Основные этапы формирования структуры

I. Фиксация существующего штатного расписания:

1) получение утвержденного штатного расписания;

2) кодировка рабочих мест;

3) разработка базы данных «Библиотека работ организации»;

4) наполнение базы данных с помощью анкетирования персонала;

5) анализ «Библиотеки работ организации» на предмет выявления дублирования, пробелов и факторов, реализация которых важна для раз­вития организации.

II. Анализ недостатков структуры организации:

1) проведение совещания с руководством организации на предмет оп­ределения основных недостатков и предварительного распределения функциональных обязанностей между подразделениями;

2) выявление причин возникновения указанных недостатков, оценка их возможного влияния на эффективность деятельности организации;

3) структуризация выявленных недостатков. Определение возможных путей решения проблем.

III. Разработка нового штатного расписания организации:

1) встречи с руководством и административными работниками по формированию концепции новой структуры;

2) выработка проекта штатного расписания;

3) кодификация рабочих мест в новой структуре: к коду будут привя­заны система заработной платы, управленческий учет, материальный учет, документооборот, система планов и отчетности. По коду ранжиру­ются блоки и отделы, производятся разнообразные выборки;

4) условное заполнение фамилиями новых рабочих мест. Наполнение обязанностями новых рабочих мест (из «Библиотеки работ»)

5) приведение названий рабочих мест в соответствие с положением в иерархической структуре и тарифно-квалификационным справочником. Подготовка приказа на утверждение руководству с новым перечнем должностей;

6) создание единой тарифной сетки организации. Присвоение каждо­му коду «должностной вилки»;

7) создание (адаптация) программы «Штатное расписание» с удобным интерфейсом и необходимой атрибутикой для анализа созданной струк­туры.

IV. Разработка пакета положении о структурных подразделениях:

1) разработка и утверждение типовой формы Положения о подразде­лении;

2) совещание руководителей и администраторов по окончательному согласованию распределения функциональных обязанностей между под­разделениями;

3) формирование руководителями подразделения предварительного варианта положений;

4) утверждение генеральным директором компании пакета положений о подразделениях;

V. Создание пакета положений и должностных инструкции на ра­бочие места:

1) создание и утверждение типовых Положений о руководящем ра­ботнике и Должностной инструкции сотрудника. Должностная инструк­ция может включать следующие разделы:

• общие положения;

• диапазоны ответственности:

• полномочия;

• список документов, отнесенных в компетенции конкретного работни­ка;

• «горизонтальные» взаимодействия работников;

• квалификационные требования.

2) разработка анкет (должностных инструкций с включенным описа­нием рабочих мест) и создание плана-графика анкетирования персонала организации, утвержденного приказом;

3) проведение совещания (совещаний) коллектива по разъяснению некоторых терминов;

4) анкетирование персонала организации. Формирование предвари­тельного варианта должностных инструкций;

5) согласование должностных инструкций с непосредственно руково­дителями. Определение взаимосвязи должностных инструкций со сле­дующими документами:

• требования к кандидату на рабочее место;

• личностная спецификация;

• требования к ведению документации на рабочем месте;

6) формирование окончательного варианта пакета положения о руко­водящих работниках и должностных инструкции на работников:

7) формирование базы данных «Библиотека работ» с включением должностных инструкций в единую компьютерную систему «Организа­ционная структура предприятия».