I. Introductory Phrases

1. We refer to … – Мы ссылаемся на …

2. We regret to inform you … – К сожалению мы сообщаем вам, что …

3. We have to let you know – Мы вынуждены вам сообщить, что …

4. We are writing to complaint about – Мы пишем, чтобы пожаловаться на …

II. Phrases to make complaints

1. We would like to remind you that – Мы хотели бы напомнить вам, что

2. We wish to draw your attention to the fact that – Мы хотим обратиться ваше внимание на то факт, что …

3. We are disappointed to find that the quality of the goods you supplied – К сожалению мы обнаружили, что товары, которые вы поставили…

• Does not correspond that of the samples submitted – не соответствуют качеству предоставленных образцов…

• Does not satisfy – не удовлетворяют …

• Does not meet – не удовлетворяют…

• Does not match (the requirements of…/our requirements) – не соответствуют требованиям.

4. To prove the statement we enclose (are enclosing) – В подтверждение нашего заявления мы прилагаем …

• one of these samples – один из этих образцов;

• a cutting of the material received yesterday – отрезанный кусочек материала, полученного вчера.

5. The delay in delivery is causing us great inconvenience as we have promised our customers timely delivery – Задержка в поставке приводит к большим неудобствам, поскольку мы обещали нашим заказчикам своевременную доставку.

6. We find it necessary to note … – Считаем необходимым отметить …

7. 4 containers (cases) in the consignment were found to be damaged – 4 контейнера в партии оказались поврежденными.

8. So far we have received no … – До сих пор мы не получили…

9. We are returning … and would ask you to replace … – Возвращаем вам и просим заменить …

10. We duly informed you about the breakdown of the equipment – Мы должным образом проинформировали вас о выходе из строя оборудования…

11. At present your failure to deliver the goods greatly worries us – В настоящее время мы крайне обеспокоены тем, что вы не можете поставить товар…

12. When we installed the equipment we found that it was faulty – Когда мы установили оборудование, то обнаружили, что оно не работает…

13. When we examined the goods it turned out that … – После осмотра товара оказалось, что …

III. Phrases to handle complaints

1. We have carefully studied your claims … – Мы внимательно изучили ваши претензии

2. You were right to let us know about – Правильно сделали, что сообщили нам о …

3. You are perfectly correct in saying that … – Вы совершенно правы в том, что …

4. After investigating your complaint, we have to admit that … – После изучения вашей жалобы мы вынуждены признать, что …

5. We can assure you that … – Можем вас уверить, что …

6. Steps are being taken immediately to avoid such mistakes in the future – Мы немедленно примем меры для того, чтобы избежать подобных ошибок в будущем

7. Please, accept our sincere apologies for this delay and the trouble it has caused you – Примите наши искренние извинения за эту задержку и беспокойство, которое мы вам причинили…

8. A replacement for the substandard goods will be delivered … – Замена недоброкачественного товара будет произведена …

9. Your claim has been passed on to our insurance agent, who will get in touch with you soon – Ваша претензия была передана нашему страховому агенту, который скоро свяжется с вами.

UNIT V.

Letter – Example

Knowles Domestic Appliances

KDA

1108 Wiltshire Boulevard

Los Angeles, California 90041

Mrs. C. Brien

119 North Laurel Avenue

Los Angeles, California 90048 April 3, 200___

Dear Madam!

You were right to let us know about the unsatisfactory service you experienced when your washing machine had to be repaired. Your annoyance is perfectly understandable; however we hope you will also try to see our point of view.

You phoned our Service Department on Friday, March 13. The clerk handling your complaint arranged for a repairman to come to your home on the following Tuesday, but on account of illness he was not able to come until Monday, March 23. However, on arrival at your address he found no one at home, and was not able to carry out the work until a new appointment had been made.

Of course you should have been notified of the delay. We apologize for failing to inform you in time. We have heard from our Service Engineer that your washing machine is in good working order now, and he will personally see to it that you are not kept waiting again if you need repairs in future.

Sincerely yours,

Hal Parks

Claims Department