Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Управление офисом. Учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям 062100 «Управление персоналом» и 061100 «Менеджмент организации»
.pdf
юридических, экономических, организационных, технических, этических и эстетических норм, принятых в данном обществе. Знание
и соблюдение этих норм способствует значительному повышению
эффективности труда.
Культура офиса прежде всего базируется на корпоративной
культуре данной фирмы. и очень важно, чтобы она способствовала
достижению организационных целей и формировала личную культуру каждого служащего офиса.
Личная культура служащего включает в себя множество элементов, важнейшие из которых — отношение к труду, окружающим и
внешний вид служащих офиса.
Культура отношения к труду формируется в процессе понимания важности выполняемых функций, в стремлении выполнять
свои обязанности наилучшим образом с использованием наилучших методов, приемов и средств труда. Все это предполагает также
высокую культуру рабочего места каждого служащего офиса.
Культура отношения к окружающим имеет в своей основе знание этических и этикетных норм поведения и их неукоснительное
соблюдение в отношениях с руководством и сотрудниками фирмы,
деловыми партнерами, клиентами и просто посетителями офиса.
Культура внешнего вида персонала офиса имеет в своей основе
формирование благоприятного имиджа фирмы. Как и во что одеваться, чтобы хорошо выглядеть, — такова, может быть, самая узкая
трактовка имиджа. На многих преуспевающих предприятиях сложились корпоративные правила формирования делового гардероба
с конкретными фасонами костюмов и обуви, требованиями к длине
платья и рисунку на галстуке. Считается, что поддерживать эти
нормы обязательно для всего персонала. Многие предприятия используют для экипировки своего персонала униформу. Однако консультанты по имиджу предупреждают, что такой «инкубаторский»
стиль препятствует проявлению индивидуальности. Важно правильно выбирать для себя одежду и ее цвета, подходящую прическу и
даже форму очков.
Имидж — это уже не только внешность, но и поставленный голос, умение держаться, выступать перед публикой и вести диалог.
10.4. Оборудование офиса
Особого внимания требует оборудование и оформление офиса.
Удобный, красивый и респектабельный офис, безусловно, способствует поддержанию престижа предприятия и повышению работоспособности его служащих.
201
При проектировании офиса и планировке его служебных помещений следует придерживаться определенных правил. Например, основные помещения служб офиса можно располагать на любых этажах,
кроме подвальных. Но кабинеты руководителей офиса из соображений
безопасности не рекомендуется размещать ниже второго этажа.
Вспомогательные помещения, где размещаются архивные хранилища, эксплуатируется копировальная и множительная техника,
производятся переплетные и другие работы, должны быть изолированы от других помещений, поэтому в нижних и цокольных этажах
чаще всего располагаются подразделения вспомогательного и обслуживающего назначения.
Планировка помещений офиса должна предусматривать рациональное размещение мебели, оргтехники и средств связи, позволяя
сократить затраты времени на излишние перемещения сотрудников.
Важнейшая сторона оборудования офиса — оснащение его организационными и техническими средствами, в том числе средствами связи, охраны, создания и обработки документов, компьютерной и организационной техникой.
Одним из новейших направлений развития офисного оборудования является его миниатюризация, что позволяет сконцентрировать на одном (причем очень мобильном) рабочем месте довольно
большой и почти исчерпывающий перечень технических средств
(портативный блокнотный компьютер, радио- и сотовый телефоны,
мини-факс, мини-ксерокс и многое другое). Такой комплект можно
назвать автоматизированной рабочей станцией, которая по своим
габаритам помещается в чемодане.
К современным средствам связи
относятся видеотелефонная и радиотелефонная связь, пэйджер, телефоны с
автоматическим определителем номера
(АОН), анти-АОН и автосчетчиком.
Для внутриофисной связи применяются мини-АТС, переговорные устройства, концентраторы, телефаксы.
Для копирования документов
применяются ксерокс, позволяющий
получать масштабированные копии, а
также имеющий дополнительные
возможности: снабжен автоподатчиком бумаги, подборщиком копий,
устройствами для двустороннего и цветного копирования.
Особую группу офисной информационной техники составляют
персональные компьютеры.
202
10.5. Офисный дизайн
Оформление интерьера служебных помещений офиса также оказывает воздействие на формирование благоприятного имиджа предприятия и повышение производительности труда.
Процесс обустройства офиса включает в себя ряд этапов. После
подбора площадки под офис проводятся обмерные работы. Затем с
учетом штатной численности составляется перечень необходимого
оборудования и мебели. Готовятся чертежи с указанием желаемого
их размещения. Каждое помещение условно делится на четыре зоны — входную, выходную, информационную и зону хранения документов.
Площадь рабочего места должна быть достаточной для размещения всех элементов оснащения данного рабочего места и для того,
чтобы исполнитель в условиях комфорта и безопасности мог эффективно выполнять свои обязанности. Норма площади, занимаемой
одним рядовым сотрудником, должна быть не менее 4,25 кв. м. Здесь
могут быть размещены рабочий стол с приставкой для оргтехники,
полка или шкаф для хранения документов, рабочий стул и стул для
посетителей. Все это размещается с учетом проходов и зон общего
пользования.
Определив на эскизах планировку функциональных зон, можно
приступать к размещению на плане мебели и оборудования.
Долгие годы помещение любой конторы представляло собой
большое неразгороженное помещение. В лучшем случае одно рабочее
место отделялось от другого очень невысокими перегородками. В настоящее время многие стали отказываться от этого решения и возвращаются к традиционному офису с отдельными кабинетами. Появились
и новые идеи обустройства контор — «помещения без территории», в
которых не будет письменных столов. Офисы оборудуются мягкими
диванами и креслами с откидными и передвижными столами.
Интерьер рабочего помещения офиса обязательно следует рассматривать как один из элементов делового этикета, пренебрежение
которым недопустимо. Характер оформления помещения должен
строго соответствовать его предназначению, а степень и уровень
оформления — рангу подразделения или статусу сотрудника.
Основными позициями интерьера офиса являются:
x стены, полы и потолки;
x мебель и другое специальное оборудование;
x освещение и цветовое решение;
x оконные проемы и их оборудование;
x информационные и технические средства;
x визуальная коммуникация;
203
x декоративные средства;
x озеленение, носители фирменного стиля.
При общей стандартности мебели и оборудования, которые должны быть максимально комфортны и многофункциональны, целесообразно сделать акцент на специфике предприятия.
Можно выбрать типовые наборы мебели для кабинета руководителя, для рабочего места секретаря-референта, программиста, специалиста, а также для холлов и зон отдыха.
Современная кабинетная мебель должна быть легка и не массивна, высота ее — не более полуметра, углы столов не острые, а закругленные, кресла на колесиках. Рациональное расположение предметов мебели и оборудования в кабинете просчитывается при
помощи специальных компьютерных программ.
Непременная деталь современного офиса — озеленение интерьера. Но при этом нежелательно использовать фикусы, пальмы или
искусственные цветы.
Другим важным элементом среды офиса является благоприятный звуковой климат. Для его создания используют записи птичьего пения, журчащего ручья, гула крон соснового бора, плеска морских волн, жужжания пчел и др.
Желателен в рабочем помещении ионизатор воздуха, который
может быть размещен у аквариума.
Картины и репродукции, вывешиваемые в офисе, должны быть
нейтральными по своему характеру и цветовому оформлению. С особым вниманием следует отнестись к праздничному оформлению
офиса, необходимому при проведении протокольных мероприятий.
Праздничное оформление включает наружное украшение и внутреннее убранство офиса.
10.6. Организация рабочих мест
в офисе
Специфика офисной деятельности такова, что рабочие места
служащих почти всегда открыты для сотрудников и посетителей,
поэтому полезно знать, что по виду рабочего кабинета легко можно
оценить личные и деловые качества, а также определить специфику
деятельности его хозяина.
Рабочее место является первичным, базовым звеном структуры офиса. Оно представляет собой часть трехмерного пространства производственного помещения, в котором располагается все
необходимое для трудовой деятельности одного или нескольких
исполнителей.
204
Важный элемент организации рабочего места служащих — рациональная планировка помещений и рабочих мест. Под ней понимается целесообразное размещение служебных помещений, мебели и
различного оборудования. При планировании служебных помещений учитываются функциональная значимость структурного подразделения, содержание и технология выполнения работ, а также взаимосвязи в процессе трудовой деятельности. При этом необходимо
придерживаться следующих положений:
x подразделения со смежным характером работ, а также работ-
ники, часто контактирующие между собой, должны располагаться как можно ближе друг к другу;
x подразделения, которые связаны с приемом посторонних по-
сетителей, должны располагаться в нижних этажах здания,
поближе к входу;
x при размещении подразделений следует учитывать возможность
их расширения, установки дополнительного оборудования;
x канцелярские принадлежности должны храниться в специаль-
ном столе с разделителями;
x коммуникационные средства необходимо располагать в левой
части стола.
Важную роль играют технические средства для составления, обработки, поиска и хранения документации, а также средства связи, вычислительная техника и служебная мебель.
При выборе их нужно исходить из периодичности и трудоемкости выполняемых работ, характера и объема документации, а также взаимосвязей с
другими работниками, подразделениями
и организациями.
Оснащение рабочего места включает основное (машины и механизмы) и
вспомогательное оборудование, технологическую оснастку (инструменты и
приспособления) и организационную
оснастку (производственную мебель,
средства сигнализации и связи).
Технические средства оснащения рабочих мест служащих в свою
очередь делятся на следующие группы:
x составления документов;
x выполнения чертежно-графических работ;
x обработки документов;
x хранения и поиска документов;
x выполнения вычислительных операций;
x обеспечения оперативной связи.
205
Производственное пространство, занимаемое рабочим местом,
подразделяется на рабочую и вспомогательную зоны.
Рабочая зона ограничивается точками досягаемости рук и ног
работающего. В рабочей зоне располагаются орудия труда и материалы, постоянно используемые при основных трудовых операциях.
Во вспомогательной зоне располагаются остальные элементы
оснащения и оборудования рабочего места.
Существуют принципы организации и оборудования рабочих
мест, которых следует обязательно придерживаться.
На рабочем месте необходимо постоянно поддерживать установленный порядок. На столе не должно быть посторонних предметов, у
каждой вещи должно быть свое место.
Не следует обедать и пить кофе за рабочим столом, для этого
выделяется и оборудуется часть помещения.
Размещение необходимых предметов на рабочем столе и в нем
должно быть хорошо продуманным. Все, чем приходится пользоваться, часто располагается на самом столе и на втором пристенном столе или поставленном сзади за креслом вдоль стены.
Рабочий стол должен располагаться так, чтобы естественный
дневной свет падал на него слева, а стул (кресло) — лицом к входу.
Наиболее удобны для кабинетной работы подъемно-поворотные
кресла, регулируемые по высоте и наклону спинки. Для посетителей предусматриваются стационарные кресла и стулья.
Рабочее место служащего офиса обеспечивается всеми необхо-
димыми канцелярскими принадлежностями и приспособлениями.
Часто в офисах
используются принадлежности с фирменной символикой.
На рабочем месте служащего офиса
обязательно должны
быть различные справочные материалы —
инструкции, номенклатуры, нормативно-методические материалы,
разнообразные справочники и словари терминов, каталоги, проспекты и др. Всю документацию и литературу следует систематизировать в служебных столах и шкафах таким образом, чтобы обеспечивался легкий доступ к ним и быстрый поиск нужной
информации. Очень помогает в этом ведение справочной картотеки, позволяющей быстро найти нужную информацию и за 10 мин
206
составить любую справку. Номера телефонов, визитные карточки и
конфиденциальные документы необходимо хранить так, чтобы их не
могли прочесть ни сослуживец, ни случайный посетитель.
Рабочий кабинет должен быть оснащен средствами связи, организационной и вычислительной техникой. Аудиовизуальная техника
сделает рутинную офисную работу привлекательной для персонала,
а также повысит престиж предприятия в глазах его клиентов.
Для оборудования и оснащения рабочих мест служащих используются следующие средства:
x персональный компьютер и ноутбук;
x телефакс и он же с ответчиком;
x телефоны всех видов;
x внутриофисная связь и переговорные устройства;
x пейджер;
x ксерокс;
x пишущая машинка;
x диктофон;
x ñåéô;
x картотеки;
x календарь, часы;
x лотки для документов;
x приспособление для уничтожения документов;
x шкафы и полки для документов, одежды и др.;
x стулья, кресла;
x столы рабочие, для совещаний, приставки журнальные и др.;
x кондиционеры и установки микроклимата;
x канцелярские принадлежности с фирменной символикой и
бумага.
В кабинете руководящих работников офиса можно выделить четыре
функциональные зоны:
x личной работы — здесь осущест-
вляются основные производственные функции и трудовые операции (составление документов,
работа на ПЭВМ, беседы по телефону и др.);
x коллегиальной работы (необхо-
дима для проведения встреч и
совещательной работы) — здесь за большим столом обсуждаются принимаемые решения и ведутся переговоры;
x дружеского общения (располагает к искренней беседе) — здесь
хозяин кабинета общается с хорошо знакомыми и приятными
ему людьми;
207
x отдыха — чаще всего это отдельная небольшая комната, обо-
рудованная всем необходимым для приема пищи, непродолжительного отдыха, а также для хранения запасов комплектов
одежды и обуви (например, торжественного или вечернего
костюма, которые могут понадобиться для участия в переговорах или приемах).
Контрольные вопросы
1. Дайте понятие эргономики.
2. Перечислите и раскройте факторы, влияющие на условия труда в
офисе.
3. Изложите условия, обеспечивающие охрану труда персонала офиса.
4. В чем проявляется культура труда в офисе?
5. Что собой представляет офисный дизайн?
6. Как осуществляется организация рабочих мест в офисе?
208
Глава 11
ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ
ОФИСА
Быстрый прогресс в производстве и использовании современных
электронных технологий создает новые возможности для решения
проблем офиса.
В последней четверти XX в. наблюдалось активное насыщение
офисов разнообразными техническими средствами. Пределом такого насыщения долгое время считалось создание «безбумажного
офиса». Идея избавления от невероятно растущих объемов зафиксированной на носителях информации настолько была привлекательной, что понятия «безбумажное делопроизводство» и «безбумажный офис» прочно входили в обиход.
Однако вопрос оказался
настолько сложным и спорным, что это привело к выводу
о неизбежном в обозримом пока будущем сохранении пользования документами, изготовленными на бумаге.
Дело в том, что количество
создаваемых при помощи
компьютеров, принтеров, сканеров и ксероксов документов
и весь бумажный поток не
только не сократились, но
стали стремительно расти.
Реальной стала задача, как
решить проблему хранения
созданных человечеством документов. Проведенными исследованиями выявлено, что в
США только 5—10% деловой
информации хранится в ком-
пьютерах и в виде микрофильмов, а все остальное — в виде бумаг на
столах и в столах клерков офисов.
В последние годы в результате изучения и обобщения опыта
управленческого (и в том числе конторского) труда получила развитие новая концепция офиса будущего (ОБ).
209
11.1. Концепция офиса будущего
Вначале под офисом будущего понималась комплексная автоматизация труда управляющих, специалистов и других конторских работников на базе широкого внедрения ЭВМ и организационной
техники, современных средств связи, а также научных форм и методов
организации труда. При этом офис будущего не обязательно связан
с каким-либо одним зданием, помещением. Его проект может охватывать несколько региональных штаб-квартир компаний или даже
использовать вычислительные сети для охвата всех работников сбыта или для организации обработки документов надомниками.
За сравнительно небольшой период идеи концепции офиса будущего претерпели значительную эволюцию. Процессы его построения
распадаются на два условия:
x создание автоматизированной среды, в которой формирова-
лись бы новые приемы и методы работы;
x создание организационного механизма, способствующего от-
бору и закреплению прогрессивных способов работы.
В офисе будущего возрастает роль систем, в основу которых положены разработки в области «искусственного интеллекта». Различные экспертные системы более соответствуют характеру труда
управляющих, специалистов и канцелярских работников (клерков),
нежели системы типа автоматизированной информационной.
Как сам вид офиса будущего, так и стратегия его реализации
рождаются в ходе внедрения в процессе самообучения пользователей.
Любая, даже неудачная попытка автоматизации должна приветствоваться. Некоторые виды работ в офисе, кажущиеся сейчас основными, могут в офисе будущего (ОБ) играть второстепенную роль и
даже полностью исчезнуть.
Офис будущего значительно повышает свою отдачу, если он организован в соответствующей ему внешней среде, т.е. за пределами
компании, и имеется достаточно развитая информационная инфраструктура, использующая аналогичную техническую базу. Офис будет полностью компьютеризирован. Автоматизация управленческой
деятельности ведется в рамках единой концепции информационных
ресурсов и на единой технической базе. Различные информационные виды деятельности по управлению компаниями увязываются в
рамках ОБ в единый комплекс, и создается единый организационный механизм для управления им — служба управления информаци-
онными ресурсами (ÓÈÐ).
Создание электронного офиса подразумевает коренную перестройку форм и методов работы всего конторского персонала на базе насыщения офиса информационной техникой.
210
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]