Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Управление офисом. Учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям 062100 «Управление персоналом» и 061100 «Менеджмент организации»
.pdf
Ш.А. Янкович
ŕťŦřśšņţşņ
ŤũşŧŤŢ
Допущено Советом Учебно-методического
объединения вузов России по образованию
в области менеджмента в качестве учебного пособия
по дисциплине региональной составляющей
специальности 062100 «Управление персоналом»
Рекомендовано Учебно-методическим центром
«Профессиональный учебник» в качестве учебного пособия
для студентов высших учебных заведений, обучающихся
по специальностям 062100 «Управление персоналом»
и 061100 «Менеджмент организации»
Москва
2017
ÓÄÊ 658(075.8)
ÁÁÊ 65.290-2ÿ73-1
ß62
Рецензенты:
профессор, заслуженный экономист РФ Н.А. Лупей
(зав. кафедрой Российского государственного
торгово-экономического университета);
доктор экономических наук, профессор С.В. Пирогов
(Московская международная высшая школа бизнеса)
Главный редактор издательства
кандидат юридических наук,
доктор экономических наук Н.Д. Эриашвили
Янкович, Шулим Абрамович.
ß62 Управление офисом: учеб. пособие для студентов вузов,
обучающихся по специальностям 062100 «Управление персоналом» и 061100 «Менеджмент организации» / Ш.А. Янкович. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, — 255 ñ.
ISBN 5-238-01016-8
2017.
Агентство CIP РГБ
Рассмотрены теоретические основы администрирования: сущность администрирования и понятие административной службы, роль офиса как центра
административной деятельности, проблемы организации и функционирования
офиса, принципы организации управления фирмой, определение целей и стратегии ее деятельности, проектирование оптимальной структуры офиса. Дается
представление о субъектах управления и типах предпринимательских фирм.
Значительное место отведено подготовке и оформлению управленческих документов, ведению деловой переписки, управлению персоналом,
деловому общению и эргономике.
Для студентов вузов, обучающихся по специальностям «Менеджмент
организации» и «Управление персоналом», а также руководителей фирм
и организаций, специалистов кадровых служб и делопроизводств.
ÁÁÊ 65.290-2ÿ73-1
ISBN 5-238-01016-8 © Ш.А. Янкович, 2006
© ИЗДАТЕЛЬСТВО ЮНИТИ-ДАНА, 2006
Воспроизведение всей книги или любой ее
части любыми средствами или в какой-либо
форме, в том числе в Интернет-сети, запрещается
без письменного разрешения издательства.
ВВЕДЕНИЕ
Управление офисом — составная часть менеджмента, отражающая
его новые направления, связанные с изучением проблем ведения современного бизнеса и организации в нем управленческих процессов.
Переход на рыночную систему хозяйствования, появление и интенсивное развитие разнообразных коммерческих структур потребовали создания административных служб, адекватных предпринимательской деятельности. Такими службами являются офисы,
выполняющие функции управления на предприятиях и фирмах.
Офис представляет собой особый вид организаций, оказывающих различные услуги в сфере управления и некоторых других сферах.
Современный офис может трансформироваться в достаточно крупную и сложную административную структуру, которая нуждается в
собственном эффективном управлении. При этом должны определяться назначения, особенности и результативность деятельности
внутренних служб офиса.
Управление офисом в значительной мере воплощает в своей основе цели, задачи и методы управления персоналом с учетом специфики управленческого труда и его значимости для обеспечения
коммерческого и производственного успеха в избранной области.
Возрастающее значение офиса как органа управления проявляется и в существенном росте управленческого аппарата. Так, в США
его численность уже к середине 80-х годов прошлого века достигла
20% всех работников, а к концу его оценивалась на уровне 50%.
Управленческий труд как разновидность общественного труда возник на определенной стадии развития общества, когда произошло
отделение сферы управления от сферы производства и соответствующее обособление труда. Управленческий труд отличен от физического труда как по содержанию, так и по характеру.
Результат управленческого труда — это определенные специфические воздействия, изменения в управленческом и производственном процессах, приводящие к известному конкретному результату
всего производственного цикла. Таким образом, в качестве предмета
управленческого труда выступает управленческий процесс. В приближении к конкретной управленческой ситуации непосредственным
предметом труда объектов управления является их деятельность, на-
правленная на осуществление того или иного управленческого или
производственного цикла; продуктом же управленческого труда —
управленческое воздействие, складывающееся на основе результатов деятельности отдельных управленческих работников и приводящее в конечном счете к соответствующим изменениям в материальном производстве.
Специфика управленческого труда состоит в том, что сам по себе
он не создает материальных благ, но активно участвует в их создании
и тем самым является необходимым компонентом производства.
Отличительная черта управленческого труда — это то, что он
базируется на информации, представляющей собой специфический
объект приложения труда управленческих работников, своеобразный
инструмент управления экономикой. Управленческие работники до
70% рабочего времени тратят на поиск, сбор, передачу, обработку и
хранение информации. Она же выступает в качестве носителя управленческих решений. С помощью информации реализуется связь
между управляющей и управляемой частями системы управления. В
целом труд по управлению — целесообразная деятельность управленче-
ских работников, направленная на осуществление процесса управления.
Содержанием управленческого труда является совокупность действий
управленческих работников по реализации функций управления.
Управление — непрерывный процесс воздействия на объект
управления (личность, коллектив, технологический процесс, предприятие, государство) для достижения оптимальных результатов
при наименьших затратах времени и ресурсов.
Принципиальные изменения в политической и экономической
жизни страны требуют от руководителя организации и служащих
глубокого изучения современных методов и форм управления предприятиями и их коллективами. Функции руководителя значительно
усложнились: теперь он обязан думать не только о производственных и хозяйственных вопросах управления фирмой, но и постоянно
решать перспективные стратегические проблемы. Без изучения рынка, без поиска места для своих товаров на нем, без инновационных
вложений и банковского кредита предприятие обречено и погибнет
в конкурентной борьбе.
Жизнь ставит перед руководителем такие проблемные задачи,
как внедрение новых технологий, выпуск новых, конкурентоспособных товаров, не формальное, а фактическое внимание к качеству продукции, решение комплексных социальных дел, поиск новых
методов стимулирования труда. Руководители должны решать различные проблемы: определение стратегических целей управления,
разработка детальных планов для их достижения, координация действий с другими фирмами и компаниями, постоянное совершенст-
4
вование иерархической структуры, а также оптимизация процедуры
принятия решений по управлению, поиск наиболее эффективных
стилей руководства, совершенствование мотивации действий сотрудников.
В практике управления появилась и успешно развивается новая
тенденция — культура организации. Все процветающие фирмы мира
имеют свою особенную, глубоко продуманную культуру организации, т.е. целый комплекс правил, традиций, ритуалов и символов,
которые постоянно дополняются и совершенствуются. Все это означает наступление времени «культурной революции» в управлении.
Учебное пособие «Управление офисом» предназначено для студентов, специализирующихся в области менеджмента и управления
персоналом, а также практических работников и предпринимателей.
Среди многих новых предпринимателей утвердилось мнение,
что их жизненного опыта вполне достаточно для оптимального управления, что специально изучать теорию и искусство управления —
лишняя трата времени. Объективные же исследования показывают,
что менее одного процента руководителей подготовлены к работе в
условиях рынка. Большинство современных руководителей свои
срывы и провалы в бизнесе объясняют случайным совпадением
неблагоприятных факторов, интригами и происками недоброжелателей. Они не подозревают, что существуют объективные законы
управления, есть философские, социальные, правовые, психологические аспекты управления, незнание которых и приводит к провалам и срывам, поэтому изучение теоретических и практических основ менеджмента, в том числе управление офисом, имеет принципиальное значение.
5
Глава 1
АДМИНИСТРИРОВАНИЕ
И АДМИНИСТРАТИВНАЯ СЛУЖБА
1.1. Структура бизнеса
и субъекты управления
Структура бизнеса Предпринимательский бизнес — один из элемен-
тов системы бизнеса. Слова бизнес и предпринимательство близки
по смыслу, но понятие «бизнес» шире, чем «предпринимательство»,
так как охватывает отношения между всеми участниками рыночной
экономики и включает действия не только предпринимательства, но
и потребителей, наемных работников, государственных структур. Основа предпринимательского бизнеса — частная собственность, из
которой выросли и другие современные формы негосударственной
собственности: групповая, коллективная, кооперативная, акционерная, паевая. Частная собственность в ее классическом исполнении —
как собственность одного единственного частного лица — широко
распространена лишь в мелком бизнесе.
Три основных компонента предпринимательского бизнеса:
1) производство продукции;
2) коммерция (торговля);
3) коммерческое посредничество.
Типы предпринимательских фирм:
1) предприятие — учреждение в форме фабрики, фермы, шахты,
магазина, выполняющих одну или несколько специфических функций по производству и реализации товаров (услуг);
2) фирма — организация, которая владеет этими предприятиями
и ведет на них хозяйственную деятельность. Фирмы имеют либо
одно, либо несколько предприятий, последние могут быть объединениями горизонтального, вертикального типа или конгломератами.
Фирмы, владеющие сетью магазинов в розничной торговле, — образцы горизонтального типа, так как все предприятия находятся на
одной стадии (продажа).
Промышленные фирмы, владеющие предприятиями, занятыми
на различных стадиях производства, представляют собой вертикальное комбинирование предприятий.
6
Конгломераты охватывают предприятия, функционирующие в
различных отраслях;
3) отрасль — это группа фирм, производящих (реализующих)
одинаковую или подобную продукцию. Выделяются частные фирмы,
коллективные предприятия с неограниченной ответственностью, государственные и муниципальные предприятия, ООО, объединения
предприятий, филиалы и представительства фирм.
Субъекты управления Субъектами управления в развитой экономике
являются собственники, предприниматели, менеджеры и даже наемные работники. Все они в той или иной мере принимают участие в
управлении. На этом уровне структуризации в мировой практике
выделяют следующие управленческие функции:
x собственника — владение, пользование, распоряжение;
x предпринимателя:
— соединение ресурсов земли, капитала и труда в единый
процесс;
— принятие решений в бизнесе;
— новаторство в коммерции, технике, организации;
— риск своими и заемными средствами, временем, трудом, де-
ловой репутацией;
x менеджера — планирование, организация, мотивация, контроль,
коммуникации и принятие решений;
x наемных работников (рабочая группа) — установление совме-
стно с администрацией режима работы и отдыха, усиление
стимулирования и безопасности труда, внесение предложений
по совершенствованию деятельности предприятия.
Функции собственника выполняет либо он сам, либо пользова-
тель собственности, либо доминирующий собственник.
Предпринимателем могут быть собственник капитала, самостоятельный субъект рыночной экономики, наемный управляющий.
Изначально предпринимательскую функцию реализует собственник.
Предприниматель как самостоятельный субъект экономики появляется в результате отделения капитала-собственности от капиталафункции.
Поэтому собственник и предприниматель становятся относительно
независимыми друг от друга: собственник может не быть предпринимателем, и наоборот. При определенных условиях собственник, не
желающий выполнять предпринимательскую функцию, передает ее
в руки наемных управляющих. Последние, таким образом, сосредоточивают у себя две функции: управление и предпринимательство.
По мнению ряда специалистов, предпринимателем должен быть
самостоятельный субъект рыночной экономики, так как предприни-
7
мательство — это особая сфера деятельности, требующая специальных знаний и умений. Однако в реальной жизни чаще всего фигура
предпринимателя совмещается либо с фигурой собственника, либо
менеджера.
В российской экономике управленческие функции предпринимателя, как правило, выполняет менеджер, особенно в мелких частных предприятиях, госпредприятиях и акционерных обществах с
доминированием собственности менеджеров и работников.
Крупные частные предприятия и АО с доминированием внешних финансовых аутсайдеров, нацеленные на максимально эффективную деятельность, стремятся привлекать для выполнения предпринимательской функции профессионалов.
Функции менеджера в индивидуальных и мелких частных предприятиях выполняет собственник. Практика управления своим бизнесом вполне оправдана в некоторых профессиях, в частности свободных профессиях.
В производственной сфере и в крупных предприятиях привлечение профессиональных управляющих не только необходимо, но и
неизбежно.
Реализация управленческих функций коллективом работников
возможна через:
x участие в управлении трудом и качеством на цеховом уровне;
x создание совместных советов (комитетов) рабочих и управ-
ляющих;
x участие в прибылях;
x делегирование представителей работников в совет директоров.
Менеджер — ключевая фигура управления Компании управляются
не системами и технологиями, а человеком, обладающим необходимыми знаниями, умением, навыками. Менеджер (англ. manager) —
управляющий, директор, руководитель, администратор. Он организует деятельность подчиненных ему работников и выполняет определенные управленческие функции. Ни одна организация не может
существовать без менеджера, который:
x координирует деятельность работников, обеспечивая достиже-
ние целей организации;
x разрабатывает стратегию поведения организации в изменяю-
щемся окружении;
x несет формальную ответственность перед собственниками и ра-
ботниками за результаты деятельности;
x официально представляет организацию на определенных ме-
роприятиях.
Различают линейных и функциональных менеджеров. Линейные
действуют на основе единоначалия и отвечают за состояние и разви-
8
тие организации в целом или ее отдельных хозяйственных подразделений — это директора, администраторы, начальники цехов, мастера, бригадиры. Функциональные отвечают за определенную сферу
управления, возглавляют функциональные подразделения организации, предприятия.
В иерархической системе управления выделяют менеджеров трех
уровней: высшие, средние и низшие. Основная задача высшего управ-
ленческого персонала — организовать функционирование всего капитала: разработка общей политики и стратегии компании, прогнозирование и долгосрочное планирование, вопросы кадровой политики,
внешние связи. Здесь же решаются вопросы ассортимента продукции
(товаров), рынков сбыта, расширение производственных и торговых
мощностей, организация зарубежных филиалов, поглощение других
компаний и т.д. К этой категории управляющих относят председателя совета директоров, президента, вице-президентов фирмы, управляющих отделениями и региональными фирмами, а также контролера и казначея фирмы. В ряде крупных компаний высшей властью
наделяются два человека: председатель совета директоров (отвечает
за руководство стратегической деятельностью фирмы и ее высшие
связи) и президент (руководит внутрикорпоративными делами).
Средние управляющие обеспечивают оперативное управление производством и реализацию заданий стратегии. К средним относятся
руководители хозяйственных подразделений и функциональных служб,
торговых центров и их заместители. Они отвечают за оперативное
планирование и научные исследования, производство и сбыт, учет
и контроль, проведение в жизнь кадровой политики.
Низшие управляющие — цеховые руководители, начальники производственных участков, администраторы торговых предприятий,
руководители секторов и групп в функциональных службах, сбытовых
контор и других низших подразделений. Все они непосредственно
руководят рабочими и служащими.
Основная их задача — воспитать у работников лояльность по
отношению к компании, предупредить конфликты, мобилизовать
физическую и умственную энергию для достижения целей компании.
В промышленном производстве эта категория представлена в основном мастерами.
Административная теория организации и управления по А. Файолю
Административная теория организации и управления А. Файоля —
одна из первых целостных рационально-нормативистских теорий
организации и управления промышленным предприятием, имеющая мощный социальный компонент. Она создана на рубеже XIX—
XX вв. в рамках классической школы французским промышленником Анри Файолем. Этот известный в области теории управления
9
ученый детально изучил и проанализировал основы и особенности
административной деятельности, что позволило ему сформулировать
концепцию административной функции. Согласно этой теории
управление определяется как «ведение предприятия к определенной
цели», при котором «извлекается максимум из имеющихся в распоряжении организации ресурсов». В качестве объекта управления
рассматриваются следующие сферы деятельности: техническая, ком-
мерческая, финансовая, защитная, бухгалтерская, административная.
Административная сфера определяется как базовая и связана с управлением персоналом.
Термином «администрация» принято обозначать:
x группу служащих, которым поручено управление;
x инструмент, при помощи которого это управление осуществ-
ляется;
x действие или процесс — администрирование.
Содержание теории организации и управления вообще и административного управления в частности сводится к двум проблемам
деятельности администрации: что делать (функции управления) и
как делать (принципы управления). При этом все функции управления рассматриваются как универсальные, обязательные для руководителя любого уровня, хотя их соотношение и изменяется на
разных уровнях управления (исключение одной из них разрушило
бы всю логику управления), а принципы управления — как относительно более гибкий компонент системы управления. Принципы
управления — это постоянно пополняющийся перечень положений,
обобщающих практику руководителя. Функции управления трактуются как основа «науки администрирования», а принципы управления — как основа «искусства администрирования».
А. Файоль выделял пять универсальных функций (в его терминологии — «стабильных элементов» управления):
1) предвидение;
2) организацию;
3) распорядительство;
4) координацию;
5) контроль,
а также определил перечень универсальных принципов управления:
власть; дисциплину; единство командования; единство руководства;
подчинение индивидуальных и ведомственных интересов общей цели;
вознаграждение; централизацию; иерархию; порядок; равенство; стабильность персонала; инициативу; корпоративный дух.
Организация в качестве одной из пяти предложенных им универсальных функций управления трактуется как процесс создания
10
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]