по юр. силе):

• подлинники;

• копии;

• черновики (проекты).

Требования к оформлению:

Требования к оформлению док-тов устан-ся гос. стандартами, которые регламентируют общие правила оформления док-тов, а также их элементов – реквизитов. В настоящее время действует стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению док-тов». Принят и введен в действие 3 марта 2003 г.

Требования: А4 (210297), поля (левое – 20 мм, правое – 10 мм, верхнее – 15 мм, нижнее – 20 мм), шрифт – Times New Roman, 14.

Документ состоит из реквизитов – 30 шт.

Значение ДОУ в системе упр-ния тур. предприятием – орг-ция и ведение док-ции требуют опред. знаний и навыков, поэтому знания ДОУ необходимы для специалистов, работающих в сфере управления.