Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Управление офисом. Учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям 062100 «Управление персоналом» и 061100 «Менеджмент организации»
.pdf
2.3. Ɏункции офиса
Одни исследователи административного управления сравнивают
офис с нервным центром предприятия: здесь формируется его долговременная политика, отсюда осуществляется руководство ежедневными операциями; здесь накапливаются, хранятся и поддерживаются
в рабочем состоянии информационные массивы, составляющие «память» организации. Исходя из этого можно сделать вывод, что основу функций офиса составляют, несомненно, планирование, организация, мотивация и контроль — основные функции менеджмента,
без реализации которых невозможно функционирование ни одной
системы управления.
Другие исследователи обращают внимание на коммуникационные аспекты функционирования офиса: сюда поступают все сообщения из разных подразделений и их внешней среды, здесь организуются и проводятся различные совещания и встречи.
Третья группа ученых указывает на то, что основным содержанием работы офиса является принятие решений. Поэтому особое
место следует отвести также и связующим процессам менеджмента
(коммуникациям и принятию решений), которые по сути дела составляют основной смысл административной деятельности и предназначения офиса. Первыми во времени возникновения и главными по
своему значению в административной работе стали учет и документирование. В связи с этим административная служба выступает как
орган предприятия, деятельность которого заключается в создании,
передаче и хранении информации. Таким образом, на первое место
выходят три следующие основные функции современного офиса:
1) документалистика;
2) коммуникации;
3) принятие решений.
На этой основе были конкретизированы виды офисной деятельности с точки зрения их вклада в реализацию указанных функций:
x двусторонние коммуникации (консультирование, выдача реко-
мендаций, инструктирование, решение проблем, установление
связей);
x переработка цифровых данных (бухгалтерия, учет, расчеты, оцен-
ка материальных запасов и т.п.);
x стимулирование действий (утверждение, санкционирование,
одобрение и т.п.);
x сопоставление со стандартами (оценка, учет, контроль, прове-
дение ревизий);
x сортировка данных по алгоритму (заполнение форм, фиксация
данных, их хранение, составление шкал);
21
x общее администрирование;
x работа с персоналом (надзор за выполнением работ, оценка
производственных показателей, подбор кадров, их мотивация);
x односторонние коммуникации (информирование, отчетность);
x организация формальных совещаний;
x обработка заказов, счетов, запросов;
x прогнозирование (планирование, анализ, разработка бюджета);
x административные услуги (ведение календаря работы, органи-
зация встреч, прием посетителей);
x организация обмена (реклама, продажа, формирование отноше-
ний покупателей и поставщиков);
x перевод данных из одной среды в другую;
x машинопись, стенография, копирование.
В итоге исследований офис представляется достаточно обособленной частью организации со специфическими внутренними отношениями, развивающимися по особым законам.
Процесс управления офисом представляет собой комплекс разнообразных операций, выполняемых в определенной последовательности и обеспечивающих реализацию основных функций управления
предприятием. Этот процесс определенно базируется на операциях,
имеющих в своей основе организационно-административный, аналитико-конструктивный и информационно-технический характер.
Организационно-административная деятельность предполагает
служебные коммуникационные, распорядительные, координационные и контрольно-оценочные действия, свойственные, как правило, труду руководителя.
Аналитико-административная деятельность лежит в основе процесса подготовки и принятия решений и составляет содержание
труда специалистов офиса.
Информационно-техническая деятельность составляет документационные, учетные, счетные, вычислительные и коммуникационнотехнические операции, выполняемые техническими исполнителями.
2.4. Роль руководителя офиса
Прежде всего необходимо усвоить понятия и определения, касающиеся роли руководителя офиса.
Управление офисом — целесообразное воздействие, организующее
труд служащих. Это также воздействие на многие другие процессы
развития социально-экономической системы.
Административное управление — управление, осуществляемое по
формально утвержденным полномочиям с учетом организационных
требований.
22
Административная функция — помимо того что она базируется
на основных функциях менеджмента — планировании, организации, мотивации, контроле, включает в себя также прогнозирование,
распорядительство, координацию, руководство основной деятельностью административной службы, подбор и расстановку персонала, обеспечение правовой и социальной защищенности служащих офиса.
Руководитель офиса (îôèñ-менеджер) — лицо, организующее ра-
боту административной службы и персонифицирующее решения
группы специалистов офиса.
Руководитель учитывает и обобщает мнения всех специалистов
и соответствующих служб, но решать должен именно он. Руководитель охватывает проблему в целом, во всех ее аспектах, поэтому
принятие решения — основная его функция, а в случае его уклонения от этого деформируется вся кадровая структура офиса. Руководитель направляет деятельность управленческого коллектива
на реализацию задач, возложенных на него собственником, несет
персональную ответственность за своевременное решение основных проблем управляемой системы в целом, за организацию работы
и контроль исполнения, а также представляет или высшее звено
управления, или собственника в данном управленческом коллективе. Деятельность руководителя заключается в решении общих
проблем развития управляемой и управляющей системы.
Важная проблема — соотношение руководителя (менеджера)
и хозяина (собственника). Собственник первичен. Руководители
разного уровня могут быть собственниками полными или частичными, например акционерами. При хорошо организованном предпринимательстве функции собственника четко отделены от функций управляющего. Собственник назначает управляющего, дает ему
указания, контролирует итоги его работы. Но само управление
организует управляющий. Если собственник работает в управлении,
то он должен выполнять только те обязанности, которые ему положено выполнять.
Функция руководителя офиса Руководитель офиса относится к кате-
гории основного состава руководителей организации (предприятия). Он подчиняется непосредственно руководителю организации
(предприятия) и его статус равен статусу первых его заместителей.
Основными его задачами являются руководство и контроль финансово-хозяйственной деятельности офиса с целью обеспечения максимальной эффективности организации.
Работа руководителя офиса регламентируется (в зависимости от
масштабов деятельности) уставом, положением или должностной
инструкцией.
23
На должность руководителя офиса назначается лицо, отвечающее установленным квалификационным требованиям. Эту должность предпочтительно занимает лицо с высшим профессиональным
образованием и стажем работы на руководящих должностях в коммерческих структурах.
Обязанности руководителя офиса Руководитель офиса в пределах
своих функций имеет следующие должностные обязанности:
x осуществление руководства всеми видами работ в офисе;
x направление деятельности персонала офиса на достижение
организационных целей;
x обеспечение выполнения всех обязательств предприятия пе-
ред государством, поставщиками, заказчиками и банками;
x обеспечение офиса квалифицированными специалистами, а
также наилучшее использование их знаний и опыта, создание
благоприятных условий их труда;
x обеспечение соблюдения законности деятельности офиса, ак-
тивное использование правовых средств для совершенствования управления;
x решение всех вопросов в пределах предоставленных прав и
поручение выполнения отдельных производственно-хозяйственных функций другим должностным лицам — руководителям функциональных служб офиса.
Содержание труда руководителя офиса Содержание деятельности
руководителя офиса разнообразно: он выступает в роли администратора, организатора, специалиста и воспитателя. Выполняя организационно-административные операции, руководитель ведет творческую
работу — осуществляет поиск разного рода решений, в том числе и
важнейших для своего предприятия.
Количество работы, которое приходится выполнять руководителю
офиса или которую он считает необходимой выполнять в течение
рабочего дня, огромно, а темпы ее выполнения очень напряженны.
Очень часто многие виды труда выполняются руководителем не
последовательно, а параллельно. После долгих часов работы руководитель не в состоянии уйти от проблем своего предприятия ни физически, ни мысленно.
Руководитель:
x планирует работу коллектива, исходя из общих задач;
x определяет долю участия в выполнении работы каждого под-
разделения и подчиненных работников;
x организует собственный труд и труд подчиненных по выпол-
нению работ;
x контролирует ход выполнения работы;
x оценивает и стимулирует деятельность подчиненных.
24
Существенную роль в организации труда руководителя играют
регламентация его трудового процесса путем правильного распределения рабочего времени между видами управленческих работ,
рационального планирования рабочего дня и недели, определения
порядка и методов выполнения основных видов работ и использование процедур отдельных работ, выполняемых в кооперации с
другими работниками.
По данным обследований, продолжительность рабочей недели
руководителя офиса может составлять от 60 до 80 (и более) часов, при
этом его рабочее время распределяется следующим образом: запланированные заседания и встречи — 59%, незапланированные встречи — 10, работа с документами — 22, телефонные переговоры — 6,
поездки и др. — 3%.
В процессе труда руководителя офиса особое и важное место
занимает работа с информацией. Это объясняется тем, что информация — один из важнейших ресурсов офиса и предмет его деятельности. Учитывая, что информационные массивы современного
офиса составляют основу для принятия оптимальных решений, а в
итоге и основу для реализации административной деятельности,
особое внимание следует обратить на умение руководителя офиса
эффективно взаимодействовать с информационной системой предприятия. Руководитель должен знать принципы функционирования
информационной системы организации, владеть методикой поиска,
сбора, передачи, обработки и анализа информации. Руководитель
также должен уметь работать с основными видами информационной техники. Следует установить четкую процедуру работы с информацией в организации, обеспечить пропуск на верхний уровень
управления самой необходимой оперативной информации.
Среди основных качеств, присущих административному персоналу, необходимо выделить такие, как большая выдержка, крепкие
нервы и целеустремленность, логическое и рациональное мышление в сочетании с умением быстро схватывать суть проблемы и разрешать ее быстрее, чем это может сделать «средний человек», брать
на себя бремя ответственности за руководящие решения и действия. Обращение руководителя с людьми должно быть искренним,
дружественным, приветливым, но решительным, при этом он должен уметь ясно и доходчиво передавать свои мысли устно или
письменно. Талантливый руководитель всегда выступает в роли примера для подражания подчиненных, коллег, равных по должности,
и даже для более высоких руководителей. По данным опросов,
приоритетными требованиями к руководителю являются:
x лидерство;
x эффективность руководства;
25
x видение перспектив;
x достижение согласия;
x предприимчивость;
x гибкость в смене роли;
x восприимчивость;
x гибкий стиль;
x способность к анализу;
x решение проблем.
Контрольные вопросы
1. Покажите роль офиса в современной системе управления.
2. Расскажите о теоретических моделях офиса.
3. Дайте определение офиса и перечислите факторы, обусловли-
вающие его специфику.
4. Перечислите основные виды работ, выполняемых в офисе.
5. Какие известны группы офисных работников и их количественное
соотношение?
6. Назовите основные и вспомогательные функции офиса.
7. В чем заключается административно-организационная, админист-
ративно-аналитическая и информационно-техническая деятельность
в офисе?
8. Сформулируйте основные понятия, касающиеся управления офи-
сом и роли его руководителя.
9. Дайте общую оценку роли руководителя офиса и проблемы соот-
ношения офис-менеджера и собственника.
10. Перечислите должностные обязанности руководителя офиса.
11. Расскажите о содержании труда руководителя офиса и распреде-
ления рабочего времени в нем.
12. Охарактеризуйте информационные аспекты в труде руководителя
офиса.
13. Перечислите приоритетные требования к руководителю офиса и к
его личным качествам.
26
Глава 3
ОРГАНИЗАЦИЯ ОФИСА
3.1. Принципы организации
управления фирмой
Под термином «организация» обычно понимаются схемы административной подчиненности, должностные инструкции и другие
структурные факторы организации. Однако теоретическое изучение
организации охватывает более широкий круг явлений, хотя структура занимает центральное место. По мнению современного исследователя Д. Пью, «более конкретно теория организации может быть
определена как изучение структуры, функционирования и эффективности организаций, а также поведения групп и отдельных лиц
внутри них».
Более полно понятие организации включает в себя следующие
аспекты:
x группировку задач с целью определения видов работы;
x группировку видов работ в секторы, отделы и более крупные
подразделения, например отделения;
x делегирование полномочий, распределение ответственности и
определение числа уровней иерархии управления;
x создание соответствующего организационного климата, по-
буждающего работника вносить максимальный вклад в достижение целей организации;
x проектирование систем коммуникаций;
x обеспечение эффективности процессов принятия решений,
контроля и координации;
x построение такой организации, которая чувствительна к из-
менениям внешней среды и способна к ним адаптироваться,
в частности, посредством нововведений.
Первые три аспекта относятся к понятиям структуры, а три последних — к более современным направлениям: изучение структуры, функционирование и эффективность работы организации.
В любом случае, перечисленные аспекты становятся объектом
решения для тех, кто ищет пути построения эффективной организации.
27
И если решения принимаются неверными, то в построении и
функционировании организации возникают недостатки, проявляющиеся в следующем:
x решения принимаются несвоевременно и необоснованно, если
— лица, принимающие решения, перегружены;
— отсутствует необходимая информация;
— решения принимаются не тем руководителем или не на соот-
ветствующем уровне;
— организационный климат не стимулирует высокую эффек-
тивность работы;
x нет единой основы для выполнения функций, что приводит к
отклонениям и разногласиям. К примеру, нет единой политики найма и оплаты труда;
x неудовлетворительно координируется работа подразделений,
если:
— недостаточно согласованы цели;
— в работе отсутствует синхронность;
— нечетко определены обязанности;
— недостаточно экономична система координации;
x возникает разрушительный конфликт. Если члены организа-
ции часто конфликтуют, единство действий становится все
менее возможным;
x недостаточна чувствительность к техническому прогрессу и из-
менениям внешней среды.
Четыре школы теории организации Есть немало концепций теории
организации, каждая из которых может рассматриваться как отдельный подход. Однако доминируют пока основные школы — классическая, бихевиоральная, системная и ситуационная.
1. Классический подход акцентируется на структурных факторах,
функциях или видах деятельности, необходимых для достижения
целей. По мере определения задач и их последовательной группировки формируются рабочие места, отделы и другие подразделения с
целью эффективной специализации и координации действий в рамках нормальной загрузки руководителей. Далее формируется система
координации путем установления соподчиненности работников и
границ их ответственности в иерархии управления. Для классического подхода характерны попытки разработки правил (принципов),
действующих как критерий построения организации. Организация с
точки зрения классической школы концентрирует внимание на:
x группировке работ в секторы, секторов в отделы и более круп-
ные подразделения;
x делегировании полномочий;
x определении ответственности за исполнение;
28
x установлении формальных отношений между работниками, с
тем чтобы каждый знал свое место в группе;
x организации работы непосредственных исполнителей.
2. Бихевиоральная система, или школа человеческих отношений,
исследует проблемы мотивации поведения людей, руководства, группового и внутригруппового поведения.
Термин «бихевиоральный» объединяет психологические, социологические и антропологические концепции. Их содержание приблизительно эквивалентно термину «социальная психология». Эта
система оценивает социально-психологические последствия различных организационных перемен и дает рекомендации по совершенствованию организационных структур и совершенствованию
управленческих процедур, которые стимулируют совместные усилия работников для достижения целей организации. Система исходит из того, что классическая школа основана на механической
модели и не учитывает вероятное поведение людей в организациях
различного типа.
3. Системный подход главное внимание уделяет отношениям
взаимозависимости и изучению фирмы как целостной системы. Рассматриваются различные подсистемы в соответствии с решениями,
необходимыми для достижения целей; организация, таким образом,
создается для облегчения принятия решений, при которых формируется политика, обеспечивающая будущее фирмы, но поскольку
решения требуют информации, а ее надо передавать, возникает потребность в изучении каналов коммуникации.
Системой называется совокупность взаимозависимых элементов,
образующих единое целое; целое выполняет некоторую функцию. Орга-
низация должна проектироваться так, чтобы облегчить принятие решения, а поскольку решения зависят от информации, а она в свою
очередь от коммуникаций, то организация строится на основе анализа информационных потребностей и коммуникационных систем.
Внимание акцентируется на процессе принятия решения, а не на
деятельности или структуре подразделений, так как именно в процессе решения устанавливаются цели и стратегия и направляются
действия, ведущие компанию к успеху или неудаче.
4. Ситуационные теории организации, характеризуясь в целом сис-
темной ориентацией, делают акцент на приспособление организации
к требованиям технологии, необходимость нововведений; требования, вытекающие из неопределенности внешней среды и процессов
принятия решений. В этих теориях утверждается, что лучший способ
построения организации зависит от обстоятельств, т.е. от некоторых
ситуационных факторов.
29
Определение целей и стратегии хозяйственной деятельности — первый
шаг в построении организации
вования организации без уточнения ее целей, возникает риск достижения неудовлетворительных результатов.
Цели основаны на гипотезах развития в будущем, поэтому их
обоснование зависит от точности гипотез. Чем более отдаленный период рассматривается, тем выше неопределенность будущего и тем в
более неопределенной форме формулируются цели. Компания не
может дать исчерпывающего перечня своих целей. Они могут быть
естественными, т.е. разделяемыми всеми работниками компании, и
тогда их действия будут согласованными и без специальной договоренности о целях этих действий. Однако есть преимущества и в формальном установлении целей:
x если цели не сформулированы и непонятны, имеется опас-
ность совершения действий, не соответствующих целям. Формализация целей побуждает к их обсуждению внутри компании, что уменьшает риск непонимания или неполного
понимания;
x если цели четко определены, возможные несоответствия меж-
ду ними могут быть с большей вероятностью обнаружены в
процессе их согласования;
x точное определение критериев оценки деятельности компании
в целом необходимо во всех случаях, за исключением случая,
когда формальное их объявление делается для «пропаганды».
Если ставится задача совершенст-
Прибыль как основная цель Основной целью компании является
получение устойчивой прибыли. Социальные цели, например уровень
благосостояния ее работников, не вытекают непосредственно из мотива прибыли, но обычно соответствуют определенному диапазону ее
уровня. Подобным же образом фирмы должны учитывать общенациональные приоритеты и уровень благосостояния общества, которые могут выступать как ограничительные факторы.
Для выполнения единственной функции — обеспечения прибыли — создаются специальные подразделения, разрабатываются методы снижения затрат и роста прибыли, поэтому прибыль остается
главной целью, даже если руководство рассматривает ее просто как
одну из главных целей.
Проблема установления целей Каждое хозяйственное решение долж-
но быть нацелено на какую-то проблему, а ее правильное решение
дает максимум для достижения определенных целей. Цели, которых мы пытаемся достигнуть, слишком часто бывают недостаточно осознаны, что может привести к бо´льшему расточительству ре-
30
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]