11. Управленческая деятельность как объект аудита

Согласно выводам Э. Деминга и других гуру в области качества, от качества управленческой деятельности, от менеджмента как минимум на 80% зависит успешность организации.

Сложность аудита управленческой деятельности состоит в том, что процессы управления трудноизмеримы прямыми методами, а оцениваются чаще косвенно, по результатам деятельности организации.

К процессам ответственности руководства и управленческой деятельности стандарт ГОСТ Р ИСО 9000:2008 относит процессы:

- принятие обязательств по разработке и внедрению СМК, а также постоянному улучшению ее результативности;

- доведение до сведения организации требований потребителей, важности их выполнения, а также требований законодательства и обязательных требований;

- разработка политики в области качества;

- обеспечение разработки целей в области качества;

- проведение анализа со стороны руководства;

- обеспечение необходимыми ресурсами (работа с кадрами, улучшение инфраструктуры и рабочей среды);

- планирование создания и развития СМК;

- внутренний обмен информацией;

- планирование процессов жизненного цикла продукции;

- управление процессами, связанными с потребителями;

- управление проектированием;

- управление закупками;

- управление производством;

- управление процессами измерения продукции;

- управление мониторингом процессов.

3. Планирование проведения аудита

1. Программа аудита

Организация должна проводить аудиторские проверки перио­дически в запланированное время.

Программа аудита (годовая или на какой-то другой период вре­мени) разрабатывается руководителем службы внутреннего аудита и утверждается уполномоченным представителем руководства по качес­тву. При этом может быть разработана отдельная программа аудита для каждой системы менеджмента (качества и экологии) или единая про­грамма.

Цель программы аудита – спланировать вид и количество аудитов, обеспечить ресурсами, необходимыми для их проведения.

Программа аудита разрабатывается с учетом статуса и значи­мости процессов и видов деятельности, реализуемых в системах менед­жмента, а также результатов предыдущих проверок.

Статус проверяемого процесса (вида деятельности) характери­зуется следующими вариантами:

- процесс (вид деятельности) прошел аудиторскую проверку в отчетный период, соответствует установленным требованиям и резуль­тативен;

• процесс (вид деятельности) прошел аудиторскую проверку в отчетный период, соответствует установленным требованиям, но не ре­зультативен;

• процесс (вид деятельности) прошел аудиторскую проверку в отчетный период, но не соответствует установленным требованиям;

• процесс (вид деятельности) не проходил аудиторской провер­ки в отчетный период.

Важность проверяемого процесса (вида деятельности) опреде­ляется степенью его воздействия на достижение конечных результатов организации в области качества в отчетный период. Состав важных про­цессов (видов деятельности) на конкретный период времени определя­ется по результатам анализа систем менеджмента.

Наряду со значимыми процессами (видам и деятельности) при разработке программы аудита учитываются также так называемые, кри­тические процессы (виды деятельности), выполнение которых на опре­деленном этапе может представлять фактическую или потенциальную опасность для качества и (или) экологии. Критические процессы (виды деятельности) определяются по результатам предыдущих аудиторских проверок.

В программу аудита могут включаться провер­ки отдельных документов, подразделений, про­цессов и системы в целом, а также проверки поставщиков организации.

Процедуры программы аудита должны охватывать следующее:

• планирование и составление графиков аудитов;

• обеспечение компетентности аудиторов и руководителей групп по аудиту;

• выбор соответствующих групп по аудиту и распределение ролей и ответственности;

• проведение аудитов;

• выполнение действий по результатам аудита (если требуется);

• поддержание записей по программе аудита;

• мониторинг показателей и результативности программы аудита;

• отчетность перед высшим руководством по всей проделанной работе по программе аудита.

Для малых предприятий количество процедур может быть сокращено до одной по усмотрению организации.

Цели программы аудита могут базироваться на рассмотрении:

• приоритетов менеджмента;

• коммерческих намерений;

• требований системы менеджмента;

• требований, предусмотренных контрактом и обязательных требований;

• необходимость оценки поставщика;

• требований потребителя;

• потребностей других заинтересованных сторон;

• рисков организации.

Объем программы аудита зависит от размера, типа и сложности процессов организации.

Можно планировать проверки на календарной основе, когда конкретные процессы и подразделения проверяются через регулярные интервалы времени.

Кроме периодических проверок, могут потребоваться дополнительные проверки. На необходимость дополнительных проверок могут указывать:

1. Результаты анализа предыдущей программы аудита;

2. Несоответствия, выявленные в ходе конкретных аудитов, и требующих проведения внеочередной проверки для подтверждения результативности предпринятых корректирующих действий;

3. Существенные изменения в структуре или деятельности организации. В случаях реорганизации предприятия, внедрения новых технологических или административных процессов, новых процедур необходимо предусмотреть дополнительные аудиты для проверки соответствия новых видов или способов деятельности установленным требованиям.

При определении объёма программы аудита необходимо учитывать следующие факторы:

1. Действующие программы, проекты, контракты;

2. Вероятность внешней проверки. В качестве подготовки к внешнему аудиту разумно провести внеочередную внутреннюю проверку организации;

3. Результаты анализа данных, указывающие на возможность потенциальных проблем.

Изучение этих факторов покажет, требуется ли проверка деятельности конкретного подразделения или нет.

При определении сроков конкретных аудитов необходимо учитывать, какая конкретно информация требуется и к какому времени, а также возможность присутствия проверяемых на месте, предстоящие кадровые перемещения сотрудников и др.

Доведение программы (программ) до соответствующих дол­жностных лиц, координация, корректировка программы (при необходи­мости), комплектование аудиторских групп и контроль за выполнением программы возлагаются на службу внутреннего аудита.