11. Особенности планирования внутренних аудитов

К особенностям планирования внутренних аудитов можно отнести следующие:

• цель внутреннего аудита в совершенствовании СМК заключается в обеспечении качества системы, процессов, продукции путем выявления несоответствий для разработки программ улучшений;

• планирование человеческих ресурсов для внутреннего аудита (внутренних аудиторов) осуществляется, исходя из имеющихся, специально обученных кадров;

• требования к обученности внутреннего аудитора и внешнего отличаются;

• внутренний аудитор должен хорошо знать особенности процессов проверяемого подразделения и обладать достаточными временными возможностями для осуществления аудита;

• сроки проведения внутренних аудитов в подразделениях могут корректироваться в большей степени, чем при внешних, исходя из производственной необходимости;

• наряду с плановыми аудитами в организации могут проходить внеплановые аудиты по инициативе администрации;

• не все типовые этапы аудита могут иметь место при внутреннем аудите;

• внутренний аудит осуществляется на основе разработанной в организации обязательной процедуры, в которой оговорены сроки предоставления отчета об аудите, формы рабочих документов и др.

12. Особенности планирования внешних аудитов

На фазе планирования внешний аудит обладает следующими отличиями:

• цель внешнего аудита состоит в определении степени соответствия системы менеджмента качества требованиям (а не обеспечение качества);

• аудит проводится третьей стороной, уровень обученности и компетентности внешних аудиторов выше;

• по результатам внешнего аудита организация может получить сертификат соответствия, поэтому значение внешнего аудита для организации неизмеримо выше;

• проведение внешнего аудита требует значительных больших финансовых ресурсов;

• время внешнего аудита весьма ограничено, поэтому проверяемая организация старается тщательно и в полном объеме подготовить документы-свидетельства аудита;

• для подготовки организации к внешнему аудиту в организации издается приказ;

• предусмотрено предварительное знакомство главного аудитора с проверяемой организацией и уровнем подготовленной документации;

• предусмотрено письменное уведомление проверяемой организации о сроках проведения аудита;

• отчет об аудите проверяемая организация получает в течение не более 90 дней со дня окончания аудита;

• при положительном заключении группы аудиторов организация получает сертификат соответствия системы менеджмента качества, форма которого установлена органом по сертификации.

13. Уведомление об аудиторской проверке

После разработки и утверждения плана аудиторской проверки ведущий аудитор должен официально (в форме служебной записки или извещения) заранее (например, за неделю до начала проверки) уведо­мить о ней владельца (руководителя) процесса или руководителя ауди­тируемого подразделения. При уведомлении указываются объект, цель, критерии, дата и время аудиторской проверки.

«Золотое" правило аудиторской проверки: она никогда не должна быть сюрпризом. Внезап­ная аудиторская проверка может препя­тствовать производственной деятельности, приводить к финансовым убыткам, порож­дать негативное отношение к службе внут­реннего аудита.

Предварительное уведомление дает владельцу (руководителю) процесса или руководителю аудитируемого подразделения побудитель­ный мотив к улучшению процесса или состояния дел в подразделении. Однако времени от уведомления до начала аудиторской проверки (1-2 недели) явно недостаточно для исправления существенных недостат­ков.

Предварительное уведомление лишает сотруд­ников аудитируемого подразделения возмож­ности обнаруженные при аудиторской провер­ке несоответствия объяснять таким аргу­ментом, как «Вы выбрали неудачное время про­ведения проверки, нехарактерное для нормаль­ной деятельности» или «Мы не можем прервать рабочий процесс, чтобы предоста­вить необходимые данные».

Логика ответа аудитора на подобный аргумент должна быть та­кой: сотрудники аудитируемого подразделения были предупреждены о времени аудиторской проверки заранее и, следовательно, имели воз­можность (время) подготовиться и, если у них сейчас что-то не так, то это означает, что подобное происходит постоянно.

ПРИМЕР ФОРМЫ ПИСЬМЕННОГО УВЕДОМЛЕНИЯ ОБ АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКЕ

Руководителю

(наименование подразделения)