- •Оглавление
- •Предисловие
- •Введение
- •Часть I. Основы теории организации
- •Глава 1. Понятие и сущность организации
- •Определение понятия, основные научные школы и классификация организаций
- •Понятие структуры и принципы построения организации
- •Структура деятельности 58 руководителей
- •Группировка
- •Организационные системы
- •Организация системы
- •Модели организаций как объектов управления
- •Основные черты сложной иерархической системы
- •Характеристика моделей организаций
- •Глава 2. Организационные структуры в компании
- •Структура организации
- •Организационная структура управления компанией
- •Структурирование организаций
- •Базисные части организации
- •Отношения в организационной системе
- •Виды организационных структур
- •Параметры оценки структуры управления
- •Подчиненность структуры стратегии
- •Перспективы развития структур организации
- •Глава 3. Механизмы координации Формирование самоуправляемых команд
- •Базовые механизмы координации
- •Межфункциональные группы и команды
- •Глава 4. Организационное развитие Развитие структур организации
- •Стадии функционального агрегирования
- •Концепции развития структуры организации
- •Делегирование полномочий
- •Информационные технологии
- •Глава 5. Организация логистического обслуживания потребителей в компании
- •Глава 6. Управление персоналом подразделения логистики
- •Профессия — менеджер по логистике
- •Основы управленческого труда
- •Три уровня менеджмента
- •Стратегические намерения
- •Управление персоналом службы логистики компании
- •Проблемы управления участием работников
- •Глава 7. Должностные инструкции Должностные инструкции и обязанности
- •Порядок разработки, согласования и утверждения должностных инструкций
- •Оценка труда служащих и специалистов
- •Глава 8. Взаимодействие организаций Объективные предпосылки и формы взаимодействия организаций: конкуренция, кооперация, коллаборация
- •Союзы компаний.
- •Глава 9. Основные задачи и принципы проектирования организации
- •Цели и стратегия бизнес-деятельности — первый шаг в построении организации
- •Обоснование выбора одной из двух взаимоисключающих промежуточных целей
- •Адаптация структуры организации к стратегии
- •Основные параметры проектирования организаций
- •Ситуационные факторы
- •Конфигурации
- •Виды организационных конфигураций
- •Оптимизация структуры организации
- •Оценка функций
- •Внедрение новой структуры организации
- •Часть II. Некоторые аспекты современного развития административной логистики
- •Глава 1. Сетевые организации
- •Координация и группировка по отделениям
- •Глава 2. Структуризация работ и делегирование полномочий
- •Децентрализация и создание отделений
- •Установление взаимосвязей
- •Роль штабных (специальных) отделов
- •Специализация работников
- •Глава 3. Организационная структура и распределение полномочий Плоские и высокие структуры
- •Чрезмерная специализация подразделений
- •Выбор членов группы
- •Теория связующих звеньев («булавочная цепь»)
- •Участие в управлении
- •Промышленная демократия
- •Делегирование полномочий
- •Полномочия рабочей группы
- •Глава 4. Определение функций и эффективность управления Определение ответственности: критическая переоценка
- •Организационные правила и политика
- •Управление по целям (мбо)
- •Ролевые отношения
- •Организация труда: расширение рабочих функций и обогащение содержания труда
- •Глава 5. Формирование структуры решения
- •Глава 6. Проектирование коммуникационных каналов (информационных потоков)
- •Группировка областей принятия решений с целью минимизации загруженности коммуникаций
- •Ранжирование подразделении в соответствии с их взаимными потребностями в координации
- •Выбор иерархической структуры для оптимизации коммуникационной сети
- •Централизация коммуникационной сети
- •Глава 7. Развитие организационно-структурных форм управления
- •Принципы структуры организации
- •Формирование корпоративного центра
- •Формирование бизнес-единиц и центров прибыли, затрат, инвестиций
- •Типизация центров ответственности
- •Организационное проектирование
- •Основные этапы формирования структуры
- •I. Фиксация существующего штатного расписания:
- •II. Анализ недостатков структуры организации:
- •III. Разработка нового штатного расписания организации:
- •IV. Разработка пакета положении о структурных подразделениях:
- •V. Создание пакета положений и должностных инструкции на рабочие места:
- •VI. Разграничение функций управления:
- •VII. Разработка и утверждение локальных нормативных актов организации:
- •VIII. Аттестация и наем персонала:
- •Опыт реорганизации бизнеса
- •Глава 8. Современные формы интеграции организаций Интеграция управленческих процессов и деятельности структурных подразделений
- •Основные формы интеграции организации
- •Глава 9. Структурная перестройка организации
- •Глава 10. Межгрупповое поведение
- •Список рекомендуемой литературы
Параметры оценки структуры управления
Параметр сравнения |
Механистический |
Органический тип |
Концепция построения |
Четко определенная иерархия |
Гетерархия (отсутствие иерархии) |
Тип руководства |
Моноцентрический, постоянный |
Полицентрический, смена лидеров по ситуациям |
Формализация отношений |
Четко определенные обязанности и права |
Изменяющаяся система норм и ценностей |
Организация труда |
Жесткое разделение функций |
Временное закрепление функций за группами |
Источник эффективности |
Рационально спроектированная структура |
Развитие персонала, самоорганизация, инициатива работников. |
Органический тип в отличие от механистического представляет собой децентрализованную организацию управления, для которой характерны отказ от формализации и бюрократизации процессов и отношений; сокращение числа иерархических уровней; высокий уровень горизонтальной интеграции между персоналом; ориентация культуры взаимоотношений на кооперацию, взаимную информированность (для создания общей системы знаний, помогающей решать проблемы организации быстрее и эффективнее) и самодисциплину. Разновидностями органического типа структур являются проектные, матричные, программно-целевые, бригадные формы организации управления.
Проектные структуры формируются при разработке организацией проектов, под которыми понимаются любые процессы целенаправленных изменений в системе, например, модернизация производства, освоение новых изделий или технологий, строительство объектов. Управление проектом включает определение его целей, формирование структуры, планирование и организацию выполнения работ, координацию действий исполнителей.
Одной из форм проектного управления является формирование специального подразделения — проектной команды, работающей на временной основе. В ее состав обычно включают необходимых специалистов, в том числе и по управлению. Руководитель проекта наделяется проектными полномочиями, в их числе ответственность за планирование проекта, состояние графика и ход выполнения работ, за расходование выделенных ресурсов, в том числе и за материальное поощрение работающих. В этой связи большое значение придается умению руководителя сформировать концепцию управления проектом, распределить задачи между участниками команды, четко определить приоритеты и ресурсы, конструктивно подходить к разрешению конфликтов. По завершении проекта структура распадается, а сотрудники переходят в новую проектную структуру или возвращаются на свою постоянную должность (при контрактной работе — увольняются). Такая структура обладает большой гибкостью, но при наличии нескольких целевых программ или проектов приводит к дроблению ресурсов и заметно усложняет поддержание и развитие производственного и научно-технического потенциала организации как единого целого. При этом от руководителя проекта требуется не только управление всеми стадиями жизненного цикла проекта, но и учет места проекта в комплексе проектов организации.
С целью облегчения задач координации в организациях создаются штабные органы управления из руководителей проектов или используются матричные структуры.
Матричная структура — это структура с двумя (или более) линиями подчинения, двумя линиями бюджетных полномочий и двумя источниками результативности и вознаграждения за результаты. Матричная структура представляет собой решетчатую организацию, построенную на принципе двойного подчинения исполнителей: с одной стороны, — непосредственно руководителю функциональной службы, который предоставляет персонал и техническую помощь руководителю процесса (проекта), с другой, — руководителю процесса (проекта), который наделяется необходимыми полномочиями для осуществления процесса логистического обслуживания в соответствии с запланированными сроками, имеющимися ресурсами и требуемым уровнем качества. При такой организации руководитель процесса (проекта) взаимодействует с двумя группами подчиненных: с постоянными членами проектной группы и с работниками функциональных подразделений, которые подчиняются ему временно и (или) по ограниченному кругу вопросов. При этом сохраняется их подчинение непосредственным руководителям функциональных подразделений. На рис. 18 представлены два варианта матричной структуры: один со специально созданным центром управления проектами (целевыми программами), другой — без такового.
Переход к матричным структурам обычно охватывает не всю организацию, а лишь ее часть. При этом ее успех в значительной мере зависит от того, в какой степени руководители проектов обладают профессиональными качествами менеджеров и могут выступать в проектной группе лидерами. Программно-целевые, проектные и матричные структуры особенно эффективны там, где наряду с новыми формами внедряются и новые экономические взаимоотношения между подразделениями организации, что повышает их заинтересованность в достижении целей программ и проектов. Гибкие организационные структуры «не срабатывают», если без изменения остаются действовавшие раньше системы планирования, контроля, распределения ресурсов, не вводятся новые условия материального стимулирования участников, не меняется стиль руководства и не поддерживается стремление работников к самовыражению и саморазвитию.
Эта связь наглядно прослеживается при анализе использования разновидности органического типа структур, получившей название командной. К преимуществам этой формы относится ускорение всех процессов, связанных с обновлением продукции и технологии, ориентацию организаций на небольшие по емкости рынки, повышение требований к качеству обслуживания потребителей и времени выполнения заказов. В ответ на эти новые условия организации начинают процесс разукрупнения и сокращения размеров своих первичных звеньев. Именно в это время формируются бригады из рабочих, инженеров, специалистов и управленцев, обладающие производственной самостоятельностью и независимостью, полностью отвечающие за результаты своей деятельности. Принципы, на которых они строятся, разрушают основы командно-контрольных структур управления автономная работа бригады; самостоятельное принятие решений и координация деятельности по горизонтали; замена жестких связей бюрократического типа гибкими связями; привлечение для разработки и решения задач сотрудников из других подразделений организации.
Рис. 18. Варианты организационных структур матричного типа.
Перечисленные принципы исключают традиционное деление производственных, инженерно-технических, экономических и управленческих служб на изолированные системы со своими целевыми установками и интересами. Переход к бригадным структурам обычно требует значительной подготовки, что прежде всего связано с распределением всего персонала по группам (бригадам), число членов в которых невелико (обычно до 10-15 человек). Бригаду возглавляет освобожденный руководитель. Характер его работы определяется концепцией командной работы, в которой поощряются взаимопомощь, взаимозаменяемость, личная ответственность, ориентация на запросы потребителей. Поэтому управление носит характер консультаций и опирается на групповое решение проблем. Существенно меняются требования к уровню квалификации работающих: предпочтение отдается людям с универсальными знаниями и навыками, так как только они могут обеспечить взаимозаменяемость и гибкость при смене заданий, выполняемых группой. В бригадах значительно расширяются функции труда работников и повышается их квалификация в результате освоения нескольких специальностей и профессий и более полного развития способностей. Сочетание коллективной и индивидуальной ответственности за качество обслуживания потребителей и ее конечный результат резко снижает необходимость в жестком контроле извне и в промежуточном учете производительности.
Соответственно этому меняются условия оплаты труда, направленные прежде всего на стимулирование экономически выгодного сотрудничества и повышение заинтересованности в росте прибылей и доходов. В командах вводятся гибкие системы, предусматривающие тесную связь между уровнем заработной платы каждого члена бригады и общими результатами (по таким показателям, как например, прибыль или доходы). Формирование бригад нередко связано с перекомпоновкой оборудования, которое, как правило, закрепляется за бригадой и концентрируется в одном месте на производственной площади данной группы. Это обеспечивает сокращение времени на транспортировку, снижает запасы материалов и незавершенное производство. Возникающие при этом потери от недоиспользования оборудования компенсируются возможностью апробации новых технологий и представления новых видов услуг, предлагаемых и разрабатываемых специалистами группы.
Наиболее труден не сам процесс организации бригад, а создание необходимых условий для их эффективной работы.
Распространение бригад стимулировало развитие внутрифирменных рыночно-экономических отношений и привело к существенному сокращению аппарата управления, особенно на среднем и высшем уровнях. С 1981 г. 35% руководителей среднего звена в американской промышленности были сокращены, а многие корпорации произвели увольнения и в высшем эшелоне власти. Это является логичным результатом объединения в команды специалистов, знающих задачи и способы их решения и не нуждающихся в дополнительных административных указаниях сверху. Не требуются им и многочисленные вспомогательные аналитические службы. В ряде крупных компаний используются структуры, состоящие из групп.
Такая пирамидальная структура была сформирована в компании «Боинг» при проектировании нового пассажирского реактивного самолета «Боинг». Отказавшись от традиционного деления менеджмента на уровни, руководство компании создало свыше 200 многофункциональных команд, состоящих из специалистов технического, производственного и финансового профиля. Наверху пирамиды управленческая бригада состоит из 5-6 высших менеджеров, каждый из которых несет ответственность за определенное крупное направление разработок, а вместе вся бригада отвечает за своевременность и качество проекта в целом.
На втором уровне пирамиды сформированы 25-30 бригад с 2 руководителями, один из которых отвечает за решение технических проблем, второй — за производственные вопросы. Они координируют и наблюдают за работой более чем 200 бригад третьего уровня, занимающихся разработкой и производством тех или иных частей самолета (крыльев, хвостового оперения). Эти многофункциональные рабочие группы включают от 5 до 15 человек— специалистов и исполнителей разного профиля. Такая организация позволила более эффективно использовать знания, навыки и умения работников и существенно сократить время на согласование инженерных решений, да и на сами разработки благодаря росту производительности труда;
Одна из проблем, которая возникает при бригадной структуре, — это горизонтальная координация между взаимосвязанными рабочими группами; в компании «Боинг» с этой целью в структуру был добавлен еще один уровень, состоящий из 5 интегрированных бригад, в каждую из которых вошли от 12 до 15 представителей рабочих бригад. Координация и средства коммуникации между бригадами являются необходимым условием успеха.
Одной из последних разработок, развивающих идею гибких органических структур управления, является их построение в форме перевернутой пирамиды, в которой на верхний уровень иерархии выведены специалисты-профессионалы, в то время как руководитель организации находится в нижней части схемы (рис. 19). Такие структуры могут использоваться там, где профессионалы имеют опыт и знания, дающие им возможность действовать независимо и квалифицированно удовлетворять потребности клиентов. Прежде всего это относится к организациям здравоохранения и образования, где сконцентрировано большое число специалистов, работающих самостоятельно при поддержке вспомогательного или обслуживающего персонала.
Рис. 19. Перевернутая пирамида организационной структуры управления компанией.
В качестве примера приведем структуру, принятую в компании «Nova Care», крупном медицинском реабилитационном центре США. Профессиональный состав компании представлен тысячами специалистами-терапевтами, которые работают самостоятельно с пациентами в 2090 пунктах четырех штатов. Чтобы обеспечивать высокий уровень обслуживания, они должны не только обладать соответствующей квалификацией, но и постоянно повышать ее. Этому способствует организация обслуживания специалистов за счет работников среднего звена.
Любую перестройку структуры управления необходимо оценивать прежде всего с точки зрения достижения поставленных перед ней целей. В условиях нормально развивающейся (не кризисной) экономики реорганизация направлена чаще всего на то, чтобы путем улучшения системы управления повысить эффективность работы организации. При этом главными показателями улучшения являются сокращение затрат, рост прибыли, улучшение обслуживания клиентов, более гибкий стиль управления, ускорение технического развития, кооперация в принятии и реализации управленческих решений. Важным критерием оценки организационной структуры управления является ее восприятие людьми, которым предстоит работать в новых условиях. Идеальным вариантом является такая структура, которая позволяет менеджерам работать как единой команде.
В кризисный период изменения в структурах управления направлены на создание условий для выживания организации за счет более рационального использования ресурсов, снижения затрат и более гибкого приспособления к требованиям внешней среды. Но вне зависимости от причин, вызывающих перестройку, она обязательно преследует цели расширения полномочии на нижних уровнях иерархии управления и повышение производственно-хозяйственной самостоятельности подразделений, входящих в состав организации. Это означает привлечение все большего количества работников (в том числе и не относящихся к управленческому персоналу) к процессу выявления и решения проблем организации. Поэтому наряду с теми возможностями, которые новая структура управления создает для улучшения экономических и социальных параметров, ее оценка производится и по таким направлениям, как быстрота обработки и получения информации, необходимой для принятия решений; использование информационной технологии, упрощающей не только решение проблем, но и всю систему взаимодействий, необходимых в процессе разработки и реализации управленческих решений.
Линейная структура. При линейной структуре организации управление строится по отдельным функциональным сферам деятельности организации. Управленческие отношения формируются в виде прямых вертикальных связей «распорядительство— подчинение», а функциональные связи совпадают с линейными связями. Линейная структура предусматривает линейное руководство нижестоящим уровнем управленческой иерархии. Она основывается только на отношениях «руководство— подчинение» и отражает самую общую ступень разделения управленческой деятельности, на отдачу приказов, распоряжений, указаний и на их исполнение. В чистом виде линейные структуры существуют лишь в небольших по масштабам организациях, выполняющих элементарные функции или предоставляющих услуги с несложной технологией. В крупных организациях, даже в первичных ячейках, основанных казалось бы на строго линейных отношениях (бригада, производственный участок), разделение и кооперация труда по управлению в функциональном плане выходят за рамки прямого командования и подчинения. Тем не менее, такая форма отношений как способ реализации принципа единоначалия является обязательным элементом всех формальных структур. Поскольку линейная организация имеет простые и обычно небольшие организационные элементы, она легко понимается и применяется работниками. Подчиненные могут свободно ориентироваться в механизме управления, и в этой связи открывается возможность руководства одним менеджером. Ввиду небольшого числа подчиненных почти исключаются нарушения коммуникации. Один или несколько менеджеров делегируются правом принятия решений, будучи близкими к функциональным областям производства и сбыта. Доступ к необходимой деловой информации для них не представляет проблемы. Они имеют возможность оперативно принимать соответствующие управленческие решения. Это обусловливает реактивность организации. Вместе с тем линейная структура не приемлет персонала, ограниченного выполнением только основных видов работ. Люди, занятые в производстве, сбыте и распределении продукции, в дополнение к своим должностным обязанностям должны выполнять такие функции, как учет, контроль над качеством, расчетные операции, работу с кадрами, т.е. штабную деятельность. Это приводит к возникновению спроса на работников с универсальными способностями. Однако таких людей, как правило, недостаточно, и лишь немногие организации могут располагать соответствующим персоналом при применении линейной структуры. Поскольку линейная организация обеспечивает нужды только ограниченного числа организаций, возникает необходимость в иных структурных образованиях. Этим объясняется относительно широкое применение линейно-штабной структуры.
Указания исходят от лица, занимающего руководящую должность к непосредственно подчиненному лицу, занимающему нижестоящую должность. Единство руководства обеспечивается благодаря четко определенным отношениям, которые должны быть связаны с указаниями и подотчетностью. Однако путь, по которому следует распоряжение, может быть довольно длительным и потому затрудняется процесс управления.
В линейной структуре от каждой руководящей должности исходят указания нижестоящей должности, непосредственно подчиненной ей.
Пример. В непосредственном подчинении руководителя организации находятся руководитель по закупкам и руководитель по сбыту, которым соответственно подотчетны по три специалиста по заготовкам и сбыту.
Благодаря вычленению отдельных задач из сферы деятельности руководителя и поручению их штабным подразделениям, у которых нет полномочий давать указания; этот недостаток может быть частично компенсирован. В таком случае возникает линейно-штабная система.
Линейно-штабная структура. Линейно-штабная структура организации создается путем добавления штабных организационных элементов к линейным структурам. Функциональное назначение дополнительных компонентов заключается в улучшении работы линейных элементов в области снабжения производства и распределения продукции. Например, когда организации достигают определенных масштабов деятельности, требуется помощь в осуществлении системного анализа производства, прогноза его развития, в решении правовых вопросов. Линейный персонал, как правило, не обладает соответствующим уровнем знаний, способностей, навыков и умений. Следовательно, к данной работе следует привлекать специалистов. При этом формируются два типа штабов: общий и специальный. Общий штаб координирует и контролирует логистическую деятельность в организации. Его специалистам требуется широкое поле деятельности. Такой штаб консультирует линейных менеджеров в разработке плановых нормативов, оказывает помощь линейному персоналу или другим службам в выполнении ими своих задач. Организации, использующие линейно-штабные структуры, отличаются тем, что знания и опыт людей в снабжении, производстве и сбыте продукции сочетаются с помощью высококвалифицированных специалистов по планированию и контролю.
Основное преимущество линейно-штабных структур проявляется в функциональном плане— реализуется возможность полного использования знаний и опыта штабного персонала. При этом штабной персонал сосредоточивает усилия по решению вопросов планирования и контроля, а линейный персонал — целиком на текущей операционной деятельности. Но имеются и ряд трудностей в управлении. В линейно-штабных структурах заметно возрастают количество и сложность деловых связей по сравнению с линейной организацией. Каналы системы коммуникаций могут оказаться переполненными информацией по сравнению с той, которая необходима для координации функций линейных и штабных элементов. Возможно также появление противоречий субъективного характера, приводящих к подрыву авторитета линейного персонала со стороны штабных специалистов. Поскольку последние обладают более высоким уровнем знаний по вопросам логистики, они зачастую могут превысить свои полномочия и вмешиваться в процесс принятия решений, находящихся в компетенции менеджеров линейного управления.
Линейно-штабная структура сохраняет единство управления. Благодаря консультациям специалистов со стороны штабных подразделений, расширяют возможности лиц, занимающих руководящие должности, в количественном и качественном отношении. В количественном отношении это выражается в уменьшении трудовой нагрузки на основе назначения помощников руководителей, а в качественном отношении — повышении уровня качества принимаемых решений благодаря участию в их формировании специалистов по экономическим, техническим, технологическим, юридическим, экологическим и другим вопросам.
Пример. В целях уменьшения нагрузки руководителю организации подчинен помощник-администратор, а руководителю по сбыту — специалист по поддержке сбыта, который также образует штаб, но не имеет полномочий отдавать указания сотрудникам, непосредственно подчиненным руководителю.
Рассмотрим различия между линейными и штабными организационными структурами. Согласно традиционному пониманию этого различия, сотрудники линейных подразделений выполняют повседневную операционную работу, в то время как работники штабных подразделений занимаются планированием. В настоящее время такое разделение частично утрачивает смысл.
Специалисты по логистике всех уровней управления в той или иной степени занимаются как планированием, так и выполнением повседневных операции. При обсуждении вопроса о наделении полномочиями, сопричастность работников компании к общему делу и их ответственность за определение целей и способов работы важны для достижения самых лучших практических результатов в логистике. Исполнители, например, водители, осуществляющие доставку продукции, более тесно контактируют с потребителями, чем работники других уровней управления организацией. Понимание водителем запросов потребителей и того, как лучше организовать логистическое обслуживание, во многом предопределяет качество планирования и уровень обслуживания внешних потребителей.
В зависимости от характера и сложности задач то, что в настоящее время, рассматривается как функция линейного подразделения, завтра может стать функцией штабного подразделения. Управленческие информационные системы поддерживают штабные и линейные функции, но устраняют их традиционное разделение. В результате сокращения численности менеджеров среднего звена большая часть аналитической работы переходит непосредственным исполнителям. Руководство организации должно устанавливать и поддерживать желательный баланс между линейными и штабными функциями. В конечном итоге целью является формирование организации с максимальной степенью интеграции всех людских ресурсов в области логистического обслуживания потребителей.
Функциональная структура. Функциональная структура организации отличается от линейно-штабной тем, что персоналу предоставляются расширенные управленческие полномочия. В линейно-штабной структуре штабной персонал наделен совещательными правами, что может стать причиной игнорирования экспертов (штабных работников) и снижения эффективности их работы. Чтобы избежать этого и гарантировать реализацию своих предложений, штабному персоналу предоставляются полномочия по руководству и принятию решений применительно к сложившимся обстоятельствам. Происходит как бы преднамеренное нарушение традиционной классической системы полномочий и соподчиненности в целях предполагаемого повышения эффективности деятельности организации.
При наиболее полной функциональной структуре соединяются знания и способности экспертов и высококвалифицированных специалистов для разработки новых логистических процессов. В результате применения этого типа структуры открываются широкие просторы для специалистов по логистике. Штабной персонал, обладающий полномочиями принятия решений, имеет возможность внедрять и контролировать их. Процесс принятия решений ускоряется, так как отпадает необходимость согласования с другими работниками организации.
Существенным недостатком данной структуры является нарушение принципа прямой подотчетности, когда требуется подчинение только одному руководителю, получение приказов, инструкций и указаний только от него. При этом исполнители нижестоящего уровня управления могут руководствоваться полученными распоряжениями в работе, например над логистическим проектом, и в то же время подчиняться распоряжениям штабного персонала. Например, операционный работник. получая соответствующие указания от своего непосредственного руководителя (функциональный менеджер) по общим вопросам выполнения производственного задания, обязан одновременно следовать рекомендациям специалиста по логистике (штабной менеджер). Штабной работник, участвуя в производстве, может либо завоевать симпатии и лояльность со стороны линейного менеджера, либо, наоборот, вызвать конфронтацию последнего. Тогда могут возникать противоречия в организации и происходить подрыв авторитета. Такой подход приводит к появлению значительного объема работ по координации на уровне высшего руководителя, что лишает функциональную структуру всех преимуществ.
Принцип функциональной специализации не противоречит принципу единоначалия и реализуется в функциональных структурах. Их особенность состоит в том, что общее распределение ресурсов и целеполагание входят в полномочия линейных руководителей, а управление процессом достижения поставленных целей в рамках выделенных ресурсов и других ограничений возлагается на руководителей функциональных подразделений.
Функциональная структура представляет собой структуру, построенную по функциональному принципу, базирующуюся на таких функциональных областях логистики, как закупки, материально-техническое обеспечение производства, распределение. В функциональной структуре распределение полномочий осуществляется в соответствии с особенностями решения равнозначных специализированных задач, для решения которых эти полномочия предназначены, т.е. предполагается, что различные аспекты логистического обслуживания потребителей реализуются сотрудниками специализированных функциональных подразделений организаций.
Специализация работников на отдельных функциях логистики делает возможным быстрое накопление ими профессиональных знаний, но в тоже время это может привести к ослаблению связей между работниками организации.
Модель организации, построенной по функциональному принципу, называется функциональной организацией. Она исходит из видов основной деятельности организации: научно-исследовательская деятельность и опытно-конструкторские разработки, производство, сбыт, логистика и административное управление. Она связана с потоком конкретных ресурсов (начиная с закупки сырья и заканчивая сбытом продукции) или с процессом выполнения заказа (от приема заказа в сфере сбыта через осуществление заказа в сфере производства и до представления ресурсов сферой снабжения). На рис. 20 показано формирование подсистем, исходя из задач деятельности, связанной с потоком ресурсов и с процессом выполнения заказа.
Рис. 20. Образование подсистем.
Отсюда с добавлением таких областей деятельности, как административное управление, выводится основная модель функциональной организации (рис.21).
Рис. 21. Основная модель функциональной организации.
Основная модель функциональной организации может дальше дифференцироваться (рис. 22) в соответствии с тем, создаются ли в ней на второй или на последующих ступенях функциональные подсистемы; подсистемы, связанные с объектом (например, группы изделий или группы деталей); региональные подсистемы (т.е. подсистемы, образованные по территориальным областям деятельности).
Рис. 22. Основная модель функциональной организации.
В качестве практических примеров функциональных организаций могут служить структуры предприятий, выпускающие один продукт.
Поведение функциональной организации имеет некоторые характерные признаки, которые необходимо учитывать при использовании склонность к составлению программ действий; неоднородность элементов организационной структуры, препятствующей внедрению инноваций; выраженная сегментация элементов организационной структуры; перегрузка высшего руководства организации из-за «эффекта камина» («эффект камина» заключается в том, что вопросы, не решенные на операционном уровне, требуют решения на более высоком уровне руководства); ограничение возможности развития персонала организации; недостаточно высокая оценка важности стратегического планирования.
Поскольку создание таких подсистем, как снабжение, производство и сбыт, связано с потоком ресурсов, то можно составить алгоритм процессов, происходящих между этими подсистемами и внутри них. Программы для решения оперативных задач могут быть организованы здесь через систему встречного прохождения заказов. Эти программы содержат большое количество отдельных решений. Таким образом, деловые отношения между подсистемами сужаются лишь до передачи информации, содержащейся в алгоритме решения.
В организационную структуру входят три основные подсистемы: инновационная, охватывающая в основном области научно-исследовательских работ и опытно-конструкторских разработок; информационная, связанная в основном с управлением; оперативная подсистема снабжения, производства и сбыта. Они обуславливают соответственно различные организационные концепции.
Приоритетное положение систем снабжения, производства и сбыта обычно ведет к тому, что целесообразные для этих подразделении организационные принципы (сильная специализация, ярко выраженная формализация, связанные информационные системы, централизованность принятия решений, высокая интенсивность контроля) переносятся и на другие подсистемы. Особенно плохо это сказывается на области исследовательских работ в области логистики как инновационной системы, так как требует практически противоположных методов организации: низкой специализации; освобождения от формализма; несвязанных информационных систем; децентрализации; низкой интенсивности контроля.
Из замкнутости функциональных подсистем снабжения, производства и сбыта почти неизбежно вытекает их склонность к эгоистичному поведению, т.е. к «вытеснению» друг друга и к относительно низкой склонности устанавливать отношения обмена с окружением. Поскольку отдельные подразделения (закупки, производство, сбыт) преследуют собственные критерии оптимизации, эта тенденция может усиливаться и в дальнейшем.
Однако сумма оптимальных решений в отдельных подразделениях не гарантирует оптимизации системы логистического обслуживания в целом. Количество необходимых мероприятий по согласованию, принимаемых на вышестоящем уровне, легко может привести к превышению возможностей руководства организации.
Функциональная модель в отношении принятия решений, в принципе, носит централизованный характер. Возможности децентрализовать принятие решений относительно ограничены, поэтому большая часть решений должна приниматься на верхних уровнях управления организацией. Кроме того, возможное превышение нагрузки на управление организацией может быть вызвано ярко выраженной сегментацией составных систем, их различным структурным выражением, значительными трудностями с созданием частично автономных единиц (центры прибыли), оперирующих на собственных рынках сырья и сбыта, отсутствием промежуточных уровней, координирующих различные аспекты деятельности организации.
В итоге разнообразные и часто незначительные оперативные вопросы, требующие согласования с другими структурными подразделениями, могут регулироваться только на верхних уровнях управления организацией, т.е. как бы затягиваются туда («эффект камина») и приводят к вытеснению стратегических задач. Учитывая действие так называемого закона планирования Грешема («плохие оперативно принятые решения вытесняют качественные планомерно принятые решения»), следует ожидать, что руководство организации будет пренебрегать стратегической составляющей своей деятельности под давлением необходимости решения неотложных будничных оперативных вопросов. Неотложное, но несущественное, вытесняет менее неотложное, но существенное, как, например, формирование будущих стратегических потенциалов развития.
Высокая склонность функциональной модели к обособлению подразделений и централизации приводит к тому, что лишь относительно небольшой круг работников на верхних уровнях руководства берет на себя общую ответственность за организацию. На более низких уровнях все руководящие работники связаны узкой специализацией и зависят от решений руководства. Возможности развития персонала для решения общих задач в этой организационной модели крайне ограничены. Это обусловливает два недостатка функциональной модели в отношении кадровой политики: поднимающиеся на высший уровень управления руководящие кадры в течение долгого времени работали в качестве специалистов в одном из подразделений и обладают лишь ограниченным знанием других функциональных областей и общих взаимосвязей; чем интенсивнее высшее руководство организации ведет поиск неузких (отраслевых) специалистов, а «специалистов-универсалов», тем чаще оно сталкивается со сложностями подготовки смены и преемственности, поскольку общим кругозором обладают обычно лишь руководящие кадры из сферы общего руководства (в частности из области финансов и логистики).
В то время, как способность функциональной модели приспосабливаться к количественным изменениям рынков можно оценить относительно высоко, имеется опасность пренебрежения приспособлением к изменениям в качественном, стратегическом плане. Это может быть вызвано сильной привязанностью ко всему обычному и традиционному (большая склонность к тому, чтобы все запрограммировать); трудностями в отстаивании собственных интересов со стороны подразделений, связанных с научно-исследовательской работой и опытно-конструкторскими разработками, по сравнению с основными запрограммированными видами деятельности; привычной перегруженностью руководства организации оперативными вопросами в ущерб стратегическому руководству организацией.
Функциональная модель, таким образом, таит в себе принципиальную опасность того, что организация слишком сильно будет зависеть от кривой жизненного цикла одного или нескольких немногочисленных продуктов, и хотя, возможно, добьется благодаря им успеха, но может и обанкротиться.
В этой связи рекомендуется постоянно уделять внимание деталям; избегать рискованных решений; тщательно анализировать благоприятные возможности; четко поддерживать баланс различных сил, оказывающих влияние на организацию. Рекомендуется отдавать предпочтение тем видам деятельности, которые приводят к укреплению связей внутри организации. Но не так-то просто преодолеть тенденции к усложнению структуры организации.
Структуры, построенные вокруг функционально специализированных подразделений, являются самой распространенной формой адаптации структуры к стратегии в компаниях с одним предприятием. Форма функциональной специализации изменяется с учетом потребностей-покупателей, видов продукции и технологий. Например, производитель технического инструмента может строить организацию вокруг служб исследований и разработок, производства, контроля над качеством, маркетинга, кадров, финансов и учета. Структура гостиницы может состоять из обслуживающих отделов, ремонтных подразделений, блоков питания, служб организации конференций и особых мероприятий, отдела кадров и системы их подготовки, службы учета. Розничный торговец организует свою компанию с учетом служб закупки, складского хранения, розничной продажи, рекламы и стимулирования сбыта, административных функций. На рис. 23 представлены два типа функционального построения организации.
Рис. 23. Функциональная организационная структура.
Стратегические преимущества функциональной и организационной структур: 1) централизованный контроль стратегических результатов; 2) хорошо подходит для структурирования фирмы с одним покупателем; 3) структура тесно увязана со стратегией с помощью выделения ключевых работ в функциональные подразделения; 4) стимулирует приобретение глубоких специальных знаний; 5) хорошо подходит для развития и компетентности; 6) способствует получению эффекта кривой обучени, связанного с функциональной специализацией; 7) повышает операционную эффективность в случае рутинного повторения работы.
Стратегические недостатки функциональной и организационной структур: 1) чрезмерная фрагментация стратегически важных процессов; 2) способна привести к соперничеству и конфликту между отделами, а не к коллективной работе и сотрудничеству, поэтому генеральный менеджер должен выступать арбитром в реализации функциональной политики; 3) многоступенчатый бюрократический процесс управления и централизованное принятие решений замедляют реакцию организации; 4) затрудняет формирование менеджеров с познаниями в различных функциональных областях, так как продвижение по служебной лестнице происходит в рамках одной функциональной области; 5) ответственность за получение прибыли перемещается к руководителям высшего звена; 6) функциональные специалисты часто придают больше значения тому, что отвечает интересам функциональной области, а не компании в целом, а это «государства в государстве»; 7) функциональная близорукость часто работает против творческого предпринимательства, адаптации к переменам и попыток накопления межфункциональных навыков в ключевых областях.
Применение специализированных функций в качестве основных организационных блоков более всего подходит для компании, где цепь формирования добавленной стоимости складывается из ряда специфических работ, каждая из которых требует достаточно обширных специализированных навыков, опыта и ноу-хау. В таких случаях укомплектование подразделений специалистами представляется привлекательным способом, поскольку можно воспользоваться эффектом кривой обучения или эффектом масштаба; накопить знания о важной бизнес-функции.
Когда новые познания в одной или нескольких функциональных областях повышают операционную эффективность и создают ноу-хау в организации, они становятся основой получения конкурентного преимущества благодаря более низким затратам или уникальной способности. Функциональные структуры вполне удовлетворительно работают до тех пор, пока деятельность, имеющая решающее стратегическое значение, в полной мере соответствует функциональным подразделениям, и существует минимальная потребность в координации между отделами, а высшее руководство способно свести к минимуму соперничество между ними и внедрить дух бригадной работы, доверия и сотрудничества между работниками подразделений.
Функциональной структуре присущи два основных недостатка: чрезмерная функциональная близорукость; распыление стратегически важных бизнес-процессов между традиционными функциональными подразделениями.
Трудно добиться жесткой стратегической координации между руководителями функциональных подразделений, которые «говорят на разных языках» и предпочитают действовать без постороннего вмешательства. Функциональные специалисты склонны концентрировать внимание на деятельности своего подразделения и на приоритетах начальства, не оглядываясь на интересы компании, потребителя или отрасли. Работники функциональных подразделений обычно весьма привержены делу и защищают интересы своих подразделений. Руководителям функциональных подразделений присуща склонность продвигать решения, способствующие росту его благосостояния и влияния в организации (несмотря на важность сотрудничества и интересы компании). Все это создает организационную среду, в которой функциональные подразделения действуют как дымовые трубы, и формируется питательная среда для бюрократических, авторитарных методов принятия решений и узких взглядов на проблемы. Кроме того, в функциональных структурах ограничена способность творчески реагировать на серьезные изменения на рынках и в технологиях. Здесь быстро отвергают идеи и альтернативы, не вписывающиеся в существующую функциональную структуру. Классические функциональные структуры также усугубляют проблему фрагментации процессов в случаях, когда цепь формирования добавленной стоимости в компании включает стратегически важные виды работ, которые по своей природе требуют межфункционального, а не строго функционального подхода. Фрагментация процессов логистического обслуживания потребителей не только затрудняет координацию между подразделениями, но и служит серьезным препятствием на пути приобретения межфункциональных ключевых навыков.
Согласование политики подразделений, функциональная ведомственность и близорукость, а также фрагментация процессов обслуживания потребителей способны наложить серьезное административное бремя на генерального менеджера, который является единственным лицом в структуре организации, обладающим полномочиями разрешать противоречия между функциональными службами и требовать сотрудничества между ними. В функционально построенных организациях генеральный менеджер тратит значительное время и усилия на налаживание контактов между подразделениями, смягчение соперничества между ними, объяснение преимуществ более широких подходов, обеспечение путей сотрудничества и формирования желательных межфункциональных навыков работы. Чтобы добиться успеха, генеральный менеджер обязан жестко и бескомпромиссно требовать, чтобы руководители подразделений действовали в духе команды, а функциональные специалисты работали настолько тесно, насколько это необходимо. В случае отказа от полного сотрудничества следует применять более низкую оценку результативности работы, а возможно, даже назначение на другую работу.
С целью обеспечения должного баланса между функциональным и бригадным подходами формальную функциональную структуру следует дополнить механизмами координации — частым использованием междисциплинарных рабочих групп для выработки процедур координации фрагментированных процессов и стратегически важных работ, системой стимулирования с учетом совместных результатов работы, наделением межфункциональных бригад, располагающих нужными специалистами, соответствующими полномочиями, формированием междисциплинарных групп, призванных навести мосты внутри организации. Вместо того чтобы продолжать распылять взаимосвязанные части логистического процесса обслуживания по разным функциональным подразделениям, а затем пытаться собрать эти куски в одно целое, лучше перестроить работу и сформировать подразделения, где люди, выполнявшие части работы в функциональных подразделениях, сосредотачиваются в рамках одной группы для осуществления процесса в целом. Так поступило руководство компании «Bell Atlantic», когда перестроило обслуживание абонентов междугородной телефонной связи. В рамках функциональной структуры в этой компании, когда клиент из числа предприятий компании просил связать свою телефонную систему с системой междугородной связи, заявка кочевала из отдела в отдел и требовалось от двух до четырех недель для завершения работы. Реорганизовав процесс, руководство компании «Bell Atlantic» собрало работников из различных отделов бригады, которые удовлетворяли заявку клиента в течение нескольких дней, а иногда часов. А так как речь шла о повторяющейся работе — подобные заявки клиентов приходилось выполнять ежедневно — бригады были объединены на постоянной основе в самостоятельный отдел.
Дивизиональная структура. Рост масштабов номенклатурного и функционального разнообразия (диверсификации) деятельности организаций привел к возникновению такой модификации функциональных организационных структур, когда управленческий аппарат формируется не по функциям управления, а по выделению самостоятельных объектов (отделений) в рамках крупной бизнес-единицы. Для такой структуры дивизионального типа характерно образование отделений, специализирующихся на производстве однородной группы изделий и услуг (продуктовая ориентация), освоении нового вида производства, технологии и других нововведений (инновационная ориентация), ведении производственно-хозяйственных операций в заданном регионе (территориальная ориентация). Территориальная ориентация, например, может сочетаться с продуктовой, инновационной или целевой ориентацией.
Особенностью дивизиональных организационных структур является формирование внутри каждого отделения собственного функционального аппарата управления, взаимодействующего с центральным штабным и функциональным органами управления.
Матричная структура. Расширение масштабов бизнеса и усложнение взаимосвязей между элементами систем логистического обслуживания потребителей приводят к тому, что вопросы улучшения результатов бизнеса не могут быть эффективно решены на основе принятия частных решений и изолированного функционирования элементов систем логистического обслуживания в рамках отдельных подразделений организации. Задачи обслуживания потребителей охватывают различные функциональные области логистики и требуют всесторонней оценки — экономической, технической, политической, технологической, социальной.
Механизм управления системой логистического обслуживания потребителей должен формироваться под определенную цель, реализуемую с его помощью, т.е. структура организации формируется под цель. Этот принцип получает все большее распространение в противовес традиционной функциональной структуре организации. Все более типичной структурой становится матричная структура, как наиболее приспособленная для решения задач логистического обслуживания потребителей. Структура организации должна быть гибкой, приспосабливающейся к особенностям обслуживания конкретных потребителей.
Механизм управления логистической системой должен быть подчинен цели или задаче, реализуемой с его помощью, т.е. структура управления организацией должна подстраиваться под цель, а не наоборот. Матричная структура специально приспособлена для решения логистических проектов, способна создать надежное организационное обеспечение для реализации логистических решений.
Чтобы обеспечить эффективное сочетание управления по процессам обслуживания потребителей с управлением линейными (специализированными) подразделениями, особенно в условиях кооперации высокой степени, целесообразно использовать метод матричного построения структур организаций. Он увязывает линейную ответственность (по вертикали) руководителей функциональных подразделений с ответственностью (по горизонтали), возложенной на все специализированные функциональные подразделения организации, участвующие в процессе логистического обслуживания потребителей. В матричной структуре сочетается управление, дифференцированное по функциям (стабильная структура), с управлением, дифференцированным по программам (временная целевая структура). Тем самым используются положительные особенности обоих типов структур, а их недостатки сводятся к минимуму. В матричной структуре динамичное регулирование целей и задач организации соединяется с ее стабильностью. Одновременно повышается степень персональной ответственности как за процесс обслуживания в целом, так и за ее компоненты. Создаются условия для рационального применения таких специальных методов, как программно-целевое управление, исследование операций. Матричная структура обеспечивает реальную возможность делегировать оперативные управленческие функции на более низкий уровень управления. Тем самым высшее руководство освобождается от текущей оперативной работы по управлению, что обеспечивает усиление контроля над деятельностью сотрудников функциональных подразделений по реализации глобальных целей организации. Больше внимания уделяется установлению рациональных потоков информации. В матричной структуре руководитель процесса непосредственно не контролирует специалистов, занятых оказанием логистических услуг. Он только определяет, что и когда должно быть сделано. Линейные же руководители решают, кто и как будет выполнять ту или иную процедуру логистического обслуживания.
Матричные структуры программно-целевого управления являются наиболее универсальными и гибкими. При их внедрении не требуется существенной перестройки линейно-функционального аппарата. Вместе с тем матричные структуры вносят в управление новые усложненные организационные отношения, порождаемые принципом двойного подчинения ответственных исполнителей. Значительно увеличивается возможность противоречий субъективного происхождения, конфликтов между должностными лицами, нарушений системы коммуникаций, общей координации в работе.
Особенности структуры, построенной на основе логистического подхода, заключаются в низком уровне специализации, формализации действий и принимаемых решений, в наличии несвязанных информационных систем, в децентрализации управления, в низкой интенсивности контроля.
Группирование полномочий и ответственности за отдельные работы в единую структуру способствует росту эффективности и производительности всей совокупности логистических операций.
Переход на логистическую структуру организации к повышению уровня прибыли через снижение уровня общих затрат ресурсов, росту объема продаж продукции за счет повышения уровня качества обслуживания потребителей, более производительному использованию ресурсов организации; улучшению результатов маркетинговой деятельности организации, улучшению экономических показателей организации за счет сокращения объема запасов, уменьшению дебиторской задолженности и увеличения денежного потока.
Противоречия, возникающие при установлении приоритетов заданий и распределении работы работников организации над логистическими проектами во времени, могут нарушать стабильность функционирования организации и затруднять реализацию ее долгосрочных целей. Поэтому для обеспечения слаженности работы в условиях матричной структуры создается штабной орган управления. Будучи центром управления логистическими проектами, призванным осуществлять системную координацию и оценку выполнения управленческих процедур отдельными функциональными и линейными органами он относится к высшему уровню иерархии управления организацией. Практической реализацией матричного метода является, например, формирование команд.
Главная особенность матричной структуры состоит в том, что управление функцией и бизнес-процессом пересекаются (образуя матрицу, или решетку), а принятие решений в каждой единице (клетке) матрицы делят между собой менеджер процесса (проекта) и функциональный менеджер. В матричной структуре работники имеют двойную подчиненность: по линии процесса (проекта) и по своей функциональной линии.
Матричная структура означает отход от принципа единого подчинения; два канала подотчетности, два руководителя и совместные полномочия создают новый, тип организационного климата. В сущности, она представляет собой систему разрешения конфликтов, в рамках которой договариваются о стратегических и операционных приоритетах, полномочия разделяются, а ресурсы распределяются с учетом того, что больше всего отвечает интересам организации.
Стимулом к распространению матричных структур стало растущее применение стратегий, ориентированных на потребителя, которые одновременно требуют наличия операционных бригад, менеджеров специальных проектов, продуктовых менеджеров, функциональных менеджеров, региональных менеджеров, менеджеров инноваций и менеджеров предприятий, причем всем им принадлежит важная стратегическая роль. Когда по меньшей мере двум из нескольких аспектов (продукция, потребитель, технология, география, функциональная область, бизнес-процесс или сегмент рынка) отдается примерно равный стратегический приоритет, матричная организация может стать эффективной формой структуры. Матричная организация создает внутренние издержки и противовесы между конкурирующими точками зрения, когда различные менеджеры отвечают за разные аспекты стратегической инициативы. Она позволяет непосредственно управлять каждым из нескольких стратегических аспектов и обеспечить ему официальное место в структуре организации, т.е. в указанном смысле дает возможность менеджерам среднего звена принимать компромиссные решения с позиций интересов организации в целом. Другое преимущество матричной структуры состоит в том, что она обеспечивает механизм для стратегических согласовании работ. Когда в диверсифицированной компании существуют возможности для стратегических согласовании работ в отдельных функциональных областях логистики, матричная структура обеспечивает должные структурные рамки для координации работ и обмена навыками.
Используют матричные структуры «General Electric», «Texas Instrument», «Citibank», «Shell Oil, TRW», «Bechtel», «Boeing», «Dow Chemical».
Матричная организационная структура в диверсифицированной глобальной компании. Опыт «Asea Brown Boveri».
«Asea Brown Boveri» (ABB) — это диверсифицированная многонациональная компания со штаб-квартирой в Цюрихе (Швейцария). ABB была образована в 1987 г. путем слияния Asea — одного из крупнейших шведских промышленных предприятий — и Brown Boveri — крупной шведской компании. Обе компании выпускали электрические товары и оборудование. После слияния ABB приобрела небольшие пакеты акций 60 компаний, главным образом вне Европы. В 1991 г. годовая выручка составила 25 млрд. долл. США, а число занятых в ней составило 240 тыс. человек, в том числе 150 тыс. — в Западной Европе, 40 тыс. — в Северной Америке, 10 тыс. — в Южной Америке и 10 тыс. — в Индии. Компания стала мировым лидером на глобальных рынках электротоваров, электрооборудования, электрогенераторов и услуг, а в Европе она была главным производителем. На продажи в Европе приходилось 60% оборота, в Северной Америке — 30% и в Азии — 15%.
Для управления глобальными операциями ABB разработала матричную организацию, которая укрепила свои навыки в технологии электрооборудования и способность добиваться глобальной экономии благодаря масштабам деятельности и одновременно способность реагировать на запросы национальных рынков. Во главе организационной структуры в компании находился исполнительный комитет, состоявший из президента П. Барневина и 12 членов; в комитет входили шведы, швейцарцы, немцы и американцы, причем некоторые из них находились вне Швейцарии. Группа собиралась каждые три недели в различных городах по всему миру и отвечала за стратегию и результаты работы ABB.
Один аспект глобальной матрицы ABB включал примерно 50 «хозяйственных областей» (ХО), каждая из которых представляла собой совокупность тесно связанных между собой продуктов и услуг. ХО были объединены в восемь «хозяйственных сегментов», работу каждого из них контролировал отдельный член исполнительного комитета. Руководитель каждой ХО отвечал за: 1) разработку и осуществление глобальной стратегии; 2) Установление нормативов качества и затрат для каждого завода ХО во всем мире; 3) определение того, какие заводы должны экспортировать свою продукцию в какие страны; 4) ротацию сотрудников между предприятиями в разных странах для обмена техническим опытом и формирование смешанных бригад из лиц разной национальности для решения проблем ХО и создания атмосферы доверия; 5) накопление опыта и результатов исследований, которые могли бы пойти на пользу ХО во всем мире. Руководители ХО являются бывшими сотрудниками из различных предприятий. К примеру, руководителем группы силовых трансформаторов, в которую входят 25 заводов в 16 странах, является швед, работавший в Мангейме (Германия), руководитель ХО электроизмерительных приборов — американец из штата Северная Каролина.
Другой аспект матрицы включал группу предприятий в отдельных странах со своими президентами, советами директоров, финансовой отчетностью и возможностями сделать карьеру. Президенты национальных предприятий ABB отвечают за максимизацию результатов и эффективность деятельности в пределах национальных границ. Эти президенты работают в тесном контакте с руководителями ХО с целью оценки и улучшения работы соответствующих предприятий в своих странах.
Внутри матрицы располагались 1 200 «локальных» компаний ABB во главе с президентом; среднее число работников в каждой — 200 человек. Превидент локальной компании подчинялся как президенту отделения компании в стране, где она расположена, так и руководителю ХО по принадлежности продукции или услуги. Так что все локальные компании в Норвегии считались дочерними компаниями ABB Norway национальной компании в Норвегии; все фирмы ABB в Португалии считались филиалами ABB Portugal и т.д. Считалось, что 1 200 локальных президентов ABB должны быть отличными менеджерами центров прибыли, способными эффективно отчитываться перед двумя боссами. Глобальным боссом локального президента был менеджер ХО, который определял место локальной компании в глобальной стратегии ABB, а также правила, которых обязана придерживаться локальная компания с целью поддержания этой стратегии. Босс локального президента по линии страны — это главное должностное лицо в компании ABB в данной стране, с которым надлежало сотрудничать по локальным вопросам.
ABB исходила из того, что ее матричная структура позволяет оптимизировать реализацию глобальных хозяйственных стратегий и в то же время максимизировать результаты на каждом национальном рынке, где она работает. Матрица — это способ оставаться глобальной и стратегически крупной, будучи одновременно небольшой и локальной в операционном плане.
Принятие решений децентрализовано (их принимают руководители ХО, президенты по странам и резиденты локальных компаний), однако подотчетность и контроль централизованы (в руках руководителей ХО, президентов по странам и исполнительного комитета). ABB рассматривала себя в качестве федерации национальных компаний с глобальным координационным центром.
В штаб-квартире ABB в Цюрихе заняты только 100 специалистов. С помощью управленческой информационной системы ежемесячно собирают фактические данные по всем центрам прибыли и сопоставляют их со сметами и прогнозами. Показатели сначала оцениваются в местной валюте, а затем переводятся в доллары США для сопоставлений по странам. Финансовая отчетность ABB составляется в долларах США, а английский — официальный язык компании. Все совещания на высоком уровне проводятся на английском языке.
Руководители многих компаний избегают матричной структуры из-за сложности управления: люди не знают, кому они подчиняются, по каким вопросам. Кроме того, поскольку матрица предполагает коммуникацию и согласование, может возникнуть «операционный затор». Работники одной области вынуждены иметь дело с работниками другой области и пробиваться через внутренние бюрократические барьеры. Способность действовать парализуется, так как при разделении полномочий трудно принимать решения, предварительно не согласовав их с другими работниками и не получив разрешения. Много времени и умственной энергии расходуется на заседания и обсуждения. Возможно появление существенных затрат и задержек в принятии решений без заметного улучшения результатов. Но и при этом в ряде случаев преимущества, связанные с разрешением конфликтов, обеспечением согласия и координации, перевешивают названные недостатки.
Матричные и горизонтальные структуры. В настоящее время в организациях преобладают структуры, основанные на агрегировании логистических функций. В рамках функциональной структуры такие логистические операции, как транспортировка и складирование, группируются в блоки, взаимосвязанные между собой прямыми линиями соподчиненности, полномочий и ответственности. При таком функциональном группировании для распределения ресурсов по операциям, как правило, используются административно-командные организационные каналы.
Когда руководство организации сталкивается с необходимостью изменения процесса управления, становится нежелательным сохранение жестких линий полномочий и ответственности, характерных для функциональной структуры. В рамках административно-командной структуры трудно добиться межфункциональной гибкости, требуемой для удовлетворения индивидуальных запросов потребителей. Одно из решений, позволяющее менеджерам перейти на межфункциональные принципы работы, получило название матричной организации.
Процессный подход реализуется, в частности, следующими мероприятиями:
1. Организация работы для осуществления целостного бизнес-процесса, а не выполнения отдельных задач. Деятельность работников организации по логистическому обслуживанию потребителей строится вокруг нескольких ключевых процессов, и для них устанавливаются конкретные целевые нормативы деятельности. Назначается руководитель каждого процесса логистического обслуживания.
2. Плоская иерархия. Уменьшается степень субординации, отдельные задачи и функции объединяются, исключаются работы, не создающие добавленной стоимости и минимизируется число операций, выполняемых в рамках каждого процесса. Используется как можно меньше команд для выполнения целостного процесса логистического обслуживания.
3. Использование команд для управления всеми процессами. Команды трансформируются в основные структурные блоки организации. Путем использования самоуправляемых команд ограничиваются контрольные функции вышестоящих руководителей. Перед членами каждой команды ставится общая цель. На них возлагается ответственность за достижение конкретных результатов в соответствии с установленными целевыми нормативами.
4. Улучшение работы под воздействием и в интересах потребителей. Главной движущей силой и главным критерием эффективности бизнеса является удовлетворение потребностей потребителей, а не повышение курса акций или наращивание прибыльности. Прибыль придет и акции компании поднимутся в цене, если клиенты будут довольны качеством их обслуживания.
5. Материальное поощрение эффективной работы команд. Система оценки и оплаты труда должна формироваться таким образом, чтобы поощрять успехи команды, а не отдельных работников. Персонал стимулируется к освоению разнообразных навыков, а не к оттачиванию узкой специализации. Этот принцип должен быть заложен в основу системы вознаграждения работников организации.
6. Максимизация контактов с поставщиками и потребителями. От работников организации требуется регулярное и непосредственное общение с поставщиками и клиентами. Представители поставщиков и заказчиков должны включаться в состав рабочих команд в качестве полноправных членов.
7. Информирование и профессиональная подготовка всех работников. Не следует ограничивать информационный «паек» работников только тем, что им «положено знать по штату». Персоналу следует доверять необработанные данные, обучать его использовать такие данные, самостоятельно анализировать их и принимать самостоятельные решения. Такой подход обеспечивает гибкий способ распределения ограниченных ресурсов и в силу этого уменьшает дублирование высококвалифицированных работников в разных бизнес-единицах. Но в этом заключается и недостаток матричной организации: временный персонал может не испытывать той ответственности за общее дело, которая характерна для традиционной функциональной структуры.
Современное развитие матричного подхода к построению структуры организации все больше приближается к горизонтальной организации. Горизонтальная структура ориентирована на оптимизацию единого логистического процесса, а не на выполнение отдельных задач. Рисунок 24 иллюстрирует особенности горизонтальной организации.
Рис. 24. Горизонтальная корпорация: это сквозное управление во всех направлениях, а не только сверху вниз.
Желательная степень перехода от вертикальной к горизонтальной структуре управления организацией предопределяется такими факторами как операционные возможности организации, доступность ресурсов, требования к знаниям, навыкам персонала, экономия за счет масштабов операций. К разным организациям подходят совершенно разные решения о том, насколько плоской (горизонтальной) должна быть их структура. Это, в частности, напрямую зависит от степени внедрения информационных технологий в бизнес организации.
Матричная структура является наиболее подходящей организационной формой для горизонтального управления. Доступность точной и надежной информации, обеспечивающей применение матричного подхода, уменьшает зависимость от жестких формальных структур.
Пример. Производитель космических систем организует выполнение своих проектов на матричной основе. Постоянно осуществляется шесть или более крупномасштабных проектов. Каждый из проектов имеет своего менеджера (руководителя проекта). Он должен координировать работу различных отделов: технического обслуживания, исследовании и разработок, кадров, финансового отдела, организации (технологии) производства по вопросам ресурсов, необходимых для выполнения данного контракта.
Ключевой задачей является обращение за поддержкой к другим функциональным подразделениям организации. Данная ключевая задача сосредоточена на разработке логистических предложений заказчиком. Однако служба логистики может не иметь достаточного влияния и власти над другими функциональными подразделениями организации, чтобы взять на себя ответственность за реализацию процесса логистического обслуживания. Данная задача предназначена обеспечить поддержку разработки логистического процесса со стороны других функциональных подразделений организации. Планы этих подразделений разрабатываются таким образом, чтобы могли быть реализованы задачи выполнения заказов потребителей.
«Цепь надежна настолько, насколько надежно ее самое слабое звено!» — смысл этого утверждения сводится к тому, что если ключевая функция (или подразделение) не в состоянии сыграть свою роль в реализации логистического обслуживания потребителей, то усилия менеджеров всех других подразделений организации могут быть совершенно напрасными.
Пример. Работниками одного из российских коммерческих банков были разработаны несколько новых кредитных предложений для потребителей. В этой связи банком была проведена массированная рекламная кампания. Реакция клиентов была положительной, какой и ожидалась, но банковская система проверки кредитов не соответствовала предъявляемым требованиям. Для обработки запросов требовалось так много времени, что к тому моменту, когда они были проверены и могли выполняться, многим клиентам это было уже не нужно.
В зависимости от конкретных обстоятельств в реализации задач логистического обслуживания ключевую роль могут играть несколько различных функциональных подразделений. Одни из них могут быть связаны с торговым обслуживанием (продавцами, рекламой, обслуживанием потребителей, контролем над кредитованием покупок, гарантиями, рыночными исследованиями), сотрудники других функциональных подразделений могут быть более тесно связаны с работой самой организации (производством, разработкой продукции, информационными системами. трудовыми ресурсами).
Обратите внимание: часть задач направлена вовне и связана с пониманием и принятием решений в отношении окружающей среды, последняя же задача направлена вовнутрь организации. Служба логистики должна использовать сочетание формальной власти с неформальным убеждением, чтобы ее предназначение было бы правильно реализовано.
Проектная структура. При проектной структуре управление организуется применительно к проектам, для чего в соответствующих подразделениях сосредотачиваются специалисты различного профиля, способные решать соответствующие задачи.
В проектной команде выделяются 6 функций: 1) управление продуктом; 2) управление проектом; 3) разработка; 4) тестирование; 5) обучение пользователей; 6) логистика (рис. 25).
Рис. 25. Состав команды проекта.
Для каждой функциональной группы четко определяются задачи, обязанности и требуемые навыки в профессиональной области деятельности.
Бизнес-аналитики— специалисты, хорошо знакомые с бизнес-процессами в организации, так как их основной задачей является определение места логистики в бизнес-процессах организации, цели и задачи проектов логистического обслуживания, приоритеты внедрения, формулирование требований и ожиданий потребителей. Менеджер продукта обеспечивает взаимодействие с руководством заказчика, несет ответственность за то, что цели и задачи проекта, а также требования и ожидания потребителей однозначно понимаются всеми функциональными группами и что функциональные спецификации проекта отвечают требованиям потребителей и приоритетам бизнеса. Он должен знать современные информационные технологии, хорошо ориентироваться в бизнесе и иметь хорошие организаторские способности.
Менеджер проекта выполняет ключевую организационную и координирующую роль. Он осуществляет общее планирование проекта и координирует действия всех исполнителей в ходе выполнения проекта, отвечает за содержание функциональных спецификаций и отслеживает их изменения в течение всего периода работы над проектом, несет ответственность за выполнение проекта в запланированные сроки, следит за применением и поддержанием требований стандартов. Главное, что требуется от специалиста по логистике — это организаторские способности, глубокое знание методологии выполнения проектов.
Программно-целевая структура. Механизм управления должен быть подчинен цели или задаче, которая реализуется с его помощью, т.е. структура организации должна приспосабливаться к цели, а не наоборот. Этот принцип получает в практике управления все большее распространение в противовес традиционной функциональной организации. Все более типичной структурой организации становится программно-целевая, т.е. специально приспособленная для решения поставленной задачи, способная создать надежное организационное обеспечение для реализации решения. Структуры при этом стараются создавать гибкие, легко приспосабливающиеся к специфике программы, способные оперативно улучшаться.
Не случайно возникает потребность в создании более эффективных форм координации межфункциональной деятельности, что служит причиной выделения в виде самостоятельных объектов управления комплексных целевых межфункциональных проектов и межотраслевых комплексов, ориентированных на общие цели. В этой связи можно назвать еще один признак классификации структур по объекту управления, согласно которому выделяются структуры управления организациями (объединениями, отраслями) и целевыми программами. Эти структуры сосуществуют и взаимодополняют друг друга. Возникает возможность типизации структур программно-целевого управления. К традиционным формам управления межфункциональным и межотраслевым взаимодействием можно отнести централизованное и координационное проектное управление. Централизованные системы управления программами и комплексами характеризуются подчинением всех основных участников программ единому органу линейного руководства. Поэтому целевая система управления программой составляет отдельное звено в общей производственно-хозяйственной системе управления. Полная передача элементов межотраслевого комплекса в линейное подчинение одному органу переводит такого рода структуру в линейно-программную структуру. При создании подобной системы в виде отдельной производственно-хозяйственной организации можно использовать все рассмотренные варианты организационных форм управления от строго линейных до сложных видов функциональных структур. Эти структуры характеризуются высоким уровнем организованности, четким распределением ответственности и высокой эффективностью управленческого механизма. Однако в каждой из них должны создаваться функциональные и обслуживающие подсистемы, и его дублирование делает структуру неэкономичной при большом количестве проектов. Применение таких организационных форм может быть оправдано лишь для выполнения сложных и дорогостоящих проектов.
Программно-целевые структуры координирующего типа характеризуются созданием в действующей линейно-функциональной структуре головных организаций или других специальных координирующих органов, которые согласовывают межфункциональные (межотраслевые) взаимодействия исполнителей проектов по горизонтали на основе организации совместного принятия решений по проекту. Полномочия таких органов для воздействия на исполнителей проекту формируются высшими линейными руководителями. Но правами непосредственного распорядительства координирующие органы управления проектом не наделяются. Данный тип координации не создает нового класса структур управления проектами, а лишь перераспределяет функции управления между сложившимися звеньями аппарата управления. Зато простота организационного механизма и высокий уровень адаптивности координирующих форм проектного управления обуславливают их широкое применение. Но они незначительно разгружают высших руководителей от оперативного управления проектами и недостаточно влияют на предотвращение сбоев в ходе их выполнения, вызванных нерациональным использованием ограниченных ресурсов, выделенных на реализацию проекта. Создание структур координирующего типа наиболее целесообразно для тех проектов, в которых уровень производственно-технологической кооперации исполнителей является низким и где достаточно лишь координировать их планы и распределение ресурсов между ними.
Иерархический тип структур управления. Структуры управления на многих современных организациях были построены в соответствии с принципами управления, сформулированными еще в начале XX в. При этом главное внимание уделялось разделению труда на отдельные функции и соответствию ответственности работников управления предоставляемым полномочиям. В течение многих десятилетий организации создавали так называемые формальные структуры управления, которые получили название иерархических, или бюрократических.
Концепция иерархической структуры была сформулирована М. Вебером, разработавшим нормативную модель рациональной бюрократии. Она содержала следующие принципиальные положения:
четкое разделение труда, следствием которого является необходимость использования квалифицированных специалистов по каждой должности;
иерархичность управления, при которой нижестоящий уровень подчиняется и контролируется вышестоящим;
наличие формальных правил и норм, обеспечивающих однородность выполнения работниками своих задач и обязанностей;
дух формальной обезличенности, с которым официальные лица выполняют свои обязанности;
осуществление найма на работу в соответствии с квалификационными требованиями к данной должности.
Объективный характер управленческих решений выступал в качестве гаранта рациональности такой структуры.
Иерархический тип структуры имеет много разновидностей. Самой распространенной является линейно-функциональная организация управления. Основу линейно-функциональных структур составляет так называемый «шахтный» принцип построения и специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации (маркетинг, производство, исследования и разработки, финансы, персонал). По каждой из них формируется иерархия служб («шахта»), пронизывающая всю организацию сверху донизу (рис. 26). Результаты работы работников каждой службы аппарата управления организацией оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и задач. Например, работа служб, управляющих производством, характеризуется показателями выполнения графика выпуска продукции, затрат ресурсов, производительности труда, использования оборудования и площадей. Работу служб по ремонту оборудования оценивают показателями времени простоев и затрат на проведение ремонтных работ. Соответственно строится и система материального поощрения, ориентированная прежде всего на достижение высоких показателей деятельности каждой службы. При этом конечный результат в целом становится как бы второстепенным, так как считается, что все службы в той или иной мере работают на его достижение.
Рис. 26. «Шахтная» структура управления организацией.
Линейно-функциональные структуры наиболее эффективны там, где аппарат управления выполняет рутинные, часто повторяющиеся и редко меняющиеся задачи и функции. Их достоинства проявляются в управлении организациями с массовым или крупносерийным типом производства. При такой организации управления производством предприятие может успешно функционировать лишь тогда, когда изменения по всем структурным подразделениям происходят равномерно. Но так как в реальных условиях этого нет, имеет место неадекватная реакция системы управления на требования внешней среды. Положение усугубляется утратой гибкости во взаимоотношениях работников аппарата управления из-за применения формальных правил и процедур. В результате затрудняется и замедляется процесс передачи информации, что сказывается на скорости и своевременности принятия управленческих решений. Необходимость согласования действий разных функциональных подразделений резко увеличивает объем работы руководителя организации и его заместителей, т.е. высшего уровня управления. Недостатки линейно-функциональной структуры управления могут усугубляться за счет таких условий хозяйствования, при которых допускается несоответствие между ответственностью и полномочиями у руководителей разных уровней и подразделений, превышаются нормы управляемости, особенно у высших руководителей и их заместителей, формируются нерациональные информационные потоки, чрезмерно централизуется оперативное управление производством, не учитывается специфика работы различных подразделений, отсутствуют необходимые при этом типе структуры нормативные и регламентирующие документы.
Аналогичные характеристики имеет и линейно-штабная структура управления, также предусматривающая функциональное разделение управленческого труда в штабных службах разных уровнен (рис. 27). Главная задача линейных руководителей здесь заключается в координации действий функциональных служб и направление их в русло общих интересов организации.
Рис. 27. Линейно-штабная структура управления организацией.
Разновидностью иерархического типа организации управления является дивизиональная структура (англ. division — отделение). Необходимость новых подходов к организации управления была вызвана резким увеличением размеров организаций, диверсификацией их деятельности и усложнением технологических процессов в условиях динамично меняющейся внешней среды. Первыми перестройку структуры по этой модели начали крупнейшие организации, которые в рамках своих крупных предприятий (корпораций) стали создавать производственные отделения, предоставив им определенную самостоятельность в осуществлении оперативной деятельности. В то же время администрация оставляла за собой право жесткого контроля над общекорпоративным вопросам стратегии развития, научно-исследовательских разработок, инвестиций. Поэтому этот тип структуры нередко характеризуют как сочетание централизованной координации с децентрализованным управлением (децентрализация при сохранении координации и контроля).
Ключевыми фигурами в управлении организациями с дивизиональной структурой становятся не руководители функциональных подразделений, а менеджеры, возглавляющие производственные отделения. Структуризация организации по отделениям производится, как правило, по одному из трех критериев: по выпускаемой продукции или предоставляемым услугам (продуктовая специализация), по ориентации на потребителя (потребительская специализация), по обслуживаемым территориям (региональная специализация).
Такой подход обеспечивает более тесную связь производства с потребителями, существенно ускоряя его реакцию на изменения, происходящие во внешней среде. В результате расширения границ оперативно-хозяйственной самостоятельности отделения рассматриваются как «центры прибыли», активно использующие предоставленную им свободу для повышения эффективности деятельности.
В то же время дивизиональные структуры управления привели к росту иерархичности, т.е. вертикали управления. Они потребовали формирования промежуточных уровней управления для координации работы отделений, групп. Дублирование функций управления на разных уровнях в конечном счете привело к росту затрат на содержание управленческого аппарата. В самих производственных отделениях управление строится по линейно-функциональному типу. На рис. 28 представлена типичная для современной крупной компании дивизиональная структура управления.
Рис. 28. Дивизионная структура управления.
Управление объединениями строилось исходя из предпосылки их целостности, т.е. органической связанности составных частей, решающих общую цель и единые задачи. При этом имело место существенное различие в уровне централизации управления: наряду с объединениями, в которых управление было полностью централизовано и осуществлялось аппаратом головной организации или специально созданным органом, использовались и децентрализованные структуры, особенно там, где предприятия сохраняли свою хозяйственную и юридическую самостоятельность.
Структура управления предприятиями и объединениями в основном оставалась линейно-функциональной. Но в результате увеличения иерархичности (генеральный директор — совет директоров — директора предприятий) усилилась необходимость в координации деятельности на всех уровнях, в более четком распределении функций между органами управления объединением и предприятиями, в информационном обеспечении всего процесса управления. Сохранение линейно-функционального типа управления крупными конгломератами усилило недостатки этой структуры и привело к замедлению процессов принятия решений, увеличению сроков согласовании, дублированию функций на разных уровнях. Но главное — не произошло ожидаемого прорыва в области научно-технического прогресса. Вся система управления объединениями и входящими в их состав предприятиями и организациями нацеливала их прежде всего на выполнение текущих и оперативных планов и задач. Перспективные цели, как правило, отодвигались на второй план: на них не хватало ни времени, ни средств, не было и прямой заинтересованности в их постановке и решении, так как оценка работы производилась по результатам текущей производственно-хозяйственной деятельности.
Различные модификации иерархических структур не позволяли решать проблемы координации функциональных звеньев по горизонтали. повышения ответственности и расширения полномочий руководителей низовых и средних уровней, освобождения высшего эшелона от оперативного контроля. Требовался переход к более гибким структурам, лучше приспособленным к динамичным изменениям и требованиям производства.