4. Требования к документации

В системах менеджмента качества и экологии разрабатываются следующие основные обязательные виды документов:

1. Документально оформленные заявления о политике и целях в области качества;

2. Руководство по качеству - доку­мент, описывающий систему менеджмента качества (систему экологи­ческого менеджмента) организации. Руководство по качеству и Руководство по экологии выступают в роли основополагающих документов систем и служат справочным ма­териалом при поддержании систем в рабочем состоянии.

3. Документированные процедуры, требуемые стандартами ИСО. Необходимо разработать шесть обязательных процедур:

• Управление документацией.

• Управление записями.

• Внутренний аудит качества.

• Управление несоответствующей продукцией.

• Корректирующие действия.

• Предупреждающие действия;

4. Документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими;

5. Записи, требуемые стандартом ГОСТ Р ИСО 9001-2008. Запись - документ, содержа­щий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной дея­тельности в системе. Записи по конкретным объектам анализа в системе менеджмента качества и (или) экологии принято называть данными (о качестве, экологии и др.).

В порядке демонстрации эффективного внед­рения систем менеджмента качества и эколо­гии могут использоваться также карты про­цессов, инструкции качества (экологии), методики качества (экологии), планы качес­тва (экологии), спецификации, чертежи, мат­рицы компетенции, регистры (перечни), маршрутные карты, положения о подразделе­ниях, должностные инструкции, программы обучения и др.

Данные становятся документами после того, как они фиксируются в специально разрабо­танных формах (протоколах, актах, журна­лах, справках, отчетах, бланках, регистрах экологических аспектов, контрольных картах и др.), фотографиях, аудио- и видеозаписях. Различают первичные (исходные) данные, предназначенные для соответствующей обра­ботки и данные, предназначенные для анализа и оценивания продукции, состояния окружаю­щей среды, процессов и систем менеджмента в целом.

5. Пирамида документов

Документы уровней А, В и С определяют функционирование систем. Документы уровня Охарактеризуют фактическое состояние сис­тем и используются аудиторами для анализа и обоснования оценок и выводов.

Рисунок 5 - Пирамида документов системы качества

6. Общие требования к документу

Документ должен быть адекватным (соответствовать) требо­ваниям ИСО 9001 (ИСО 14001) или рекомендациям ИСО 9004 (ИСО 14004) и содержать только значимую для их пользователей информа­цию.

Документ должен содержать только практически выполни­мые работы. В противном случае он может вызвать лишь нежелание его использовать и стать, в конечном счете, бесполезным. Иное дело, когда речь идет о работах, которые могут быть осуществлены только после выполнения определенных плановых мероприятий, необходимых для внедрения документа.

Документ должен быть адресным, т.е. в нем должен быть определен состав лиц и/или структурных подразделений организации, для которых исполнение документа в целом или в отдельных его поло­жениях является обязательным.

Документ должен быть изложен в понятной для всех его по­льзователей форме и обеспечивать его однозначное информационное восприятие.

Документ должен быть идентифицирован, т. е. иметь соотве­тствующее наименование, условное обозначение и код, позволяющие установить его принадлежность к определенной части системы менед­жмента качества и (или) экологии для обеспечения его легкой прослеживаемости.

Степень детализации документа должна отвечать цели его разработки и здравому смыслу.