24. Журнал аудитора

Журнал аудитора (дневник аудитора, записная книжка, проверочный лист) - бланк, в котором аудитор фиксирует факты и другую информацию, полученные в ходе аудиторской проверки.

Журнал аудитора является наиболее удобной формой фиксации сбора информации (Рисунок 14). Записи в журнале являются основой для подготовки заключения по результатам аудиторской проверки.

Записи в журнале аудитора могут использоваться в качестве свидетельств аудита, а также для:

• подготовки справки об обнаруженных несоответствиях;

• подготовки заключения о результатах аудиторской проверки;

• подготовки справок о состоянии проблем, выявленных в про­шлых аудиторских проверках;

• подготовки предложений о распространении положительного опыта работы конкретного подразделения в других подразделениях.

Рисунок 14 - Примерная форма журнала аудитора

4. Организация проведения аудита на предприятии

1. Этапы проведения аудита на месте

Аудиторы должны реализовать план проведения аудита, т.е. провести проверку в определенных подразделениях организации, или, как говорят, провести аудит «на месте».

Аудит на месте содержит следующие этапы:

• проведение предварительного совещания;

• обмен информацией во время аудита;

• участие и ответственность сопровождающих лиц;

• сбор и верификация данных;

• работа с выводами аудита;

• подготовка к заключительному совещанию;

• проведение заключительного совещания.

2. Предварительное совещание

Предварительное совещание должно проводиться вместе с руководством проверяемой организации или с теми, кто несет ответственность за проверяемые функции или процессы. Цели этого совещания:

1. Анализ плана аудита;

2. Краткий обзор деятельности по аудиту;

3. Подтверждение наличия каналов обмена информацией;

4. Обеспечение возможности для проверяемой организации задавать организационные вопросы.

Во многих случаях, например при внутренних аудитах малых организаций, на предварительном совещании объявляется о проведении аудита и объясняется его характер. По решению ведущего аудитора вступите­льное совещание может быть заменено на об­суждение условий проведения проверки с руко­водителем аудитируемого подразделения или владельцем (руководителем) аудитируемого процесса.

В других ситуациях предварительное совещание носит официальный характер с регистрацией присутствующих. В роли председателя должен быть руководитель группы по аудиту. На совещании необходимо сделать следующее;

1. Представить участников, указав на их роль в проведении аудита;

2. Подтвердить цели, область и критерии аудита;

3. Подтвердить график проведения работ по аудиту, дату и время заключительного совещания, любых промежуточных заседаний группы по аудиту и руководства проверяемой организации и любые дальнейшие изменения;

4. Ознакомить с методами и процедурами аудита, проинформировать организацию о том, что свидетельством аудита будут выборочные данные и поэтому будет присутствовать элемент неопределенности при проведении аудита;

5. Подтвердить официальную связь между группой по аудиту и проверяемой организацией;

6. Подтвердить, что проверяемая организация будет информирована о ходе аудита во время его проведения;

7. Подтвердить, что любые ресурсы и средства, необходимые группе по аудиту, будут доступными;

8. Подтвердить конфиденциальность некоторых вопросов;

9. Подтвердить обеспечение безопасности работы, процедур для группы по аудиту;

10. Подтвердить наличие и роль сопровождающих лиц;

11. Ознакомить с методами составления отчетов (актов), включая классификацию несоответствий;

12. Проинформировать об условиях, при которых аудит может быть прекращен;

13. Проинформировать о любой системе апелляций по проведению или результатам аудита.