5. Проведение заключительного совещания

Цель заключительного совещания - представить наблюдения и заключение по аудиту таким образом, чтобы они были поняты и признаны проверяемой организацией и было дано согласие с ее стороны на проведение корректирующих действий в определенные сроки.

Участники заключительного совещания должны представлять проверяемую организацию, клиента и другие стороны.

Председателем на заключительном совещании является руководитель группы по аудиту.

Во многих случаях, например при внутреннем аудите малой организации, на заключительном совещании просто сообщаются результаты аудита.

В других ситуациях совещание должно быть официальным с ведением протокола и регистрацией присутствующих. Любые разногласия по наблюдениям и заключению между группой по аудиту и проверяемой организацией должны быть обсуждены и, при возможности, разрешены до составления итогового отчета. Если нет единого мнения, они должны быть зарегистрированы.

Ведущему аудитору следует:

• поблагодарить персонал подразделения (группы подразделе­ний) за оказанную помощь и сотрудничество, отметить лиц, оказавших конкретную помощь;

• подчеркнуть, что из-за того, что проверка носила выборочный характер (ввиду ограниченности ее по времени и ресурсам), не следует, что в местах, которые не были охвачены проверкой, совсем нет недос­татков;

• ознакомить присутствующих с результатами проверки;

• передать оригиналы протоколов о несоответствиях и замеча­ниях руководителю процесса (подразделения);

• высказать рекомендации по улучшению деятельности подраз­деления или процесса;

• предоставить краткое время на вопросы и обсуждение пред­ставленных данных;

• согласовать реальные даты для инспекционного контроля по результатам выполнения корректирующих (предупреждающих) действий;

• закрыть совещание, поблагодарив участников за сотрудничес­тво.

Итоговое совещание, по согласованию между главным аудитором и руководством, может быть заменено на обсуждение заключения руководством проверяемого подразделения и главным аудитором.

11. Действия после проведения аудита

1. Подготовка отчета по аудиту

Руководитель группы несет ответственность за содержание отчета по аудиту.

Отчет по аудиту должен содержать полную, точную и понятную запись по аудиту.

При подготовке отчета аудиторы должны ответить на вопросы:

• соответствует ли деятельность подразделения или выполне­ние процесса требованиям соответствующих стандартов ИСО и доку­ментов системы менеджмента качества и (или) экологии?

• имеются ли «узкие места» и недостатки в проверенной дея­тельности (процессе)?

• может ли проверенная деятельность (процесс) быть упроще­на?

• что можно предложить для улучшения деятельности (процес­са)?

Отчет по аудиту должен включать в себя следующее:

1. Цели аудита;

2. Область аудита, в частности, идентификацию организационных единиц или процессов.

3. Идентификацию клиента по аудиту;

4. Идентификацию членов группы по аудиту;

5. Даты и места проведения аудита "на месте";

6. Критерии аудита;

7. Наблюдения;

8. Заключения.

Отчет по аудиту может также включать в себя или делать ссылку на следующее:

1. План аудита;

2. Список представителей проверяемой организации;

3. Итоги аудита, включая любые препятствия при его проведении;

4. Подтверждение достижения целей аудита в пределах области аудита и в соответствии с его планом;

5. Направления, не охваченные аудитом, но входящие в его область;

6. Неразрешенные проблемы между группой по аудиту и проверяемой организацией;

7. Рекомендации, направленные на улучшение, если это предусмотрено целями аудита;

8. Согласованные планы последующих аудитов;

9. Сообщения о конфиденциальности сведений;

10. Список рассылки отчета по аудиту.

В рекомендациях по улучшению в отчет следу­ет включать выявленные в ходе аудита воз­можности по улучшению. Такими возможностями могут быть:

• улучшение условий труда сотрудников под­разделения;

• сокращение межпроцессных переходов;

• обучение сотрудников работе по соверше­нствованию процедур;

• повышение заинтересованности сотрудни­ков в результатах своего труда и др.

Ниже приведена возможная форма отчета об аудиторской проверке (Рисунок 17).

Обозначение *) на рисунке означает, что приводится поясняющая информация в последующих листах отчета.