Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Управление офисом. Учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям 062100 «Управление персоналом» и 061100 «Менеджмент организации»
.pdf
Работодатель (кроме работодателей — физических лиц) обязан
вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в
организации свыше пяти дней, в случае если работа в этой организации является для работника основной.
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняе-
мой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о
взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
По желанию работника сведения о работе по совместительству
вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего совместительство. Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны
производиться в точном соответствии с формулировками Трудового
кодекса РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, пункт ТК РФ или иного федерального закона.
Лица, поступающие на работу, обязаны предъявлять админи-
страции трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается.
При оформлении на работу по совместительству, по трудовому
соглашению, договору подряда трудовая книжка не предъявляется. Лица, поступающие на работу впервые, обязаны представлять
справку о последнем занятии, выданную по месту жительства, а
уволенные из рядов Вооруженных Сил — военный билет. Трудовая книжка заводится один раз. Передача трудовых книжек в
пользование другим лицам и обладание несколькими книжками
запрещено законом.
Оформление трудовых книжек Оформление трудовых книжек произ-
водится в соответствии с правилами, изложенными в инструкции о
порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и
организациях, утвержденной Госкомтрудом СССР в 1985 г., с последующими изменениями.
В трудовую книжку вносятся:
x сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения,
образование, профессия, специальность;
x сведения о работе: прием на работу, перевод на другую работу,
увольнение;
x сведения о награждениях и поощрениях: награждение орде-
нами и медалями, присвоение почетных званий, поощрения
за успехи в работе и другие поощрения, предусмотренные законодательством.
151
Записи вносятся в трудовую книжку администрацией после из-
дания соответствующего приказа, но не позднее недельного срока,
а при увольнении — в день увольнения. Записи в трудовой книжке
должны точно соответствовать тексту приказа по личному составу.
С каждой записью (о назначениях, перемещениях, увольнении) администрация обязана ознакомить владельца трудовой книжки. Записи
производятся аккуратно, перьевой или шариковой ручкой, чернилами или пастой черного, синего или фиолетового цвета.
При заполнении трудовой книжки сначала заполняется ее òè-
тульный лист, содержащий сведения о работнике.
Фамилия, имя и отчество (полностью) и дата рождения указы-
ваются на основании паспорта или свидетельства о рождении.
Образование указывается на основании документа (диплом, атте-
стат, удостоверение). Запись о незаконченном образовании производится также по документам (студенческий билет, зачетная книжка,
справка учебного заведения).
Профессия или специальность в трудовой книжке указывается
на основании записи в документе о полученной профессии, специальности.
После указания даты заполнения трудовой книжки работник
своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.
Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписы-
вает лицо, ответственное за ее выдачу, затем ставится печать учреждения, организации.
Раздел «Сведения о работе» представляет собой таблицу из
четырех граф: гр. 1 — ¹ записи; гр. 2 — дата (число, месяц,
год); гр. 3 — сведения о приеме на работу, о переводах на другую
работу и об увольнении; графа 4 — основание записи (документ,
его дата и номер).
В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка пишет-
ся полное наименование предприятия, затем в гр. 1 ставится порядковый номер записи, в гр. 2 указывается дата приема на работу.
В графе 3 пишется «принят» или «назначен» в такое-то подразделение, на такую-то должность или профессию с указанием разряда.
Изменения и дополнения, внесенные в штатное расписание,
влекут за собой соответствующие записи в трудовой книжке с уведомлением об этом работника, также в отношении изменения разряда. При освоении второй и последующей профессий опять-таки
делается соответствующая запись в трудовую книжку. Запись о работе по совместительству по желанию работника (письменное заявление) может не вноситься.
Перевод на другую постоянную работу в том же предприятии
(учреждении) оформляется в том же порядке, как и прием на рабо-
152
ту. Если меняется наименование места работы, то отдельной строкой в гр. 3 трудовой книжки делается запись: «Предприятие (учреждение) с такого-то времени переименовано (преобразовано) в …»,
а в гр. 4 проставляется основание переименования — приказ, его
номер и дата.
Студентам, учащимся, аспирантам, имеющим трудовые книжки,
учебное (научное) учреждение вносит записи о времени обучения в
дневных отделениях. Основанием таких записей служит приказ о
зачислении на учебу или отчислении с нее.
Студентам, учащимся и аспирантам, ранее не работавшим и в
связи с этим не имеющим трудовых книжек, вносятся отдельной
строкой со ссылкой на соответствующий документ записи в трудовую книжку тем предприятием, куда они устроились на работу.
Такой же порядок установлен для прошедших военную службу,
а также бывших членов колхоза, если это предусмотрено законодательством для зачета в общий трудовой стаж рабочих и служащих.
Все эти записи вносятся в трудовую книжку до занесения све-
дений о работе на данном предприятии.
Записи о причинах увольнения должны производиться в точном
соответствии с формулировками действующего законодательства и
со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона.
Днем увольнения считается последний день работы.
При назначении пенсии в трудовой книжке органами социаль-
ного развития ставится штамп «Пенсия назначена».
Сведения о награждениях и поощрениях заносятся в трудовую книж-
ку в следующем порядке.
Данные о награждении включают в себя награждения орденами
и медалями, а также присвоение почетных званий, награждение почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами,
производимыми в соответствии с законодательством.
Сведения о поощрениях включают в себя объявление благодар-
ности, выдачу премии, награждение ценным подарком и пр. В этот
же раздел вносятся сведения об открытиях, на которые выданы дипломы об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и выплаченных в связи с этим вознаграждениях.
В трудовые книжки не записываются премии, предусмотренные
системой оплаты труда (выплачиваемые регулярно).
Сведения вносятся так: в гр. 3 соответствующего раздела тру-
довой книжки пишется в виде заголовка наименование предприятия (учреждения); в гр. 1 указывается порядковый номер записи;
в гр. 2 ставится дата поощрения; в гр. 3 записывается, кем поощрен работник, за какие достижения и вид поощрения; в гр. 4 указывается основание внесения записи (дата, номер и наименование
документа).
153
Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, от-
чества, сведений об образовании, профессии, специальности производятся администрацией по последнему месту работы на основании
документов. Эти изменения вносятся в титульный лист трудовой
книжки. При этом ранее внесенная запись зачеркивается одной
чертой и записывается новая. Ссылка на соответствующие документы делается на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяется подписью руководителя организации, учреждения или
специально уполномоченным им лицом, а также печатью. В случае
выявления неправильной или неточной записи исправление производится администрацией той организации (учреждения), где была допущена ошибочная запись. Администрация по новому месту работы
обязана оказать работнику в этом необходимую помощь.
Если предприятие, внесшее неправильную запись, ликвидирова-
но, исправления вносятся правопреемником, а при его отсутствии —
вышестоящей организацией, которой было подчинено ликвидированное предприятие. Исправленные сведения должны основываться
на подлинниках приказов, а в случае их утраты или несоответствия
фактическим обстоятельствам дела исправление производится на
основании других документов, подтверждающих подлинные обстоятельства. Свидетельские показания не могут служить основанием
для исправления ранее внесенных записей.
Исправление неверной записи производится не зачеркиванием,
а внесением исправленной записи, со своим порядковым номером
и датой и указанием, что прежняя запись за номером таким-то недействительна.
В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы
соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем.
Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется в том же
порядке, что и трудовая книжка. Без трудовой книжки вкладыш недействителен.
О выдаче вкладыша на титульном листе трудовой книжки ввер-
ху ставится штамп «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер
вкладыша. При последующей выдаче вкладыша проставление штампа повторяется. С каждой записью в трудовой книжке и вкладыше
администрация обязана знакомить их владельца под расписку.
При необходимости работникам по их просьбе из трудовых кни-
жек выдаются заверенные выписки сведений о работе.
В день увольнения администрация обязана выдать работнику
трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.
При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации
работнику выплачивается средний заработок за все время вынуж-
154
денного прогула. Днем увольнения в этом случае считается день
выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ
и вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника,
а ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной. При отсутствии работника в день увольнения на работе
администрация в этот же день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки.
В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки
его ближайшим родственникам под расписку или высылается по
почте по их требованию. В разделе «Сведения о работе» трудовой
книжки умершего работника вносится запись «Работа прекращена в
связи со смертью».
Ëèöî, потерявшее трудовую книжку, обязано немедленно зая-
вить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее чем через 15 дней посла подачи заявления администрация обязана выдать работнику новую трудовую книжку или вкладыш к ней
с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу титульного листа.
Если работник до поступления на данное предприятие уже рабо-
тал рабочим или служащим, то при заполнении дубликата трудовой
книжки делается запись об общем стаже работы до поступления на
данное предприятие, что должно быть подтверждено соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно,
т.е. указывается общее количество лет, месяцев и дней работы без
уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени, на
каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
Дубликат трудовой книжки выдается и в случае пришедшей в не-
годность такой книжки (обгорела, изорвана, замазана и пр.). Нa титульном листе такой книжки делается надпись: «взамен выдан дубликат», а книжка возвращается владельцу. При поступлении на
новое место работы предъявляется дубликат трудовой книжки.
Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками
при увольнении, хранятся в течение двух лет в кадровой службе отдельно от остальных трудовых книжек. После этого невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве в течение 50 лет, а затем могут быть уничтожены в установленном порядке.
Согласно Инструкции по ведению трудовых книжек в органи-
зациях, учреждениях ведутся приходно-расходная книга по учету
бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгал-
терии как документы строгой отчетности.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работ-
ник расписывается в личной карточке Т-2 и книге учета.
155
8.7. Ведение личных карточек
и личных дел
На всех рабочих и служащих, принятых на работу, заводятся
личные карточки, необходимые для анализа, состава и учета движения кадров. Личные карточки заполняются после подписания руководителем организации приказа о приеме на работу. Форма личной
карточки типовая (Т-2) утверждена органами статистики.
Личная карточка заполняется кадровой службой в одном экземпляре. Все записи формулируются полностью, без сокращений. Основанием для записи являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документ об образовании).
Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника должны своевременно отражаться в личной
карточке.
Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на
работу. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных работников и др.
Помимо основных документов, в личное дело помещают некоторые дополнительные и специфические документы, такие, как подтверждение изменения анкетно-биографических данных работника
(например, копия свидетельства о браке), аттестационные листы, список научных трудов и изобретений и пр.
Вместе с тем не рекомендуется помещать в личное дело документы, уже имеющиеся в информации, содержащейся в личном листке
по учету кадров и дополнениях к нему.
Личные дела имеют длительный срок хранения. В связи с этим
в личные дела не должны входить документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения. К таким документам относятся, например, справки в места
жительства и о жилищных условиях, справки о состоянии здоровья,
дублетные экземпляры и черновики документов.
При работе с личными делами следует обратить внимание на правильность составления и оформления входящих в него документов.
Основу личного дела составляют «Личный листок по учету кад-
ðîâ» è «Дополнение к личному листку».
Первый из них представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника и заполняется самим работником при
поступлении на работу.
Ответы на вопросы личного листка даются в строгом соответствии с записями, которые содержатся в личных документах работника (паспорт, трудовая книжка, диплом, аттестат и др.).
156
Для обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в
книге (журнале) учета личных дел. Личные дела могут выдаваться во
временное пользование определенным должностным лицам.
Круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяется руководителем организации. Личные дела не выдаются на
руки работникам, на которых они заведены. На выданные личные
дела заводится контрольная карточка. Для высланных дел указываются дата отправки, адресат, исходящий номер сопроводительного
письма, дата возвращения дела.
8.8. Взаимоотношения администрации
и работников офиса
Социальное партнерство Управление персоналом подразумевает в числе
прочего и обеспечение социального партнерства в сфере трудовых
отношений.
Социальное партнерство — это система взаимоотношений
между работниками (их представителями), работодателями (их
представителями), органами государственной власти и местного
самоуправления, направленная на обеспечение согласования интересов работников и работодателей по вопросам регулирования
трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними
отношений.
Сторонами социального партнерства являются работники и работодатели. Социальное партнерство осуществляется на разных уровнях и в том числе на уровне организации, который устанавливает
конкретные взаимные обязательства в сфере труда между работниками и работодателем.
Социальное партнерство осуществляется в формах:
x коллективных переговоров по подготовке проектов коллектив-
ных договоров, соглашений и их заключению;
x взаимных консультаций по вопросам регулирования трудовых
отношений;
x участия работников в управлении организацией;
x участия представителей работников и работодателей в досу-
дебном разрешении трудовых споров.
Коллективный договор Основным документом, регулирующим взаи-
моотношения администрации и работников организации, служит
коллективный договор. Коллективный договор — правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей.
157
В коллективный договор могут включаться взаимные обязательства работников и работодателя по следующим вопросам:
x формы, системы и размеры оплаты труда;
x выплата пособий, компенсаций;
x механизм регулирования оплаты труда с учетом роста цен,
уровня инфляции, выполнения показателей, определенных
коллективным договором;
x занятость, переобучение, условия высвобождения работников;
x рабочее время и время отдыха, включая отпуска;
x улучшение условий охраны труда работников.
Коллективный договор заключается сроком на три года и может
быть продлен еще до трех лет. Он сохраняет свое действие в случае
изменения наименования организации, расторжения трудового договора с руководителем организации, а также при реорганизации (в
течение всего ее срока).
При смене форм собственности организации коллективный договор сохраняет свое действие в течение трех месяцев со дня перехода прав собственности.
Обязанности работодателя и работника Процесс управления персо-
налом офиса включает в себя также установление порядка взаимоотношений между администрацией и работниками, в основе
которого лежат обязанности сторон. Эффективная реализация
управления персоналом офиса возможна при выполнении его администрацией определенных обязательств, предусмотренных Трудовым кодексом РФ.
Работодатель обязан:
x соблюдать законы è èíûå нормативные правовые àêòû, óñ-
ловия коллективного договора, соглашений и трудовых договоров;
x предоставлять работнику работу, обусловленную трудовым
договором;
x обеспечивать безопасность труда è условия, отвечающие тре-
бованиям охраны и гигиены труда;
x обеспечивать работников оборудованием, инструментом, тех-
нической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения трудовых обязанностей;
x обеспечивать работникам равную оплату за труд равной цен-
ности;
x выплачивать в полном размере причитающуюся работникам
заработную плату в сроки, установленные ТК РФ, коллективным договором, положением о персонале, трудовыми договорами;
158
x рассматривать представления соответствующих профсоюзных
органов, иных представителей работников о выявленных нарушениях трудового права, принимать меры по их устранению и сообщать о них представителям работников;
x обеспечивать бытовые нужды работников, связанные ñ испол-
нением ими трудовых обязанностей;
x осуществлять обязательное социальное страхование работни-
êîâ â установленном порядке;
x возмещать вред, причиненный работникам â связи ñ испол-
нением ими трудовых обязанностей, а также компенсировать
моральный вред в соответствующих порядке и условиях.
Работник обязан:
x добросовестно исполнять свои трудовые обязанности;
x соблюдать правила внутреннего трудового распорядка органи-
зации;
x соблюдать трудовую дисциплину;
x выполнять установленные нормы труда;
x соблюдать требования по охране труда;
x бережно относиться к имуществу работодателя и других ра-
ботников;
x незамедлительно сообщать работодателю либо непосредст-
венному руководителю о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровья людей, сохранности имущества работодателя.
8.9. Режим труда и отдыха персонала
Продолжительность рабочей недели, рабочего дня и режим рабочего времени, а также дни отдыха и праздничные дни для работников офиса определяются в соответствии с Трудовым кодексом РФ и другими законодательными актами, содержащими нормы
трудового права.
Рабочее время Рабочее время — время, в течение которого работник в
соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности.
Нормальная продолжительность рабочего времени не может
превышать 40 ч в неделю. Она сокращается на 16 ч в неделю — для
работников в возрасте до шестнадцати лет; на 5 ч — для работников — инвалидов I или II группы; на 4 ч — для работников в возрасте от шестнадцати до восемнадцати лет; на 4 ч и более — для
159
работников, занятых на работах с вредными условиями труда, в
порядке, установленном Правительством РФ.
Все эти нормы сокращаются наполовину в отношении учащихся
общеобразовательных учреждений в возрасте до восемнадцати лет,
работавших в течение учебного года в свободное от учебы время.
Для педагогических, медицинских и других работников федеральным законом может устанавливаться сокращенная продолжительность рабочего времени.
По соглашению между работником и работодателем могут устанавливаться неполная рабочая неделя, при которой оплата труда производится пропорционально отработанному времени или выполненному объему работ. При этом сохраняются продолжительность
ежегодного основного оплачиваемого отпуска, исчисления трудового стажа и других трудовых прав.
Продолжительность ежедневной работы (смены) не может превышать для работников в возрасте от пятнадцати до шестнадцати
лет 5 ч, от шестнадцати до восемнадцати лет — 7 ч; для инвалидов —
в соответствии с медицинским заключением. Для работников с
вредными и опасными условиями труда, где установлена сокращенная рабочая неделя, ежедневная работа не должна быть выше
8 ч при 36-часовой неделе и менее 6 ч при 30-часовой рабочей неделе и менее.
Продолжительность рабочего дня, предшествующего нерабочему
праздничному дню, уменьшается на îäèí ÷àñ.
Накануне выходных дней продолжительность работы при шестидневной рабочей неделе не может превышать ïÿòè часов.
Работа в ночное время (с 22 ч до 6 ч) сокращается на îäèí ÷àñ.
Работа за пределами нормальной продолжительности рабочего
времени может выполняться как по инициативе работника (совместительство), так и по инициативе работодателя (сверхурочная работа).
Привлечение к сверхурочным работам производится работодателем с письменного согласия работника при производстве работ, необходимых для обороны страны, аварийной обстановке,
при устранении нарушений функционирования коммунальных,
транспортных и систем связи, при необходимости закончить начатую работу, при временных работах по восстановлению механизмов и сооружений, при неявке сменяющего работника, если
работа не допускает перерыва.
Сверхурочные работы не должны превышать для каждого работника четырех часов в течение двух дней подряд и 120 ч в год.
Режим рабочего времени Режим рабочего времени предусматривает
продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными
днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с
предоставлением выходных дней по скользящему графику), работу
160
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]