9.4. Проектная документация к созданию асои и ее использование в контрольно-аудиторском процессе

Функционирование АСОИ для управления и контроля хозяйственной деятельности позволяет в процессе ревизии и аудита автоматизировать поиск информации, которая нахо­дится в базах данных контролируемого предприятия, а также решать на ЭВМ задачи контроля методом пакетной обработки.

По методу пакетной обработки определенное количе­ство информации объединяется в пакет по признаку конт­роля и передается по каналам связи за один сеанс. Задача и ее решение фиксируются на внемашинном запоминаю­щем устройстве. После полного завершения задания или по специальному запросу абонента, которым является реви­зор, аудитор, ЭВМ выдает ответ. Обработка информации осу­ществляется стандартными средствами операционной сис­темы, что способствует ускорению проведения ревизии, ауди­та и повышает научную обоснованность его заключения.

Обработка информации на ЭВМ для использования в контрольно-аудиторском процессе включает алгоритмиза­цию и постановку задач, которые должны находиться в ком­петенции ревизора, аудитора, решение задач и выдачу обра­ботанной информации для доказательства недостатков в хозяйственной деятельности, обобщение заключений, раз­работку рекомендаций по устранению недостатков, выяв­ленных ревизией и аудитом. Выполнение указанных про­цедур на ЭВМ возможно в условиях функционирования как действующих АСОИ на разных уровнях управления народ­ным хозяйством, так и вновь создаваемых.

Ревизоры, аудиторы как пользователи информации долж­ны владеть методикой алгоритмизации и постановки задач для дальнейшего программирования их и решения на ЭВМ специалистами другой отрасли (программистами, системо­техниками, инженерами-электронщиками).

Постановка задачи — это формулирование исходных посылок, необходимых для решения задачи, и описание ее математического содержания. В постановке задачи отра­жаются ее организационно-экономическая сущность, содер­жание постановки, периодичность решения, связь задачи с другими задачами, организация сбора исходных данных или использование имеющихся в базах данных, временные огра­ничения на выдачу решения задачи.

Ревизору и аудитору необходимо владеть методическими приемами постановки задач, которые касаются хозяйствен­ной деятельности, для проверки достоверности данных, выда­ваемых ЭВМ при автоматизированной обработке учетно-экономической информации, а также для формулирования за­дач, решение которых на ЭВМ обусловлено потребностью ре­визии, аудита. В связи с этим аудитор должен глубоко из­учить информационное обеспечение АСОИ — совокупность средств и методов построения информационного фонда.

Структура информационного обеспечения для АСОИ управления и контроля (рис. 9.3) включает внемашинные и внутримашинные фонды.

Рис. 9.3. Структура информационного обеспечения контроля и аудита

Внемашинные — классификация и кодирование инфор­мации (классификаторы, номенклатуры-ценники, тезаурус и др.), первичные документы, отражающие процессы хозяй­ственной деятельности или состояние контролируемых объектов, инструктивно-методическая информация (инст­рукции, методики по контролю и аудиту хозяйственной деятельности), нормативно-справочная (нормы и нормати­вы, расценки, ставки), планово-договорная (производствен­но-финансовый план, хозяйственные договоры, товарное обес­печение, конъюнктура рынка и др.).

Внутримашинные — состоят из информационной базы (первичная, промежуточная и выходная информация для решения задач контроля хозяйственной деятельности) и программ руководства информационными фондами (орга­низация, накопление, ведение и доступ к данным).

В процессе аудита из внемашинных массивов информа­ции через ЭВМ можно получить нормативно-справочную, планово-договорную и другую информацию и использовать ее вместе с внутримашинными массивами информации для выявления недостатков в хозяйственной деятельности кон­тролируемого предприятия и разработать научно обосно­ванные рекомендации по ее усовершенствованию.

Использование информационного обеспечения АСОИ в контрольно-аудиторском процессе зависит от компетент­ности ревизоров и аудиторов по вопросам лингвистическо­го обеспечения — совокупности языковых средств для об­щения человека с машиной в решении задач планирования, контроля и аудита, учета и анализа хозяйственной деятель­ности. Этот вид обеспечения состоит из информационных языков для описания первичной документации, показате­лей, реквизитов и других структурных единиц информаци­онного фонда; языков управления и манипулирования дан­ными информационной базы АСОИ; языковых средств ин­формационно-поисковых систем; диалоговых языков спе­циального назначения; других специализированных язы­ков. Кроме того, к лингвистическому обеспечению принадлежат термины и определения, используемые в процессе ре­шения задач финансово-хозяйственного контроля и ауди­та. Это обеспечение вместе с созданием информационного комфорта в проведении ревизии и аудита позволяет избе­жать терминологических некорректностей, приводящих к информационной ущербности искажения показателей хо­зяйственной деятельности. Например, показатель произво­дительности труда одного работника в специальной лите­ратуре и практике нередко называют выработкой одного работника, нагрузкой на него, хотя характеризуют они один экономический показатель — использование труда.

Если показатель не будет иметь лингвистической уни­фикации (однозначности), то в процессе обработки данных на ЭВМ будет допущено искажение информационного обес­печения контроля и аудита.

Полный цикл обработки данных для контроля и аудита в АСОИ предусматривает следующие этапы:

сбор, передачу и подготовку к вводу в ЭВМ первичной информации;

ввод, накопление и обработку информации;

вывод и передачу результатов обработки информации пользователю.

Накопленный опыт проектирования АСОИ для решения экономических задач позволяет перейти от индивидуаль­ных проектов к типовым. В основу их положена типиза­ция экономических задач по важнейшим комплексам — планированию, учету и анализу, контролю и аудиту хозяй­ственной деятельности. Типовое проектирование применя­ется при создании функциональных подсистем АСОИ «Пер­спективное планирование», «Текущее планирование», «Опе­ративное планирование», «Бухгалтерский учет и анализ хозяйственной деятельности», «Контроль и аудит» и др. Однако создание такой важной подсистемы «Контроль и аудит хозяйственной деятельности» находится на этапе решения локальных задач, которые не охватывают в комп­лексе деятельность предприятия, что снижает действенность контроля, его активное влияние на результаты хозяйство­вания. Указанных недостатков можно избежать путем со­ставления типовых проектов, которые охватывали бы зада­чи контроля и аудита в управлении предприятием.

Отраслевыми руководящими методическими материа­лами установлены такие стадии проектирования АСОИ:

предпроектная — разработка технико-экономического обоснования (ТЭО) и технического задания (ТЗ) на созда­ние АСОИ;

проектная — разработка технического и рабочего про­ектов или технорабочего проекта АСОИ;

внедрение — опыт­ное экспериментирование и сдача проекта в эксплуатацию.

Документация, которую разрабатывают на всех стадиях проектирования АСОИ, в процессе контроля и аудита ис­пользуется как источник информации для проверки дея­тельности предприятия, а также как объект контроля эф­фективности применения ЭВМ в управлении и производ­стве этого же предприятия.

На предпроектной стадии обследуют объект автомати­зации, составляют ТЭО, в котором обосновывают экономи­ческую целесообразность создания АСОИ. ТЭО является предпроектным документом, где на основе сбора и анализа данных, которые характеризуют объемы экономической информации, подлежащие автоматизированной обработке, указывают, в чем будет проявляться экономическая эффек­тивность АСОИ. В частности, это может быть улучшение информационного обеспечения хозяйственного механизма с целью повышения эффективности хозяйственной деятель­ности предприятия (увеличение объема производства, улуч­шение качества продукции, рост рентабельности), умень­шение трудоемкости производства и непроизводительных расходов. Тут же обосновывают основные решения по фун­кциональным и обеспечивающим подсистемам, определя­ют затраты и экономическую эффективность АСОИ.

На основе ТЭО разрабатывают ТЗ на создание АСОИ, в котором указывают очередность разработки системы.

Объект автоматизации обследуют в соответствии с про­граммой, предусматривающей весь перечень работ, которые следует выполнить. Результаты обследования оформляют в виде текстового материала, в котором отражают недостатки организации производства, методологии планирования, учета, контроля и аудита, определяют направления совершенство­вания исследуемых процессов (рис. 9.4).

Особое внимание на предпроектной стадии уделяют об­следованию потоков и состава информации, унификации терминологии, применяемой с целью обеспечения смысло­вого единства информации, определению объемов информа­ции, используемой для контроля и аудита, разработке схем документооборота и информационных связей.

На проектной стадии АСОИ разрабатывают или в две стадии — технический и рабочий проекты, или в одну — технорабочий проект. Стадийность разработки проектной документации зависит от особенностей принятых методик и средств проектирования (наличие типовых проектных решений, пакетов прикладных программ и др.), отрасле­вых особенностей предприятия.

Технорабочий проект разрабатывают при наличии ти­повых проектных решений и пакетов прикладных программ, обеспечивающих создание АСОИ. Стадийность проектиро­вания определяют при утверждении ТЗ.

При описании в проектной документации процедур об­работки информации в АСОИ для наглядности изображе­ния используют структурные схемы, которые компонуют с помощью специальных шаблонов. Использование в процессе проведения ревизии и аудита финансово-хозяйственной деятельности проектной документации на предприятиях, где внедрена АСОИ, дано в табл. 9.2.

Следовательно, использование в процессе ревизии и ауди­та проектной документации по созданию АСОИ позволяет определить не только фактическую эффективность приме­нения ЭВМ в финансово-хозяйственном контроле, но и установить достоверность данных о выполнении планов произ­водственной и хозяйственной деятельности, состояния управ­ления, соблюдения действующего законодательства и нор­мативных актов при осуществлении хозяйственных опера­ций, а также использовать базы данных для применения ЭВМ в контрольно-аудиторском процессе. Все это будет способствовать не только обоснованию правонарушений, но и разработке мер по интенсификации производства, пре­дупреждению недостатков в деятельность предприятия, укреплению маркетинговых отношений в условиях рынка.

Таблица 9.2. Документы по созданию АСОИ, назначению и использованию их в контрольно-аудиторском процессе

Продолжение табл. 9.2.

Рис. 9.4. Оргаграмма предпроектного обследования при разработке АСОИ