3. Отчеты о несоответствиях

Стандарты серии ИСО 9000 требуют, чтобы результаты аудитов были задокументированы и доведены до сведения персонала, ответственного за область проверки. Дополнительно от руководящего состава, ответственного за эту область деятельности, требуется своевременное управленческое решение о необходимых корректирующих действиях.

Существует потребность в особом методе регистрации каждого случая несоответствия. Пока не существует специальной формы отчета о несоответствии, каждая организация создает подходящую для себя. При этом к ней предъявляются определенные требования:

1. Подробный заголовок, позволяющий обращаться к любой детали аудита;

2. Уникальный номер;

3. Время и место обнаружения (выявления);

4. Поле для аудитора, чтобы записать детали обнаруженного несоответствия;

5. Поле для проверяемого, чтобы записать корректирующее действие, которое надо предпринять, и предполагаемую дату его завершения;

6. Поле для аудитора (или заменяющего его лица), чтобы подтвердить, что это действие произведено вовремя и было ли оно эффективным;

7. Поле для руководства организации, чтобы записать их точку зрения на полученные данные, и указание на любые требуемые дальнейшие действия.

Пример отчета о несоответствии приведен в таблице 9.

Таблица 9 - Примерный образец отчета о несоответствии (замечании)

Отчет о несоответствии
Отдел	Организация	Процесс		Продукция			Номер:
							Дата:
Процедура			Ссылка на статью
Аудитор:			Проверяемый:
Отчет аудитора: (несоответствие)			Существ.			Несущ.
Подпись: Дата:
Предлагаемые корректирующие действия: Предлагаемая дата завершения: Подпись: Дата:
Анализ корректирующих действий: Подпись: Дата:

Необходимо отметить следующее:

1. На каждый недостаток/несоответствие должен быть отдельный отчет.

2. Отчет аудитора должен содержать три пункта:

1. наблюдение, которое полно и точно детализирует то, что было увидено/найдено аудитором. Чтобы подтвердить его точность, это наблюдение должно быть удостоверено проверяемым;

2. ссылка на статью стандарта и/или документы по качеству самой организации;

3. разъяснение требований статьи/документации, на которые делается ссылка.

   3. Несоответствие должно соотноситься только с одной статьей стандарта – самой подходящей.

   4. В некоторых случаях соотнесение может быть только с документацией самой организации.

   5. Необязательно употребление слова «Несоответствие». Можно использовать другие близкие по смыслу слова (например, «Недостаток», «Невыполнение»), но оно должно использоваться постоянно.

Протокол о несоответствии не должен содер­жать ни мнений аудитора, ни его рекоменда­ций по устранению несоответствия (замеча­ния) или тем более каких-либо категорических указаний.

Для эмоционального воздействия на коллектив аудитируемого подразделения, наряду с оформлением протокола о значительном несо­ответствии, может быть выписана красная карточка, которая прикреп­ляется аудитором к стенду с текстом Политики в области качества (экологии). На карточке делается надпись «ЗНАЧИТЕЛЬНОЕ НЕСООТВЕТСТВИЕ» и указываются содержание и срок выполнения корректирующих или предупреждающих действий. При выполнении корректирующих действий карточка снимается аудитором.

Наряду с документированием каждого несоответствия аудитор должен документировать и каждое замечание (уведомление) - свиде­тельство аудита, не носящее характер несоответствия и фиксируемое с целью предотвращения возможности появления несоответствия.

Примерами замечаний (уведомлений) могут служить:

• совместное хранение действующих и отмененных документов систем менеджмента;

• отсутствие подтверждения ознакомления исполнителей с тех­нической документацией;

• отсутствие утвержденного перечня признанных поставщиков организации;

• отсутствие доказательств проведения отдельного корректиру­ющего действия;

• неудовлетворительная экологическая культура сотрудников подразделения;

• отсутствие документального обоснования превышения вре­менно согласованных выбросов.

Замечания (уведомления) аудиторов носят, по сути дела, характер предупреждения, посколь­ку неустраненное замечание может со време­нем стать несоответствием. В связи с этим фиксирование замечаний, как и несоответствий, может рассматриваться в качестве добавленной ценности аудита.