Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Управление офисом. Учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям 062100 «Управление персоналом» и 061100 «Менеджмент организации»
.pdf
да более 200 раз в год. При отсутствии такого количества документов одного вида специальные бланки по видам документов не изготавливаются, а используется общий бланк, в который машинописным способом вносится реквизит «Название вида документа».
При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка
должны быть продублированы на этих языках.
Документы, создаваемые совместно с другими организациями,
оформляются без бланка.
Требования к документам, изготавливаемым с помощью печатных устройств, касаются в основном расположения печатного материала.
Текст документов на бланке формата А4 печатают через полтора
межстрочных интервала, на бланках формата А5 — через один межстрочный интервал.
Текст документов, подготавливаемых к типографскому изданию,
допускается печатать через два межстрочных интервалов.
Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов
«Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения»,
«Гриф согласования» отделяются друг от друга 1, 5—2 межстрочными интервалами.
Реквизиты документов отделяют друг от друга 2—3 межстрочными интервалами.
Основной текст документов, адресованных в правительственные
органы, может печататься через один межстрочный интервал.
Название вида документа печатают прописными буквами.
Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между
инициалами и фамилией.
Максимальная длина строки с многострочных реквизитов —
28 знаков.
Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его
допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.
При оформлении документов на двух и более страницах вторая
и последующая страницы должны быть пронумерованы. Номера
страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля арабскими цифрами без слов «страница» (стр.) и знаков препинания.
Допускается печатать документы на лицевой и оборотной сторонах
документа.
В документах, оформленных машинописным способом, реквизиты должны располагаться в пределах границ, установленных формуляром-образцом, с допуском на r2 ìì.
71
Реквизиты документа Документ состоит из отдельных элементов,
которые принято называть реквизитами (от ëàò. requsitum — требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему
назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой,
принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая
сила), так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.
Действующим ГОСТ Р6.30-2003 на организационно-распорядительную документацию предусмотрено 30 реквизитов (приложение 5.1).
Расположение реквизитов на стандартном листе бумаги и размеры отведенных для них полей регламентированы.
01 — Государственный герб Российской Федерации помещается на
верхнем поле документа в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ. На документах, создаваемых в коммерческих структурах, герб не проставляется.
02 — герб субъекта Российской Федерации помещается в соответствии с правовыми актами субъекта РФ и не воспроизводится, если
на бланке помещен герб РФ.
03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещается на бланках организации в соответствии с Уставом
(Положением) организации и не воспроизводится, если на бланке
помещен герб РФ или субъекта РФ. Эмблема располагается на левом
поле на уровне наименования организации или на верхнем поле
центрованно относительно наименования организации.
04 — код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ОГРН указывается во всех документах юридического лица и является его важной индивидуальной
характеристикой.
06 — идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми
органами.
07 — код формы документа проставляется по Общероссийскому
классификатору управленческой документации (ОКУД).
08 — наименование организации указывается в полном соответствии с наименованием, закрепленном в учредительных документах.
Над ним указывается сокращенное (условное) или полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Сокращенное
72
наименование организации-автора документа приводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах (в скобках).
Его помещают ниже полного названия или за ним. Наименование
филиала, территориального отделения, представительства указывается тогда, когда оно является автором документа, и располагается
ниже наименования основной организации.
09 — справочные данные об организации используются только при
переписке с внешними организациями и включают в себя почтовый
адрес, адрес электронной почты, номера телефонов, факсов, телексов, а также при необходимости номера банковских счетов и другие
сведения по усмотрению организации.
10 — наименование вида документа (приказ, распоряжение, акт и
др.) указывается во всех служебных документах, кроме писем. Наименование документа должно соответствовать содержанию документируемого действия, а также табелю унифицированных форм
документов. Название вида документа указывается после наименования организации прописными (заглавными) буквами.
11 — дата документа. Датой документа является дата его подписания. Датой документа, принимаемого коллегиальным органом,
является дата его принятия, для утверждаемого документа — дата
его утверждения; для протокола — дата проведения заседания.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Для документов, составленных несколькими организациями, датой
документа является дата подписания его последней организацией.
Даты в документе оформляются цифровым способом. Элементы
даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей
последовательности: число, месяц, год. Например, 1 декабря 2004 г.
следует оформлять как 01.12.2004.
Словесно-цифровой способ оформления дат (1 декабря 2004 г.)
представляется при издании указов, законов, постановлений и распоряжений органов власти и управления, а также в документах, носящих финансовый характер.
Если порядковый номер числа или месяца состоит из одной цифры, то перед ней проставляется ноль, например, 1 декабря 2004 г. следует писать 01.12.2004.
12 — регистрационный номер документа присваивается каждому
исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации в соответствии с принятой системой индексации.
Распорядительным документам присваиваются номера в пределах
каждого вида документа (приказ, протокол, распоряжение и т.д.).
На документах, составленных совместно с другими организациями, учитывается единая дата (самая поздняя дата подписания
73
документа) и проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные организацией-составителем, через косую черту в
порядке указания авторов на документе (слева направо). Например, 465/162/298.
13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа включает номер и дату документа, на который дается ответ. Реквизит
проставляется только на ответных исходящих письмах ниже даты и
регистрационного номера.
14 — место составления или издания документа указывается, если
затруднено его определение по реквизитам 08, 09, и проставляется
на каждом документе, кроме письма, на котором имеется почтовый
адрес. Реквизит располагается ниже даты и регистрационного номера документа. При оформлении реквизита учитывается административно-территориальное деление страны.
15 — адресат. Реквизит располагается в правом верхнем углу
документа. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретному лицу. При адресовании документа
руководителю организации наименование организации входит в
состав наименования должности адресата. Если документ адресован
организации, то ее наименование пишется в именительном падеже.
При адресовании документа конкретному должностному лицу
наименование организации указывается в именительном падеже, а
должность и фамилия адресата — в дательном. При адресовании
документа руководителю организации все реквизиты адресата указываются в дательном падеже. Указанный порядок адресования распространяется также на внутреннюю переписку в учреждениях и
организациях.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово
«копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не проставляется. Каждый экземпляр должен быть подписан. При направлении
документа более чем в четыре адреса составляют список на рассылку
и на каждом документе указывают только один адресат. Если документ направляется в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно: руководителям организаций.
В состав реквизита «Адресат» может входить его почтовый адрес,
который указывается после названия организации или должности.
Адрес обязательно проставляется на документах, направляемых
частному лицу. При этом вначале указывают почтовый адрес, затем
фамилию и инициалы получателя. Почтовый адрес на документе не
указывается при его направлении постоянным корреспондентам и в
правительственные учреждения. Каждая составная часть реквизита
адресата печатается с новой строки.
74
16 — гриф утверждения документа. Документ, подлежащий ут-
верждению, приобретает юридическую силу с момента утверждения.
Утверждение документа оформляется посредством грифа утверждения или издания соответствующего распорядительного документа,
который необходимо составлять в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения по утвержденному документу.
Гриф утверждения состоит из слова Утверждаю (печатается прописными буквами без кавычек), наименования должностного лица,
утверждающего документ, включая наименование организации, если оно не входит в состав реквизитов бланка, личной подписи, ее
расшифровки и даты.
При утверждении документа распорядительным документом гриф
утверждения состоит из слова Утверждено (печатается прописными
буквами без кавычек), названия вида распорядительного документа
в именительном падеже, его даты и номера.
Гриф утверждения располагают в верхнем правом углу первого
листа документа.
17 — резолюция. В резолюции даются указания по исполнению
документа. В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание
поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, лицо, названное в резолюции первым).
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция проставляется в правом верхнем углу между реквизитами «Адресат» и «Текст». При недостатке места и необходимости
написания второй и последующей резолюций они проставляются
на любой свободной площади лицевой стороны места документа,
кроме полей.
Если указание наложено на бланке-резолюции или отдельном
листке, приложенном к документу, на нижнем поле этого листка
указываются номер и дата документа, к которому относится резолюция. Писать резолюции на отдельных листках бумаги не рекомендуется из-за возможности их потери в дальнейшем. При необходимости создания таких листков-резолюций их подшивают в дело
вместе с документом (не приклеивая к нему и не скрепляя с ним
металлической скобой или скрепкой).
18 — заголовок к тексту. Краткое содержание документа указывается в заголовке к тексту. Заголовок согласовывается с названием
документа. Заголовок к тексту документа должен кратко и точно отражать содержание документа, отвечать на вопрос: «О чем?», форму-
75
лироваться, как правило, с помощью отглагольных существительных
в предложном падеже («Об отмене...», «О реорганизации…»).
Заголовок составляется исполнителем к любому документу формата А4, кроме телеграмм и телефонограмм.
Заголовок к документам формата А5 не проставляется.
19 — отметка о контроле. Отметка о контроле проставляется только на тех документах, исполнение которых взято на контроль. Отметка
обозначается буквой «К» или штампом «Контроль» и располагается
на верхнем поле документа (справа).
20 — текст документа. Содержательная часть документа чаще
всего представлена связным текстом, а при необходимости имеет
форму таблицы или анкеты.
Для служебных документов возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания. Документы организации составляются исходя из требований конкретности в определении целей
и задач, средств их достижения, определения исполнителей и сроков
исполнения, назначения лиц, ответственных за контроль исполнения документов.
Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с
видом и разновидностью документа. Общие требования к текстам
служебных документов следующие:
x своевременность, включающая в себя доведение документов
до исполнителей в установленные сроки, их исполнение и осуществление контроля за их реализацией, отмена утративших
силу решений;
x краткость и точность изложения информации, исключение
двоякого толкования. Краткость содержания документа достигается за счет исключения повторений, непротиворечивости формулировок, употребления общепринятых сокращений;
x объективность и достоверность информации;
x составление, по возможности, простых документов, т.е. со-
держащих один вопрос, для облегчения и ускорения работы
с ними;
x структурирование текста документа, деление его на такие смы-
словые части, как введение, доказательство, заключение;
x широкое использование трафаретных и типовых текстов при
описании повторяющихся управленческих ситуаций.
Тексты большого объема принято делить на разделы, подразделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами
с точками после них. Подразделы нумеруют в пределах раздела.
Номер подраздела должен состоять из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой (например, 1.1). Пункты нумеруют в преде-
76
лах раздела, если нет подразделов. Номер пункта должен состоять
из разделенных точками номера раздела, подраздела и пункта (например, 1.1.1). Пункты при необходимости могут быть разбиты на
подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию, в пределах каждого пункта (например, 1.2.1.3).
В кадровых службах широко применяются документы анкетной
формы, содержащие постоянную информацию в виде вопросов и
место для переменной ответной информации, где могут помещаться
ответы по выбору.
Наиболее краткой и наглядной формой изложения сведений в
документе является таблица. Над таблицей помещается заголовок,
отражающий ее содержание. Графы и строки таблицы должны иметь
заголовки, выраженные именем существительным в именительном
падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны согласовываться с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на следующих страницах печатают только номера граф.
Если таблиц в документе несколько, то над таблицей справа пишут слово «Таблица» и указывают порядковый номер (без знака ¹).
В тексте документа должны быть ссылки на все содержащиеся в нем
таблицы.
Составление документов организации осуществляется на государственном языке в соответствии с Конституцией Российской
Федерации. Текст документа располагается между заголовком и отметкой о наличии приложения. Документы, создаваемые на основе
документов вышестоящих органов, должны содержать ссылку на
них с указанием названия вида документа, наименования органа,
издавшего документ, даты, номера и заголовка к тексту документа.
В текстах распорядительных документов при написании фамилии рядом следуем указывать и инициалы. Фамилия и инициалы приводятся в случаях, когда в документе не указана конкретная должность ответственного лица.
В текстах документов рекомендуется употреблять дату в таком варианте: 01.12.2004.
При ссылке в тексте на другой документ необходимо соблюдать
следующую последовательность: наименование документа, наименование органа, издавшего документ, дату (издание, подписание,
утверждение), номер (без предлога «за»), заголовок к тексту.
Документы, составляемые на основании других документов, должны содержать в тексте ссылку на них или иметь в конце приписку
«Основание» с указанием наименования, даты, номера и заголовка
документа.
77
Документы со сроком хранения до трех лет можно печатать на
двух сторонах листа.
21 — отметка о наличии приложения. Если к документу имеются
приложения, то об этом говорится в тексте или после текста перед
подписью. Приложения, оформленные в организации, должны
иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подпись лиц, ответственных за содержание, дату, отметку о согласовании, утверждении и т.п.). Если документ имеет приложения,
названные в тексте, то отметка об их наличии оформляется по следующей форме: «Приложения на 3 л. в 2 экз.».
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их
наименования следует перечислить с указанием количества листов в
каждом приложении и количества экземпляров, например: «Приложение:
1. Акт сдачи-приемки выполненных работ на 3 л. в 2 экз.
2. Перечень объектов, надлежащих ремонту, на 5 л. в 2 экз.».
Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметку о наличии приложения оформляют так: «Приложение: письмо Минфина России от 10.10.97 ¹ 0I-4/75 и приложение к нему, всего на 7 л.». При наличии нескольких приложений
указывается их порядковый номер: «Приложение 1», «Приложение 2».
При наличии нескольких приложений, полностью названных в
тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров: «Приложение:
1. Справка на 3 л. в 2 экз.
2. Перечень показателей на 3 л. в 2 экз.».
Слово «Приложение» независимо от количества прилагаемых
документов всегда употребляется в единственном числе.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом: «Приложение на 3 л. в 2 экз. в первый адрес».
В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте, например: «Разработать и представить
на утверждение график отпусков к 01.12.2004 по форме, указанной
в приложении». На приложениях к распорядительным документам
в правом верхнем углу первого листа делается отметка с указанием
распорядительного документа, его даты и номера по форме: «Приложение к приказу Министерства экономики РФ от 10.09.2004
¹ 250».
Если приложения сброшюрованы, количество листов может не
указываться: «Приложение: брошюра в 1 экз.». При большом числе
приложений удобно оформить их опись на отдельном листе по произвольной форме.
78
22 — подпись. В состав этого реквизита входят: наименование
должностного лица, подписывающего документ (полное, т.е. с названием организации, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, без названия организации, на документе, оформленном на
бланке), личная подпись и ее расшифровка с указанием двух инициалов и фамилии. В служебных документах в расшифровке подписи
допускается указывать один инициал (имя).
Экземпляры документов, остающихся в делах учреждения, организации, должны содержать подлинные подписи должностных лиц
и виз согласования.
Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена
на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо,
исполняющее обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ (зам., и.о.) и его фамилия. Не допускается ставить предлог
«за» или косую черту перед наименованием должности.
23 — гриф согласования документа. Согласование является способом предварительного рассмотрения, оценки проекта документа.
Предварительное обсуждение проекта необходимо для принятия правильных управленческих решений.
Согласование документа осуществляется, как правило, двумя способами — визированием и проставлением грифа согласования. Реквизит «Гриф согласования» включает в себя слово СОГЛАСОВАНО
(печатается прописными буквами без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, ее расшифровку и дату согласования. Реквизит «Гриф согласования» располагают ниже реквизита
«Подпись» или на отдельном листе согласования, при этом на документе делается отметка: «Лист согласования прилагается».
24 — виза согласования документа. Ее используют для внутреннего согласования документов. Виза включает подпись визирующего
и дату согласования. При необходимости указывается должность визирующего и расшифровка его подписи.
Замечания или дополнения к проекту документа излагаются на
отдельном листе. Визы проставляются на первом экземпляре документа на лицевой стороне последнего листа, ниже реквизита «Подпись».
При согласовании возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом
случае виза дополняется подписями «Не согласен», «Возражаю»,
«С п. 5 не согласен», «Замечания прилагаются» и т.п.
Реквизит Виза используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом. Виза ознакомления служит письменным
подтверждением факта доведения документа до сведения работника
79
и начинается словами: «С приказом (актом, распоряжением и т.д.)
ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату.
25 — оттиск печати. Оттиск печати ставится на наиболее
важных документах, подтверждая их подлинность. Печати делятся на гербовые (имеющие изображение государственного герба) и
простые.
В коммерческих структурах используют простые круглые печати.
Подпись ответственного лица заверяется печатью в документах,
удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также
содержащих обязательства и гарантии, и предусмотренных правовыми актами.
Печать, воспроизводящая наименование организаций, проставляется также на следующих материалах:
x копиях документов, направленных в другие организаций, раз-
множенных экземплярах распорядительных документов;
x на справках, подтверждающих факты, связанные с трудовой
деятельностью работника.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего документ, или поверх отметки М.П.
Место хранения печати и лицо, ответственное за ее хранение,
определяется руководителем организации.
26 — отметка о заверении копии. Заверение копии документа
производится для придания ей юридической силы.
Второй и последующий экземпляры документа, напечатанные
под копирку или ксерокопированные, обязательно заверяются по
установленной форме. При изготовлении копии рукописным и
машинописным способом текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка. Копия должна быть заверена
должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику. При пересылке копии документа в другие организации
или выдаче ее на руки заверительная подпись должна удостоверяться печатью. На копиях исходящих документов, остающихся в деле,
дату заверения и должность сотрудника, заверяющего копию, допускается не указывать.
27 — отметка об исполнителе. В каждом исходящем документе
должны указываться инициалы и фамилия исполнителя. Фамилию
исполнителя и номер его служебного телефона располагают в левом
нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Если документ подлежит рассылке, то фамилия исполнителя и номер его телефона помещаются на лицевой стороне.
80
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]