6. Перечень документов и сведений для анализа документации системы менеджмента качества

В соответствии с ГОСТ Р 40.003-2008 «Порядок сертификации систем менеджмента качества на соответствие ГОСТ Р ИСО 9001-2008 (ИСО 9001:2008)» организация должна предоставить в орган по сертификации следующие документы:

1. Политика организации в области качества (если она выполнена в виде отдельного документа и не вклю­чена в Руководство по качеству).

2. Руководство по качеству.

3. Структурная схема проверяемой организации с указанием административных и инженерных служб, основных и вспомогательных подразделений (цехов, участков, производственных площадок).

4. Структурная схема службы качества проверяемой организации (если она не включена в общую структур­ную схему организации).

5. Перечень документов СМ К.

6. Документированные процедуры, установленные в ГОСТ Р ИСО 9001:

- управление документацией,

- управление записями,

- внутренние аудиты,

- управление несоответствующей продукцией,

- корректирующие действия,

- предупреждающие действия.

7. Документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими в соответствии с действующим перечнем документов СМК, включая записи (выбороч­но, по запросу органа по сертификации).

Перечень необходимых документов, включая записи, представляемых проверяемой организацией в орган по сертификации, должен быть уточнен в каждом конкретном случае и определен органом по сертификации.

Орган по сертификации вправе потребовать от проверяемой организации дополнительные документы, включая записи, необходимые для анализа.

7. Инспекционный контроль систем менеджмента качества

При инспекционном контроле общий объем проверки должен составлять примерно 1/3 элементов СМК, а также следующую совокупность обязательных элементов, проверяемых при каждой проверке (в скобках указаны номера подразделов ГОСТ Р ИСО 9001-2008):

• область применения (1.2);

• общие требования (4.1);

• требования к документации (4.2);

• обязательства руководства (5.1);

• политика в области качества (5.3);

• планирование (5.4);

• ответственность, полномочия и обмен информацией (5.5);

• анализ со стороны руководства (5.6);

• обеспечение ресурсами (6.1);

• мониторинг и измерения (8.2);

• удовлетворенность потребителя (8.2.1);

• улучшение (8.5);

• использование сертификата и знака соответствия.

8. Применение сертификата и знака соответствия

Орган по сертификации должен контролировать использование сертификатов и знаков соответствия.

Организация имеет право использовать знак соответствия только в той форме, которая разрешена в письменном виде органом по сертификации. Данный знак соответствия не допускается наносить на продукцию или применять таким образом, чтобы его можно было интерпретировать как знак соответствия продукции.

9. Нежелательные ситуации при аудите

В процессе аудита могут возникнуть нежелательные ситуации, препятствующие его проведению.

1. Агрессивность

Возможна резкая атака со стороны проверяемых с целью спровоцировать спор и провалить аудит. В этом случае аудитор должен попробовать превратить конфликт в шутку, смягчить ситуацию.

2. Потери времени

Они могут принимать разные формы, например, болтовня на посторонние темы. Аудитор должен вежливо направить беседу в нужное русло. Возможны варианты, связанные с длинным обедом.

Аудитор должен заранее оговорить время, затрачиваемое на обед, или вежливо отклонить предложение, ссылаясь, например, на то, что аудиторы договорились пообедать вместе. Еще один вариант, ведущий к потере времени, – долгое ожидание какого-либо лица или документов. Выход из этого положения – заранее подготовленный список документов или предложение перейти пока к другому пункту в ожидании документов или персонала.

3. Уклончивость

Уклончивые ответы даются проверяемым, если он не располагает информацией или не хочет ее предоставить. Уклончивые ответы могут быть очень пространными. Аудитор должен внимательно выслушивать, вылавливая частицы информации и уточнять, сужать вопросы, вынуждая проверяемого обнаружить проблему или согласиться с ее наличием.

4. Использование сочувствия аудитора

Аудитор должен помнить, что сочувствие и симпатия проверяемым не соответствуют целям аудита и не выгодны ни одной организации. Сообщать о замеченных недостатках лучше в безличной форме. Если подмечены глубинные причины недостатков, руководство проверяемых будет оказывать необходимое содействие в их исправлении.

5. Приукрашивание

Следует ожидать, что проверяемая организация захочет произвести самое лучшее впечатление и перед прибытием аудиторов, будет наводить порядок. Но никакое приукрашивание не может скрыть серьезных проблем. Например, в документах аудитор может сравнивать даты выпуска, подписания и т.д.

6. Коррупция

Это самый старый и широко применяемый прием воздействия на аудиторов. Формы могут быть различны – денежные, чаще – безденежные. Это подрывает авторитет аудитора и обесценивает следующие аудиты.