Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Управление офисом. Учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям 062100 «Управление персоналом» и 061100 «Менеджмент организации»
.pdf
4) Неправильный выбор падежной формы. Наиболее часто
неправильно употребляется существительное в родительном падеже
вместо дательного. Неправильно: согласно вашей просьбы
(приказа, решения). Ï ð à â è ë ü í î: согласно вашей просьбе
(приказу, решению).
Слово руководство требует после себя не родительного, а тво-
рительного падежа. Н е п р а в и л ь н о: Руководство производ-
ственной практики осуществляется
водство производственной практикой
…. Правильно: Ðóêî-
…
Морфологические ошибки
1) В официально-деловой речи наиболее употребительны краткие формы имен прилагательных. Н е п р а в и л ь н о: Выводы
комиссии обоснованные и справедливые. Ï ð à â è ë ü í î: Âûâî-
ды комиссии обоснованны и справедливы.
2) При употреблении кратких форм имен прилагательных на -åí,
-енен в официально-деловой речи предпочтительно употреблять
последнюю форму. Н е п р а в и л ь н о: Каждый член бригады
ответствен за качество продукции. П р а в и л ь н о: Каждый
член бригады ответственен за качество продукции.
3) Количественные числительные склоняются при употреблении в
деловых письмах, телефонном разговоре, деловой беседе, при чтении
деловых текстов в официальной обстановке. При этом изменяются
все части сложных и составных числительных: до шестисот шести-
десяти рублей, с шестьюстами шестьюдесятью рублями è ò.ä.
В текстах, предназначенных для произнесения, наряду с цифровыми обозначениями следует давать их словесные варианты в
соответственных падежных формах: На завод было отправлено
до 850 т (восьмисот пятидесяти тонн) металлолома.
Лексические ошибки
1) Неправильное использование слов и терминов: обеспечьте
детсаду постоянную няню и шестимесячную уборщицу.
2) Неуместное или неоправданное употребление иностранных
слов: срок выполнения может быть пролонгирован (продлен),
репрезентовать, вместо представить. Нет смысла использовать иностранные слова, если есть русский термин, обозначающий это понятие.
91
3) Плеоназм (от греч. pleonasmos — излишество): промышленная индустрия, форсировать ускоренными темпами, в апреле месяце, 150 рублей денег, прейскурант цен (но: прейскурант
розничных цен).
4) Тавтология — смысловое повторение — когда в предложении соседствуют однокоренные слова: польза от использова-
íèÿ, следует учитывать следующие слова è ò.ï.
5) Неразличение слов-паронимов. Ими называются родственные
слова, различающиеся по конкретным смыслам: гарантийный —
гарантированный, поместить — разместить, проводить —
производить, оплатить — заплатить, командированный —
командировочный (второе слово не может относиться к человеку),
представить — предоставить и т.д.
6) Ошибки при употреблении слов-омонимов. Это слова с
одинаковым или близким значением: возвести — построить.
Неправильно: возвести сарай. Правильно: постро-
ить сарай.
Наряду с перечисленными можно назвать стилистические
ошибки.
1) Помехи, связанные с искусственным удлинением речи (àá-
солютно новый, наиболее оптимальный).
2) Употребление архаизмов: каковой вместо который, выше-
поименованный вместо указанный выше, на предмет вместо для.
Технические помехи
Это описки, ошибки, механические повреждения целостности
текста при передаче: надрывы, склеивания с конвертом и пр. Их
тем больше, чем больше в письме слов и знаков.
6.3. Правила оформления
делового письма
Правила оформления делового письма являются составной частью Правил оформления управленческих документов. Как указывалось, официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс
92
обязательных реквизитов, которые должны располагаться в определенном порядке.
Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с
воспроизведенными типографским способом постоянными реквизитами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы»
письма и основного текста. Бланки могут быть как с угловым, так и
с продольным расположением реквизитов.
Оформление бланка, соответствующее принципам технической
эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая свойства человеческого глаза, легче фиксировать
верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует
их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю — более
«устойчивой».
Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и
размеры полей документов, требования к построению формуляраобразца, а также реквизиты и правила их расположения.
Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения
каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.
Ранее уже указывалось, что в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003
документы могут содержать в зависимости от их назначения до 30 реквизитов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Для каждого вида документа определен их состав.
Для официального письма рекомендуется использовать примерно
половину из 30 установленных реквизитов.
Некоторые пояснения к реквизитам делового письма сводятся к
следующему.
Наименование организации-адресата документа дается в полном
и сокращенном виде, например
Сокращать название организаций произвольно нельзя. Сокращенные наименования организаций образуются тремя способами:
x по первым буквам слов, входящих в наименование, например
Министерство юстиции — Минюст.
ÌÂÄ (Министерство внутренних дел), РГТЭУ (Российский
государственный торгово-экономический университет)
x по начальным слогам букв, входящих в наименование, на-
пример
x смешанным способом, когда сложносокращенные наимено-
вания образуются частично из начальных букв, частично из
усеченных слов и пишутся в первой части прописными бук-
вами, а во второй — строчными, например
Название учреждений сокращаются только в том случае, если
сокращенное название указано в официальном документе. Ре-
Уралмаш (Уральский машиностроительный завод);
ВНИИторгмаш.
;
93
гистрационный номер исходящего документа обычно состоит
из нескольких частей: сначала индекс (условный номер)
структурного подразделения, затем индекс по номенклатуре
дел, а последней частью — порядковый номер исходящего
письма: например, ¹ 2/16-275.
Ссылка на номер и дату входящего документа присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения
писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией. При ссылке на входящий документ сло-
âà íàø, âàø употреблять не рекомендуется. Наиболее рациональна
такая форма этого реквизита: на ¹ ______ от _________. Ни в коем
случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма.
При адресовании письма следует пользоваться правилами, относящимися к реквизиту «Адресат», изложенными в гл. 5. Дополнительно нужно отметить, что инициалы ставятся после фамилии
во всех случаях, кроме подписи. В подписи инициалы предшествуют фамилии. Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое звание (ученую степень), то следует указывать его перед
фамилией.
Текстовое сокращение
гда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как
субъект гражданских правоотношений.
В переписке с организациями и фирмами других стран слова
подин
, господину передаются сокращением ã, ã-íó.
Заголовок к тексту письма должен отражать основной вопрос,
затронутый в нем, и быть кратким и емким, сформулированным в
одной фразе. Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Заголовок
не должен превышать двух строк; если же строки две, то употребляется абзац. Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно
прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем
относится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому предназначено письмо. Кроме того, беглый взгляд на заголовок
может избавить сотрудника от необходимости прочитывать письмо
полностью. Не рекомендуется в заголовке употреблять слова êàñà-
ãð. (от слова гражданин) применяется то-
ãîñ-
тельно, касается. Также не следует писать ïî äåëó, òàê êàê ýòî âû-
ражение принято в юридической практике. Оно вполне уместно,
например, в письме, адресованном в органы милиции.
94
Основной реквизит делового письма — текст. Максимальная
длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным
знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60—
62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребляемым форматом А4, а также тем, что, читая текст, мы, как
правило, держим его на расстоянии 30—35 см от глаз, а угол сектора
наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.
Отметка о приложении делается, если к письму приложены какие-либо документы.
В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово ïðè-
ложение, затем помещаются названия прилагаемых документов в
цифровой последовательности с указанием количества экземпляров
и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под
словом приложение никакая запись не производится.
Подпись помещается слева под текстом письма сразу от поля.
Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить
действительность первой подписи, а также в особо ответственных
документах, в частности по кредитно-финансовым вопросам.
При подписании письма несколькими должностными лицами
их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании письма несколькими лицами, занимающими
одинаковые должности, их подпись располагается на одном уровне.
Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.
6.4. Схема построения деловых писем
в России и за рубежом
Схема построения деловых писем в России несколько отлича-
ется от схемы их построения за рубежом (рис. 6.1 и 6.2).
1. Эмблема и сведения о фирме строятся по такому же принципу,
как в России. Отличительной особенностью может быть дизайн, вместо эмблемы может помещаться девиз фирмы, используется цветная
краска, особый вид бумаги — все это создает определенный образ
фирмы, производит благоприятное впечатление.
2. Ссылка на номер письма содержит инициалы составителя
письма, имя машинистки, цифровые или буквенные обозначения
фирмы или отдела, номер дела и т.д. Вначале предлагается ссылка
на номер получателя письма, если он известен, после следует ссылка
отправителю.
3. Написание даты имеет свои особенности. Так, в Англии —
16 Jan, 2002 или 16 January. В США — January 16, 2002. Встречается
и 16 January.
95
Ƚɟɪɛ, ɷɦɛɥɟɦɚ, ɫɜɟɞɟɧɢɹ
1.
ɨɛ ɨɪɝɚɧɢɡɚɰɢɢ
Ⱦɚɬɚ ɢ ɪɟɝɢɫɬɪɚɰɢɨɧɧɵɣ ɧɨɦɟɪ
3.
ɋɫɵɥɤɚ ɧɚ ɧɨɦɟɪ ɢ ɞɚɬɭ
ɜɯɨɞɹɳɟɝɨ ɞɨɤɭɦɟɧɬɚ, ɤɨɞɵ,
ɈȽɊɇ, ɂɇɇ
ɍɤɚɡɚɧɢɟ ɨ ɩɪɢɥɨɠɟɧɢɢ9.
Ⱦɨɥɠɧɨɫɬɶ
10.
ɩɨɞɩɢɫɚɧɬɚ
ɂɫɩɨɥɧɢɬɟɥɶ ɩɢɫɶɦɚ
11.
Ɏ.ɂ.Ɉ. ɢ ɧɨɦɟɪ ɬɟɥɟɮɨɧɚ
Ðèñ. 6.1. Построение деловых писем
Ɉɛɪɚɳɟɧɢɟ6.
Ɂɚɤɥɸɱɢɬɟɥɶɧɨɟ ɨɛɪɚɳɟɧɢɟ8.
Ʌɢɱɧɚɹ
ɩɨɞɩɢɫɶ
Ʉɨɧɮɢɞɟɧɰɢɚɥɶɧɨɫɬɶ2.
Ⱥɞɪɟɫɚɬ4.
Ɂɚɝɨɥɨɜɨɤ ɩɢɫɶɦɚ5.
Ɍɟɤɫɬ ɩɢɫɶɦɚ7.
ɂ.Ɉ., ɮɚɦɢɥɢɹ
(ɪɚɫɲɢɮɪɨɜɤɚ ɩɨɞɩɢɫɢ)
в России
Цифровое обозначение дат не рекомендуется, ибо оно может
быть истолковано по-разному в разных странах.
При компьютерном составлении писем (факсов) согласно миро-
вой стандартизации нужно указывать год, месяц, день: 2003-08-06.
4. Адрес получателя (адресат) — внутренний адрес. Он помеща-
ется на левой стороне бланка письма, реквизиты такие же, как в
России — кому, по какому адресу; в письме, направленном в США,
указывается название штата, а в Англии — графство, последней
указывается страна — на отдельной строке.
При адресовании может указываться либо конкретная фамилия
получателя, либо только должность (если неизвестна фамилия), либо только отдел.
5. Обращение — неотъемлемая часть делового письма. В прак-
тике американских фирм в качестве обращения используется форма
96
gentlemen, в Англии — Dear sirs. После вступительного обращения в
США ставят двоеточие, в Англии — запятую.
ɗɦɛɥɟɦɚ, ɫɜɟɞɟɧɢɹ
1.
ɨ ɮɢɪɦɟ
2.
ɋɫɵɥɤɚ ɧɚ ɧɨɦɟɪ
Ⱥɞɪɟɫɚɬ4.
Ɉɛɪɚɳɟɧɢɟ5.
Ɂɚɝɨɥɨɜɨɤ ɩɢɫɶɦɚ6.
Ɍɟɤɫɬ ɩɢɫɶɦɚ7.
Ɂɚɤɥɸɱɢɬɟɥɶɧɚɹ ɮɨɪɦɚ ɜɟɠɥɢɜɨɫɬɢ8.
ɍɤɚɡɚɧɢɟ ɨ ɩɪɢɥɨɠɟɧɢɢ9. ɉɨɞɩɢɫɶ10.
ɍɤɚɡɚɧɢɟ ɧɚ ɪɚɫɫɵɥɤɭ
11.
ɤɨɩɢɣ ɩɢɫɶɦɚ
Ⱦɚɬɚ3.
Ðèñ. 6.2. Построение деловых писем
за рубежом
6. Заголовок (указание на общее содержание письма) не являет-
ся, как в России, обязательным реквизитом, тем не менее он может
привлечь внимание партнера.
7. Текст письма — основная его часть, где излагается проблема
(повод) и реализуются намерения отправителя. Обычно письма разбивают на абзацы, что облегчает процесс чтения и восприятия информации.
Последний абзац, как правило, представляет заключительную
фразу вежливости.
8. Заключительная форма вежливости. В деловой переписке при-
нята определенная форма завершения письма или телекса. Обычно
завершающие фразы помещаются сразу после текста письма, на-
пример:
дечным приветом
С наилучшими пожеланиями, Всего Вам наилучшего, С сер-
.
97
9. Подпись располагается под заключительной формой вежли-
вости и выглядит следующим образом: на отдельной строке указывается название фирмы-отправителя, полностью совпадающее с
названием, помещенным в сведениях о фирме (реквизит 1). Затем
следует подпись лица и его должность (возможно также упоминание отдела).
10. Указание о приложении. Если к письму приложены какие-либо
документы, то ниже подписи ставится слово
incl). Затем перечисляются виды документов.
ãî
11. Указание на рассылку копий занимает отдельную строку, ко-
гда письма отправлены по нескольким адресам, где указываются
фамилии и эти адреса.
Конверт — адрес на конверте должен полностью совпадать с
внутренним адресом фирмы. Крупные фирмы, как правило, имеют
свои конверты, где адрес фирмы отпечатан типографским способом
и помещен в верхней части конверта, а на противоположной правой части внизу пишется адрес получателя. Нередко конверт отправителя содержит эмблему фирмы. Адрес получателя пишется машинным способом и приклеивается к конверту.
приложение (÷àùå âñå-
6.5. Виды писем
Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от
имени предприятий, организаций, учреждений, практически беспредельно, поэтому чрезвычайно распространенным видом писем являются письма-просьбы.
Излагая просьбу, необходимо всячески подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее
распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления.
Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного
числа (
от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются
собирательные существительные:
совет просит
ребляется несколько существительных с собирательным значением:
Руководство и Комитет профсоюза завода просят...
прошу...), от первого лица множественного числа (просим…),
Министерство просит..., Ученый
...), от третьего лица множественного числа, если упот-
Письма-ответы строятся по следующей логической схеме:
x повторение просьбы, на которую составляется ответ;
x обоснование причины отказа;
x констатация отказа.
98
Образец письма-ответа
Ваша просьба о _______________ рассмотрена.
Считаем необходимым довести до Вашего сведения, что в со-
ответствии с действующим законодательством...
В связи с этим решить положительно поставленный Вами во-
прос не представляется возможным.
 письмах-отказах нередко употребляются следующие словосочетания: Ваше предложение не может быть принято…, Поставлен-
ный Вами вопрос не может быть поддержан.
Сопроводительные письма составляются при отправке адресату
каких-либо документов или материальных ценностей. Они оправдывают себя, когда содержат какие-либо дополнительные разъяснения к приложенным документам или если прилагаемые документы
включают несколько листов. Во всех других случаях сопроводительное письмо становится излишним, а дату, индекс и адрес письма
можно указать прямо в самом документе. Поскольку уменьшение
числа таких писем упрощает делопроизводство, их составлять следует
лишь тогда, когда это действительно необходимо. Вместе с тем, подтверждая факт отправки каких-либо документов в определенный
срок, сопроводительное письмо является средством контроля за соблюдением дисциплины, за сохранностью отправляемых документов.
Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланках А5.
Образцы сопроводительных писем
В соответствии с договоренностью направляем (высылаем,
посылаем)…
Представляю на утверждение проект Программы...
Возвращается на доработку перечень мероприятий по…
на____ стр. со следующими замечаниями…
Разновидностью сопроводительного письма является договорное
письмо, которое подтверждает факт отправки договора.
Образец договорного письма
Направляем подписанный с нашей стороны договор... от...
Справка о финансировании будет выслана до... Данное письмо просим считать неотъемлемой частью договора. Приложение: договор
о... от... на 6 л. в 3 экз.
99
Письмо-напоминание следует направлять, если не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из
двух логических элементов: напоминания о необходимости выполнения действий и о мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в письме-напоминании являются
формы глагола напомнить.
Пометка вторично, помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда
отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил
письма, адресованного ранее, по независящим от него причинам. В
этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.
В одном и том же письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства.
К примеру: «…Напоминая об этом, просим подтвердить в ...-днев-
ной срок Ваше согласие. При неподтверждении в указанный срок товар
будет направлен другим потребителям».
В письмах-напоминаниях часто встречаются словосочетания: Íå-
смотря на истечение оговоренного срока, Вами до сего времени не представлены...; Напоминаем, что…; В соответствии с... Вы должны...
Целью информационных писем является своевременное информирование партнера или заинтересованного лица о свершившемся
факте. Для информационного письма достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых
событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим
должностным лицом. В целом принято, что информационные письма
подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения.
Объем информационного письма может варьироваться от обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц.
Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций. Например: «Îá èç-
дании журнала. В соответствии с планом изданий с 1998 г. начнет издаваться журнал... В журнале найдут отражение проблемы... Подписка
на журнал принимается до... Статьи и другие материалы в журнал
можно направлять по адресу…».
Письма-приглашения могут адресоваться конкретному лицу либо
нескольким лицам или массовому адресату.
При официальном приглашении большого количества людей
используются либо полностью готовые, типографским способом
отпечатанные тексты-приглашения, либо трафареты.
100
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]