Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Управление офисом. Учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям 062100 «Управление персоналом» и 061100 «Менеджмент организации»
.pdf
сурсов, чем неэффективные решения правильно сформулированной проблемы.
Другим способом рассмотрения проблемы целей является утверждение, что решение есть выбор из нескольких альтернатив и выбранные решения или образ действий должны соответствовать установленным целям.
Процесс установления целей Процесс установления целей можно
рассматривать как определение такого состояния дел, которое и
желаемо и достижимо, он включает следующие этапы.
1. Исторический обзор ситуации как основу для «ретроспектив-
ной проекции», т.е. для построения картины вероятного будущего
при отсутствии заранее планируемых перемен. Такая проекция является основой для определения возможностей, а также вероятных
проблем и трудностей.
Такой обзор может охватывать:
x тенденции и факторы внешней среды, способные влиять на
компанию (правительственное регулирование экономики, демографические и социальные перемены);
x тенденции развития отрасли (изменение спроса, производст-
венных мощностей, издержек и условий конкуренции);
x эффективность работы компании, включая оценку ее доли на
рынке сбыта, фондоотдачи, тенденций торговли, конкуренции и издержек.
2. Перечисление возможных целей, именуемое как «целевая про-
екция».
3. Описание стратегии, необходимой для преодоления разрыва
между целевой и ретроспективной проекциями. При этом определяется степень необходимой корректировки целевой проекции для
превращения ее в осуществимый набор целей.
4. Перечисление основных предпосылок, на которых основывается
стратегия. Там, где основополагающие знания о будущем достаточно
надежны, целесообразно точное следование выработанной стратегии или плану. С другой стороны, если имеется набор возможных
ситуаций, нужно составлять ситуационные планы, т.е. если неопределенность может быть сведена к строго ограниченному числу возможных состояний среды, для каждого из них могут быть разработаны отдельные планы.
Если неизвестное будущее совершенно неопределенно, требуется большая гибкость. Если его рассматривать как временное явление, следует придерживаться правила максимальной мобильности
ресурсов. Если неизвестность должна начаться с определенного
момента в будущем, следует отдать предпочтение краткосрочным
31
целям, которых можно достичь до того, как ситуация станет неопределенной.
Сопоставление целей со стратегией Стратегия — это широкая кон-
цепция того, как должны быть использованы ресурсы для максимального достижения целей.
Неполнота стратегии есть степень, при которой она не обеспечивает достижение целей; релевантность — степень соответствия
стратегии целям; избыточность — степень избыточности ресурсов
для достижения целей. Соотношение целей и стратегии отражено
на рис. 3.1.
Ðèñ. 3.1. Соотношение целей и стратегии
Цели указывают на состояние, тогда как стратегия — на процесс
ее достижения. Однако стратегия часто включает в себя определение как цели, так и средств ее достижения: «Стратегия — это определение основных долгосрочных целей предприятия, курса действий и распределения ресурсов, необходимых для достижения этих
целей» (А. Чандлер).
В общем, руководство ищет «концепцию хозяйственной деятельности фирмы», которая в наибольшей степени соответствует достижению целей и осуществлению стратегии. Говоря коротко, организа-
ционно-административные принципы построения фирмы определяются
ее целями и стратегией.
Если цели фирмы можно разделить на независимые подцели,
соответствующие обособленным хозяйственным единицам, это становится основанием для решения о разделении компании на отделения, имеющие собственные производственные и сбытовые
службы. Делегирование права принимать решения также предполагает установление целей, поскольку критерии оценки различных
действий, в конечном счете, связаны с достижением общих целей.
32
Аналогично под достижением наивысших показателей работы мы
понимаем «наилучшие результаты по отношению к конечным
стратегиям и целям». Когда говорят о проектировании каналов
коммуникаций, имеют в виду каналы, несущие полезную информацию для принятия решений по установленным целям и стратегиям. В конечном счете организация реагирует на меняющиеся
условия среды и приспосабливается к ним через признание необходимости изменить цели и стратегии, что, в свою очередь, приводит к необходимым организационным изменениям.
3.2. Вопросы организации офиса
Особенности структуры офиса Структура любой организации изна-
чально подчиняется некоторому стандарту. В зависимости от масштабов деятельности в ней могут отсутствовать некоторые элементы, но в ней всегда присутствует один или несколько офисов. В
более крупных предприятиях офисы могут объединяться в отделы,
каждый их которых имеет своего руководителя и нацелен на решение конкретной задачи. Отделы же могут объединяться в подразделения, представляющие собой особое предприятие.
Традиционно к конторским по своему характеру работы относили учет и документирование, однако в связи с изменением места,
роли и значения офиса в деятельности предприятия возникает множество различных структурных подразделений, которые могут входить в состав офиса. Они могут ведать вопросами планирования,
методами производства, контроля, оперативного управления, бухгалтерского учета, сбыта, оформления заказов, внешними отношениями, вопросами изучения рынков, рекламы, электронной техники и многими другими.
Такое многообразие офисных служб нелегко объединить в единую рациональную структуру, представляющую собой самостоятельное предприятие (административное, управленческое по своей сути)
в составе основного предприятия (фирмы).
Как показывает практика, структура офиса может состоять из
следующих подразделений (служб), обеспечивающих условия для эффективной деятельности предприятия (фирмы): информационнодокументационной, юридической, финансово-бухгалтерской, секретарской, транспортной, социально-бытовой, охраны и др.
Организационные проблемы создания офиса Связанные с офисом
организационные проблемы чаще всего возникают в процессе создания предприятия или его реорганизации в связи с необходимостью
усовершенствования административной службы. Исходя из накоп-
33
ленного опыта, можно выделить ряд основных условий, которые
следует при этом учитывать:
x структура офиса и его масштабы должны в наибольшей сте-
пени способствовать целям, специфике и объемам деятельности предприятия;
x структура офиса должна включать в себя все необходимые
для данного предприятия подразделения, обеспечивающие его
эффективную и бесперебойную деятельность;
x должна обеспечиваться гибкость структуры административ-
ной службы;
x в офисе должно быть рациональное и оптимальное распреде-
ление задач, обеспечивающее ускорение цикла работ и повышающее их оперативность;
x при оснащении офиса необходимо создавать максимально
удобные условия труда и добиваться благоприятного впечатления у посетителей офиса;
x при подборе персонала следует отдавать предпочтение компе-
тентным, высококвалифицированным, коммуникабельным,
презентабельным и опытным специалистам.
Для получения оптимальной структуры офиса необходимо рационально разделить полномочия, задачи и функции между подразделениями и отдельными работниками. Составными структурными частями в офисе являются подразделения (службы, отделы,
бюро), отдельные должностные лица и связи между ними по выполняемым функциям. Определение этого состава имеет важное
значение для построения эффективно функционирующей административной службы.
При проектировании структуры офиса следует учитывать, что по
своему назначению структурные подразделения различаются как:
x функциональные (выполняющие основные функции управ-
ления);
x обслуживающие (обеспечивающие эффективную деятельность
аппарата управления);
x программно-целевые, которые создаются в случае возникно-
вения особо важных и срочных проблем (программ, проектов), требующих комплексного решения и участия специалистов разного профиля и различных служб.
Разделение функций между подразделениями офиса следует осуществлять в соответствии с их специализацией по следующим признакам:
x функциональному — в подразделении (службе) реализуется од-
на или несколько однородных функций для согласования координации и решения определенных задач;
34
x технологическому — в одном подразделении концентрируется
выполнение технологически связанных между собой работ;
x отраслевому — в подразделении осуществляется реализация
функций, относящихся к определенному виду деятельности.
Структура должна формироваться с учетом норм управляемости.
Регламентация организационной структуры, штатов и функций
офиса осуществляется с помощью уставов и положений, штатных документов (структура и численность персонала, штатное расписание), должностных характеристик, инструкций и правил внутреннего трудового распорядка.
3.3. Организационные документы
При оформлении распорядительной и исполнительной деятель-
ности аппарата государственных органов, организаций и предприятий особую роль среди всех других систем управленческой документации выполняет организационно-распорядительская документация
(ОРД). Перечисленные выше (§ 3.2) организационные документы
являются составной частью ОРД.
Организационные документы представляют собой комплекс
взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи
и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.
Устав Все государственные, муниципальные, частные предприятия,
общественные объединения действуют на основании устава. Устав —
это свод правил, регистрирующих деятельность предприятий и организаций, учреждений, обществ, их взаимоотношения с другими организациями, права и обязанности в определенной сфере деятельности
(приложение 3.1).
Существуют, например, уставы акционерных обществ, обществ
с ограниченной ответственностью, спортивных, культурных и других организаций.
Уставы общественных организаций принимаются и утверждают-
ся их съездами. Уставы государственных предприятий и учреждений
утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются городскими (районными) администрациями, частных предприятий —
соответствующими владельцами, коллективами и регистрируются в
областных, краевых, городских районных администрациях.
В оформлении уставов должны присутствовать следующие рек-
визиты: наименование организации, вид документа, его регистрационный номер, дата, место издания, гриф утверждения (в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрировано).
35
В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разделы,
как общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственная, хозяйственная, коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль,
проверка и ревизия, реорганизация и ликвидация.
В зависимости от формы частной собственности (акционерное
общество закрытого и открытого типа, общество с ограниченной
ответственностью и т.д.) разделы в тексте изменяются, добавляются.
Включаются, например, такие разделы, как уставный капитал, акции и ценные бумаги, распределение прибыли, формирование фондов и т.п.
Положение Положение — это нормативный акт, устанавливающий
порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы государственных органов управления
(таковы общие положения о министерствах и ведомствах), а также
структурных подразделений государственных и негосударственных
организаций и предприятий (приложение 3.2).
Положения бывают типовые и индивидуальные. Первые разраба-
тываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включать такие разделы, как общая часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и организации
работы и другие в зависимости от характера положения.
В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты:
наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, регистрационный номер, наименование вида документа,
место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись,
отметка о согласовании.
Инструкция Инструкция — это правовой акт, издаваемый органом
управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, технологические,
финансовые и иные специальные стороны деятельности организаций, предприятий (их подразделений, служб), должностных лиц и
граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).
Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов,
объектов и лиц, на которые распространяются требования.
Текст инструкции разбивается по определенной логической схе-
ме на разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели
ее издания, область распространения, порядок применения и другие
сведения общего характера.
36
Инструкция — документ постоянного или длительного действия
(до замены ее новой).
Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней ре-
комендуются четкие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет
право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» т.д. Текст
инструкции излагается от третьего лица или в безличной форме.
Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается
специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. На инструкции может быть сделана пометка о том, что
она является приложением к распорядительному документу. При
утверждении инструкции распорядительным документом (приказом,
распоряжением) в нем устанавливается срок введения инструкции,
перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции, то таковыми
считаются день подписания и регистрации документа.
Структура предприятия и штатная численность В соответствии с
положением или уставом предприятия (организации) разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. Здесь указываются все
структурные подразделения предприятия (организации), вводимые
должности и число штатных единиц. Такой документ необходим
при утверждении штатной структуры и численности вышестоящей
организацией при ее наличии.
Штатное расписание Должностной и численный состав предприятия
с указанием фонда заработной платы закрепляется в штатном расписании (приложение 3.3). Штатное расписание составляется на фир-
37
менном бланке, содержит перечень структурных подразделений и
должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных
окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное
расписание утверждается руководителем предприятия, при этом в
грифе утверждения указываются общая штатная численность и месячный фонд заработной платы предприятия (организации), изменения в штатном расписании вносятся приказом руководителя.
Аналогичный порядок составления штатных документов дейст-
вует на основе положений об органах государственного управления
(министерства, ведомства, аппарат администрации субъектов Российской Федерации и т.п.), но с непременным условием, что общая
штатная численность и фонд заработной платы утверждаются вышестоящим органом (правительством, главой администрации края,
области).
Правила внутреннего распорядка и положение о персонале Органи-
зация работы предприятия (фирмы), обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим и другие вопросы отражаются в
правилах внутреннего распорядка èëè в положении о персонале (приложение 3.4). Эти документы составляются на фирменном бланке,
согласовываются с профсоюзным комитетом и утверждаются руководителем.
Положение о структурном подразделении Если в структуру предпри-
ятия (организации) входят отдельные подразделения, то для каждого из них разрабатывается положение о структурном подразделении.
В нем определяются правовой статус, задачи, функции, права и
обязанности, ответственность подразделения. Текст положения должен содержать следующие основные разделы.
1. Общие положения. Они предусматривают, помимо правового
статуса подразделения, его подчиненность, порядок назначения и
освобождения от должности руководителя, квалификационные требования, предъявляемые к руководителю, порядок его замещения в
период отсутствия. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должно руководствоваться структурное
подразделение в своей деятельности.
2. Основные задачи. Излагаются направления деятельности струк-
турного подразделения.
3. Функции. Перечисляются конкретные виды производствен-
но-хозяйственной деятельности, закрепленные за структурным подразделением.
4. Права и обязанности. Указываются права структурного подраз-
деления, необходимые для выполнения возложенных на него функ-
38
ций, и обязанности, которые выполняются по отношению к другим
структурным подразделениям и сторонним организациям.
5. Ответственность. Устанавливается в соответствии с действую-
щим законодательством ответственность руководителя подразделения
за несвоевременное и некачественное выполнение подразделением
возложенных на него функций, неиспользование предоставленных прав.
6. Взаимоотношения, связи. Определяются служебные взаимо-
отношения структурного подразделения с другими подразделениями и сторонними организациями по вопросам производственнохозяйственной деятельности, согласования документов, совместного
выполнения работ и т.д.
7. Организация работы. Определяется порядок деятельности под-
разделения, его реорганизации и ликвидации.
Положение о структурном подразделении разрабатывается его
руководителем и им подписывается, согласовывается с заместителем руководителя организации, который курирует подразделение, и
утверждается руководителем организации. Основанием для внесения изменений в положение о структурном подразделении является
приказ руководителя организации.
Должностная инструкция Правовое положение работников предпри-
ятия регламентируется должностной инструкцией (приложение 3.5).
Она содержит практически те же разделы, что и положение о структурном подразделении.
При перечислении конкретных задач, возложенных на специа-
листов, указывается форма его участия в управленческом процессе:
руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает,
исполняет, контролирует, согласовывает, представляет и т.п.
Должностная инструкция разрабатывается руководителем струк-
турного подразделения, а при его отсутствии — специалистом, занимающим данную должность, подписывается руководителем структурного подразделения и специалистом-разработчиком, утверждается
либо руководителем организации, либо руководителем вышестоящего структурного подразделения.
Основанием для внесения изменений в должностную инструк-
цию является, как правило, перераспределение функций и должностных обязанностей при реорганизации, сокращении штатов и т.д.
Кроме того, должностные инструкции должны быть заменены и
заново утверждены при изменении названия организации или структурного подразделения, при изменении названия должности, при
замене работника, если его инструкция была именной.
39
Распределение должностных обязанностей между руководящи-
ми работниками организации, учреждения устанавливается распорядительным документом руководителя организации.
Контрольные вопросы
1. Сформулируйте понятие «организация» и назовите аспекты, вклю-
чаемые в это понятие.
2. Изложите четыре концепции теории организации: классическая,
бихевиоральная, системная и ситуационная школы.
3. Определите цели и стратегию хозяйственной деятельности в каче-
стве первого шага в построении организации.
4. Охарактеризуйте прибыль как основную цель.
5. Какова проблема установления целей?
6. Что представляет собой процесс установления целей?
7. Проведите сопоставление целей со стратегией.
8. Каковы особенности структуры офиса?
9. В чем заключаются организационные проблемы создания офиса?
10. Как различаются по назначениям структурные подразделения
офиса?
11. Перечислите признаки разделения функций между подразделе-
ниями офиса.
12. Что понимается под регламентацией организационной структуры,
штатов и функций офиса?
13. Изложите предназначение, содержание и оформление организаци-
онных (учредительных) документов офиса.
40
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]