18. Опросный лист

Опросный лист - анкета, содержащая перечень вопросов для руководителя аудитируемого процесса (подразделения), ответы на ко­торые используются для предварительного оценивания аудитируемого объекта. Форма опросного листа приведена на Рисунок 12.

Использование опросного листа позволяет:

• сократить время аудиторской проверки,

• сделать руководителя аудитируемого процесса (подразделе­ния) участником аудиторской проверки,

• психологически подготовить руководителя аудитируемого процесса (подразделения) к работе аудиторов.

Положительный ответ на вопрос опросного листа дается только тогда, когда он может быть подтвержден документом или визуально.

Подписанный опросный лист может высту­пать в качестве официального документа при аудиторской проверке и должен быть сохра­нен.

Рисунок 12 - Примерная форма опросного листа

19. Правила составления опросного листа

Вопросы, включаемые в опросный лист, должны строиться на основе документа, определяющего критерии аудиторской проверки, и охватывать наиболее существенные части этих критериев.

1. Вопросы должны формулироваться лаконично, четко и не­двусмысленно с тем, чтобы они были понятны отвечающим.

2. Вопросы должны формулироваться в определенной последо­вательности, чтобы служить своеобразным "путеводителем" аудитор­ской проверки.

3. Вопросы должны предусматривать только однозначный ответ "да" или "нет".

4. Количество вопросов должно быть минимальным, но доста­точным для анализа объекта аудиторской проверки.

20. Правила обработки опросного листа

Заполненный опросный лист должен анализироваться аудито­ром на предмет полноты, правильности и достоверности ответов.

Положительные ответы, которые вызывают сомнения в досто­верности, должны быть рассмотрены с ведущим аудитором, а затем - с руководителем аудитируемого подразделения. Сомнения могут быть следствием следующих причин:

• неправильным пониманием вопросов сотрудниками аудити­руемого подразделения;

• информацией о невыполнении требований, установленных критериями аудиторской проверки.

Ответы, вызывающие сомнения аудиторов, должны подвер­гаться дополнительной проверке.

21. Подготовка контрольных листов для аудита

Для аудита требуется основательная подготовка. В частности, рекомендуется разрабатывать контрольные листы (которые называют чек-листы или опросные листы, вопросники, листы аудитора и др.).

Контрольный вопросник (чек-лист) - заранее составленный систематизированный перечень вопросов, ответы на которые позволя­ют аудитору непосредственно в ходе аудиторской проверки получать информацию, достаточную для оценки состояния объекта аудита.

Контрольный вопросник - своеобразная «шпаргалка» аудито­ра.

Опрос является главным методом проведения аудита. Контрольные листы содержат перечень вопросов, они помогают аудитору сэкономить время опроса, охватить все необходимые направления согласно плану аудита.

В отличие от работы с опросным листом, работа с контрольным вопросником дает аудитору возможность:

• разъяснять собеседнику в случае необходимости поставлен­ные вопросы;

• уточнять ответы собеседника путем дополнительных вопро­сов;

• запросить подтверждения положительных ответов;

• задать один и тот же вопрос нескольким собеседникам с целью повышения объективности полученной информации;

• использовать полученные ответы для последующего анализа.

Заполненный и подписанный аудитором (и при необходимости его собеседником) контрольный вопросник, как и опросный лист, мо­жет рассматриваться в качестве официального документа аудиторской проверки.

Для составления вопросов необходимо, на основании плана аудита подразделения, провести анализ текста нормативного документа в пределах области аудита, выделить мероприятия для реализации требований и на этой базе сформулировать вопросы. Схема методики составления вопросов представлена на Рисунок 13.

Рисунок 13 - Схема методики составления вопросов

Приведем пример составления контрольного листа для аудита системы.

В плане аудита (параграф 3.8) при проверке отдела материально-технического обеспечения в графе «Разделы, пункты» записан среди прочих пункт 4.2. по ГОСТ Р ИСО 9001-2008. Он регламентирует требования к документации:

• в п. 4.2.1,а) записано, что документация должна включать документально оформленные заявления о политике и целях в области качества;

• в п.5.3,б) говорится, чтобы политика включала требование постоянного повышения результативности системы менеджмента качества;

• в п. 5.4.1 требуется, чтобы цели в области качества были установлены в соответствующих подразделениях и на соответствующих уровнях;

• в п.5.3,г) требуется, чтобы политика была доведена до сведения персонала и была понятна ему.

На основе указанных положений стандарта и необходимых мероприятий можно сформулировать несколько вопросов:

1. Есть ли записи о том, что персонал подразделения знаком с политикой?

2. Какие основные положения политики касаются вашего подразделения? (На понимание политики);

3. Что запланировано для повышения результативности Вашего подразделения? ( На основании Политики).

4. В каком документе установлены цели для Вашего подразделения?

5. К Вашему подразделению относится склад. В каком документе установлены цели для улучшения деятельности склада?

По данной методике можно составить вопросник и по другим направлениям аудита.

Важно, чтобы вопросы соответствовали пунктам соответствующих критериев аудита.

В контрольных листах некоторых организаций встречается до двухсот вопросов.

Контрольный вопросник - методический инструмент аудитора, особенно значимый на начальном этапе его работы. Использование контрольного вопросника не должно ограничивать объем действий по ауди­торской проверке, который может изменять­ся в зависимости от информации, собранной в ходе аудиторской проверки.

Контрольные листы разрабатываются и систематически пересматриваются командой аудиторов применительно к каждой организации и характеру аудита. Для углубленного изучения системы опросный лист полезно разбить на разделы, соответствующие областям изучения.

Контрольные вопросники необходимо систематически обнов­лять, поскольку после внедрения систем менеджмента и проведения не­скольких плановых внутренних проверок в соответствии с требованиями ИСО 9001 (ИСО 14001), последующие проверки переста­ют выявлять слабые места. Задаваемые аудиторами вопросы становятся рутинными. Сотрудники проверяемых подразделений заранее знают, какие вопросы им будут задавать. Такую ситуацию У. Фрей называет «феноменом усталости от аудита».

Записи в опросных листах следует сохранять в качестве образцов для новых аудитов (проверок). После завершения аудита заполненные листки сохраняются как часть официальной документации в течение пяти лет и могут использоваться:

• для справок и ответов по документации;

• как опыт решения задач в предыдущих аудитах;

• в ситуациях, связанных с судебными исками.

Если в контрольных листах используются стандарты, методики испытаний или процедуры, то соответствующий вопрос должен иметь ссылку на раздел и страницу документа.

В контрольных листах могут рассматриваться, например, такие направления деятельности (области):

• управление (приверженность руководителей проблеме качества, организационные структуры управления качеством, распределение ответственности и др.);

• управление ресурсами (планирование рабочей силы, времени, обучение персонала, управление обеспечения материалами);

• обмен информацией внутри организации;

• производство (воспроизводимость и управляемость процессов, обеспеченность оборудованием, организация предупредительного ремонта и др.);

• планы, программы по качеству, координация в области качества;

• методы контроля, проверки продукции и процессов;

• достигнутые результаты.

Вопросы, включаемые в контрольный вопросник, должны представлять возможность развернутых ответов. Вопросы должны строиться таким образом, чтобы ответы на них давали аудитору верное представление о проверяемом объекте.

Аудитору следует избегать общих, недоста­точно конкретных вопросов.

Пример неправильного вопроса:

Подготовлен ли данный производственный участок к аварий­ным ситуациям?

Пример правильных вопросов:

По какому экологическому аспекту данный участок отнесен к категории опасных объектов?

1. Какие точки контроля на участке являются критическими?

2. Кто осуществляет контроль (мониторинг) данных точек?

3. Где фиксируются данные контроля (мониторинга)?

4. Каким образом анализируются данные контроля (мониторин­га)?

5. Имеется ли на участке план по предотвращению аварий, лока­лизации и ликвидации их последствий?

6. Назначены ли официально лица, ответственные за реализа­цию мероприятий данного плана?

7. Соответствует ли квалификация работников установленным требованиям?

8. Кто, когда и каким образом проводит учебно-тренировочные занятия с работниками участка?

9. Обеспечены ли работники участка соответствующими рабо­чими инструкциями?

Пример процессоориентированных вопросов аудитора:

1. Определены ли потребитель и поставщик процесса?

2. Установлены ли документированные требования к входам и выходам процесса?

3. Каким образом обеспечивается управляемость процесса?

4. Достаточно ли полномочий и ресурсов у руководителя процес­са для эффективных управленческих воздействий?

5. Обеспечивает ли инфраструктура организации соответствие процесса установленным требованиям?

6. Обеспечивают ли производственные условия соответствие процесса установленным требованиям?

7. Имеются ли свидетельства оценивания улучшения процесса?

8. Имеются ли свидетельства принятых мер по претензиям по­требителя процесса?

9. Проводится ли систематический анализ результативности и улучшения процесса?

10. Каковы данные такого анализа?