Организационные правила и политика

Успех организации приносит не строгое соблюдение правил или тща­тельная их разработка, а создание такого организационного климата, в котором каждый проявляет инициативу в осуществлении действий, сов­падающих с общими целями.

Термин «политика» обозначает общие правила, направляющие работу персонала на достижение основных целей в рамках принятой стратегии, которые на более низком уровне иерархии организации принимают фор­му инструкций. Однако разработка правил на все случаи является нераз­решимой задачей и подчиненные должны иметь определенную свободу действий, чтобы компенсировать неполноту стратегии. Необходимо раз­личать формально завершенную и практически завершенную систему правил. Система правил является формально завершенной, если правила направляют всю деятельность подчиненных таким образом, что каждое действие согласуется с духом правил. С другой стороны, практическая законченность требует, чтобы правила давали конкретные рекомендации о том, что нужно делать в каждом случае. Полный смысл правил можно разъяснить только в процессе их применения.

Если деятельность не регулируется правилами, то она подвержена влиянию сиюминутных личных интересов и давлению текущих обстоя­тельств. Правила необходимы для контроля и регулирования любой сложной системы. Только с помощью правил можно сделать выбор. Осуществление всех важных решений требует распределения ограни­ченных ресурсов, которое может быть осуществлено только с помощью правил. Правила ограничивают вмешательство со стороны. Руководитель может выбирать только между А и Б, когда правила дают ему полномо­чия распределять ресурсы, он должен знать свои полномочия в каждой ситуации. Правила, которые дают свободу в одном направлении, ограни­чивают ее в другом. Однако достижение общего положительного баланса в регламентации зависит не от того, есть или отсутствуют правила, а от взвешивания вероятных последствий их введения. Правила стабилизи­руют конфликт, поскольку конкуренция, не регулируемая правилами, может выродиться в разрушительный конфликт.

Если человек знает, что, как и когда нужно делать, он не нуждается в разъяснениях и приказах. Упор на обезличенные правила снижает по­требность в приказах. Приказы, подчеркивая различия в статусе, могут вызывать обиды. Ни один здравомыслящий человек не одобрит бес­смысленного повиновения правилам. В юридической сфере такое слепое следование правилам называется «механической юриспруденцией»: вы­воды делаются на основе концепций без учета условий, в которых дан­ное правило не может больше применяться. В законе важно допустить некоторую свободу действий, но в определенных границах, которые лучше определить эмпирически.

Нельзя отказываться от правил в пользу рассмотрения каждого случая «по его особенностям». М.Кнокс замечает: «Возьмем другой пример — распределение благотворительного фонда среди нуждающихся. Некото­рые члены попечительского совета склонны считать, что каждый случай должен рассматриваться «по его особенностям». Но как эти «особенно­сти» оценить без помощи какого-либо правила? Если пытаться рассмат­ривать каждый случай «по его особенностям» и давать каждому проси­телю по $50, то вскоре окажется, что это несправедливо по отношению к другим, которые либо получат меньше, либо ничего не получат. Управ­лять фондом для «общей» выгоды нуждающихся становится невозмож­ным без использования правил и принципов. Принятое особое правило или принцип могут критиковаться на основании того, что они слишком запутанные и поэтому не годятся, но управление с помощью правил все же лучше, чем попытки рассматривать каждый отдельный случай «по его особенностям».

Цель правил — достичь большей определенности. Целью ограниче­ния числа правил является достижение большей гибкости. Проблема за­ключается в исчислении затрат и выгод. В некоторых случаях решения слишком тривиальны и правила не нужны. В другом же крайнем случае решения могут быть слишком важны, чтобы можно было полагаться на правила. Правила используются для случаев, находящихся между этими крайностями, с целью экономии времени и ускорения процесса принятия решения.

Правила особенно необходимы на низших уровнях иерархии, где взаимосвязи между деятельностью и целями часто просматриваются не очень четко. Здесь должна быть обеспечена согласованность дей­ствий всех работников организации. Если при этом не использовать правила, тогда на каждое действие нужно будет испрашивать разре­шения, что взваливает непосильное бремя на руководителей, отве­чающих за координацию. Легко создавать правила выполнения ру­тинных функций, так как их проще понять и легче уравновесить ис­ключениями. Влиятельность на низшем уровне иерархии меньше под­вержена изменениям, поскольку при изменениях политики организа­ции чаще ориентируются на использование «имеющихся трудовых навыков, чем на осуществление программ, требующих постоянной переподготовки».

Инструкции имеют большую ценность, если основываются на анализе всего диапазона ситуаций, в которых они будут применяться. Следова­тельно у более старого подразделения правила разработаны более тща­тельно. С течением времени люди вырабатывают более адекватные отве­ты на повторяющиеся проблемы. Эти ответы воплощены в правилах, ко­торые создаются для большей предсказуемости результатов и лучшей координации. Но вместе с правилами появляется опасность слепого сле­дования им и организационной негибкости.