12.3. Внутренний аудит в коммерческих банках

Внутренний аудит в коммерческих банках осуществля­ется специальной службой внутреннего аудита, созданной по соответствующему нормативному акту Национального банка Украины. Эта служба создается с целью оценки и совершенствования системы внутреннего контроля коммер­ческого банка при минимальных затратах.

Внутренний аудит банка — это независимая экспертная деятельность аудиторской службы банка для проверки и оценки адекватности и эффективности системы внутрен­него контроля и качества выполнения сотрудниками банка возложенных на них обязанностей, а также предупрежде­ния убытков банка. Осуществляется внутренний аудит спо­собом проверки системы бухгалтерского учета, финансовой и оперативной информации по вопросам деятельности бан­ка. При этом проверяются активы банка (ресурсы), кото­рые в будущем принесут экономическую выгоду и приве­дут к увеличению капитала банка.

Проверяя эффективность действующей в банке системы внутреннего контроля, внутренний аудит, применяя опреде­ленные методические приемы и процедуры аудита, уста­навливает соблюдение внутренних и внешних норматив­ных актов, сохранность активов банка, его клиентов, оптимальное использование ресурсов банка, управление риска­ми, обеспечение четкого выполнения распоряжений руко­водства банка в достижении цели, предусмотренной страте­гическими и текущими планами банка. Одновременно про­веряются конфликты интересов, т.е. любой вид отноше­ний, которые не соответствуют интересам банка или могут помешать добросовестному выполнению обязанностей опре­деленными должностными лицами.

Внутренний аудит координирует свою деятельность также со службой пруденционного надзора, которая зани­мается систематической оценкой общего финансового со­стояния, результатов деятельности и качества руководства банком (соблюдение действующего законодательства, нор­мативных актов НБУ, экономических нормативов и др.).

Организационная структура и требования в службе внут­реннего аудита нормированы специальным Положением, разработанным коммерческим банком с учетом требова­ний НБУ и специфики деятельности самого банка.

Служба внутреннего аудита банка — это самостоятель­ное структурное подразделение коммерческого банка, создан­ное по решению высшего органа банка и, как правило, под­чиненное непосредственно Совету банка. НБУ рекомендует назначать на должность руководителя службы внутренне­го аудита банка лиц, имеющих высшее экономическое об­разование и стаж работы в банковской системе на эконо­мической работе не менее трех лет, а для работников внут­реннего аудита — не менее года. Руководитель и работни­ки службы внутреннего аудита одновременно не могут осу­ществлять руководство в других подразделениях банка или работать по совместительству в других банках Украины. Количество работников этой службы должно быть доста­точным для эффективного достижения целей и задач, пре­дусмотренных для этого подразделения.

Служба внутреннего аудита отчитывается перед правле­нием банка не менее одного раза в год, готовит докладную записку Совету банка и собранию акционеров (участников) банка.

Главными функциями службы внутреннего аудита яв­ляются следующие:

уменьшение рисков в проведении операций, связанных с рациональным и эффективным использованием ресур­сов банков;

предоставление рекомендаций структурным подразде­лениям банка в процессе планирования, на стадии разра­ботки и внедрения новых продуктов, процессов, систем;

проведение аудита деятельности структурных подраз­делений банка с целью обеспечения анализа и оценки внут­реннего контроля, политики, процедур банка, касающихся адекватности, соответствия, эффективности и точности бух­галтерских данных и сохранности активов банка;

координация своей деятельности с действиями незави­симых аудиторских фирм при проведении внешнего ауди­та банка с целью обеспечения оптимальных условий, при которых аудиторские, фирмы могут доверять заключени­ям службы внутреннего аудита для избежания дублирова­ния контрольных процедур;

составление и предоставление заключений и отчетов при проверке внешним аудитом.

Перед службой внутреннего аудита ставятся такие задачи:

способствование адекватности системы внутреннего кон­троля банка и операционных процедур;

выполнение банком требований действующего законо­дательства Украины, нормативных актов НБУ, устава и внут­ренних положений банка, проведения банком расчетно-кас­совых, кредитных, депозитных, сберегательных, валютных, фондовых и других операций в объеме предоставленных НБУ лицензий;

содействие организации и методологии бухгалтерского учета;

внедрение эффективной, достоверной и полной инфор­мационной системы управления для своевременного выяв­ления и устранения недостатков и нарушений в осуществ­лении банковских операций;

своевременное выявление нарушений и недостатков в деятельности структурных подразделений, разработка опти­мальных, решений по их ликвидации и устранению при­чин возникновения этих недостатков в процессе деятельно­сти банка;

проверка и выдача рекомендаций выполнения требова­ний по эффективному управлению рисками банковской де­ятельности;

установление и поддерживание взаимодействия с внеш­ними аудиторами, контролирующими органами и органа­ми пруденционного надзора;

предоставление Совету банка, правлению банка заклю­чений о результатах проведенной работы и рекомендаций по улучшению существующей системы внутреннего кон­троля.

Служба внутреннего аудита имеет право:

получать в устной и письменной форме от руководителя проверяемого подразделения необходимые документы, разъяснения, а также другие материалы, связанные с ком­пьютерным обеспечением деятельности этого подраз­деления;

определять соответствие действий и операций, осущест­вляемых сотрудниками банка, требованиям действующего законодательства Украины, нормативным актам НБУ, ре­шениям руководящих органов банка, определяющих по­литику и стратегию банка, процедуру принятия и реализа­цию решений, организацию учета и отчетности;

проверять расчетно-кассовые документы, контракты бан­ка, финансовую и статистическую отчетность, другую доку­ментацию, а в случае необходимости — денежную налич­ность, другие ценности, находящиеся в банке;

отправлять запросы третьим лицам — субъектам пред­принимательской деятельности по вопросам соответствия действующему законодательству Украины операций, про­водимых банком;

привлекать в случае необходимости сотрудников других структурных подразделений банка для выполнения поставленных перед службой внутреннего аудита задач;

иметь беспрепятственный доступ, в проверяемое подразде­ление, а также в помещения, которые используются для хра­нения документов, денежной наличности и ценностей, полу­чать информацию, хранящуюся на магнитных носителях;

с разрешения руководства банка снимать копии с полу­ченных документов, в том числе копии файлов, копии лю­бых средств, хранящихся в локальных вычислительных сетях и автономных компьютерных системах, а также рас­шифровывать эти записи;

при выявлении грубых нарушений действующего зако­нодательства, случаев хищений, допущенных работниками банка, рекомендовать правлению банка отстранение их от выполнения служебных обязанностей.

Руководство банка обязано своевременно реагировать на рекомендации службы внутреннего аудита.

В пределах предоставленных полномочий деятельность службы внутреннего аудита банка считается исключительной.

Обязанности службы, внутреннего аудита включают:

анализ и контроль рисков банковской деятельности, оцен­ку полноты и достоверности ведения бухгалтерского учета, операционного и административного контроля:

постоянный контроль за соблюдением сотрудниками банка установленного документооборота, процедур проведе­ния операций, функций и полномочий в соответствии с воз­ложенными на них обязанностями;

рассмотрение фактов нарушений сотрудниками банка действующего законодательства, нормативных актов НБУ и стандартов профессиональной деятельности, внутренних документов, регулирующих и определяющих политику банка;

рекомендации руководству банка принимать решения по обеспечению недопущения действий, результатом кото­рых может стать нарушение действующего законодатель­ства, нормативных актов НБУ;

рекомендации и указания по устранению выявленных нарушений, улучшению системы внутреннего контроля и осуществление контроля за их использованием и выполне­нием;

обеспечение сохранности и возвратности полученных от подразделений банка документов на всех носителях;

документирование каждого факта проверки, письменное оформление заключений, где должны отображаться все воп­росы, изученные в ходе проверки, и рекомендации, предос­тавленные руководству банка;

контроль организации работы в банке по изучению все­ми сотрудниками требований действующего законодательства Украины, нормативных актов НБУ, других подзакон­ных и ведомственных актов, внутренних документов банка на основании перечня служебных обязанностей.

Руководитель службы внутреннего аудита банка при­нимает участие в заседаниях правления банка, Совета бан­ка при обсуждении тем, прямо или косвенно касающихся внутреннего контроля и аудита, бухгалтерского учета, струк­туры или развития банка.

Порядок проведения внутреннего аудита и оформле­ние результатов проверки структурных подразделений банка осуществляется службой внутреннего аудита на ос­новании согласованного с Советом банка и утвержденного правлением банка плана (графика) проведения проверок на текущий год. Объем программы внутреннего аудита должен быть достаточным для выполнения заданий рабо­ты аудита. Частота проведения аудиторских процедур дол­жна обусловливаться оценками рисков, присущих каждой сфере направленности аудита. По специальным поручени­ям Совета банка служба внутреннего аудита банка имеет право осуществлять внеплановые проверки по отдельным вопросам. Внутренний аудит может проводиться по требо­ванию НБУ в пределах пруденционного надзора. Проведе­ние аудита структурных подразделений банка осуществля­ется службой внутреннего аудита независимо от плана работы ревизионного подразделения банка. Служба внутрен­него аудита — орган оперативного контроля исполнитель­ных органов банка и в отличие от ревизионной комиссии, которая является органом контроля акционеров (участ­ников) банка, не ставит целью комплексную проверку деятельности подразделений в статике, ретроспективно, т.е. после завершения финансово-хозяйственных процессов (квартал, год).

С целью предупреждения злоупотреблений в отношени­ях с сотрудниками других подразделений банка руководи­тель службы внутреннего аудита применяет ротацию внут­ренних аудиторов, т.е. один и тот же аудитор не может про­водить аудит одного подразделения банка постоянно.

Для надлежащего выполнения возложенных на службу внутреннего аудита задач и функций необходимо руковод­ствоваться такими стандартами аудиторской проверки:

независимость — служба внутреннего аудита должна быть независима от деятельности подразделений банка, ко­торые она проверяет. Независимость достигается вследствие организационного статуса службы внутреннего аудита;

профессиональное мастерство — аудиторские провер­ки должны выполняться на высоком профессиональном уровне, который достигается благодаря: правильному под­бору кадров; необходимой квалификации; надлежащему надзору за работой внутренних аудиторов со стороны Сове­та банка, правления банка;

получение компетентных (бесспорных) доказательств — компетентное определение доказательств в зависимости от степени уверенности в том, что предоставленная информа­ция является действительной, достоверной и имеет отноше­ние. к доказываемому вопросу;

формулирование (заключение) мысли — аудиторское заключение должно быть максимально точным и кратким при оценке работы подразделений.

Службы внутреннего аудита банков имеют право разраба­тывать и применять в работе собственные стандарты аудита.

При проведении внутреннего аудита подразделений бан­ка необходимо предусмотреть наличие таких этапов про­верки:

получение полной информации о проверяемом подраз­делении, включая средства контроля для оценки внутрен­него риска;

составление и выполнение плана работы внутреннего аудита банка, в котором должны отображаться цель и про­цедуры проверки с учетом информации о проверяемом подразделении;

проведение проверок на существенность, оценка и ото­бражение достоверности доказательств того, что суждения руководителей банка, указанные в бухгалтерской отчетно­сти и финансовых документах, являются обоснованными и позволяют достичь соответствующих целей;

проведение внеплановой тематической проверки, позво­ляющей повысить уровень убежденности в отдельных за­ключениях аудиторской проверки;

составление аудитором отчета или заключения и предо­ставление информации о недостатках в структуре контроля соответствующего подразделения, которое проверяется.

Недостатки, выявленные в процессе проведения ауди­торской проверки банка, должны найти отображение в ауди­торском заключении, которое составляется с учетом стан­дартов и методических приемов проведения аудита и под­писывается руководителем службы внутреннего аудита банка.

В заключении излагаются выявленные недостатки, на­рушения и злоупотребления, характеризующие проведение соответствующие банковских операций. Акцентируется внимание на позитивном опыте работы подразделения, ко­торый можно использовать на других участках в банке. Не­обходимо также изложить причины, особенно организаци­онного характера, создавшие условия для осуществления нарушений и злоупотреблений, и внести предложения по принятию мер для их устранения. Одновременно необходимо представить квалифицированную оценку состояния системы внутреннего контроля соответствующего подраз­деления банка.

После завершения работы над отчетом рекомендуется провести итоговое совещание с руководством проверявше­гося подразделения.

Для принятия организационных мер аудиторское за­ключение направляется Совету банка и правлению банка.

Установление взаимоотношений между внешним и внутренним аудитом является важной мерой по созданию эффективной системы внутреннего контроля в банке по под­держанию взаимоотношений и обмену информацией меж­ду внешними и внутренними аудиторами банка. Установ­ление тесных контактов между службой внутреннего ауди­та и внешними аудиторами создает благоприятные усло­вия для обмена между ними практическим опытом прове­дения аудита по взаимосогласованным процедурам. Прав­ление банка проводит со службой внутреннего аудита бан­ка встречи для ознакомления с планом аудиторской про­верки годовой бухгалтерской отчетности и деятельности бан­ка внешними аудиторами.

Контроль НБУ за работой служб внутреннего аудита осуществляется по отчету о работе внутреннего аудита, ко­торый включается в пояснительную записку при составле­нии годового отчета.

Коммерческие банки представляют отчеты о работе служ­бы внутреннего аудита в НБУ дважды в год в течение первой половины месяца, следующего за отчетным периодом (полгода), согласно табл. 12.1. В случае необходимости НБУ может затребовать у банков отчет о работе внутреннего ауди­та за определенный период времени его деятельности, а так­же другую информацию по вопросам компетенции службы внутреннего аудита банка. Отчет банка о работе службы внутреннего аудита должен содержать информацию по кон­тролю за деятельностью всех подразделений банка.

Региональные управления НБУ по местонахождению филиала имеют право запросить у него информацию о ра­боте и материалы проверок его внутреннего аудита.

НБУ проводит проверку деятельности службы внутрен­него аудита в коммерческих банках.

По результатам анализа отчетности и материалам про­верок НБУ в случае необходимости отправляет банку пись­мо с требованиями по приведению системы внутреннего аудита в соответствие с Положением. В случае невыполне­ния в установленный срок требований по устранению недо­статков НБУ может применять санкции в порядке, уста­новленном действующим законодательством Украины.