Глава 9. Основные задачи и принципы проектирования организации

Организации проектируются для формирования структуры, подчи­ненной интересам достижения установленных целей. При проектирова­нии организации используется представление о ней как об организме, действующем рационально и целенаправленно, имеющем априори уста­новленную цель и методы достижения цели. Актуальность проектирова­ния вызвано увеличивающейся сложностью управления организациями. необходимостью применения научно обоснованных методов для реали­зации функций управления логистикой и специализацией управленче­ского труда.

Более полное определение организации включает следующие его ас­пекты:

1) группировка задач с целью определения видов работ;

2) группировка видов работ в сектора, отделы и более крупные под­разделения, например, в отделения;

3) делегирование полномочий, распределение ответственности и оп­ределение числа уровней в иерархии управления;

4) создание такого психологического климата в организации, который побуждает работников вносить максимальный вклад в достижение целей организации;

5) проектирование систем коммуникаций, обеспечивающих эффек­тивность процессов принятия решений, контроля и координации;

6) построение такой организации, которая чувствительна к изменени­ям факторов внешней среды и способна к ним адаптироваться, в частно­сти посредством инноваций.

Первые три аспекта относятся к традиционным понятиям о структуре, а три последних — к более современным направлениям — изучение структуры, функционирование и эффективность деятельности организа­ции. В любом случае перечисленные аспекты становятся объектом поис­ка решения для тех, кто ищет пути построения эффективной организа­ции. Очень важно избежать недостатков, когда при работе организации решения будут приниматься несвоевременно и необоснованно из-за того, что лица, принимающие решения, перегружены; будет отсутствовать информация, необходимая для принятия решений; решения будут при­ниматься не тем руководителем или не на соответствующем уровне; ор­ганизационный климат не будет стимулировать высокую эффективность работы.

К отклонениям и разногласиям приводит отсутствие единой основы для выполнения логистических функций. Например, может отсутство­вать единая политика найма и оплаты труда, обслуживания клиентов.

Неудовлетворительная координация работы подразделений обычно связана с недостаточно согласованными целями. При этом сотрудники структурных подразделений имеют разные системы приоритетов и, ру­ководствуясь противоречивыми целями, предпринимают несогласован­ные действия. Примером являются действия руководителя транспортно­го отдела, который считает, что стоимость тонно-километра перевозки груза, независимо от направления, не должна превышать определенной величины, вследствие чего отправление заказа клиента задерживается до формирования полной партии отгрузки. При этом может создаваться впечатление эффективного выполнения транспортной функции, однако потери от снижения объема продаж из-за неудовлетворительного обслу­живания покупателей могут значительно превышать размер снижения транспортных расходов;

Далее, если в работе отсутствует синхронность. Несогласованность отдельных работ во времени вызывает задержки и простои. Например, установка компьютера до того как приобретено ее программное обеспе­чение; проведение рекламной кампании, не подкрепленной действиями отдела сбыта, по обеспечению физического наличия товаров в местах продаж; если нечетко определены обязанности. Необходимая работа мо­жет оказаться невыполненной, поскольку работник считает, что за ее вы­полнение отвечает кто-то другой. Например, отдел обслуживания клиен­тов устанавливает новые стандарты логистического обслуживания, предполагая, что руководители других подразделений проинформируют исполнителей об изменении требований. Руководители производствен­ного подразделения, со своей стороны, могут считать, что это должны сделать сотрудники отдела обслуживания клиентов. Подобные ситуации могут складываться и на более высоких уровнях управления в отноше­нии новых продуктов, сфер сбыта и изменений в политике логистическо­го обслуживания; недостаточно экономична система координации. Ко­ординация может осуществляться через специальный персонал, посредством личного контроля, совещании, инструкции, постановки целей опе­ративных планов и формальных процедур. Эти средства становятся все более сложными и дорогими по мере роста числа лиц, с которыми необ­ходимо проводить согласования. Поэтому, если даже уровень координа­ции удовлетворителен, ее стоимость может быть снижена путем пере­группировки работ.

Отрицательно влияет на функционирование организации возможность возникновения конфликтов. Если члены организации часто вступают в конфликт друг с другом, единство действии становится все менее возмож­ным. Хороший организационный климат складывается там, где обсужде­ние проблем проходит активно и четко, но без крайностей и ожесточения.

Недостаточная чувствительность к техническому прогрессу и измене­ниям внешней среды снижает эффективность работы. Организация должна не только иметь четко определенные цели, необходимые ресурсы и механизм их сбалансированного распределения в соответствии с целя­ми, но и быть в состоянии адаптироваться к изменениям. Ошибки в ос­новном связанны с применением старых приемов к решению новых про­блем, когда не осознаются изменения проблем или недостаточно моби­лизуются ресурсы на решение новых задач.

Организация должна быть спроектирована для достижения некото­рого набора целей и стратегий. В многопродуктовой компании, где не­сколько бизнес-подразделений выходят на различные рынки, организа­ция каждого из них должна быть спроектирована для достижения целей и осуществления стратегий, относящихся к эксплуатации соответст­вующих сфер рынка. Однако это не означает, что в ряде случаев струк­тура организации не влияет на стратегию в том смысле, что она может приспособиться к сложившейся структуре. С другой стороны, большой объем организационной работы выполняется для цели повышения эф­фективности, сформулированной широко, в общем виде. Такой подход имеет свои недостатки, так как не позволяет определить критерии уста­новления действительно необходимых функций и видов деятельности.