Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Управление офисом. Учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям 062100 «Управление персоналом» и 061100 «Менеджмент организации»
.pdf
28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих
описанию, в дело для последующего хранения и использования в
справочных целях. Она помещается в левом нижнем углу первого листа документа и содержит слово: «В дело», ¹ и отметку об исполнении,
дату направления в дело, подпись руководителя структурного подразделения или исполнителя. Если нет документа, свидетельствующего об
исполнении, на документе делается соответствующая пометка.
29 — отметка о поступлении документа в организацию. Отметка
о поступлении документа проставляется на нем штемпелем, располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа и включает сокращенное наименование организацииполучателя, дату поступления и номер документа.
30 — идентификатор электронной копии документа. Проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит
наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
5.4. Âèäû
управленческих документов
Организационные документы Функционирование организаций и
предприятий основано на реализации решений, осуществляемых
аппаратом управления посредством административных действий,
предусматривающих принятие организационных и оперативных
мер, обеспечивающих достижение поставленных целей.
Распорядительная и исполнительная деятельность фирмы базируется на создании своеобразного набора документов, дающих возможность начать работу, решать возникающие вопросы повседневной деятельности и при необходимости завершать ее.
Основополагающая роль в наборе управленческих документов
принадлежит группе организационных, распорядительных и информационно-справочных документов (так называемых ОРД), однако
помимо них важное место занимает документация по личному составу
(приказы по кадрам, трудовые договоры, трудовые книжки, личные
дела и др.).
Кроме того, к указанному набору документов относятся и некоторые другие:
x финансово-бухгалтерские документы (бухгалтерские балансы,
акты ревизий и инвентаризаций товарно-материальных ценностей, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и пр.);
81
x нормативные документы, которые регулируют различные во-
просы деятельности предприятия и организации (налоговые,
административные, экономические и пр.);
x коммерческие документы (договоры, соглашения, товарные спе-
цификации, накладные и др.).
Предметом нашего рассмотрения являются лишь организационно-распорядительные документы (ОРД) и документы по личному составу.
Организационные документы рассмотрены в гл. 3 «Организация
офиса». В главе 5 коснемся вопроса распорядительных и информационно-справочных документов.
Документы по личному составу подлежат рассмотрению в гл. 8
«Управление персоналом офиса».
Распорядительные документы Посредством распорядительных доку-
ментов решаются важнейшие вопросы управления. В состав распо-
рядительных документов входят указы, постановления, распоряжения, решения, приказы, указания, поручения, инструкции.
Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по
основным вопросам компетенции организации.
Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и
для организации исполнения постановлений, решений и приказов.
Постановления принято определять как правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллективного управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами.
Решение как распорядительный документ принимается, как правило, также коллегиальным органом для решения более ограниченных задач, касающихся данной организации (коллегия министерства,
ведомства, ученый совет, собрание акционеров и т.п.).
Распоряжение — акт управления, издаваемый в рамках компетенции и прав руководящего должностного лица, имеющий властный характер и обязательный для исполнения теми организациями
и лицами, которым он адресован.
Распоряжение может быть длительного действия или касаться
конкретного вопроса, отдельного случая.
Указание — распорядительный документ, издаваемый преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также
связанный с исполнением приказов, инструкций и других актов.
Приказ — правовой акт, издаваемый единолично руководителями
государственных органов управления, а также организаций и предприятий, действующими на основе единоначалия.
82
Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данной организацией, и является самым распространенным видом распорядительного документа.
Поручение — это распорядительный документ, обязывающий
исполнить задание руководителя, касающегося в основном краткосрочных единичных вопросов деятельности организации.
Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух
взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной:
1) констатирующая часть по существу является введением в существо вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано издание распорядительного документа. В ней могут излагаться
факты, события, дается их оценка.
Здесь может кратко излагаться содержание распорядительного
документа вышестоящего органа, послужившее основанием для издания своего распорядительного документа;
2) распорядительная (постановляющая) часть несет основную нагрузку в распорядительных документах. Здесь излагается суть документа, даются конкретные указания, что необходимо предпринять,
кому это поручается, назначается срок исполнения и определяются
ответственные за исполнение. Распорядительная часть может состоять из отдельных пунктов, подпунктов, конкретизирующих смысл
указаний.
Образцы распорядительных документов даны в приложениях 5.2
è 5.3.
Информационно-справочные документы Эта группа документов соз-
дается как непосредственно в организациях и предприятиях, так и
поступает в них извне. Она содержит информацию для установления юридических фактов о складывающейся обстановке в хозяйстве,
о положении дел с решением определенных вопросов, о состоянии
рынка и конкурентной среды и т.п.
Организационно-справочные документы в отличие от организационно-распорядительных документов не обязывают производить
какие-либо действия, они призваны уяснять и оценивать фактическое положение дел и побуждать к принятию определенных решений либо принимать поступившую информацию к сведению.
К информационно-справочным документам относятся справки,
докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы,
факсограммы, иные сообщения, сводки, обзоры и др.
Справки — это документы, описывающие и подтверждающие какие-либо факты и события.
Существует два вида справок — внутрислужебные è выдаваемые
на сторону заинтересованным организациям и гражданам.
83
Первые составляются не на бланке и подписываются исполнителем, вторые оформляются на бланке с печатью и подписываются
руководителем организации.
Докладная записка — документ, адресуемый руководству своей
или вышестоящей организации.
В ней докладывается о сложившейся ситуации, состоявшемся
факте, о выполнении работ и пр. Затем высказываются соответствующие предложения.
Служебные записки составляются как по указанию руководства,
так и по собственной инициативе.
Объяснительная записка — это документ либо поясняющий содержание основного документа, либо объясняющий сущность и причины совершения какого-либо поступка.
В первом случае такой документ оформляется на бланке и подписывается уполномоченным на то должностным лицом; во втором
случае — на чистом листе бумаги с подписью составителя.
Текст объяснительной записки должен быть доступным для понимания, убедительным и доказательным.
Àêò — документ, составленный уполномоченными лицами и
подтверждающий установленный факт, событие, действие (приложение 5.4).
Акт обычно составляется комиссией постоянного состава либо
назначаемой распорядительным документом для конкретного случая.
В состав комиссии входят несколько человек, в том числе председатель и члены комиссии.
Однако акт правомочен к составлению и отдельным лицом, представляющим надзорный орган (пожарная, санитарно-эпидемиологическая служба, административная инспекция и др.).
Сводка — подбор справочных документов, содержащих информацию по определенному вопросу или соответствующей тематике
(например, сводка писем и предложений, сводка показателей, сводка происшествий и др.).
Обзор — систематизированная информация о состоянии дел,
научных разработках, специальной литературе и т.п.
Контрольные вопросы
1. Сформулируйте понятие «документирование управленческой дея-
тельности» и раскройте сущность процесса документационного
обеспечения управления.
2. Что такое документ, его предназначение и предъявляемые к нему
требования?
84
3. Изложите порядок регулирования создания, согласования и под-
писания управленческих документов.
4. Какова сущность унификации и стандартизации документов?
5. Назовите правила оформления управленческих документов. Что
такое формуляр-образец организационно-распорядительной документации?
6. Расскажите о видах бланков служебной документации и их
оформлении.
7. Перечислите реквизиты управленческих документов и раскройте
смысл каждого из них.
8. Что такое роль и виды основных групп управленческих доку-
ментов?
9. Каковы состав, предназначение и оформление распорядительных
документов?
10. В чем заключаются особенности составления текста распоряди-
тельных документов?
11. Дайте характеристику информационно-справочной документации,
перечислите документы, входящие в эту группу, и раскройте их
содержание и оформление.
85
Глава 6
ДЕЛОВАЯ
КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ
Значение деловой переписки бесспорно, поскольку она позволяет
фирмам обмениваться информацией и решать многие проблемы.
Мотивы посылки писем могут быть разнообразными и имеют
свои особенности для каждого предприятия. Но независимо от
этого все письма должны отвечать определенным требованиям и
нормам.
Официальное письмо — один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма осуществляются управленческие действия, ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между деловыми
партнерами, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.
Несмотря на наличие современных форм связи, объем переписки даже на небольшом предприятии велик. Однако диапазон
управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых
писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой
классификации.
Огромное количество писем при однотипности ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унифи-
кации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой
переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление писем затрудняет работу с ними.
Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка, его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и
стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы: интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д., практически во
всех странах сегодня письма составляют чаще всего от имени коллективного субъекта.
Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно занимать не более страницы. Считается, что расточительство в словах
ведет к расточительству в деньгах. Нельзя не учитывать, что деловые
86
письма и документы — вовсе не материал «для чтения», а информация, которая должна побуждать к определенным поступкам.
6.1. Рекомендации
по написанию деловых писем
Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал
нескольких толкований. Ввиду правовой значимости официальных
писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям,
что и язык законов.
В письмах должны отсутствовать многосложные слова. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют их авторов как прекрасных собеседников, владеющих
искусством общения.
Письма должны быть написаны четко, по существу, краткими
предложениями — именно так, как говорят большинство из нас,
беседуя с коллегами.
Нередко деловые люди, прекрасно владеющие искусством устного общения, испытывают затруднения при изложении мысли в
письменном виде. Многие при составлении писем полагают, что
нужно как можно больше использовать прилагательных и наречий.
Письма же лучше писать просто, а прилагательные и наречия использовать при необходимости.
Деловые письма должны отражать специфику деятельности фирмы и отвечать на такие вопросы, как «Что это за фирма? Чем она
занимается? Является ли она достаточно зрелой, устойчиво ли ее
финансовое положение или это новое, только что образованное
предприятие?».
Независимо от сферы деятельности предприятия всегда есть
простор для письменного творчества. Вместе с тем есть универсальные, отработанные типовые фразы написания деловой корреспонденции. Хотя письма адресуются разным людям, всегда нужно
учитывать позицию того, кто будет читать письмо.
Авторы письма должны много времени уделять своей переписке.
При этом лучше не поручать составление посланий секретарю, а делать это самому.
87
Письмо обычно должно быть кратким, но допускается в отдель-
ных случаях и длинное письмо, если в нем необходимо поместить
сведения, имеющие непосредственное отношение к делу. При этом
нельзя перескакивать с одной темы на другую.
Впечатление, которое производит письмо, зависит от конверта,
бланка и содержания письма. Поэтому автором хорошего письма затрачивается немало времени на его составление.
Среди разных мотивов написания писем типичными являются îò-
веты на жалобы и претензии клиентов. Стремление проигнорировать
такого клиента — большая ошибка, которая может повлиять на репутацию фирмы и ее работу. Поэтому руководитель должен относиться к
таким письмам очень серьезно, стремясь погасить недовольство.
Стиль изложения писем должен быть спокойным, ровным, речь —
разговорная наподобие беседы. Письмо должно быть написано объективно, если излагаются только факты, и лишь слегка добавлено
эмоциональной окраски. Стиль письма может быть формальным и
фамильярным.
Содержательность письма — важная проблема в его написании.
Изложение каждого нового направления мысли следует начинать
с отдельной строки, которая служит показателем перехода от одной
темы к другой.
Наиболее простое письмо состоит из двух частей. В первой из
них излагаются факты, события, мотивы, аргументы, послужившие
основанием для составления письма. Во второй — выводы, просьбы, предложения, решения, распоряжения.
Независимо от того, что излагается в письме, просьбы или отказ,
письмо должно быть убедительным, содержать точные и бесспорные
факты, поэтому следует выделять их как можно четче и тщательнее
проверять текст с точки зрения грамматики, ясности, простоты,
полноты информации и тона изложения.
Всегда надо помнить, что деловое письмо — не только юриди-
ческий документ, но и лицо фирмы.
Общие требования к письму — привлечь внимание адресата и
стимулировать его к действию. Последовательность воздействия
письма может выражаться словами: внимание, интерес, просьба,
действия.
Начальные строки письма — привлечение внимания, следую-
щие за ними одно-два предложения побуждают интерес читателя,
затем высказывается просьба и последняя часть заставляет действовать. Главное — хорошо начать первую фразу, а затем все пойдет успешно.
В деловых письмах нужно говорить о потребностях клиента, а
не о собственных.
88
При составлении письма следует после заголовка использовать
обращение, при этом желательно употреблять имя и отчество адресата или же, при незнании их, обращаться: «Уважаемый господин
(г-жа)…». Если получатель имеет звание, необходимо его использовать в обращении.
Многословия следует избегать путем исключения лишних слов:
в текущий момент — сейчас; подвергнуть рассмотрению — рассмотреть; в короткий срок — скоро; в настоящее время — сейчас или
ныне; этот имеющий место факт — этот факт.
6.2. Типичные ошибки в языке
и стиле деловой корреспонденции
Деловое письмо требует грамотного составления текста и особо-
го стиля изложения, что характеризует культурный уровень управленческого аппарата фирмы и в немалой степени способствует ее
благоприятному имиджу. К сожалению, при написании писем допускается немало ошибок. Наиболее типичные из них проанализированы и показаны в трудах советского филолога П.В. Веселова.
Структурные ошибки
Они возникают из-за отсутствия разработанных типовых писем. Письмо не должно дублировать другой, уже стандартизированный документ: нет смысла составлять письмо, удостоверяющее
личность работника в его служебной командировке, когда есть командировочное удостоверение, когда достаточно ограничиться пропуском, паспортом или устной информацией.
Не всегда оправдано сопроводительное письмо, особенно при
отправке документа малого формата. Адрес, дату отправки и регистрационный номер можно проставить прямо на отсылаемом
документе.
Текст письма не должен повторять того, что уже указано в
реквизитах, например на какое письмо дается ответ. Излишне
указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего письма, поскольку это же указано на бланке
или в прямоугольном штампе, поставленном в верхнем левом
углу письма.
89
Синтаксические ошибки
1) Неправильный порядок слов в предложении с придаточным
определительным порождает двузначность или искажает смысл
высказывания. Например, в предложении: Студенты проходили
практику в одном из цехов завода, который недавно был реконструирован — союзное слово который может иметь двоякую
соотнесенность (был реконструирован один из цехов или завод в
целом?), хотя по правилу слова который, какой, чей замещают
ближайшие к ним существительное в форме того же рода и числа.
Правку можно осуществить, заменив придаточное предложе-
ние причастным оборотом: (…в одном из цехов завода, недавно
реконструированном; … в одном из цехов завода, недавно реконструированного).
2) Нарушение правил употребления деепричастных оборотов.
Ими следует начинать, а не завершать фразу: учитывая, считая,
принимая во внимание è ò.ä.
Два действия, одно из которых выражено глаголом, а другое —
деепричастием, должны осуществляться одним и тем же лицом
(или относиться к нему).
Неправильно: Проработав всего два месяца, у него
возникли осложнения с начальником цеха. Ï ð à â è ë ü í î:
Проработав всего два месяца, он осложнил отношения с начальником цеха.
Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно
исправить, заменяя их обстоятельственными придаточными частями,
а также употребляя глаголы не в страдательном, а в действительном
залоге.
Неправильно: Изучая проблемы транспорта, учеными
были получены интересные результаты. П р а в и л ь н о: При
изучении проблем городского транспорта ученые получили интересные результаты; Изучая проблемы городского транспорта, ученые получили интересные результаты.
Следует назвать и грамматические ошибки
3) Неправильное использование предлогов. Н е л ь з я пи-
ñàòü: Это показывает о том, что мы терпимо относимся к
недостаткам. Н а д о писать: Это показывает, что мы тер-
пимо относимся к недостаткам.
90
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]